電子文件歸檔工作管理的創新思考

隨著辦公自動化、網絡化的不斷深化，形成的電子文件信息越來越多，于是電子文件的歸檔管理——電子檔案管理成了廣大檔案工作者普遍關注的焦點。與紙質文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數電子文件形成或囿于傳統觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其傳統歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔此項工作；或由于電子文件對計算機系統的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔。因此，在推動電子文件歸檔時，要有創新意識，要從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，運用創新思維，順應其規律，摸清信息產生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

一、提高電子檔案管理人員創新能力

電子檔案管理工作只有更多地著眼于社會檔案現象變化中的重大理論問題和實踐問題，深刻分析電子檔案管理工作實踐中出現的各種新情況，不斷提出解決新矛盾的合理對策，才能保證電子檔案管理工作的發展與繁榮?？茖W研究，貴在創新。而要做到這一點，在很大程度上取決于研究人員的創新能力的提高。

1.增強電子檔案管理人員的創新意識。由于計算機技術和通信技術組成的現代高新技術的出現，使整個世界發生了巨大的變革，也給電子檔案管理工作帶來了巨大的變化。表現為檔案信息載體的多樣化、管理對象信息化、工作方式電腦化、服務方式網絡化等，這些變化對傳統的檔案管理理念和管理方式必然產生巨大的沖擊，又必然引發檔案管理方式的巨大變革。多年來形成的傳統理論、規章制度，正在遭到越來越嚴峻的挑戰；一些成熟的原則和方法也將逐漸失去對現實檔案管理工作的指導功能。而這恰好為電子檔案管理工作人員創造性的發揮提供了廣闊的空間。因此，我們必須直面現實，認真研究對策，積極探索由于計算機和通信技術普及而形成的各種新型文件載體，更新、發展與重新整合電子檔案管理理論，不斷深化電子檔案管理學研究，以跟上時代前進的步伐。

2.提高電子檔案管理人員的開拓性創新研究水平。創新研究必須突出新意，就是說要求研究者主動地、不斷地開拓，創造前人或別人沒有的新觀點、新見解、新技術和新方法。目前我國檔案學研究開拓性創新的成果偏少，為此，一方面要瞄準學科前沿課題和當前檔案學研究的“熱點”問題，例如電子文件的鑒定、歸檔、保管、利用問題，電子檔案原始性、真實性保障技術問題，數字化檔案館建設問題，信息資源共享與檔案提供利用手段落后矛盾問題，以及社會政治、經濟體制變革給檔案工作管理方式和手段帶來的影響等。這些都迫切需要深入進行探索性研究。另一方面也要更新觀念，正確對待前輩的學術思想和學術觀點。要養成獨立思考的習慣，敢于超越，否則，將嚴重阻礙創新能力的提高。

二、創新電子文件管理方式

當前檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上。根據我國社會信息化的現狀與檔案工作的實際情況，在推進檔案信息化過程中，應突出重點，以點帶面地有序展開。

1.檔案信息化的重點應放在電子文件管理上，紙質檔案數字化可以緩行。這樣做的好處，一是有利于檔案工作與電子政務、電子商務快速接軌。既能使檔案工作立竿見影地為機關、企業提供有效服務，又能抓住機遇利用電子政務平臺推進檔案信息化的進程，把數字檔案信息資源建設前移至文件形成部門，卓有成效地把檔案工作融入社會信息化的潮流。二是有利于借鑒吸收電子政務、電子商務的信息管理標準，在現實接軌中先期制定電子文件接受管理標準再反推檔案數字化標準，由近及遠地建立檔案信息標準，這遠比直接制定紙質檔案信息處理標準要簡捷實用。三是在缺乏相關技術標準的情況下，對大量的紙質檔案進行數字化處理后患較多，稍緩一步把有限的人力投放在前期基礎工作上。例如，檔案數字化鑒定、著錄標引、信息組織、系統設計、已有格式的轉換等，待條件成熟時再規模性展開，這樣可以收到更好的效果。

2.抓緊檔案信息化法規、標準與政策的制定。檔案信息化是一項系統工程，為避免各地各級檔案信息化建設各自為政，要盡快出臺有關法規、標準與政策。法規、標準、政策的滯后已成為阻礙檔案信息化的主要因素。為加快有關標準、政策等的制定，筆者建議：一是要吸引國內相關行業的成果，例如圖書、情報部門與政府部門有關信息標準，它們比檔案部門已先行一步。二是要借用社會的技術力量。三是要研究借用國外檔案信息化的經驗。例如選取國外一些國家的檔案工作為樣本，從諸多檔案工作體制、檔案機構、檔案法規、檔案情況、檔案專業人員情況、檔案科學技術情況、檔案專業教育發展、檔案宣傳、新聞與出版發展、檔案國際交流發展、檔案信息化程度、檔案利用情況、檔案環境等方面列出指標進行對比，并找出差距，從而制定出我國檔案工作現代化、信息化、網絡化指標體系。

三、提高電子檔案保管儲藏的創新技術

由于電子檔案的載體為磁盤、磁帶、光盤等，這些介質抵抗外界不利因素的能力都比較差，往往因為保存不善會造成破碎、變形或其它損壞，即使不造成損壞，隨著時間的推移，其存儲的信息也會出問題。電子文件還極易被抹掉，在電子計算機上操作如果違反了操作程序或者不注意按錯了鍵鈕，就會造成文件的破壞或被全部抹掉。所以檔案管理工作者必須熟悉電子檔案載體和專門使用的裝具并能進行有效的檢測與維護。

1.電子檔案應當存放在具有防磁性能的裝具中，以保證磁盤、光盤等的穩定性。由于電子文件載體與傳統紙質載體有明顯的區別，其存放環境和防護設備除調溫、調濕、防水、防盜、防光、防蟲、防鼠、防雷電等外，還應具備防磨損、防強震、防病毒等措施。

2.必須對電子檔案進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行。首先進行外觀檢查，確認載體表面是否有損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等；然后再進行邏輯檢測，采用專用檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。通過檢測發現出錯的載體，須進行有效的修正或更新。對電子檔案要進行定期拷貝，并將原件與拷貝件同時保存一段時間，以確保檔案的安全性。

四、檔案管理人員知識結構創新迫在眉睫

檔案管理人員要適應信息技術和檔案事業的發展，必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化信息技術成果，使自己擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要?？梢钥隙ǎ涌鞕n案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。因此，電子檔案管理工作者不僅要有檔案專業知識及相關的管理知識，還要掌握新技術。如：數字化技術、信息存貯技術、數據庫技術、網絡通迅技術、多媒體超文本技術等。同時還應具有相應的檢查知識及信息處理、分析、利用能力。總之，要有一批具備較高素質的電子檔案建設、運行、管理及維護等方面的復合型人才，才能為電子檔案建設提供管理、技術實施的保障。

隨著科學技術的飛速發展，電子文件歸檔對檔案部門、電子文件形成部門都具有現實意義。作為電子文件檔案管理工作者，應沉著應對，努力調整自身的知識結構與層次，以發展的眼光看待問題，以實事求是的態度來解決問題，打破原有的服務方式，充分運用信息工具，逐步實現檔案工作的開放性發展。檔案部門在積極參與電子文件檔案化的同時，應和技術部門、法律界和文件形成部門等密切配合，增強他們的檔案管理、檔案法制意識，共同推進電子文件的標準化、自動化、網絡化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展。

（作者單位：廊坊師范學院科研處）