談?wù)剤D書招標(biāo)采購

[摘要] 本文論述了圖書招標(biāo)采購中出現(xiàn)的問題，并分析探討了改進(jìn)工作的策略。

[關(guān)鍵詞] 圖書招標(biāo)采購問題對策

近幾年高校圖書館普遍實(shí)行了圖書招標(biāo)采購，并得到了一定的發(fā)展。但由于實(shí)行時(shí)間不長、經(jīng)驗(yàn)不足等原因，在具體的圖書采購工作中出現(xiàn)了一些問題。本文結(jié)合我館實(shí)踐，進(jìn)行論述，并分析探討了改進(jìn)工作的策略。

一、圖書采購招標(biāo)實(shí)施初期采訪工作出現(xiàn)的問題

1.采訪數(shù)據(jù)方面的問題

一是數(shù)據(jù)格式與本館的采訪系統(tǒng)不很兼容。目前，我國圖書館界使用的自動化管理系統(tǒng)屈指可數(shù)，如北京丹誠、北京清大新洋、深圖的ILAS、深大的SUCMIS等。這些系統(tǒng)在圖書館界應(yīng)用較為廣泛，但許多系統(tǒng)需要很長時(shí)間才能更新版次，它的功能的欠缺與落后，無法適應(yīng)圖書館采訪工作的變化，尤其是在圖書數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換中存在的問題非常突出。我館使用的是北京清大新洋系統(tǒng)，由于與書商所用系統(tǒng)不一致，對MARC著錄格式的理解和要求不一，造成數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入時(shí)丟失和錯(cuò)誤現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，甚至有些數(shù)據(jù)根本轉(zhuǎn)換不進(jìn)系統(tǒng)。

二是圖書采集器查重系統(tǒng)不盡完善。現(xiàn)采可以直接面對圖書，對于圖書的了解更充分，可以有效地減少誤訂和漏訂。目前采訪人員外出現(xiàn)采通常使用圖書采集器，圖書采集器通過ISBN號進(jìn)行查重。由于查重系統(tǒng)不盡完善，通過采集器查重的現(xiàn)采圖書做成采訪數(shù)據(jù)入庫查重時(shí)才發(fā)現(xiàn)仍有重書出現(xiàn)。況且有的多卷冊書雖然出版時(shí)間不一樣，但用的是同一個(gè)ISBN號，所以漏采的情況也就屢見不鮮，致使圖書的完整性、連續(xù)性很難保證。

三是數(shù)據(jù)不夠規(guī)范、著錄內(nèi)容不夠全面。書商提供的采訪數(shù)據(jù)通常來源不一，有的來自出版社，有的來自各大書目報(bào)，有的是書商自己組織編制的。這些數(shù)據(jù)在獲取時(shí)本身就存在不完整、不準(zhǔn)確的情況，再加上制作者的能力有限，標(biāo)準(zhǔn)欠規(guī)范、內(nèi)容不全面的采訪數(shù)據(jù)就不可避免的產(chǎn)生了。采訪人員根據(jù)這樣的數(shù)據(jù)圈定書目很容易造成圖書的誤訂和漏訂。由于采訪數(shù)據(jù)的叢編項(xiàng)沒有著錄，本不是訂購范圍的教材類圖書赫然擺在了我館的書架上；又由于摘要項(xiàng)的短缺，內(nèi)容新穎，專業(yè)性強(qiáng)，而書名不足以體現(xiàn)學(xué)科內(nèi)容的優(yōu)秀圖書卻被擋在了圖書館大門之外。長此以往定然影響?zhàn)^藏的完整性，也影響教學(xué)與科研工作的展開。

四是數(shù)據(jù)重復(fù)現(xiàn)象嚴(yán)重。由于圖書發(fā)行由單一方式走向多樣化，發(fā)行渠道增多，相互交叉征訂現(xiàn)象越來越嚴(yán)重。同一種圖書在本出版社征訂，在不同書目報(bào)上征訂，在同一書目報(bào)上多次征訂，同時(shí)又通過其他渠道發(fā)行的情況比比皆是。書商征集的這些書目本身就交叉重復(fù)，制作采訪數(shù)據(jù)時(shí)整理查重環(huán)節(jié)又不過關(guān)，以致出現(xiàn)了圖書館收到的采訪數(shù)據(jù)不同期之間有重復(fù)，同期數(shù)據(jù)之間也有重復(fù)的現(xiàn)象，使采訪人員很難把握，稍有不慎就會重訂，導(dǎo)致圖書館藏書體系失衡、缺乏系統(tǒng)完整性。

