信息化就像“過山車”

隨著公司商務(wù)部緊跟著財務(wù)部引入信息化，大唐高鴻的管理更加準確、透明和高效

“每次月底查看財務(wù)報表的時候，財務(wù)部和商務(wù)部的賬目總不一致。”大唐高鴻數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)股份有限公司商務(wù)部副總經(jīng)理王小冉非常頭痛這種問題，因為這意味著商務(wù)部和財務(wù)部還得花上幾天的時間來回核對繁瑣的賬目。

問題出在哪里呢？做過業(yè)務(wù)的人都知道，買賣雙方簽好合同之后，財務(wù)部只管收發(fā)款，而商務(wù)部部只管收發(fā)貨。但是在貿(mào)易往來中，經(jīng)常遇到貨已發(fā)但款沒到、貨到一半但款已全部匯出等物流和資金流步調(diào)不一致的情況。

顯然，這對于一個大公司來說，來回核對賬目不僅影響做生意的效率，更要命的是管理不清容易給企業(yè)造成大紕漏。大唐高鴻面臨的情況是：財務(wù)部很早便上了金算盤財務(wù)軟件，但商務(wù)部依然是手工記錄。“我們很早就開始籌劃商務(wù)部信息化，那樣兩個部門之間信息實時共享之后，物流和資金流也會得到統(tǒng)一。”王小冉說。從財務(wù)部上ERP之后，大唐高鴻的信息化就如同一場“過山車”，翻了一個大坡又一個大坡，過程雖然艱難但到了終點卻很放松。

矛盾引發(fā)的二次信息化

“商務(wù)部的信息化不能再等了。”大唐高鴻高層領(lǐng)導(dǎo)深知此時的大唐高鴻不比5年前，供應(yīng)鏈管理必須跟著財務(wù)信息化。

大唐高鴻是一家主要生產(chǎn)寬帶數(shù)據(jù)接入等3G產(chǎn)品的國有上市公司，對于大唐高鴻來說，他的瓶頸不在于銷售而在于管理，特別是業(yè)務(wù)量增大之后對信息化管理的需求尤為迫切。因為大唐高鴻的產(chǎn)品是委托給供應(yīng)商來生產(chǎn)的，從過去一年只做幾個上億元的大單子增加到現(xiàn)在幾十單，大唐高鴻一面要與1500多家供應(yīng)商聯(lián)系，同時又要與眾多經(jīng)銷商打交道，顯然其供應(yīng)鏈管理面臨著巨大考驗。

“因為財務(wù)總是在業(yè)務(wù)發(fā)生之后才會有反應(yīng)，所以只有兩個部門經(jīng)過一段時間來回核對其賬目才能歸于一致。但是并不能小看這個問題，因為這不僅影響做生意的效率，而且還滋生了很多管理問題。比如根據(jù)慢一拍的財務(wù)報表做出的公司發(fā)展戰(zhàn)略不準確，更危險的是會出現(xiàn)財務(wù)漏洞。打個比方，供應(yīng)商和商務(wù)部談好的單子是10件產(chǎn)品，財務(wù)部根據(jù)商務(wù)部的發(fā)票錄入10件產(chǎn)品，但是很可能中途由于特殊原因供應(yīng)商只交了5件產(chǎn)品，但是不了解新情況的財務(wù)部依然給供應(yīng)商匯出10件商品的款項。交易數(shù)量和次數(shù)一多，很容易給公司造成管理困難。”大唐高鴻商務(wù)部副總經(jīng)理王小冉分析說。

很明顯，如果做業(yè)務(wù)的商務(wù)部和管理財務(wù)的財務(wù)部不能協(xié)調(diào)好的話，對于像大唐高鴻這樣業(yè)務(wù)量大的公司來說風(fēng)險非常大，商務(wù)部的信息化顯得有些迫在眉睫。于是2007年一開春，大唐高鴻便將商務(wù)部信息化列入日程表。全程負責(zé)商務(wù)部信息化的王小冉還沒真正開始籌劃工作，各大軟件廠商的輪番“游說”就把一個問題拋到他的面前：到底選誰家的軟件？

“當時討論出三種方案：第一，財務(wù)部繼續(xù)沿用原來的金算盤，商務(wù)部上用友；第二，把財務(wù)的金算盤換了，和商務(wù)部一起改用其他軟件；第三，商務(wù)部也上金算盤，和財務(wù)部保持一致。”就算是接觸軟件10年之久的王小冉也一時也難以拿定主意，因為信息化不僅是一個數(shù)據(jù)錄入問題，他牽扯到公司管理的方方面面，馬虎不得。

大唐高鴻內(nèi)部爭論一段時間之后，第二種方案由于拋棄已經(jīng)使用習(xí)慣的金算盤造成成本太高而首先被否定，爭論的焦點集中在第一種方案與第三種方案的比較上。

正在王小冉取舍不定的時候，做過多年軟件咨詢服務(wù)的信息化專家劉古權(quán)為王小冉撥開了迷霧：如果使用第一種方案，雖然商務(wù)部照樣信息化了，但實際上還是沒有解決財務(wù)部手工做記帳憑證的問題，因為使用兩種不同軟件廠商生產(chǎn)的軟件，需要做一個技術(shù)接口兩個部門之間的信息才可以互通，而且倘若任何一方產(chǎn)品升級，另一方無法配合，信息依然無法共享。

“最后采用了金算盤的供應(yīng)鏈管理軟件，因為這樣一來，財務(wù)部可以保持不變，只要改變商務(wù)部的工作習(xí)慣，節(jié)省成本的同時還降低了風(fēng)險。”王小冉綜合考慮后做出決定。

