也談如何撰寫英文商務信函

我國加入ＷＴＯ以來，隨著經濟全球化進程的進一步加深，我國的對外貿易活動日益頻繁，促使許多中小企業也逐步加入了國際貿易的洪流之中，英文商務信函，作為國際上最常用的商業聯系媒介，因而也逐漸受到人們的關注。

商務信函是一種“推銷”函，可以說，你的“推銷”是否成功，關鍵取決于你信函中信息的表達方式和內容。信函寫得好，就可能為你贏利新的業務，有助于促進和發展你同客戶的關系，也能夠消除彼此間的誤會，縮小分歧；反之，你也可能因此招致新的矛盾，失去原有客戶。因此，我們可以這樣說，良好的商業往來，從一封好的商務信函開始的。

一、英文商務信函的構成要素

英文商務信函的構成大體上可分為兩個部分：必需部分和增加部分。必需部分指在一般情況下不可缺少的部分；增加部分指根據對象、內容的實際需要而增加的部分。在下面表格中帶“*”號的為必要部分，其余為可增加部分。

1.信頭（Letterhead）*

2.發信日期（Date）*

3.編號 （Serial Number; Reference Number ）

4.封內收信人地址（Inside Address）*

5.指定收信人姓名（Attention Line）

6.稱呼（Salutation）*

7.事由（Subject Line or Heading）

8.開頭語（Opening Sentence）

9.正文（Body）*

10.結尾語（Closing Sentence）

11.客套結束語（Complimentary Close） *

12.簽名（Signature）*

13.主辦人代號（Identification Mark）

14.附件注明（Enclosure Notation）

15.附筆（Postscript）

16.復本注明（Carbon Copy Notation）

二、各構成要素的寫作技法

1.信頭（Letterhead）

信頭又信端，一般包括公司名稱、地址，也可含電報掛號、電傳掛號、傳真號碼、電話號碼、網址（Web Site）、電子郵件地址（E-mailAddress）等內容。通常采取印刷方式或打字方式。如：

2.發信日期（Date）

有英美之分。英式的寫法常把日期寫在月份的前面，而美式的寫法常把月份寫在日期的前面，是期常用基數詞，也可用序數詞。年份之前的逗號可省略。如:３rd April，1999或３April199（英式）；May24th，1999或May24 1999美式）。

3.封內收信人地址（Inside Address）

一般在信箋的左面，沿左面邊線寫起。書寫時要注意語序與中文恰好相反：小的單位放前，大的單位放在后，如：

Mr. Robert Keats

Director of Personnel

Windsor Knitting Mills Inc.

295 Magnolia Avenue

Spartanburg， South Carolina 29301

The United States of America

4.稱呼（Salutation）

稱呼是寫信人對收信人的稱呼，其位置在封內地址下兩至三行。稱呼后英式寫法常用逗號，美式多用冒號。特別應該注意的是“Gentlemen”這一稱呼用于泛稱已多年，但今天已被認為有性別歧視，用“Ladies and Gentlemen”代之已呈趨勢。

5.正文（Body）

正文是信函的主體，表達寫信人的具體愿望、要求、看法等，最好一段表達一個意思。需兩頁或更多信紙時，應在續頁上注明收集人名稱、頁數、日期。

6.客套結束語（Complimentary Close）

客套語是寫信人對收信人的一種謙稱，寫法很多，寫信人可根據與收信人的關系來選用不同的說法。如：

(1)親密式:Cordially，Cordially Yours，Intimately Yours，

(2)普通式:Sincerely， Sincerely Yours，Yours Sincerely，

Very Sincerely Yours，

(3)正式:Your truly，Very truly yours，yours Very truly，

yours faithfully， Faithfully yours

(4)(最正式:Respectfully，Respectfully yours，Yours respectfully，

Very respectfully

(5)隨意式:Love，Cheers! With love， Best wishes， Best regards，

Warmest regards，Your devoted friend， See you in Phoenix!等

6.簽名（Signature）

簽名要在結束語下面簽，這樣能使人感到對方重視此事，嚴肅認真，也能使對方感到親切。

總之，商務信函作為一種“推銷”函，在商務活動中有著舉足輕重的地位。可以說，良好的商業往來，是從一封好的商務信函開始的。要想撰寫出一封好得商務信函，除了我們上述介紹的一些寫作手法以外，還需要我們具備相關的業務知識，掌握好法規和條款，具備扎實的語言基礎。

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