淺談科研院所如何加強(qiáng)科研項目經(jīng)費(fèi)的財務(wù)管理

［摘 要］ 科研項目經(jīng)費(fèi)是科研院所重要的資金來源。本文從預(yù)算管理和資金管理兩方面提出了加強(qiáng)科研項目經(jīng)費(fèi)財務(wù)管理的幾點(diǎn)思路。

［關(guān)鍵詞］ 科研項目；預(yù)算管理；資金管理

［中圖分類號］F275.1;F270.7［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2007）02-0051-02

隨著國家財政不斷加大對科學(xué)研究的投入，科研項目經(jīng)費(fèi)的使用與管理越來越受到各級財政部門和項目主管部門的重視，監(jiān)督檢查力度逐年加大。鑒于此，本文就科研院所如何加強(qiáng)科研項目經(jīng)費(fèi)的財務(wù)管理，提出一些思路，供大家參考。

科研項目財務(wù)管理的核心問題，就是預(yù)算管理和資金管理，其管理的好壞直接影響到科研院所爭取科研項目的能力和科研項目可持續(xù)發(fā)展的水平。因此，科研院所應(yīng)堅持“兩手抓”，從兩方面加強(qiáng)科研項目經(jīng)費(fèi)的財務(wù)管理。

一、建立預(yù)算管理制度，加強(qiáng)科研項目的財務(wù)預(yù)算管理

科研院所應(yīng)建立健全財務(wù)預(yù)算管理制度，從預(yù)算編制、執(zhí)行、監(jiān)督3個環(huán)節(jié)入手，加強(qiáng)科研項目經(jīng)費(fèi)的財務(wù)預(yù)算管理。

（一）成立預(yù)算委員會，出臺指導(dǎo)性范本，做好預(yù)算編制工作

由于科研項目預(yù)算編制同時涉及科研領(lǐng)域和財務(wù)領(lǐng)域方面的知識，財務(wù)部門或科研部門獨(dú)立編制預(yù)算很難較好地完成，而科研項目預(yù)算編制的好壞，又直接影響到科研項目資金的爭取。因此，科研院所應(yīng)給予足夠的重視，組織科研部門、科研管理部門和財務(wù)部門的負(fù)責(zé)人成立預(yù)算委員會，下設(shè)由相關(guān)人員組成的預(yù)算編制工作小組；制定預(yù)算管理制度，出臺指導(dǎo)性的預(yù)算編制范本，限制各項開支占總經(jīng)費(fèi)的比重，例如，人員費(fèi)和科研管理費(fèi)所占總經(jīng)費(fèi)的比重均不能超過5%，國際合作費(fèi)支出一般不能超過總經(jīng)費(fèi)的10%等等；改變粗放的預(yù)算編制方法，采取零基預(yù)算、彈性預(yù)算和滾動預(yù)算等編制方法，盡可能細(xì)化每一項開支，認(rèn)真估算各項業(yè)務(wù)所需資金，盡量考慮需要開支的每一個環(huán)節(jié)，使預(yù)算的每一個數(shù)據(jù)有合理、合法的依據(jù)，使科研項目的預(yù)算編制工作制度化、規(guī)范化、合理化。

（二）開發(fā)財務(wù)軟件的輔助核算功能，實(shí)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行情況的事前控制

科研項目預(yù)算一經(jīng)批復(fù)下達(dá)，各單位必須認(rèn)真組織實(shí)施，嚴(yán)格按照批復(fù)的預(yù)算執(zhí)行。目前，國家非常重視“973”、“863”、“國家自然科學(xué)基金”、“科技攻關(guān)”等重大基礎(chǔ)科研項目的預(yù)算執(zhí)行情況，要求項目支出明細(xì)嚴(yán)格按照預(yù)算批復(fù)執(zhí)行，同時，各主管部委也不斷加大對此類科研課題預(yù)算執(zhí)行情況的審計力度。但是由于財務(wù)部門不能事前控制預(yù)算執(zhí)行情況，支出超預(yù)算的情況經(jīng)常發(fā)生。如何才能及時掌握各種預(yù)算的執(zhí)行情況，是科研項目預(yù)算執(zhí)行工作中亟需解決的問題。

1．開發(fā)財務(wù)軟件“預(yù)算管理”模塊功能，實(shí)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行事前控制

