論中小學圖書招標采購質量控制

［摘要］從中小學圖書采購現狀出發，分析當前中小學圖書 招標采購中存在的問題，提出加強圖書質量控制的策略。

［關鍵詞］中小學；圖書采購；招標；質量控制

［中圖分類號］G253.1［文獻標志碼 ］A［文章編號］1005-6041(2008)02-0040-04[HT]

1 引言

圖書采購招標對中小學選擇優質書商、降低購書成本、獲取更多配套服務、增加采購透明度 等產生了積極作用。但是，由于中小學圖書招標采購推行時間較短，缺乏必要的質量標準和 規范控制措施，在招標過程中存在一些不容忽視的圖書質量問題。為了加強中小學圖書招標 質量控制，筆者對2003年珠海市中小學實行圖書招標以來的49個圖書采購項目進行統計分析 ，找出了圖書招標中存在的問題，并提出了加強質量控制的策略。

 2 圖書招標采購存在的主要問題

 2.1采購書目亟待完善

2.1.1書目來源不當。圖書館的藏書既要考慮單種圖書的質量，又要考慮整個圖書館的藏書 結構，因此，只有熟悉 館藏的采訪人員才能把握好采購需求。但在電話調查的15家單位的27個招標項目中，竟有18 個項目的采購書目不是圖書館提供的。由多家書商提供優質采訪書目供圖書館篩選，有助于 采訪人員更好地了解當前出版發行動態，擴大圖書的選擇范圍，但是這18個采購項目的書目 大都由單一投標商提供，而且大部分是書店積壓的利用價值低下的庫存書，有的采購單位甚 至不加選擇，全部照搬，例如，在一個EXCEL格式招標目錄上，工作表名稱還寫著“0306庫 存”。

2.1.2書目質量差。 以30個詢價招標的書目為例，書目質量差，主要體現在以下幾個方面：

（1）小冊子、叢書過多。如表1，叢書所占經費超過總購書經費80%的書目 有10個 ，占了1/3，其中有兩個書目幾乎都是小冊子和叢書，比例高達96%。

（2）缺乏優秀出版社的圖書。出版社的優劣很大程度上左右著圖書的品質。在30 個書目中 ，有9個未注明出版社。在注明出版社的21個書目中，有7個書目大都是小出版社質量不高的 圖書，而包含較多優秀出版社圖書的書目僅有5個，尚不足1/4。

（3）圖書老化嚴重。出版時間是判斷圖書利用價值的重要依據之一。一般圖書的半衰期為5 ～10年，隨著出版時間的增長，圖書的利用價值不斷下降。在30個書目中只有4個注明了出 版時間，從表2的統計數據可以看出，這4個書目新書少，圖書老化嚴重。

（4）重復現象嚴重。同一書目多次出現，不同出版社的同種圖書重復采購。如一個書目中 某叢書包含14種圖書，每種圖書都在目錄中重復出現3～4次，每次出現時各種圖書的復本量 有所不同，但將這3到4個地方的復本量相加，每種圖書的復本量均為10冊，是否有意而為不 得而知。

（5）復本過多。中小學圖書館經費比較緊張，應盡量做到種多復本少，從而以相同經費購 入更多的圖書品種。但相當一部分書目復本過多。例如，某書目有圖書806種，其中復本量 超過10冊的就有537種；又如另一書目中《青少年法律小知識》復本竟多達50冊。如此不切 合實際的復本量使圖書利用率大幅下降。

2.2招標要求不完善、不合理

招標文件是否完整、嚴謹、科學，將直接影響招標采購的質量，也是招標成敗的關鍵。目前 ，招標文件在以下幾個方面有待進一步完善。

（1）時間要求。為了避免中標商拖延圖書到館和上架時間，規定合理的到書周期和加工周 期是必要的。但是，在49個項目中，只有28個提出時間要求。而且，有些即使規定了時間， 也缺乏可行性。如某項目要求4天內完成，但中標商訂貨需要時間，物流需要時間，加工需 要時間，4天完成是不現實的。

（2）到書率。制定合理的到書率可防止中標商選擇性地提供圖書，從而保證圖書品質。［1］但以詢 價采購為例，30個項目僅有17個提出到書比例要求，1個58%，3個80%，10個90%～95%，3個10 0%。圖書的出版發行有其自身規則，難免會出現斷貨、停版等現象，因此， 要求中標商按書 目100%配齊圖書是不現實的，即使90%也困難，而58%的過低到書率又容易使中標商不提供進貨成本高的圖書，從而影響圖書品質。

