項目式學科單元管理模式在高校圖書館的應用

［摘要］高校圖書館傳統管理模式的弊端和局限性，強烈要求圖書館對原管理模式做出應變，構建新型的圖書館組織結構管理模式，而項目式學科單元管理模式融合了項目式管理靈活性大、學科單元管理知識性、針對性強的優點，能為信息需求越來越專業化、復雜化的高校圖書館用戶提供高效優質的服務。

［關鍵詞］高校圖書館；管理模式；項目式學科單元管理

［中圖分類號］G251［文獻標志碼］B［文章編號］1005-6041(2008)02-0055-04[HT]

1 構建高校圖書館新型管理模式的驅動因素

目前我國大多數高校圖書館現行的管理模式是一種金字塔式、層級式、垂直式的組織結構形式。這是一種結構化、固定化的單一管理模式。這種單向直線型的管理模式的局限和弊端主要表現在：（1）服務空間的封閉性，極少觸及圖書館以外的服務空間；（2）部門之間的封閉性，最突出的是讀者服務部門與內部業務部門之間缺乏有機的聯系，難以根據讀者需求做出相應的調整；（3）滯后性，在傳統圖書館組織結構分工體系中，決策者、管理者和讀者間的信息溝通、交流渠道不暢，決策遲緩、滯后，讀者需求與館藏文獻和服務難以一致。^［1］

為了適應高校圖書館發展的需求，為高校圖書館用戶提供更加高效優質的服務，消除傳統管理模式的弊端，建立更加科學合理的管理模式勢在必行。

2 項目式學科單元管理模式的構成

項目式學科單元管理模式是由項目式管理和學科單元管理這兩種管理模式組成的雙模式組織管理模式。它融合了項目管理模式的靈活性、學科單元管理模式的專業性等特點，能快速高效地滿足高校圖書館用戶日益專業化的學科信息需求。

2.1項目式管理模式

在館長的統一協調下，按圖書館的功能實現（項目完成），將圖書館劃分為若干項目團隊，每個館員可以承擔多個項目，在多個項目中兼職，或主要負責，或輔助參與，項目之間相互交錯、相互借鑒、相互補充，形成蛛網狀工作關系，即為蛛網型項目管理模式（ItemModel）。^［2］如圖1，為蛛網型項目管理模式的組織結構形式的雛形。

該模式完全擺脫了傳統圖書館結構化部門的禁錮，不受傳統的垂直管理體制的約束，以項目為中心組建一個個臨時的、可靈活變動的項目團隊，即以承擔的項目為分工，以特定任務為導向，隨時靈活組織工作隊伍，或兼職或專職。團隊中的每個成員可以承擔多個項目，構成蛛網狀的工作關系，根據項目任務中心的轉移和更替進行服務團隊成員的實時重組和調配。

項目管理模式淡化了管理中的權力，各成員工作的業務范圍相互重疊，每個人對整個項目任務承擔更多的責任，而不僅限于他們自己的那一小部分，由此產生較寬廣的思路有助于刺激創新。從一個項目到另一個項目有許多聯系，一個人完全可以越過其上級到其他項目中，沒有一個“上司”會生氣，因為很可能在另一個項目中，他又成了“下屬”。每個人在組織中進行多個方向流動是理所當然的，并且權力源泉也是可選擇的，館員之間的關系是一種工作關系而并不總是直接的權力關系。項目管理模式看上去結構比較凌亂，但卻非常有效。每個人在多個項目中扮演不同的角色，承擔不同的任務，不容易管理，實際上，正是這樣，才發揮了每個人的最大潛能，每個人的知識得到最大限度的利用，確保各學科專業人員的專業知識得以充分發揮。館員之間得到最廣泛的信息溝通和交流，從而使項目的完成最有效，圖書館的整體功能得到最好的體現。

