用友ＥＲＰ－Ｕ８總賬系統(tǒng)應用問題及其解決技巧

［摘 要］ 解決會計軟件應用問題，必須用聯(lián)系的觀點。只有明確問題出現(xiàn)的可能原因，才能找到解決問題的相應辦法。探究用友ERP-U8總賬系統(tǒng)應用典型問題的解決技巧，可以從中得到更多的啟示。

［關(guān)鍵詞］ 會計電算化；會計軟件應用；總賬

［中圖分類號］F234.4［文獻標識碼］B［文章編號］1673-0194（2007）02-0017-02

縱觀會計軟件應用中出現(xiàn)的問題，有的與運行環(huán)境有關(guān)，有的與軟件的安裝配置有關(guān)，更多的是因操作不當而出現(xiàn)的。產(chǎn)生問題的原因有的只有一種可能，有的有多種可能。明確了錯誤原因，問題便迎刃而解。下面以用友ERP-U8.50總賬系統(tǒng)為例，舉證探討解決相應問題的技巧。

問題1：執(zhí)行“數(shù)據(jù)權(quán)限分配”功能，打開“權(quán)限瀏覽”窗口時，在“用戶及角色”下沒有列示應出現(xiàn)的操作員，以至于無法進行相應授權(quán)操作。情況分析：用友ERP-U8系統(tǒng)不僅提供了功能級的基本權(quán)限控制功能，還提供了數(shù)據(jù)級和金額級（記錄級和字段級）數(shù)據(jù)權(quán)限的精確控制功能。數(shù)據(jù)級和金額級權(quán)限設置在功能權(quán)限分配之后才能進行。要設置數(shù)據(jù)權(quán)限，應執(zhí)行總賬系統(tǒng)“系統(tǒng)菜單”中的“選項”功能（總賬業(yè)務控制參數(shù)設置），在“賬簿”選項卡中選擇“明細賬查詢權(quán)限控制到科目”、“憑證審核控制到操作員”。解決辦法：賬套主管或者系統(tǒng)管理員登錄到“系統(tǒng)管理”，執(zhí)行“權(quán)限”主菜單下的“權(quán)限”子菜單命令，給有關(guān)操作員賦予相應權(quán)限（屬于功能級權(quán)限）；進入總賬系統(tǒng)，在業(yè)務控制參數(shù)設置中，選擇“明細賬查詢權(quán)限控制到科目”、“憑證審核控制到操作員”，然后進行數(shù)據(jù)權(quán)限設置的有關(guān)操作。

問題2：填制憑證時，屏幕上出現(xiàn)“日期不能超前建賬日期”或“日期不能滯后系統(tǒng)日期”的提示。情況分析：“日期不能超前建賬日期”警告的意思是，填制憑證時的業(yè)務日期跳到系統(tǒng)建賬以前了。沒有建賬就處理業(yè)務，顯然不符合邏輯?！叭掌诓荒軠笙到y(tǒng)日期”警告的意思是，填制憑證時的業(yè)務日期超過了計算機系統(tǒng)日期（計算機主板上的CMOS時鐘記錄），到將來去處理業(yè)務，也不符合邏輯，會計核算遵循歷史成本原則，只能對已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務進行處理，不能對未來的業(yè)務進行核算。解決辦法：區(qū)別不同的情況，要么重新建賬，正確設定總賬啟用日期；要么在填制憑證時，正確錄入業(yè)務日期；要么退出總賬系統(tǒng)，更改計算機系統(tǒng)日期后重新登錄總賬系統(tǒng)，再填制憑證。

問題3：使用應收賬款、應收票據(jù)科目或應付賬款、應付票據(jù)科目填制憑證時，屏幕上出現(xiàn)“不能使用[應收系統(tǒng)]的受控科目”或“不能使用[應付系統(tǒng)]的受控科目”的提示。情況分析：設置會計科目時，已定義為客戶、供應商核算的會計科目被設置成應收系統(tǒng)、應付系統(tǒng)的受控科目。解決辦法：如果該會計科目不需要由應收系統(tǒng)、應付系統(tǒng)受控，應在進行相應會計科目設置時，不指定受控系統(tǒng)，而設置為空，即由總賬系統(tǒng)直接控制，那么在總賬系統(tǒng)中填制憑證時就不會出現(xiàn)這種提示了。

問題4：不能審核憑證。情況分析：①當前操作員沒有此項操作的權(quán)限。②所給篩選條件不符合實際，不存在所給定條件的憑證，找不到要審核的憑證。③在總賬業(yè)務控制參數(shù)設置中設置了權(quán)限控制，如“憑證審核控制到操作員”，而后面又沒有進行相關(guān)權(quán)限的分配，即當前操作員沒有審核某制單人所填制憑證的權(quán)限，即使當前操作員有審核憑證的權(quán)限，也會造成無法進行審核簽字工作。解決辦法：對于原因①，由賬套主管或系統(tǒng)管理員登錄到系統(tǒng)管理系統(tǒng)，對該操作員賦予相應的憑證審核權(quán)限；或者由具有憑證審核權(quán)限的操作員重新注冊進入總賬系統(tǒng)，再進行相關(guān)操作。對于原因②，給出正確的篩選條件，特別要注意審核憑證的業(yè)務日期范圍應與該憑證填制的日期范圍一致。對于原因③，執(zhí)行總賬系統(tǒng)“系統(tǒng)菜單”下“設置”菜單中的“數(shù)據(jù)權(quán)限分配”功能，進入“權(quán)限瀏覽”窗口，選定某操作員（審核人），并將業(yè)務對象指定為用戶，執(zhí)行“授權(quán)”命令，在“記錄權(quán)限設置”對話框中進行相關(guān)權(quán)限的分配。

