芻議資產評估工作檔案的保管期限

資產評估的工作檔案尤其是其中的工作底稿，是評估師在評估工作過程中形成的工作記錄，它以書面形式完整反映評估工作的全部過程，是約束注冊資產評估師執業行為和界定責任的重要依據。因此，對資產評估工作檔案進行分類整理、鑒定分析其保存價值，準確劃分其保管期限，不僅有利于充分發揮和利用評估檔案的價值，還可以減少評估機構對檔案保管設備的投入和保管的工作壓力。

鑒于此，筆者依據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》），參考國家檔案局及有關部門制定的文書檔案、會計檔案和注冊會計師審計工作底稿的保管期限，提出對資產評估檔案劃分保管期限的粗淺意見，供業內人士參考。

一、相關行業檔案保管的基本情況

（一）資產評估行業的基本情況

1996年5月，中評協下發了《資產評估操作規范意見（試行）》，該意見對資產評估的工作底稿編制和管理提出了要求。1999年6月，中評協發布了《資產評估工作底稿指南》，對評估機構和注冊資產評估師編制和管理工作底稿的行為進行了規范。此外，在2001年5月出版的注冊資產評估師后續教育教材中，也對工作底稿的作用、種類、內容、編號、標識、質量等提出了具體要求，而且對資產評估檔案管理作出了若干規定，其中包括：資產評估檔案必須保證完整無缺，凡與評估項目有關的資料應全部收集歸入檔案；評估機構接受委托的每個評估項目，無論其規模大小，屬于單項資產評估還是整體資產評估，都要單獨編號立卷歸檔；資產評估檔案應專人專管、及時歸檔并達到安全和保密等要求。2004年財政部頒發《資產評估準則——基本準則》（財企[2004]20號），把“工作底稿歸檔”列入操作準則中評估程序的內容。

但是，到目前為止，無論是我們的行政主管部門還是我們的行業協會，還未對資產評估的工作檔案鑒定其保存價值并劃分保管期限。十幾年來，我省的資產評估機構無論其規模大小，內部管理是否趨于完善，基本上都能按照要求，對資產評估工作底稿進行收集整理，形成檔案，并指定專、兼職人員負責檔案管理工作。但由于資產評估工作檔案的保管期限一直沒有得到妥當解決，檔案保管的設備投入與工作壓力日益加重。

（二）相關行業檔案管理的情況

1.審計工作底稿檔案

2006年2月，財政部發布中國注冊會計師執業準則體系，其中《中國注冊會計師審計準則1131號——審計工作底稿》，對審計工作底稿的性質、格式、內容、范圍和歸檔的期限、性質、變動、保存期限等都做出了詳細規定，特別是附錄了審計檔案的組成范例，分別確定了永久性檔案清單和當期檔案清單。

2.會計檔案

1998年8月，財政部、國家檔案局對1984年頒布的《會計檔案管理辦法》進行了修訂。新的《會計檔案管理辦法》對記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據的范圍進行了界定，對會計檔案的整理立卷、借閱和保管期限等都做出了規定，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期分為25年、15年、10年、5年、3年共5類。

3.一般文書檔案

2006年12月，國家檔案局重新頒布了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，對歸檔范圍、不歸檔范圍、保管期限等做出規定，保管期限分為永久、定期兩種。定期一般要求分為30年和10年。

在該規定中，對同一工作內容劃分了不同的保管期限。以本單位召開會議的文件材料為例：請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結等為永久保管；典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報等為定期保管30年；討論記錄、接待安排等為定期保管10年。

4.其它檔案

科技檔案保管期限的原則是，保持科技文件材料之間的有機聯系，維護科技檔案的完整、準確和系統性。根據科技檔案的重要程度及歷史查考利用價值分為永久（30年以上）、長期（16一30年），短期（15年以內）三種。凡介于兩種保管期限之間的，其保管期限一律從長。

在律師業務檔案保管期限中，按業務性質將檔案分為六大類：一是刑事檔案；二是民事代理檔案；三是經濟訴訟代理檔案；四是行政訴訟代理檔案；五是非訴訟法律事務檔案；六是其它。

對民事代理和經濟訴訟代理的檔案，還根據訴訟標的額的大小劃分了保管期限。如：民事代理訴訟標的額在五十萬元以上的案件為永久保管；十萬元以上不滿五十萬元的案件為長期保管；經濟訴訟代理標的額在五百萬元以上的案件為永久保管；一百萬元以上不滿五百萬元的案件為長期保管。

二、目前資產評估工作檔案保管中存在的問題

（一）尚未劃分工作檔案的保管期限

我們的行政主管部門和行業協會，為規范資產評估報告及業務檔案曾先后下發了若干的規定和規范意見，為規范資產評估工作檔案的保管和維護評估委托方和相關當事方的利益，提供了檔案管理制度上的保證。但是，按照《檔案法》的有關規定，應對資產評估的工作檔案鑒定保存價值，準確劃分保管期限。這已經是行業亟待解決的問題，應盡快建立健全行業檔案管理的相關規定，以解決評估機構面對的困惑與無章可循的問題。