中國人民大學圖書館均采用人員來自不同部門的項目管理模式，這些人員不僅來自圖書館內不同的部門，甚至還來自圖書館以外的其他院系，其目的是將具有前瞻性的業務工作化解為一個個工作項目，將隸屬于不同部室、具有不同知識技能、不同知識層次的人員組成攻關團隊，運用集體的智慧和力量共同完成任務。^［3］中國人民大學圖書館與本校信息學院合作開發的數字圖書館個性化信息服務平臺就是這種管理模式下的典型代表。它采用強強聯合的方式，集圖書館的資源優勢以及信息學院的技術優勢為一體，共同開發建設數字圖書館，為廣大讀者主動推薦知識信息，改變了傳統圖書館的被動服務方式。

2.2學科單元管理模式

根據用戶群的知識結構，按學科將圖書館劃分為不同的學科單元小組，所有單元小組都圍繞“用戶”這一軸心而運轉，形成抱合力很強的車輪型，即為車輪型學科單元管理模式（KnowledgeModel）。它以用戶為中心，面向服務領域及服務機構，組建一個個靈活的學科單元，將資源采集、加工、重組、開發、利用等工作融于每個學科單元之中，整合傳統圖書館職能部門，使信息服務由粗放型管理向學科化、集約化管理轉變，以方便學科館員提供更深入、更精細的服務。^［4］如圖2，為其組織結構形式的雛形。

取消傳統的四部（流通、期刊、采編和咨詢）建制，以專業學科為基礎建立團隊的項目負責機制，按學科分類，將同一學科的不同載體的文獻信息集中在一起，并將同一學科專業館員集中為一個團隊，負責這一學科文獻的選訂，負責有關專業的咨詢、指導以及網上相關專業信息的下載、整理等。^［5］這樣，讀者能夠較為簡單快捷地找到自己所需的文獻資料，而不必每個閱覽室都跑一遍，較好地滿足了讀者所需信息多樣化的需求。所有成員處于和用戶廣泛交流信息的狀態中，將注意力投放在用戶身上。單元小組將傳統的職能部門整合為一體，并對大多數操作性問題和服務負全部責任。該模式真正體現了圖書館“讀者第一、用戶至上”這一永恒的主題。在讀者群的學科結構較明確的高校圖書館，它可能將成為主導管理模式。

學科單元管理模式把決策權下放到學科館員，對員工提出了很高的要求，要求員工既是全才又是專才。每個單元既要負責有關學科文獻的預訂、購置、檢索、咨詢，又要負責學科課題、承接學科項目，如果沒有合理的、多元的知識結構很難勝任。它有利于分權和授權，也有利于地區、全國乃至全球同行的交流。它改變了圖書館的管理方式，即由文獻知識的粗放型管理向學科專業集約化的管理轉變，管理中的知識含量增加，管理更精細化。從圖書館整體上看，傳播知識的功能已占據主導地位，這正與知識經濟時代圖書館的發展方向吻合。

從圖2可以看出，“車輪型”的最外層是館長，構成“車輪”的“輪胎”。館長的主要角色不再是最高的權力控制者，主要是要保證車輪的有效運轉，進行必要的協調，提供必要的支持，成為圖書館所有學科單元有效運轉的基石。

2.3項目式學科單元管理模式

以學科單元管理為主導模式，在不同的學科單元中，根據項目任務的需要，組建臨時的項目團隊，實現項目管理和學科單元管理的組合，即項目式學科單元管理模式。學科單元管理模式的主要特點是打破了原部門之間的界限，每個較小的學科單元能維系這些跨職能部門的業務單元之間的緊密工作聯系。根據學科設備的變化，還可以隨時調整單元結構，提高整個“車輪”的運行效率，也增加了靈活性。而且，各單元的職能相仿，工作的質量可由統一的標準來衡量，可比性強，有利于成員的參與，發揮其主動性和創造力，能激發所有工作人員的積極性。但是，隨著學科的交叉越來越重，完成不同的任務，往往需要多個學科之間的相互滲透、相互協調，人員可能需要相互借用、相互支持。也就需要以靈活性為主要特點和項目管理的支持和配合。