無疑，王小冉的決定是正確的，部門分別信息化而部門之間仍然無法信息共享是很多企業(yè)信息化建設(shè)容易犯的錯誤，從企業(yè)全局的發(fā)展角度規(guī)劃部門信息化建設(shè)才能使信息化作用最大化。

實施過程從“戰(zhàn)”到“和”

經(jīng)過前前后后半年的考察，2007年7月份，大唐高鴻商務(wù)部正式上金算盤供應(yīng)鏈管理軟件。與中小企業(yè)相比，大唐高鴻實施ERP所帶來的“人心浮動”以及阻力并不算大。因為大唐高鴻的員工對信息化已經(jīng)有一些認識，而且職責(zé)分工明確，信息化很大程度上是把手工操作搬到電腦上而已。

話雖如此，但是還印證了那句行話：沒有異議的ERP不正常。很多時候，理論上金算盤實施顧問設(shè)計良好的程序，一到實際操作中就會有問題。“比如商務(wù)部和財務(wù)部的分工問題就很敏感，以前商務(wù)部只要把收發(fā)貨的單據(jù)給財務(wù)部做記帳憑證就完事了，現(xiàn)在信息化之后，商務(wù)部需要跟著財務(wù)部一直到交易完成。舉一個例子，前面提到的10件商品只到了5件，商務(wù)部需要在系統(tǒng)中提醒財務(wù)部只匯出5件商品的款項即可。”由于工作習(xí)慣和流程改變，爭論在所難免。顯然，實施ERP后部門之間不再是以前那種直線排列的關(guān)系，而是圍成了一個圓，財務(wù)部和商務(wù)部不僅需要做好自己部門的工作，而且還要照顧到彼此。

“面對公司內(nèi)部的爭議，需要企業(yè)老板從系統(tǒng)軟件的角度看管理，不能從原有的習(xí)慣看管理。雖然對于商務(wù)部來說工作多一些環(huán)節(jié)，需要把10件商品只到了5件的新情況在系統(tǒng)中告知財務(wù)部，但是對于整個公司來說，就降低了資金風(fēng)險。”信息化專家劉古權(quán)分析說。

爭論需要協(xié)調(diào)，本來計劃國慶完成ERP系統(tǒng)的日期不得不延遲。“國慶期間整個公司都在加班，由于ERP一旦實施之后改動非常麻煩，所以前期的流程設(shè)計非常重要，磨刀不誤砍柴功，寧可前期麻煩也不要后期痛苦幾年。”王小冉心里非常明白對于大唐高鴻這樣的大公司來說，ERP的任何一個小改動有可能牽一發(fā)而動全身。

皇天不負有心人，在超期2個月之后，大唐高鴻商務(wù)部ERP系統(tǒng)完全投入使用。然而，“設(shè)計難，用起來也難。”大唐高鴻又面臨著眾多使用ERP企業(yè)初期所頭痛的問題：員工用不起來。

“那個財務(wù)部的小姑娘肯定要恨我一輩子，不知道對她吼了多少次。”金算盤實施顧問開玩笑說。由于從下單到付款兩個部門的員工都要從頭到尾在線跟著，不習(xí)慣新工作方式的員工有抵觸情緒在所難免，這個時候金算盤實施顧問總會把大唐高鴻的領(lǐng)導(dǎo)請過來，“如果不用，我們就找能用的人來。”王小冉說。從這個角度來看，大唐高鴻這次實施ERP力度不小。

令王小冉感到欣慰的是，經(jīng)過半年的磨合，到2008年初，員工逐漸習(xí)慣ERP之后，ERP的好處得以顯現(xiàn)出來：財務(wù)部和商務(wù)部不用再來回核對賬目、員工的工作量減少一大半以及公司業(yè)務(wù)完全透明化給公司管理帶來了便捷。

新一輪挑戰(zhàn)

“現(xiàn)在即使商務(wù)部總經(jīng)理出差在外，公司的單子他一樣能在線批準，以前只能委托或者是等他回公司。”王小冉說。嘗到信息化帶來的甜頭之后，大唐高鴻信息化建設(shè)一發(fā)不可收拾，公司正準備上一套金算盤全程電子商務(wù)SaaS軟件，實現(xiàn)與供應(yīng)商、經(jīng)銷商之間的信息互通。

“我們的供應(yīng)商和經(jīng)銷商穩(wěn)定而且數(shù)量多，打通與他們的信息阻礙會大幅度提高我們的工作效率和準確性。”實施全程電子商務(wù)之后，大唐高鴻只要給客戶一個密碼，他們便可以登錄到大唐高鴻的頁面上下訂單，而客戶的采購訂單到商務(wù)部便自動轉(zhuǎn)化為銷售訂單，商務(wù)部的發(fā)貨訂單到客戶那里也會自動轉(zhuǎn)換為收貨訂單，客戶確認收貨之后到財務(wù)部又自動轉(zhuǎn)化為應(yīng)收賬款。

顯然，大唐高鴻的信息化是從公司內(nèi)部管理走向了外部銷售；而很多中小企業(yè)的信息化過程剛好相反，從外部銷售走向內(nèi)部管理。二者最后都是電子商務(wù)攜手ERP，他們的殊途同歸證明了企業(yè)確實需要全程電子商務(wù)服務(wù)。

“享受財務(wù)部和商務(wù)部信息化帶來的便捷之后，我們更有信心推進全程電子商務(wù)。”王小冉說。