就目前的通用財務(wù)軟件（以用友財務(wù)軟件為例），我們僅能使用其“項目管理”模塊對科研課題實(shí)現(xiàn)項目管理，雖然各項目的收支情況可以通過“項目明細(xì)賬”和“項目總賬”一目了然地反映出來，但不能滿足項目承擔(dān)單位對科研課題項目進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行控制的要求，往往造成項目總支出數(shù)沒有超總預(yù)算但其明細(xì)支出數(shù)卻不能按照預(yù)算批復(fù)執(zhí)行，有的明細(xì)支出嚴(yán)重超預(yù)算。以“人員工資”為例，有的科研項目規(guī)定開支的人員工資不能超過項目總經(jīng)費(fèi)的5%，但實(shí)際上有的單位科研課題負(fù)擔(dān)的人員工資甚至達(dá)到了50%，故使項目承擔(dān)單位在審計過程中非常被動。對此，為更好地執(zhí)行項目預(yù)算，筆者認(rèn)為各單位應(yīng)該在現(xiàn)使用的財務(wù)軟件基礎(chǔ)上，和財務(wù)軟件公司合作開發(fā)增設(shè)“預(yù)算管理”模塊，實(shí)現(xiàn)科研課題項目預(yù)算執(zhí)行控制功能。具體要求達(dá)到的功能是：以國家基礎(chǔ)性研究課題“973”為例，承擔(dān)單位預(yù)先將科技部批準(zhǔn)的“973”課題預(yù)算批復(fù)數(shù)按支出明細(xì)輸入到財務(wù)軟件對應(yīng)的會計科目中，待以后該課題報銷費(fèi)用時，如果某一項費(fèi)用對應(yīng)的會計科目當(dāng)前累計數(shù)超過了預(yù)先輸入到軟件中該會計科目的預(yù)算批復(fù)數(shù)，則軟件自動出現(xiàn)提示框提示操作人員“超預(yù)算”并不能繼續(xù)該項操作，這樣就可以及時提示前臺財務(wù)審核人員不能報銷該項費(fèi)用，從而達(dá)到嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算的目的。

2．開發(fā)財務(wù)軟件“經(jīng)費(fèi)存折一本通”輔助核算的功能，實(shí)現(xiàn)對科研項目的動態(tài)管理

當(dāng)前，大部分科研院所為使科研課題項目負(fù)責(zé)人動態(tài)掌握課題支出情況，習(xí)慣的做法是采用“經(jīng)費(fèi)本”手工輔助核算管理，一個項目一個經(jīng)費(fèi)本，歸課題負(fù)責(zé)人保管，報銷時由財務(wù)審核人員登記課題經(jīng)費(fèi)本，每報銷一筆登記一筆。這樣雖然便于項目負(fù)責(zé)人及時掌握課題使用情況，但受人為因素影響較大，容易漏記或誤記，造成經(jīng)費(fèi)本上的結(jié)余和財務(wù)賬上的結(jié)余不一致，必然加大財務(wù)查詢和對賬的工作量。因此，筆者認(rèn)為，手工輔助核算的辦法已經(jīng)過時，應(yīng)該借鑒銀行“活期存折一本通”的模式，增設(shè)財務(wù)軟件“經(jīng)費(fèi)存折一本通”的輔助核算功能，將手工“經(jīng)費(fèi)本”升級換代成財務(wù)軟件自動輸出打印的“經(jīng)費(fèi)存折一本通”，每報銷一筆費(fèi)用由機(jī)器自動將開支情況在“經(jīng)費(fèi)存折一本通”上打印出來。“經(jīng)費(fèi)存折一本通”的樣式可以參照銀行“活期存折一本通”，打印內(nèi)容包括：報銷日期、憑證號、報銷內(nèi)容、對方科目、報銷金額和操作人等。條件允許的情況下，還可以在單位的方便地點(diǎn)增加一臺“經(jīng)費(fèi)存折一本通”自動打印機(jī)，各課題可以隨時補(bǔ)登那些已報銷還沒有登記的費(fèi)用。這樣將徹底避免漏記或誤記情況的發(fā)生，既及時準(zhǔn)確又工整，從真正意義上實(shí)現(xiàn)了科研課題項目的動態(tài)管理，使項目負(fù)責(zé)人能夠及時準(zhǔn)確掌握經(jīng)費(fèi)開支情況，發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，以便及時解決，更好地執(zhí)行預(yù)算。

（三）建立科研院所內(nèi)部預(yù)算管理監(jiān)督體系

預(yù)算的監(jiān)督是指對預(yù)算編制、執(zhí)行、決算全過程的監(jiān)督。預(yù)算編制的再好，如果不按預(yù)算執(zhí)行，那就形同虛設(shè)。因此，科研院所應(yīng)當(dāng)建立內(nèi)部預(yù)算管理監(jiān)督體系，預(yù)算編制須通過預(yù)算委員會的審議通過；預(yù)算批復(fù)下達(dá)后，財務(wù)部門對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行事前控制；審計部門對預(yù)算執(zhí)行的整個過程進(jìn)行跟蹤審計。