（3）服務要求。招標的競爭機制使圖書館可獲得更多配套服務。圖書館應將部分業務，如 編目加工等作為配套服務要求書商提供，使圖書館可以集中更多人力從事讀者服務工作，更 好地提高服務質量。［2］但是，以詢價采購為例，只有10個項目提出了相應的服務 要求，僅占1/3。而10個項目中，7個服務要求過于籠統，只簡單地要求 錄電腦、貼書標、貼條碼，對于數據 加工人員資歷、服務質量沒有提出具體要求，服務質量難以保障。

（4）投標報價上限。降低購書成本是圖書招標的主要目的之一，制定合理的投標報價上限有 利于更好地控制招標的價格。有些項目雖然制定了報價上限，但是由于定得不合理，產 生了負面影響。如某項目要求投標報價不得高于4.5折，相對于所列出的圖書目錄，明顯超 出了合理范圍，結果中標商中標后難以按要求配書。

2.3招標過程存在的問題

 2.3.1招標用時過長。 對49個招標項目統計可知，圖書招標從擬定標書、公布招標項目、開標、評標、確定中標商 到簽訂合同等一系列過程，平均需要一個月時間。在這一個月中，由于供應商不確定，圖書 館日常采購業務只能暫停，從而影響圖書館的日常采購工作。一些新書、好書無法及時補充 ，不利于保障藏書的及時性和連續性。

2.3.2評標委員會缺少圖書館專業人員。一方面，作為招標單位，學校大多由校領導參 與招標工作，而最熟悉圖書館情況的圖書 館專業人員卻極少參與；另一方面，組織招標工作的招標中心，聘請的評標專家也少有圖書 館學專家。評標委員會由于對圖書館業務不熟悉，只能完全通過標書的介紹來評判，無法對 投標人資格、能力、信譽等做出審查，也無法對標書的承諾做出真偽判斷，而書商為了達到 中標目的，往往對招標要求滿口應承、甚至夸大服務承諾，導致投標商只要敢“吹”，就能 中標。［3］

2.3.3過分追求高折扣。對于購書經費比較緊張的中小學而言，高折扣有著極大的誘惑力， 一些書商以高折扣為誘 餌進行投標。在49個招標項目中，中標價在75%以上的僅有11個，而50%以下的高達23個， 其中最低價僅21%。事實上，圖書的折扣有其合理的范圍，不是越高越好， 過分追求高折扣 ，書商往往難以滿足圖書館的供書要求和服務需求，最終犧牲的還是圖書館的利益。例如， 在中標價最低的4個項目中，最終不能完成招標項目的多達3個，嚴重影響了圖書館的正常采 訪工作。

2.4中標商無法滿足圖書館的購書要求

2.4.1到書率低。 出版質量高的出版社，其進貨成本相對較高。由于利潤的驅動，中標商有時故意漏掉進貨成 本高的圖書，甚至完全不按書目配送，任意搭配圖書、提高復本量，加進一些盜版書和特價 書來平均折扣率，從而造成圖書到書率低下，影響館藏質量。在電話調查的15家圖書館27個 招標項目中，僅有2個項目基本上能達到合同要求的到書率。

2.4.2到書不及時。 出版社給予書商的折扣與圖書出版時間密切相關。書商為了追求利潤最大化，有時故意拖延 圖書到館時間，導致圖書館訂購的圖書無法及時入藏，影響圖書利用的時效性。如上述基本 上能按合同要求到書率配書的2個項目，其圖書配送也不及時，其中一個項目的到書時間甚 至超過原定時限一半還多，嚴重延誤了新書與讀者見面的時間。

2.4.3服務質量差。圖書館實現自動化管理后，要求書商按照自動化的要求對圖書進行編目 加工。但是，大多圖書館反映，中標商的數據加工人員不是專業的分類編目人員，提供的數 據未能嚴格依照CNMARC標準，貼書標、蓋章等技術加工也不到位、不及時，［4］影響了圖書館的工作效率和讀者對圖書的及時利用。