3 項目式學科單元管理模式的優越性

類型內容傳統管理模式項目式學科單元管理模式產生基礎根據組織任務進行專業化分工，有比較固化的結構、流程與方式根據學科用戶需求形成，按照用戶需求靈活調整工作流程與方式內部管理模式有效的指揮和控制，明確的命令鏈，限制式管理充分管理，自我管理，目標管理組織形式金字塔式層級結構，上下級關系扁平型，成員間關系平等責任承擔個人責任（個人賦予明確的職責和工作內容，以個人身份直接對上級領導負責）除個人對工作負責外，需要共同承擔小組責任學習系統由層級隔離和崗位隔離自然產生知識分散，個人擁有知識形成整體上相互聯系的知識網絡，鼓勵知識流動、共享業績評估以個人為基礎的評估體系，量化管理為主個人與小組評估相結合，結果難以量化組織與個人關系強調組織秩序，全局觀與整體觀，強調一致性尊重個性，鼓勵創新，容忍失敗從上表可以看出，傳統管理模式下，職能部門的工作流程大致如下：任務分解個人領取任務個人獨立完成工作工作結果通過組織流程自然整合組織任務執行結束；而項目式學科單元管理模式的工作流程是：學科館員共同制定目標個人了解小組任務與自己的分解任務通過個人努力與小組協作共同完成任務實現小組目標。

通過對這兩種模式下工作流程的認識，我們不難發現與傳統管理模式相比，項目式學科單元管理模式的優越性主要體現在以下幾個方面：（1）原來被各部門職責所分割開的任務被整合為一個完整的任務——學科學術的傳播。（2）讀者閱讀需求的信息、圖書館管理需求的信息都能同時被項目小組所接受，實現了最短的信息流，工作小組能很快地做出回應。（3）項目小組的成員處于工作環境和信息聯系之中，橫向上有利于成員的參與，縱向上有利于地區、全國、全球同行的交流。（4）以項目小組為基礎的組織結構改變了圖書館的管理方式，即由文獻知識的粗放式管理結構轉向學科專業集約化的管理。

4 在我國高校圖書館應用項目式學科單元管理模式的可行性

4.1高素質的人力資源是基礎

隨著高校用戶自我服務能力的提高，對科研學術深層次服務的需求逐漸加深，以指導用戶使用資源為主的咨詢服務在專業服務需求較高的用戶群(教師與研究生)中已逐漸失去市場，促使圖書館必須提供能夠有效支持知識應用和知識創新的學科知識服務。而在圖書館內部，近年來人力資源逐步實現了高學歷化、專業化，一些高素質的人才具備或基本滿足學科知識服務的客觀條件，對外他們希望提供研究型信息咨詢服務，采取積極主動的方式介入到科學交流和信息傳播過程之中；對內則期望通過這種專深的學術性服務，不斷發展自己，實現個體對于工作、事業的追求。隨著信息環境的復雜化發展以及用戶對專業化服務要求的不斷提高，單個館員獨立式工作已很難滿足用戶系統的深層次需求，有必要組建由多種類型人員組成的工作團隊，分別負責學科聯絡、知識組織、情報研究、個性化服務等任務，在協同工作的基礎上，提供系統化、深層次的學科服務。

4.2學科館員制度的大力推行是保障

國內早在1998年清華大學圖書館最先試行學科館員制度。北京大學圖書館于2001年成立學科館員小組。截止到2002年末，國內已有30多家高校圖書館開展此項工作，說明學科館員作為一種有學科背景的，以學科劃分業務工作和讀者服務工作的新型館員，越來越受到讀者的歡迎，也受到高校圖書館界的重視。學科館員制度的普及和完善，將很好地配合這種新型管理模式的運作，為用戶提供高效、完善的服務。

4.3項目管理方式在圖書館的成功應用是動力

項目管理作為一種效益高、靈活快速、高彈性的組織管理模式，在圖書館日益豐富和不斷變化的各項活動中得到了廣泛的應用。^［6］比如在回溯建庫、數據庫建設、信息咨詢服務、圖書館社區服務等活動中的應用。曲阜師范大學過刊數據庫回溯建庫工作比較成功地完成得益于引入了項目管理思想，有好的項目主管和項目團體以及領導的重視和經費的到位。

