基于會計電算化的內部控制問題研究

［摘要］隨著計算機技術的不斷發展，越來越多的企業選用會計電算化來進行會計處理工作，本文主要對基于會計電算化的內部控制問題進行了研究。

［關鍵詞］會計 電算化 內部控制

一、會計電算化概述

會計電算化是由會計學、計算機科學、數學等交叉形成的總體上隸屬于會計學的一門邊緣學科；它是一個以會計理論為基礎，以計算機及現代信息技術為手段，針對網絡環境下一定單位發生的各項經濟業務事項，通過遠程處理、協同業務、電子結算、數學模型方法等方式，進行確認、計量、記錄和報告的，旨在提供高質量會計信息的，人機相結合的管理控制系統。會計電算化具有進行會計核算、實行會計監督、預測和輔助決策經濟活動的職能。從以上這些定義可以看出會計電算化的基本目標就是由計算機代替人工處理會計業務，并對信息進行分析，為管理提供預測、決策服務，也就是以計算機替代人工。

二、會計電算化內部控制的新特點

1.控制環境發生變化

在電算化會計系統中，企業核算的環境發生了很大的改變，會計部門的組成人員從原來由財務、會計專業人員組成，發展到由財務、會計專業人員、管理人員及計算機數據處理系統的管理人員及計算機專業人員組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計核算工作，還能利用計算機完成各種原來沒有的或由其他部門完成的較為復雜的業務活動，如銷售預測、人力資源管理、企業競爭信息管理等，所有這些都對電算化會計系統內部控制的內容與環境產生了很大的影響。

2.控制難度增大

企業實施電算化會計系統后，有些風險是減少了，但同時也增加了許多在手工會計系統較少的，或不曾有的風險，如計算機對不合理的業務缺乏識別能力，導致企業內部控制的缺陷；計算機不具有人所特有的對不合邏輯事項的判斷和處理能力，使不合法的業務和數據游離于企業內部控制之外；電算化系統的數據處理與存儲都呈現高度集中的特點和趨勢，儲存在計算機磁性介質上的數據容易被篡改等等。

3.控制內容有所改變

由于會計計算工作直接由計算機自動執行，原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變為由計算機自動完成;原來書面形式的各類會計憑證、賬簿轉變為以文本、記錄形式儲存在磁性介質上，從而導致電算化會計系統的內部控制的重點由對以人的控制為主轉變為對人、機控制為主，控制的內容也由原來的對環境的控制、對人員的管理、對文檔的管理擴大到對會計數據的收集、輸入、處理、輸出的全過程的控制。

三、加強會計電算化內部控制的對策

1.加強組織職能控制

組織控制的基本要求是做到職責分離，即業務處理和業務記錄的分離，如對原始會計憑證的處理，必須經過職能部門領導的審核，經過會計人員的審查，然后才填制記賬憑證。分離不相容職責的一般原則是將四種基本職能，即業務授權、執行、記錄和資產保管予以分開。在會計電算化的情況下，這四種職責同樣必須分離。一般而言，電算部門不能負責業務的批準和執行，也不能保管除計算機系統以外的任何資產。因此，電算部門是指負責記錄業務的部門；而用戶則是指批準、執行業務和資產保管的部門，即各業務部門在會計電算化情況下，如果沒有適當的職責分離，就無法做到各部門之間互相稽核、相互監督和相互制約，也無法有效地保護組織的資產和提高會計信息的準確性和可靠性。

2.完善系統操作控制

為了確保電算化會計信息系統運行程序的安全、可靠和準確，應當將負責設計開發系統程序工作的電算部門與用戶部門，即各業務部門嚴格分開。也就是說，系統的程序設計開發人員應當只管程序的編制和維護修改，不能參與會計數據的輸入和數據處理等現場操作工作。同樣，系統的操作人員不擔負系統程序的編制和修改的任務。系統程序的編寫和修改，必須經過嚴格的審批手續，任何人都不得擅自改動。如果系統的程序設計開發人員同時擔任操作員工作，他就有機會進行人工干預，使事先的控制失去作用。尤其在系統程序的運行直接影響資產的變動時，如銀行存款戶的存、取款自動處理程序和倉庫材料物資的收、發料自動處理程序等，更加需要有程序設計開發人員與操作人員的嚴格分離制度。

3.加強電算化檔案管理

電算化檔案的管理控制是指明檔案的建立、保管、使用、復制和修改應由專人負責，以全面及時反映資產、負債和經營成效的動態情況。應主要應完善兩類檔案：第一類是以磁盤等軟件形式存在的數據文件資料，因是隱性的信息，其保管、防改與防盜的技術性特別強。應加以細心保護和嚴格控制，對磁盤的轉移、交接、使用和維修都必須建立記錄、時間、運用和有效期等內容的檔案，并作適時檢查。第二類是以輸出稿件形式存在的數據文件資料，必須有專人負責輸入登記、分發、歸類和保管，注明資料的名稱、編號、打印份數和時間，以及相關人員簽證，從而做好分檔立案控制。

參考文獻：

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