3 圖書招標采購的質量控制策略

 3.1定點采購

當前，不少大學圖書館、公共圖書館均通過招標選擇若干家規模大、資信好、進貨渠道正規 、服務完善的供應商作為定點采購單位。這種招標方式同樣適合中小學圖書館。首先，可以 較好地保證圖書館采訪工作正常進行。采用這種招標方式一兩年只需招標一次，有效地降低 了招標用時過長對采訪工作的影響。其次，這種方式現采與目錄訂購相結合，一方面，可以 組織師生代表到書店現場選書，使藏書更加貼近讀者需求。現采是實物選書，直觀、準確， 保證質量，并縮短了新書與讀者見面的周期，“暢銷書”和“熱門書”可以第一時間購進；［5］另一方面，這種招標方式確定的中標商，規模較大，可提供時效性強、出版社 覆蓋面廣的優 質采訪數據，使圖書館更好地掌握圖書出版發行動態，及時定購現采較難買到的圖書，與現 采互為補充，確保藏書的完整性；第三，不同的供應商有不同的經營偏好，供貨渠道和供貨 品種也各有側重，圖書館同時確定幾家供應商，可以博取各家所長，有效地避免單家供應商 供書的局限性。［6］

 3.2確保采購書目質量

現采有效地保障了圖書質量，但由于書店經營規模、經營偏好等原因，現采有其自身的局限 性，為了彌補現采的不足，書目訂購是必要的補充。確保采購書目質量，可以從以下幾個方 面著手：

（1）要求中標商提供優質采訪信息，使圖書館及時掌握當前出版發行動態。對中 標商提供的采訪信息，應在書目的時效性、出版社類別、圖書類別等方面做出具體要求。如 要求提供當年出版的圖書、自然科學類和社會科學類的比例、專業讀物和大眾讀物的比例， 要求必備哪些出版社的出版信息等。

（2）將書目放到校園網，讓廣大師生參與篩選，同時 鼓勵師生推薦書目以外的好書。

（3）教育局定期將各校挑選的書目匯總，并組織圖書館專 業人員、師生代表對匯總書目進行審核，形成全市學校圖書選購書目，供各校選用，并逐步 在全地區推行采訪書目資源共享。

3.3嚴格撰寫規范化招標要求，制定評標標準

由于圖書采購具有連續性、長期性、不確定性等特點，而圖書采購質量的好壞又與供應商的 規模、資質、管理水平、服務能力等密切相關，因此，制定招標文件必須充分考慮圖書采購 的特殊性，提出具體招標要求和違反要求的相應處罰條款等。應措辭得當、詳盡準確、力避 紕漏。

3.3.1規模、資質。供應商的規模在一定程度上決定著供應商提供的圖書品種、質量和服務 能力。必須對投標商的注冊資金、書店的經營面積提出具體要求。

3.3.2采訪數據。要求供應商按圖書館要求的數據格式及時提供采訪信息，并對采訪書目的 時效性、出版社類別、圖書類別做出具體要求。可要求供應商在投標時提供當期的采訪數據 以供審核。

3.3.3供貨要求。除要求配送正版圖書外，還應保證到書率及訂準率，嚴禁搭配圖書。例如 規定現采到貨率不低于90%，書目訂購到貨率不低于80%；對 圖書館要求配送的圖書，允許一定的退貨率；對有質量問題的圖書應無條件退換；規定訂單 到貨時間及現采到貨時間。

3.3.4加工服務要求。對供應商服務人員的資歷和服務提出明確要求。例如編目人員必須是 圖書館學及相關專業大專以上學歷或持有國家圖書館專業技術資格證人員。分類必須準確， 編目數據必須嚴格按照CNMARC標準，書標、條碼和磁條的加工必須按照圖書館的要求，服務 必須在規定的時間內完成。

 3.4圖書館專業人員參與招標采購工作

學校應盡可能安排圖書館的采訪人員參與圖書的招標采購工作，包括書目挑選、招標要求的 撰寫、特別是項目的評標等。同時，招標機構也應聘請圖書館學專家參與評標。［7］圖書館專業 人員的參與，可以從專業角度對投標商的實力、服務承諾做出更為貼切的評價，防止書商弄 虛作假。

