ＣＯＴＡ^＠，整理信息的最佳“抽屜”

專欄/Michael 的 E-mail 秘籍

Michael Song

MichaelSong 是Cohesive Knowledge Solution(CKS) 公司創始人和首席執行官。CKS 是一家電郵技巧培訓公司 ， 向顧客提供關于電郵效率和電郵禮儀的培訓講座 ，客戶包括惠普、諾華、第一資本金融公司等。他及公司另外兩位專家所著的《倉鼠革命——如何管理好你的電子郵件 ， 在你被它控制以前》一書已于今年 2 月由電子工業出版社出版。

在我們調查過的 2000 多名職業人士中 ，有 78% 的人都承認 : 尋找電郵和文件又費時、又費心。

我們通常習慣把電郵放在收件箱、存儲文件夾里 ， 把文件扔在“我的文檔”中 ， 把鏈接放在“我的收藏夾”里 ， 幾個系統各行其是 ， 誰也沒時間做歸檔整理這件事 ， 以至于扔到里面的東西好像蒸發了一樣 ! 很顯然 ， 你花在尋找文件上的時間和精力至少有一半是可以節省下來的。

多數職業人士關心的都是他們存了“什么”東西 ， 而不是“怎樣”存東西。結果積壓了一大堆難題 ， 使電郵和文檔越來越難找要是早點兒花時間設計出一個好點兒的系統就好了。現在 ，你有了這個系統——COTA@。

那么什么是 COTA@呢 ?

我幫助過很多人組織他們的電郵和文檔 ，好讓他們快速地存檔并找到自己需要的內容。這些人來自規模不同的公司 ， 從事五花八門的工作。然而通過觀察他們的存檔習慣 ， 我發現 ， 只要設置下面四個一級文件夾 ， 就能夠涵蓋你所有的工作信息。

COTA 文件夾 包含的信息內容

1. Clients 客戶你的團隊的內部或外部客戶

2. Output 成果你的團隊的產品和服務

3. Teams團隊你的團隊

4. Admin管理你的非核心工作任務

團隊 :回憶一下過去 10 年你所做的工作吧 ，有沒有工作不屬于團隊呢 ? 在商業世界里 ， 團隊是一個永恒的組織形式 ， 所以這是一個有用的文件夾 ， 可以儲存所有和團隊相關的信息。

成果 :一個工作團隊一定要產出一些有價值的東西 ， 否則這個團隊很快就會被解散。所以說 ，“成果”也是一個有用的文件夾。

客戶 :如果你做的每項工作都可以歸結為“某個團隊提供某項成果”， 那么是不是總有一群人在接受你們團隊的成果呢 ? 生產出沒人需要的東西毫無意義。所以說“客戶”也永恒存在。

管理 :管理工作永遠難以逃避 !

因為電腦默認的是字母排序 ， 所以我在文件夾的名字前加上數字 ， 這樣電腦會按我設定的數字自動排序 ， 文件夾的順序就更合理了。把“客戶”排到第一位 ， 是因為我發現按重要性排更好。把“管理”放在第四位 ， 是因為它雖然也很重要 ，但不是最緊急的。

如果一個文件可以并入兩個文件夾 ， 那么該怎么辦呢 ? 比如我為研發部特別設計的一個效率提升項目 ， 那么它是應該被收進“成果”文件夾下面的“效率提升項目”， 還是應該被收進“客戶”下面的“研發部”呢 ?

我們可以為這種情況設定一個統一原則 ，即出現這種情況時 ， 只要用 COTA 文件夾的順序來決定文件歸屬就行了。所以 ， 一個文件如果既可以進入“客戶”， 又可以進入“成果”， 那就把它放進“客戶”， 因為“客戶”在 COTA 里的順序靠前。

利用這種方法 ， 我們就可以把我們的郵件 ，甚至文件和網絡鏈接用同一方法歸檔 ， 收納到一個個精心設計的抽屜里去。當然 ， 接下來 ， 我們還要不停地完善這些抽屜 ， 我們下期見 !