4.4國外高校圖書館成功經驗的借鑒

國外很多著名的高校圖書館都是采用學科單元管理模式，按學科建立分院，每個分院組建學科圖書館，支持特色資源建設及學科個性化需求。^［7］比如牛津大學、愛丁堡大學、普林斯頓大學、哈佛大學，都采用學科單元管理模式對圖書館進行管理，這些成功的經驗可以為我們國內的高校圖書館開展工作提供參考借鑒。

5 實施項目式學科單元管理的具體措施

5.1轉變思想

有一個美國學者認為：“沒有觀念就沒有信息”，“支配信息的是思想，而不是信息本身”。思想觀念的更新對做好圖書館工作具有重要意義。要做好圖書館管理模式的變革，圖書館需要上下一致，勇于創新，打破清規戒律，用務實的眼光看待圖書館的發展與未來。所有館員都必須意識到，圖書館的生存環境在變化，圖書館的功能在提升，圖書館管理的變革勢在必行，圖書館中的人則應適應變革，調整自我。領導者明確了變革的目的，并讓個人、群體乃至整個組織都能清楚地認識到這一點，才能產生變革的共識。項目式學科單元管理模式要求圖書館全體工作人員必須具備團隊意識，培養協作精神，形成一股合力為用戶解決問題。

5.2人員建設

人是圖書館管理中的主體。在新的管理模式中，圖書館對人的管理必須從基于部門和崗位的管理過渡到基于團隊和項目的管理。對人的管理不再是簡單的人員分配，而是對人力資源的開發和利用。圖書館必須針對館員的個性，正確把握角色分工和技能互補問題。圖書館的領導者及團隊的領導者應為團隊成員提供及時的時間支持、經濟支持、選擇支持和管理支持等。圖書館由此必須形成新的角色意識、新的行為模式和新的評價機制、人才培養及激勵機制，基于協作和參與，調動館員的積極性，充分發揮個人在團隊中的作用。

5.3合理授權

盡管團隊組織的內部關系是人人平等的，但是卻不能沒有領導，團隊需要決定的問題如：如何安排工作日程，需要開發什么技能，如何解決沖突，如何做出和修改決策，決定成員具體的工作任務，并使工作任務適應團隊成員個人的技能水平。所有這些，都需要團隊的領導發揮作用。團隊領導的特點是建立信任并激發團隊合作；輔導并支持團隊做決策；開拓團隊才能；建立團隊認同感；充分利用成員差異；預知并影響變革。團隊領導主要是促進團隊健康成長，為成員創造表現機會，當成員需要幫助和支持時會全力幫助。因此，作為團隊領導者應該懂得合理授權，適時放棄對過程的控制，從領導者的角色轉變成組織者、協調者。［8］

5.4科學的績效評估與獎酬體系

傳統的以個人導向為基礎的評估與獎酬體系必須有所變革，才能充分地衡量團隊績效。個人績效評估、固定小時工資、個人激勵等等與高績效團隊的開發是不一致的。因此，除了根據個體的貢獻進行評估和獎勵之外，管理人員還應考慮以群體為基礎進行績效評估，利潤分享，小群體激勵及其他方面的變革，來強化團隊的奮進精神。^［9］圖書館的獎酬體系應有所變革，以鼓勵員工共同合作，而不是增強員工之間的競爭氣氛，組織中的晉升、加薪和其他形式的認可，應該給予那些善于在團隊中與其他成員合作共事的個人，這并不意味著忽視個人貢獻，而是使那些對團體做出無私貢獻的個人得到其應有的報酬。

［參考文獻］

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［8］劉小瑋，靳紅．高校圖書館學科館員的管理模式探析［J］．情報理論與實踐，2006（2）：209?—?211.

［9］kevenlw．圖書館項目管理的模式和方法［EB/OL］．［2007-5-27］.http://publishblog.blogchina.com/blog/tb.b?diaryID=2230259.

［收稿時間］2007-10-16

［作者簡介］王妍(1984—)，女，湘潭大學公共管理學院圖書館學碩士研究生。研究方向：圖書館事業管理。