也談如何撰寫英文商務信函

我國加入ＷＴＯ以來，隨著經濟全球化進程的進一步加深，我國的對外貿易活動日益頻繁，促使許多中小企業也逐步加入了國際貿易的洪流之中，英文商務信函，作為國際上最常用的商業聯系媒介，因而也逐漸受到人們的關注。

商務信函是一種“推銷”函，可以說，你的“推銷”是否成功，關鍵取決于你信函中信息的表達方式和內容。信函寫得好，就可能為你贏利新的業務，有助于促進和發展你同客戶的關系，也能夠消除彼此間的誤會，縮小分歧；反之，你也可能因此招致新的矛盾，失去原有客戶。因此，我們可以這樣說，良好的商業往來，從一封好的商務信函開始的。

一、英文商務信函的構成要素

英文商務信函的構成大體上可分為兩個部分：必需部分和增加部分。必需部分指在一般情況下不可缺少的部分；增加部分指根據對象、內容的實際需要而增加的部分。在下面表格中帶“*”號的為必要部分，其余為可增加部分。

1.信頭（Letterhead）*

2.發信日期（Date）*

3.編號 （Serial Number; Reference Number ）

4.封內收信人地址（Inside Address）*

5.指定收信人姓名（Attention Line）

6.稱呼（Salutation）*

7.事由（Subject Line or Heading）

8.開頭語（Opening Sentence）

9.正文（Body）*

10.結尾語（Closing Sentence）

11.客套結束語（Complimentary Close） *

12.簽名（Signature）*

13.主辦人代號（Identification Mark）

14.附件注明（Enclosure Notation）

15.附筆（Postscript）

16.復本注明（Carbon Copy Notation）

二、各構成要素的寫作技法

1.信頭（Letterhead）

信頭又信端，一般包括公司名稱、地址，也可含電報掛號、電傳掛號、傳真號碼、電話號碼、網址（Web Site）、電子郵件地址（E-mailAddress）等內容。通常采取印刷方式或打字方式。如：

2.發信日期（Date）

有英美之分。英式的寫法常把日期寫在月份的前面，而美式的寫法常把月份寫在日期的前面，是期常用基數詞，也可用序數詞。……