五是數(shù)據(jù)覆蓋面不夠全面。書商為了追求利益的最大化，都有自己的經(jīng)營傾向和對出版社的偏好，這就造成在進(jìn)書上會有專業(yè)上的缺口。比如新華書店系統(tǒng)的缺口是那些專業(yè)性較強(qiáng)的專業(yè)圖書，北京地區(qū)書商的缺口多是地方版圖書，多數(shù)書商的缺口是年鑒類工具書等等。年鑒類工具書參考價(jià)值高，而且每年出版，我館根據(jù)本校的專業(yè)設(shè)置和教師需求，選訂了一些綜合類和專業(yè)類的年鑒類工具書入藏，為了保持圖書的連續(xù)性，滿足讀者的需求，我館年年訂購，而在書商提供的采訪數(shù)據(jù)中卻看不到年鑒類工具書的蹤影。由于不能按照正常的藏書規(guī)則辦事，一段時(shí)間后館藏圖書結(jié)構(gòu)就會發(fā)生變化，導(dǎo)致圖書館藏書結(jié)構(gòu)受到影響。

2.圖書質(zhì)量

一是創(chuàng)新不足和低水平重復(fù)出版。近年來，圖書市場確實(shí)出現(xiàn)了一些選題新穎、包裝精美的“精品書”，但同時(shí)也存在圖書質(zhì)量普遍滑坡的情況。作者、出版商撈錢心切、急于求成的浮燥心態(tài)，使圖書內(nèi)容創(chuàng)新不足，原創(chuàng)精品稀少成為圖書界的尷尬。出自不同的編者之手，由不同的出版社出版，書名也不盡相同，但編寫內(nèi)容、體系設(shè)計(jì)，以及具體的例子，都大同小異的圖書數(shù)不勝數(shù)，讓采訪人員很難根據(jù)書目訂準(zhǔn)圖書。

二是克隆盜版與假冒偽劣現(xiàn)象嚴(yán)重。克隆與跟風(fēng)已成中國圖書業(yè)的特色，每一本暢銷書都是一輛公共汽車，大家一起搭。當(dāng)書商迅速端出希拉里自傳的中譯本《親歷歷史》時(shí)，民間流傳的另一個(gè)譯本《活出歷史》比之來得更為準(zhǔn)確傳神。中國圖書界在對引進(jìn)版圖書趨之若鶩的同時(shí)，假冒外版書也大量出現(xiàn)在中國圖書市場。例如，中國企業(yè)家喜愛的《執(zhí)行力》《沒有任何借口》等圖書就是假外版書，是由國內(nèi)不法書商招集的“槍手”編寫，然后套上“皇帝的新衣”偽裝成的暢銷書。這些假外版書大部分還是由國內(nèi)正規(guī)出版社出版，其中不乏一些大名鼎鼎的出版社。這些假冒外版書不僅使廣大讀者上當(dāng)受騙，而且也讓圖書采訪人員真假難辨，苦不堪言。

3.到書速度不確定

現(xiàn)采圖書和訂購圖書到館時(shí)間不一致。一般情況下，現(xiàn)采圖書復(fù)本齊全的情況下半個(gè)多月即可處理完畢送到圖書館，如果現(xiàn)采圖書復(fù)本不全到館時(shí)間與訂購的圖書到館時(shí)間一致；而訂購的圖書最早也得一個(gè)多月的時(shí)間，有的三個(gè)月甚至半年時(shí)間才能到達(dá)圖書館。

大的書商通常與數(shù)百家圖書館有業(yè)務(wù)關(guān)系，這些圖書館不在同一地區(qū)，供貨安排時(shí)有沖突，加上市場上圖書上市有旺季和淡季之分，導(dǎo)致不能及時(shí)供書。某一地區(qū)一段時(shí)間內(nèi)購書少時(shí)，書商考慮經(jīng)濟(jì)方面的原因，為了尋求自身利益最大化，節(jié)約運(yùn)輸成本，避免物流配送浪費(fèi)，書積累多了再送，這就從主觀上延遲了到書時(shí)間。書商從出版社拿到的圖書折扣，是隨著圖書出版的周期逐漸遞增的，有的書商為了能拿到更多的折扣，故意拖延時(shí)間，導(dǎo)致部分圖書半年以后才能到館。由于信息技術(shù)更新快，一些時(shí)效性強(qiáng)的電腦類書籍，半年后到館，其價(jià)值已大打折扣。