二、加強(qiáng)科研項目的資金管理

科研院所要改變對科研項目“重爭取，輕支出”和“重財政資金，輕配套資金”的觀念，建立項目資金管理體制，全面加強(qiáng)科研項目的資金管理。

（一）加強(qiáng)對科研項目外撥資金的管理

有相當(dāng)一部分科研院所對科研項目外撥資金的管理不重視，或者缺乏有效控制，有錢但不及時外撥，存在剝皮的現(xiàn)象，影響了合作單位項目的開展；或者缺乏合理合法的依據(jù)，隨意外撥，甚至有的以外撥資金為幌子滿足私利和饋贈人情；或者缺乏跟蹤監(jiān)督，對撥出資金的使用情況不管不問，存在挪用和濫用的現(xiàn)象，甚至有的形成了“小金庫”，影響了資金的使用效益。因此，科研院所應(yīng)當(dāng)重視科研項目外撥經(jīng)費(fèi)的管理。對多方合作的科研項目，要按照合同或任務(wù)書的規(guī)定，及時外撥資金；對獨(dú)立承擔(dān)的科研項目，若有臨時需要的資金外撥，如到試驗點(diǎn)上進(jìn)行相關(guān)試驗而需要的外撥試驗費(fèi)，應(yīng)在雙方單位簽訂協(xié)議后，方能辦理資金外撥。對外撥的資金要進(jìn)行跟蹤管理，要求對方單位定期提供該項資金使用情況明細(xì)，特別對于“973”、“863”等首席專家負(fù)責(zé)制的重大科研課題項目，有必要不定期組織單位財務(wù)部門、審計部門和科研部門到對方單位對資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督。

（二）保證科研項目配套資金的落實(shí)

有的科研課題項目要求實(shí)施單位進(jìn)行資金配套，有的還要求配套資金必須達(dá)到一定的比例，并且配套資金的落實(shí)是此類科研項目財政檢查的重點(diǎn)，因此要求科研院所改變以前在科研項目實(shí)施過程中存在“重財政資金，輕配套資金”的觀念，杜絕虛假配套資金的現(xiàn)象，積極尋找渠道，保證科研項目配套資金的落實(shí)。科研院所可以從3方面落實(shí)配套資金：一是吸納社會資金，積極尋找有資金實(shí)力且科研力量雄厚的科技型企業(yè)進(jìn)行合作；二是吸納地方財政資金，在爭取國家級的科研項目經(jīng)費(fèi)的同時，還要積極申請地方政府財政資金的資助，作為國家級科研項目經(jīng)費(fèi)的補(bǔ)充；三是積極創(chuàng)造單位自有資金，科研院所應(yīng)加大科研成果轉(zhuǎn)化的力度，甚至可以直接將科研成果轉(zhuǎn)化成資金，作為科研項目經(jīng)費(fèi)的補(bǔ)充，以求更好地完成科研項目，從而實(shí)現(xiàn)科技成果轉(zhuǎn)化的良性循環(huán)。

（三）把好財務(wù)審核關(guān)

科研院所應(yīng)當(dāng)制定相關(guān)的科研項目經(jīng)費(fèi)財務(wù)管理制度、報銷制度和內(nèi)部檢查審計制度，防止科研項目資金的損失浪費(fèi)和擠占挪用。單位財會部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，嚴(yán)格把關(guān)，審核科研項目支出的依據(jù)是否充分，是否遵守科研項目合同的規(guī)定；審核資金支出原始單據(jù)的合理性、合法性、真實(shí)性和完整性；監(jiān)督科研項目按合同進(jìn)度的要求使用資金，杜絕超支；監(jiān)督科研項目外撥資金的使用情況，杜絕形成賬外賬；監(jiān)督科研項目配套資金的落實(shí)，防止虛假配套資金。單位審計部門應(yīng)按照科研項目的具體管理辦法對項目的實(shí)施情況定期進(jìn)行專項審計，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正問題，保證科研項目資金的正確使用，也為各級財政部門的監(jiān)督檢查和專項審計做好準(zhǔn)備。

科研院所應(yīng)積極做好科研項目經(jīng)費(fèi)的預(yù)算管理和資金管理工作，千方百計把有限的資金用在刀刃上，努力追求資金效益最大化。