會計電算化下損益類科目處理方法分析

［摘 要］ 會計基礎理論中提出了有關損益類科目的嚴格的賬戶結構；實務中，特別是在手工操作中，該結構在復式記賬大原則下又可靈活使用。本文強調指出：在會計電算化方式下，有關損益類科目的賬戶結構應嚴格按其理論結構進行業務處理。

［關鍵詞］ 理論結構；習慣性結構；電算化科目結構

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2007）02-0015-03

會計核算過程中，對損益類科目的使用一般都依據其賬戶的借貸方含義進行，屬于支出增加，一般記入支出范疇損益類科目的借方，反之，記入其貸方。同樣，屬于收入增加一般記入收入范疇損益類科目的貸方，反之，記入其借方。但在會計電算化系統中，此種操作方法極有可能導致會計報表的錯誤。

一、損益類科目賬戶的理論結構

1.理論結構

會計基礎學中，已嚴格地定義了損益類科目的理論結構。屬于支出范疇內的損益類科目其賬戶結構為：借方處理日常業務，包括支出的增加和特殊情況下的支出的減少，貸方平時無記錄，月末從貸方結轉到本年利潤（見圖1）；屬于收入范疇內的損益類科目的賬戶結構為：貸方處理收入日常業務，包括收入的增加、收入的回沖等業務，借方平時無記錄，月末從借方結轉到本年利潤（見圖2）。

2.理論結構說明

支出范疇損益類科目賬戶使用時，貸方應保持沒有任何記錄發生，借方的合計數等于本月該科目發生的全部實際支出數。同樣，收入范疇損益類科目賬戶使用時，借方應保持沒有記錄發生，貸方的合計數等于本月該科目的發生全部實際收入數。

3.理論結構應用舉例

若某企業本月僅發生如下業務：

（1）本月計算應付銀行利息30 000元；

（2）收到銀行本月存款利息計算單5 000元；

（3）本月實現銷售收入100 000元；

（4）本月發生一筆銷售退回2 000元；

（5）月末結轉本年利潤。

上述業務若嚴格按理論結構操作，其憑證如下

（1）借：財務費用30 000

貸：長期借款30 000

（2）借：銀行存款 5 000

借：財務費用-5 000

（3）借：銀行存款 100 000

貸：主營業務收入100 000

（4）貸：銀行存款 100 000

貸：主營業務收入 -100 000

（5）借：主營業務收入98 000

貸：財務費用 25 000

本年利潤 73 000

對上分錄登記各自賬后，可以直觀地了解各損益類科目賬戶的結構（見圖3、圖4）。

二、損益類科目賬戶在實務操作中的習慣性結構

1. 手工操作中損益類科目的賬戶結構

由于嚴格按照理論結構對經濟業務進行操作時，可能出現像上例中的只有借方沒有貸方的分錄或只有貸方沒有借方的分錄。盡管此類分錄由于借（貸）方的紅字相當于貸（借）方的藍字，其實質上沒有違反有借必有貸，借貸必相等的記賬規則，但其表面上仍不符合一般會計人員的書寫分錄習慣。因此，一般會計人員在碰到類似經濟業務時都采用把支出類科目賬戶的減少記入其貸方，把收入類科目的回沖記入收入類損益科目賬戶的借方，并因此形成習慣性的損益類賬戶結構。其結構形式如圖5、圖6所示。

2.習慣性損益科目賬戶結構說明

從理論上看，兩種做法均使損益類科目月末無余額，所不同的是各自賬戶的借、貸方合計數發生了變動。在習慣性損益科目賬戶結構中支出類賬戶的借方合計數等于本月發生的全部支出，貸方合計數等于本月支出的沖回數，本月該科目的實際支出數等于借方合計數減去貸方合計數。同理，習慣性損益科目賬戶結構中的收入類賬戶的該科目的本月實際收入數等于貸方合計數減去其借方合計數。

3.習慣性損益類賬戶結構應用舉例

仍以前例為例，本月第1、3、5筆業務與前例相同，第2、4筆業務做分錄如下

（2）借：銀行存款5 000

貸:財務費用5 000

（4）借:主營業務收入2 000

貸：銀行存款2 000

對上分錄登記各自賬后，可以看出各損益類科目賬戶的數據結構（見圖7、圖8）。

三、兩種結構對會計電算化的影響

1.理論結構對電算化的影響

會計理論中，賬務組織程序一般順序是：總賬結賬─對賬─編制資產負債表、損益表等會計報表。在會計電算化下，其程序一般也是如此，但編制報表時，都是根據一定的計算公式從賬簿中提取數據自動生成，比如損益表一般用到“取科目某方向發生額FS（）”函數取值，例：假設損益表中主營業務收入的本月數的單元格名稱為C4，科目編碼為“5011”，財務費用的本月數的單元格名稱為C12，科目編碼為“5411”，則其公式可定義為：

C4=FS（“5011”，貸，，，，，，）——含義是提取本年度本賬套的本月份的主營業務收入的貸方發生額的合計數作為C4的值。

其他損益類科目的取值函數與C4單元大同小異，所不同的是替換各自對應的科目編碼。

根據前述可知：損益類科目按發生額取到的值都是該科目的本月實際發生額合計數。依此，本文中C4=

98 000元、C12=25 000元，其他損益類科目的值均為本月實際發生數合計數，而該數正是損益表所要求的數據。因此若損益類科目采用理論結構操作，會計電算化的賬務組織程序完全可依據理論程序操作。

2.習慣性損益類賬戶結構對電算化的影響

在按習慣性損益類賬戶結構處理賬務基礎下，同樣依據上述損益表的公式取值，C4=100 000元，C12=30 000元，此值是一個錯誤的損益表值。為了得到一個正確的損益表值，我們可以作如下調整：

（1）調整操作理論上的賬務組織程序為：日常業務─編制損益表─總賬結轉損益到本年利潤、審核、記賬─所得稅計算分錄─所得稅結轉到本年利潤─利潤分配等業務分錄、審核、記賬─總賬結賬─編制資產負債表。

（2）損益表的本月數計算公式使用“取某科目的期末余額數QM（）”函數取值，例：損益表中主營業務收入的本月數C4的公式可定義為：

C4=QM（）——含義是提取本年度本賬套的本月份的主營業務收入的期末余額數作為C4的值；

財務費用的本月數C12的公式可定義為：

C12=QM（）——含義是提取本年度本賬套的本月份的財務費用的期末余額數作為C12的值。

該公式結合賬務組織程序可知，C4=98 000元，C12=25 000元，此數據也屬損益表的正確數據。但在此情況下，由于所得稅的計算過程滯后于損益表的編制，因此，損益表中的“所得稅”項目依據QM（）公式是無法取值的，故其公式應單獨設置。其設置方法可以采用賬戶間的數據依存關系和所得稅的計算公式來具體確定，也可以依據損益表間的數據關系來確定。

3. 兩種結構對電算化的影響比較

盡管兩種結構的使用均能直接或間接地滿足損益表、資產負債表的編制要求，但它們之間仍有明顯的區別，見表1。

四、結 論

通過上述結構分析可以看出，賬簿數據的結構影響電算化的取值公式和賬務組織程序，反之，電算化的取值公式和賬務組織程序也應依據賬簿數據的結構來靈活確定，從其使用的方便性、簡潔性來看，在日常業務中嚴格使用理論結構有利于會計電算化的順暢執行。