4.到書率較低

一般情況下，現(xiàn)采圖書的到書率不低于95%，訂購圖書不低于85%。而我館的現(xiàn)采圖書到書率僅為90%，訂購圖書不超過80%，未到圖書多為地方版、大學(xué)版的專業(yè)圖書和到書時(shí)間過長而取消訂購的圖書。究其原因不外乎以下幾種：一是中標(biāo)書商本身書源有限；二是受出版市場的影響，圖書出版計(jì)劃變更；三是書商考慮自身的利益，不愿提供超出折扣或那些發(fā)行量少、只有微薄利潤的圖書，因?yàn)椴少徴袠?biāo)簽訂的是一個(gè)平均折扣，但書商從各出版社獲得的折扣卻是不同的，一些有名的出版社因?yàn)殇N路好會壓低折扣，反之亦然，銷路不好的出版社則會提高折扣。以上種種很容易造成圖書訂貨量與到貨量的失衡，從而導(dǎo)致藏書結(jié)構(gòu)發(fā)生變化。

5.經(jīng)費(fèi)使用難以控制

圖書出版計(jì)劃的變更，采訪數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確、不完整，到書速度、周期的不穩(wěn)定等，使采訪人員難以控制預(yù)訂圖書的到貨情況。大部分情況下，采訪人員經(jīng)常是上半年按正常數(shù)量發(fā)送訂單，但下半年實(shí)際到貨量不足，使得經(jīng)費(fèi)無法按計(jì)劃使用，通常造成經(jīng)費(fèi)使用的先緊后松，年終經(jīng)費(fèi)多，突擊現(xiàn)購的不均衡情況。

二、改進(jìn)采訪工作的策略

1.合理選擇書商

每個(gè)書商為了追求利益最大化，都有自己的經(jīng)營傾向和對出版社的偏好，進(jìn)書上會有專業(yè)上的缺口。為了了解書商的業(yè)務(wù)范圍和規(guī)模，招標(biāo)時(shí)可要求書商提供可供圖書專業(yè)類別、品種和業(yè)務(wù)往來的出版社名單，以及在本地區(qū)的圖書館用戶名單，根據(jù)情況選擇合適的書商。為了保證藏書結(jié)構(gòu)合理全面，促使書商間良性競爭，給圖書館帶來更多的利益，最好選擇兩個(gè)以上的書商。同時(shí)，全年中文圖書經(jīng)費(fèi)總額不要全用在招標(biāo)采購上，要留有余地，以便購買讀者急需的市場上無法及時(shí)買到的學(xué)術(shù)性強(qiáng)的專著，起到拾遺補(bǔ)漏的作用。

2.加強(qiáng)對圖書出版發(fā)行信息的搜集和了解，保證圖書的采購質(zhì)量

由于書商發(fā)送的書目信息覆蓋面有限，采訪人員不僅要在采訪數(shù)據(jù)上圈定書目，訂購圖書，還要廣泛的搜集其他的書目信息，以保持藏書結(jié)構(gòu)的完整。采訪人員必須把重點(diǎn)放在“訪”字上，要擴(kuò)大視野，全面了解圖書出版發(fā)行信息，及時(shí)捕捉各種渠道的圖書發(fā)行動向。不僅要從新聞、報(bào)紙、廣播、電視、互聯(lián)網(wǎng)等媒體上獲取正確的圖書信息，還要對全國和省級的書目乃至一些地方性非正規(guī)渠道的書目列入采訪范圍。對所搜集的書目進(jìn)行分析、綜合判斷，取其精華去其糟粕，最后根據(jù)“訪”的結(jié)果進(jìn)行有效的“采”。

由于圖書的出版商和發(fā)行者為吸引讀者，經(jīng)常對圖書進(jìn)行夸大性宣傳，以制造轟動性效應(yīng)，加上書目信息不完整等原因，致使采訪人員根據(jù)書目不能準(zhǔn)確判斷圖書的質(zhì)量。這就需要采訪人員訂購圖書時(shí)要掌握足夠的圖書信息，包括出版者的學(xué)術(shù)地位、作者的聲望、文獻(xiàn)資源的利用研究，以及師生未來的使用情況等。只有這樣，采訪人員才能做出有效的采訪決策，保證圖書的采購質(zhì)量。

3.建立完善的采訪數(shù)據(jù)庫

采訪數(shù)據(jù)庫是采訪人員做好采訪工作的必要手段之一。書商發(fā)的采訪數(shù)據(jù)重復(fù)現(xiàn)象嚴(yán)重，如果不認(rèn)真查重，極易造成重訂；并且叢書、多卷書多，有些出版周期又長，稍不注意就會造成漏訂。所以要建立完善的采訪數(shù)據(jù)庫，采訪數(shù)據(jù)中必備字段一定要錄入完整。特別對叢書、多卷書，要認(rèn)真做好查重工作，避免不必要的重訂或漏訂，以保持圖書的完整性和連續(xù)性。

