談談WORD使用中的一些小技巧

耿永琴

一、巧妙進行算術運算

在EXCEL中進行運算，相信大家都挺熟悉的，用起來也比較得心應手。但有時我們必須在WORD中進行運算，如何進行快速而簡捷的運算呢?

如計算WORD文檔中某個班級學生的總分以及各門課的平均值(見表1)，該如何做呢?

1、將光標放在①單元格中，單擊“表格”菜單中“公式”，在“粘貼函數”下拉列表框中選擇求和函數sum，因為需要求左邊這些成績的總和，則求和函數的范圍應是"left"，如圖1，輸好后單擊“確定”按鈕，則張三的總分就算好了。

2、將①單元格的內容復制，然后粘貼到需求總分的所有單元格中，唉啊，怎么內容都與①中一致啦，這顯然不是我們所希望看到的。大家不用急，看看筆者有何妙計，哈哈，只要選中計算總分的所有單元格，按一下F9鍵，就可。

3、求各門課的平均分大家應該也沒有問題了吧!只要選擇求平均值的函數average，因所求的是上面的這些成績的平均值，則其范圍應是~~above”，如圖2，單擊“確定”，下面所做的就是復制，粘貼，關鍵時刻別忘了按一下F9鍵呵!

對了，在“公式”對話框中，還可在任意表格的單元格中輸入自定義公式。引用單元格數據的方式可是和EXCEL很相似呵。單元格A1和A2間的加、減、乘、除直接可以用AI+A2，A1-A2，AI×A2，AI÷A2表示。如計算①單元格可直接在公式對話框中輸入b2+e2+d2，效果可是跟公式=sum(left)效果一樣呵。

二、讓電腦教你學五筆編碼

可能好多用五筆字型輸入漢字的人，都會碰到這樣的問題：有些字我們認識，也知道它的拼音，但就是用五筆字型輸不出來，如“凹、凸、……”這樣的字，有時試了若干次，這樣拆、那樣拆，怎么拆都無濟于事?沒辦法，最后只好用全拼輸入法將這些“令人討厭”的字輸進去，下次遇見這些字，還是不知道它的“五筆字型編碼”，仍然需要切換到全拼。好煩，真的好麻煩呵!

別著急，看看筆者有啥靈丹妙藥。首先請您右擊輸入法狀態條，并單擊“設置”項，如圖3中的1；接著在列表框中選全拼輸入法并單擊“屬性”按鈕；最后在“編碼查詢”列表框中選擇“五筆型碼”，如圖4中的2，單擊“確定”。

設置好后，現在開始輸入漢字了，如在全拼狀態下輸入a0(如圖5中的3)，選擇第二個漢字凹，此時該字的五筆字型的拆分碼前濕示在方框中了(如圖6中的4)。

只要知道讀音，再難拆的字我們也不怕了，因為有電腦教我們學“五筆編碼”。以此類推，通過設置也可讓電腦教我們認識一些會用五筆型錄入但不知道讀音的資了吧!

三、妙用郵件合并功能打印成績通知單

可能我們很多人不了解“郵件合并”，以為它的功能只是打印信封郵寄地址。其實它的功能十分廣泛，如會義通知書、錄取通知書、成績通知單、工資單、復雜的報表輸出都可以由郵件合并輕松完成。下面我們就通過“打印學生成績通知單”這個實例來共同學習一下“郵件合并”的其它功能，希望能助你擺脫繁雜的勞動，

第一步建立主文檔

選擇“工具一，信函與郵什一，顯示郵件合并工具欄”，單擊“郵件合并工具欄”——“沒置文檔類型”按鈕①，如圖7，在彈出的“主文檔類”“中選擇“曰錄”類型②(這一步很關鍵呵)。并設計如下的表3作為樣板文檔。

第二步：調用數據源(學生成績表xls)

單擊“郵件合并工肄欄”——“打開數據源”按鈕⑧如圖8，選擇電腩中已經存在的EXCEI，文件“學生成績表xls”作為數據源。下面要做的是將“域”加插到主文檔中。將插入點定位在“姓名”面，單擊工具欄提高你的工作效率。

郵件合并三步曲：建立樣板文檔；調用數據文件：合并生成實際文檔。

這三個步驟分別涉及三個文件：一個是數據文件，通常使用Excel：兩個Word文檔，一個用于沒計文檔樣式，一個是自動生成的輸出文檔。

如要打印下而的成績單(見表2)該如何操作呢?中“插入域”按鈕④，彈出“插入合并域”對話框正在列表中選擇Exc-cl字段“姓名”如9。這時主文檔中“姓名”下面的單元格變成了“《姓名》”。用同樣的辦法插入其它域。最后主文檔樣式如表4所示。

第三步：合并

下面進行最后一個操作，單擊“郵件合并工具欄”的“合并到新文檔”按鈕⑤，選擇合并記錄的范圍，單擊“確定”即可。這樣就生成郵件合并后的日錄義檔，這個目錄文檔就跟普通文檔一樣，可進行編輯、打印，保存。是不是感覺很方便呀?