新時期信息集成的企業信息管理

[摘要] 企業決策所面臨的信息孤島問題已成為現代信息管理的瓶頸，從而引出信息集成技術理念。但單從技術角度來進行信息集成，并不能解決問題。信息集成是一個系統化過程，除了要依靠技術外，還要有相應的組織結構和人力資源的配置管理，它實際上是一個深入的企業信息管理問題。

[關鍵詞] 信息集成 信息管理策略 企業信息

一、企業信息管理的發展

企業是社會生產力發展到一定階段的產物，以系統的觀點來看，它是由若干要素按照一定聯系結合所構成的開放性的轉換系統，其構成要素包括人、財、物和信息。企業的日常運作及發展，必須以獲取所必需的信息為前提，而對信息的有效管理及充分開發利用，會提高企業自身的競爭力，進而提高生產效益。

企業中的信息管理應該包括信息收集、加工整理、分析研究、利用等，其目的是保證企業所需信息的可用性。

1.傳統手工階段

在傳統的手工方式中，信息管理的方式就是使用紙、筆來存儲，以人員接觸和交談來傳遞，用語言、文字來輸入和輸出信息；管理工具無非就是文件夾、資料袋、以及各種標簽、摘要卡片等。此時的企業管理主要面向物流與商流，信息因依附在其中而沒有單獨被企業加以管理，信息管理還沒作為企業管理重要組成部分。

2.業務管理信息系統階段

隨著社會化大生產和科學技術特別是信息技術的發展，信息在企業運營中的作用越來越明顯。企業開始不斷地應用信息技術，深入開發和利用信息資源，從最初的財務電算化到辦公自動化，再到管理信息系統以至較復雜的客戶關系管理系統和供應鏈管理等，此時信息管理已經成為企業管理的重要組成部分。這個階段也是企業逐步信息化的過程，企業使用信息技術、網絡技術、自動化技術、通信技術及相應設備，對企業進行多角度的改造，以實現通過信息流來控制物流和能源流，進而通過信息資源開發，如利用OA、CAD、CAM、MIS、MRP、(II)、ES等來提高企業的經營管理水平。

3.信息集成階段

由于在各種信息管理系統開發過程中，并無統一規劃和標準，再加上系統開發對技術的依賴以及其它經濟和人為因素，以至即使在一個企業內部，采用的信息管理系統也大不相同，比如系統所采用的數據庫從簡單的文件數據庫到復雜的數據庫都有，它們共同構成了企業的異構信息源。盡管這些信息管理系統能夠分別支持企業的各個業務系統，但企業高層在多數情況下，為完成一項工作，可能需要訪問分布在不同信息管理系統中的信息。而這些信息管理系統很明顯難以滿足這種需求。而在現代商業活動中，企業兼并、并購非常普遍的。在這種情況下，兩個企業的信息系統能否實現交互，如何實現也就成了企業信息管理面臨的問題。同時，在現代全球化競爭環境下，無論商務信息如何變化，企業管理層都要能迅速獲取關于商務的任何一方面、任何一層次、任何一個角度的信息。而要解決上述問題，必須在基于企業業務集成的基礎上，通過信息集成實現企業整體各部的信息共享，在這個階段人們開始從企業的整體商務環境出發來整合業務及相關信息系統，如，BPR、ERP、CIMS等。

二、信息集成的技術實現及所面臨的問題

信息集成并非是利用各種信息技術實現各部門之間的信息共享，而是要從企業系統出發，保證系統中每個部分、在運行的每個階段，都能將正確的信息在正確的時間、正確的地點，以正確的方式傳送給需要該信息的人。

1.信息集成的技術實現

信息集成在技術上要實現企業系統各部分：（1）互聯性（interconnectivity）就是通過接口技術使各部分單獨的設備、各種單元技術連接起來；（2）互操作性（interoperability）是通過ETL或元數據等技術使企業系統中各有關應用軟件或技術功能，彼此理解對方的操作指令并識出相應功能，能夠實現相互操作，從而實現修改或共享數據庫；（3）語義一致性（Semantic Consistency）指通過SBV(shared business vocabulary)和格式的標準化，提供給用戶一個企業數據一致和正確的視圖；（4）會聚集成（Convergent Integration）這是信息集成的最高階段和最復雜形式，它包含了將技術與流程、知識以及人工效能之間的集成。會聚集成將使組織具有對市場機遇快速應變的能力和對本身重新配置的能力。

信息集成將涉及到很多技術問題，只有將這些技術通過系統設計和分析并加以規范化實施，才能形成一個敏捷型企業的信息系統。具體的技術有：數據庫技術、數據倉庫技術、Internet技術、電子郵件技術、目錄服務技術、多媒體技術、圖形圖像技術、接口技術以及MDM(master data management)、BPM(business management)、EAI(enterprise appli-cation integration)、ESB(enterprise service bus)、ETL(extract，transformation and loading)、EII(enterprise information integration)、ECM(enterprise content man-agement)等。