（二）評估機構檔案管理中存在的困難

在行業發展近二十年的時間里，資產評估業務得到不斷拓展，同時，行政主管部門、行業協會、委托方及相關當事方對資產評估的標準和要求也在不斷提高。因此，評估檔案迅速積累，占用了大量的空間。由于尚未劃分工作檔案的保管期限，因此評估機構不僅不能恰當地發揮評估檔案的利用價值，而且還不能對其進行取舍。

此外，隨著計算機在評估行業里的應用，產生了大量的電子檔案。它雖然有存取簡便、節省空間等優點，但也存在著易于修改和存儲載體在傳遞過程中易于失密的特點，也需要對其的保管提出規范性要求。

三、建議

資產評估行業應依照《檔案法》的有關規定，學習和借鑒相關行業的經驗，將其行之有效的檔案保管工作形式與我行業的檔案管理工作形式結合起來，制定相應的制度和規范，進而使行業工作檔案的管理不斷向科學化、規范化邁進，使工作檔案成為評估機構和評估師的寶貴財富，而不是沉重的包袱。

（一）建立健全的行業檔案管理制度

我國的檔案法規體系由四個層次組成，一是國家權力機關制定的檔案法律；二是國務院以及國務院辦公廳與中共中央辦公廳發布的有關檔案工作的決定、規定、條例；三是國家檔案局與有關機關發布的通則、條例、規定、辦法、標準等；四是各級地方檔案事業管理機關和各專業主管機關根據國家的檔案法規，結合本地區、本專業具體情況制定的檔案工作規章制度等。

根據我國的檔案法規組成層次，我行業協會可參照相關行業檔案管理規定和辦法，起草資產評估檔案管理辦法，提交財政部審議，最終促成財政部和國家檔案局聯合下發《資產評估檔案管理辦法》；或者根據上述檔案法規，結合本專業具體情況制定行業檔案工作規章制度。三是可在近期下發的《資產評估準則——工作底稿》中細化檔案管理的內容，確定資產評估工作檔案中永久性檔案和當期檔案的清單。

（二）對資產評估工作檔案的保管期限的劃分

可根據資產評估報告的社會價值與資產評估工作檔案的文書性質來確定保管期限。

1．可根據資產評估項目的規模大小和性質，權衡評估項目的社會價值與其檔案的保存價值，從而界定其檔案的保管期限：

（1）國有重點項目、規模較大的企業價值評估檔案、金融不良資產評估檔案以及在本省或本地區影響較大的評估工作檔案，其保管期限應從長。

（2）對評估結果存在重大的不同意見，其意見應在檔案中保存，其保管期限從長。

（3）對評估師研究業務有重大參考價值的典型評估項目檔案，其保管期限從長。

（4）司法鑒定評估檔案，其保管期限從長。

（5）評估值低于5萬元的單項資產評估和基本沒有查考價值的評估檔案可列為短期保管。

2．可根據評估工作檔案本身的文書性質來確定保管期限。

按照財政部頒發的《資產評估報告基本內容與格式的暫行規定》，資產評估報告的主要內容由資產評估報告書、評估說明、資產評估明細表三部分組成，因其重要程度不同，所以，其保管期限也應不同。

（1）資產評估報告書基本反映了資產評估的整個評估工作，并具備歷史考查價值，保管期限可列為永久保管。

（2）評估說明描述評估項目的評估程序、方法、依據和參數選取與計算過程，揭示對資產評估行為和結果構成重大影響的事項等。但評估說明的內容繁多，包括了各類依據與各種資料清單。其中，評估計算、分析、評定、確定結論過程的資料非常重要，保管期限可列為永久保管或長期保管。而企業申報表、產權證明復印件和盈虧說明，應列為短期保管。

（3）資產評估明細表共有76張，其中：資產評估結果匯總表、資產評估結果分類匯總表本來應該是評估報告中的內容，可列入永久保存檔案，其余74張表可列為短期保管。

（三）電子檔案的管理及保管期限的劃分

我們不能否認電子介質工作底稿的存在形式。在我行政主管部門與行業協會尚未頒發相關規定之前，可參照國家檔案局于2003年7月發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》中的部分相關條款執行，這些規定有：

1.電子公文形成單位應在電子公文歸檔時對相關項目進行檢查，檢查項目包括與紙質公文核對內容、簽章，審核電子公文收發登記表、操作日志及相關的著錄條目等，確認電子公文及相關的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應的紙質公文內容及其表現形式一致，處理過程無差錯。

2.電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交后由檔案部門負責。

3.電子公文參照有關紙質文件的歸檔范圍進行歸檔并劃定保管期限。

4.電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯。

5.歸檔的電子公文，應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

（四）對《資產評估準則——工作底稿》（征求意見稿）中關于業務檔案保存規定的建議

近期下發的關于《資產評估準則——工作底稿》（征求意見稿）作出了評估業務檔案至少保存10年的規定。筆者認為：這一規定過于籠統。沒有依據國家關于檔案管理的法律、法規，以及資產評估工作檔案的使用價值和利用價值，進行界定和劃分保管期限，如按這一規定執行，評估機構可能將基本無價值的檔案存放10年，而將需要長期保管的評估檔案10年后銷毀，這樣的結果一是不能達到科學化、規范化管理檔案的目的；二是存在一定隱患。不僅對評估機構是個無法彌補的損失，而且可能對整個行業也是個不小的損失。

（作者單位：中國資產評估協會 黑龍江省資產評估協會）