4.認(rèn)真做好購書查重工作

查重是圖書訂購的重要步驟， 所以各館在選擇使用文獻(xiàn)管理系統(tǒng)軟件時(shí)， 都十分重視預(yù)訂查重功能。利用計(jì)算機(jī)查重快捷、方便、靈活，省時(shí)省工，但是沒能查出來的現(xiàn)象依然存在。在軟件沒有得到有效改善的情況下，要想解決這一問題，就要轉(zhuǎn)換角度， 進(jìn)行多途徑檢索查重。根據(jù)系統(tǒng)提供的檢索點(diǎn)， 分別用ISBN號、正題名和責(zé)任者對采訪庫、工作庫和中央庫進(jìn)行分庫查重。盡量不用匹配查重，否則限制條件太多，會降低圖書數(shù)據(jù)的查全率。對于現(xiàn)采圖書的查重問題，由于圖書采集器查重功能不盡完善，用ISBN號查重后的圖書仍有重復(fù)的現(xiàn)象。為了解決這一問題，就需要采訪人員對用ISBN號進(jìn)行初步查重后的圖書做成采訪數(shù)據(jù)，導(dǎo)入本館系統(tǒng)后再次進(jìn)行查重，以有效地避免重復(fù)購書。

5.加強(qiáng)讀者薦購工作

讀者薦購工作是采訪工作的重要一環(huán)，采訪人員可以通過網(wǎng)絡(luò)向讀者征詢圖書需求的意見和建議。在網(wǎng)上發(fā)布訂購信息，可以讓更多的讀者參與選書工作，從而使購書更具有針對性，更符合讀者的需求。具體操作是采訪人員將得到的電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入本館系統(tǒng)后，鍵入截止日期，系統(tǒng)將數(shù)據(jù)自動發(fā)布到圖書館Web服務(wù)器上，讀者通過圖書館網(wǎng)頁上相關(guān)的新書欄目，查看新書目錄，進(jìn)行薦購。同時(shí)讀者也可將自己所了解到的最新、最好或最暢銷的圖書通過留言簿或E-mail發(fā)送給采訪人員進(jìn)行薦購。采訪人員通過查看讀者薦購信息，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，作為訂購的依據(jù)。從讀者薦購的書目統(tǒng)計(jì)中，采訪人員可以了解到讀者對圖書的要求及建議，這對于確定館藏定位、館藏結(jié)構(gòu)及館藏復(fù)本具有重要的參考價(jià)值。

6.嚴(yán)把圖書驗(yàn)收關(guān)

新書驗(yàn)收是確保圖書采購質(zhì)量的最后防線，采購其他環(huán)節(jié)中的問題可能在驗(yàn)收階段被發(fā)現(xiàn)。因此新書到館后，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)開包對賬，根據(jù)采購訂單和隨書同行清單對每種圖書的價(jià)格、復(fù)本量等進(jìn)行認(rèn)真的核對，為防止出現(xiàn)失誤，最好由兩人同時(shí)進(jìn)行，一人驗(yàn)單另一人驗(yàn)書，先由驗(yàn)書的人員逐種報(bào)告圖書的冊數(shù)和價(jià)格，由驗(yàn)單人員根據(jù)清單核對，核對無誤的由驗(yàn)收人員在驗(yàn)收清單上簽字，以確認(rèn)圖書已經(jīng)接收入庫。同時(shí)對圖書的紙張、版式、印刷和裝訂質(zhì)量等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符、價(jià)格有誤的圖書要及時(shí)與書商核實(shí)，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格、重發(fā)或搭配的圖書要一律退回，發(fā)現(xiàn)漏發(fā)的圖書要及時(shí)催要，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)發(fā)的圖書要及時(shí)更換。如果有圖書加工服務(wù)，還要認(rèn)真驗(yàn)收服務(wù)質(zhì)量。

7.加強(qiáng)與書商溝通，加強(qiáng)監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)整個(gè)采編流程的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化

采編業(yè)務(wù)外包后，在新的工作流程中，書商實(shí)際上承擔(dān)了圖書館采編部門的原有部分工作內(nèi)容，因而書商所提供的服務(wù)將對圖書館的采編工作產(chǎn)生極為重要的影響。圖書館與書商的合作也從單純的供求、買賣關(guān)系，變成合作、協(xié)作關(guān)系，并且將在長期合作中共存。因而需要雙方增加溝通，增進(jìn)對各自的特點(diǎn)與雙方的需求的了解。采編人員要花費(fèi)更多的時(shí)間與書商進(jìn)行采訪和編目數(shù)據(jù)、圖書質(zhì)量、自動化系統(tǒng)、館藏、圖書查重等問題的詳細(xì)溝通，并積極約束和監(jiān)管書商，避免差錯(cuò)，尤其是要對圖書的到館時(shí)間、圖書質(zhì)量、服務(wù)等進(jìn)行嚴(yán)格控制，在工作中逐步使雙方各工作環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，減少人為因素的影響。

本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請以PDF格式閱讀原文。