2.信息集成所面臨的問題

企業信息集成面臨的問題是一個非技術問題，它實質上是管理，“put enterprise into enterprise system”， 即將企業定位到企業系統中。所以僅從技術角度出發，企業在實際開發或應用信息系統時并不會實現所期望的作用。Foxmeyer的系統開發使其破產；Mobil Europe在信息系統上投資數億美元，最后也不得不放棄;Dell為自己投資的系統居然不能滿足其新的分布式的管理模式;當Applied Materisls發現與新系統相伴隨的還有大的組織結構調整時，不得不放棄了系統。一系列的案例使人們開始懷疑在這方面的投資，有的人也把這種失敗歸咎于技術問題。但Davenport認為，失敗的主要原因是業務問題。企業在進行信息集成時，往往會把自己對此的理解強加在企業原有的策略、組織結構和文化上， 為實現全面集成不惜剝離自己的一些強勢業務部門或將原有的定制式的處理過程轉向一般性的處理，而失去自己的競爭優勢。這表明企業進行信息集成時不僅僅是一個技術問題，而是一個系統性、全局性的管理水平問題。

三、面向信息集成的信息管理策略

企業信息集成是分層次的，如參考文獻中將其分為用戶界面、人員、業務過程、應用、數據和元數據五個層次。但對于企業決策層來說，首先要明確的是如何理解信息集成。如今企業的成功主要取決與它的信息意識和對企業內外快速變化的適應能力，也就是說通過企業信息集成，企業要成為敏捷性企業，保證企業信息系統的透明性（visibility）和靈活性（flex-ibility）。信息集成的理論基礎是工程思想和系統思想的結合，它不僅是用技術建立一個信息系統，更重要的是它是一種新的管理理念和模式，所以要進行企業信息集成時不僅利用集成技術開發、整合信息系統，企業的組織結構，人力資源機構也要做相應調整。

1.企業決策層

企業決策層首先要將信息集成作為一項事關全局的項目來對待，因為它不僅關系到企業的每一個人，甚至會涉及權利和責任的再分配，影響部分人的利益。建立以企業決策層主要領導為組長的工作小組，著手制定企業信息化戰略規劃，規范相關信息標準并對企業員工進行培訓，從組織上和措施兩方面大力度保證信息集成的順利進行。然后還要認識到集成所需要的時間一般會很長，短期內不能有所收益。要保證資金、人力的持續投入。

2.企業組織機構

企業信息集成時，也要針對企業的業務流程重組企業各部門，進一步提升企業信息部門的地位，應在決策層設立專門辦公室或工作小組來統籌企業信息集成及集成后的系統日常運作，比如建立直接由企業CIO領導下的信息部，部門主任或稱經理負責整個企業的信息集成后日常運行所需的人、財、物管理，管理內容包括：專業信息管理部門與兼職信息部門的分工合作，不同部門信息基礎設施的維護與更新責任，兼職信息管理人員的報酬分配以及全企業信息管理工作的工作制度（如全企業人員利用信息后的效果報告制度、獲取信息后的上報制度、專業或兼職信息管理人員的工作制度、崗位責任制度、考核制度和獎懲制度）等等。此外，進行部門重組時，要注意保留企業的優勢部門，要針對企業的具體業務流程來進行重組，建立起構架明晰、無生產冗余部分、權責明確的科學的企業系統，只有這樣重組后的企業才能具有適應現代企業要求的扁平化組織結構。

3.企業人力資源配置及管理

企業在進行信息集成項目時要堅持以人為本的思想，充分發揮企業中復合型人才的作用，帶動全員參與。對集成后的企業信息系統的人員配置管理時，要視企業具體情況靈活安排，在企業決策層設置專門職務（CIO）來負責整個企業信息系統的發展規劃及對企業信息資源的開發與利用及信息管理框架的制定和維護。建立向CIO負責的工作小組或部門負責具體的技術、管理和開發工作。也可以在重組的業務部門中設立兼職崗位，除接受業務經理的領導外負責信息系統在本部門的具體信息內容管理工作，這一工作是向上一級的信息管理部門負責。在對這些人員進行管理時同時也要注意對他們的崗位管理、績效管理和薪酬管理，如前所述的、信息集成系統日常運行管理中的兼職信息管理人員的報酬問題的解決（可在其工資的總數上加30%）和全企業信息管理工作的工作制度中建立全企業人員利用信息后的效果報告制度、獲取信息后的上報制度、專業信息管理人員的工作制度等以及崗位責任制度、考核制度和獎懲制度等。只有全員投入到信息集成后的信息管理工作，才能發揮投入巨資的信息基礎設施的作用，體現ERP的優越性。

企業信息集成的理論基礎是系統思想和工程思想，它并非一個簡單技術解決方案問題。如果那樣，只會使企業投資的信息系統成為企業的成本中心，而不能成為企業生產效率提升的推動因素。企業在現有的管理信息系統的基礎上進行集成時，除了要考慮到技術因素外，更加要注意的是管理思想的更新，以系統的觀點從全局的高度對信息集成進行規劃，從而促進企業的全面變革，轉型為適應現代環境的敏捷型企業。

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