3.5明確經濟效益與采購質量的關系

明確價格不應是評標的唯一尺度，應選擇信譽良好、經濟實力強、渠道暢通或在某一領域有 優勢的供應商。只是在具有同等實力、可提供同等水平供書質量，服務質量的供應商中，才 適合“低價中標”。［8］唯有如此，才能選出真正符合圖書館要求，性價比最優的 供應商，在保證圖書質量的前提下獲取最大的經濟效益。

 3.6嚴格控制和審查投標商資質

從注冊資金、經營規模，從事出版物銷售批發年限等方面對投標商的資質進行控制，杜絕小 書商進行惡性競爭。要求供應商提供可供選擇的圖書專業類別品種，有直接業務聯系的出版 社名單以及與其他圖書館合作的案例等相關文件。圖書館根據這些資料，可以大致掌握書商 的實力、從而加以篩選、控制。同時，對書商的資質進行預審，對已合作書商可根據合作情 況確定，對未合作書商可采用同行調查和實地考察相結合的方式進行考察評估，防止書商弄 虛作假。

3.7完善圖書的驗收機制

3.7.1制定嚴格的圖書采購驗收制度。 書商投標必須交納投標保證金，中標必須交納履約保證金。［9］制定嚴格詳盡的圖 書采購驗收制 度，有利于對中標書商履行合同情況進行跟蹤監督和評估。對不履行合同的書商，可隨時終 止合同，按一定比例扣除履約保證金，并取消其再次參與本地區學校圖書投標的資格。

3.7.2加強圖書驗收過程的政府監督。 作為學校的上級管理部門，教育局通過加強對圖書驗收過程的監督，能有效地防止各種投機 行為的發生，進一步保障學校采購圖書的質量。教育局可規定在合同簽定的完工期后一定時 間內，驗收單位必須向中標商出具驗收報告，注明各項招標要求的完成情況，如到書率、到 書周期、服務質量等，再由中標商提供復印件送教育局備查，以供監督。教育局不定期組織 有關人員到學校突擊檢查，以核實驗收報告與實際情況是否相符。對不按書目配送的中標商 沒收履約金并取消其參加以后圖書投標的資格，對不按要求驗收圖書的學校給予通報批評。 3.8實行聯合采購

中小學圖書館的圖書采購量遠不及大學圖書館和公共圖書館，較難吸引大型書商參與。教育 主管部門可對中小學的圖書采購進行統籌協調，在招標學校之間實行聯合采購。通過聯合采 購，擴大單個招投標項目的采購量，既可吸引有實力的供應商參與競爭，又可增加采購量， 從中獲得更多折扣和服務。



4 結語

中小學圖書招標采購推行時間較短，尚有不夠完善之處，有待我們在實踐中不斷總結、發現 問題，并有針對性地完善招標操作流程，加強招標質量控制，進而提高招標采購水平。可以 相信，經過不懈努力，它將逐步以科學的、規范化的嶄新圖書采訪模式成為中小學圖書館館 藏信息資源建設的有效途徑之一，促進中小學圖書采訪業務向現代化、規范化邁進。

［參考文獻］

［1］何琳．圖書采購招標的質量控制［J］．河南圖書館學刊，2007(2):14?—?16.

［2］倪琪．理性看待圖書采購招標中的高折扣中標現象［J］．情報探索，2007(4):95 ?—?97.

［3］唐虹．圖書資料招標采購中存在的現實問題［J］．情報資料工作，2006(4):88? —?91.

［4］蔡山，孫梅，牛曉紅．圖書招標后書商供書出現的問題與建議［J］．圖書館建 設，2006(4):25?—?26.

［5］陳碧．談談如何提高圖書招標采購的質量［J］．圖書館理論與實踐，2006(2):22 ?—?23.

［6］吳俊峰．公共圖書館圖書資料政府采購現狀調查分析［J］．圖書館論壇，2005(6):1 18?—?119

［7］金白楊．高校圖書館圖書招標采購中利益的維護［J］．圖書情報工作，2006(S1):1 16?—?117，50.

［8］顏麗玉．論圖書館圖書招標控制［J］．圖書館論壇，2006(6):140?—?142.

［9］洪濤，程志剛，孔令兵．高校圖書采購招標工作的質量控制［J］．冶金信息導刊，2 006(6):38?—?39，42.

［收稿時間］2007-11-29

［作者簡介］ 洪利標（1977—），男，館員，本科，珠海一中圖書館館長。