問題5：無法查詢憑證、賬簿。情況分析：①當前操作員沒有相應權(quán)限。例如，現(xiàn)金和銀行存款日記賬的查詢，只能由具有出納權(quán)限的操作員進行操作?？傎~系統(tǒng)“系統(tǒng)菜單”下的“選項”設置中，執(zhí)行了“明細賬查詢權(quán)限控制到科目”的權(quán)限控制操作，而后面又沒有進行數(shù)據(jù)權(quán)限分配，則沒有科目使用權(quán)限的操作員無法查詢相應的賬簿。②當前操作員有查詢憑證的權(quán)限，但不能查詢他人填制的憑證。③給出的查詢條件不正確，無法滿足查詢條件。比如，要查詢2月份的憑證，給出的卻是不存在的3月份；又比如，給出“未記賬憑證”的查詢條件，而所有憑證均已記賬。解決辦法：對于原因①，對該操作員賦予相應權(quán)限，或者更換其他具有查詢憑證權(quán)限的操作員，重新登錄系統(tǒng)進入查詢憑證功能。對于原因②，賬套主管進入總賬業(yè)務控制參數(shù)設置功能，選擇“可查詢他人憑證”選項，若確實要限制當前操作員的此項查詢工作，則取消查詢。對于原因③，給出正確的查詢條件。

問題6：當前操作員無法修改或刪除已填制的憑證。情況分析：①進行過出納簽字、審核簽字和記賬的憑證，均不能被修改和刪除。②要修改和刪除的憑證是他人填制的，而在總賬業(yè)務控制參數(shù)設置中，又規(guī)定了不允許修改、作廢他人填制的憑證。解決辦法：對于原因①，依次取消記賬、出納簽字、審核簽字等關(guān)聯(lián)性的操作。對于原因②，改由原填制憑證的當事人登錄系統(tǒng)，再執(zhí)行修改和刪除操作；或者由該賬套的主管先在總賬業(yè)務控制參數(shù)的設置中，選擇“允許修改、作廢他人填制的憑證”選項，再由當前操作員修改和刪除憑證。

問題7：有審核憑證權(quán)限，但無法取消審核。情況分析：憑證已記賬。解決辦法：進行反記賬操作以取消記賬。依次單擊“期末”、“對賬”，在“對賬”對話框中，選擇所要恢復記賬前狀態(tài)的月份所在行，按Ctrl+H鍵，激活隱藏的“恢復記賬前狀態(tài)”功能，返回到“憑證”菜單，執(zhí)行“恢復記賬前狀態(tài)”，按提示完成操作。此時，即可進行取消審核的操作。

問題8：出納員無法查詢現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。情況分析：①“現(xiàn)金”、“銀行存款”科目沒有被設置成日記賬。②在會計科目設置中，沒有將“現(xiàn)金”科目指定為現(xiàn)金總賬科目，沒有將“銀行存款”科目指定為銀行總賬科目。解決辦法：對于原因①，應該取消與“現(xiàn)金”、“銀行存款”科目有關(guān)的所有操作，讓這兩個科目沒有余額，然后進入會計科目修改界面，將其都設置成日記賬，并在會計科目設置中進行指定科目操作，將現(xiàn)金科目指定為現(xiàn)金總賬科目，銀行存款科目指定為銀行總賬科目。對于原因②，在會計科目設置中補做指定科目的操作。完成這些工作后，即可查詢現(xiàn)金和銀行存款日記賬。

問題9：不能進入支票登記簿功能狀態(tài)。情況分析：在進行會計科目設置時，沒有將銀行存款科目指定為銀行賬；在結(jié)算方式設置中，沒有對“是否票據(jù)管理”選項進行勾選。解決辦法：先確定銀行存款科目指定為銀行賬，然后在結(jié)算方式設置的操作中，對需要進行票據(jù)管理的結(jié)算方式，在“是否票據(jù)管理”選項前勾選。此時就可以執(zhí)行支票登記簿的操作了。

問題10：憑證已審核（包括出納簽字），操作員也有記賬權(quán)限，的確有未記賬憑證需要記賬，而且記賬會計期與憑證填制日期也符合，但記賬時卻提示“無可記賬憑證”。情況分析：這是用友ERP-U88.50總賬系統(tǒng)中一個不友好的提示信息，出現(xiàn)這種情況只能是上月未結(jié)賬的原因造成。解決辦法：由具有結(jié)賬權(quán)限的操作員登錄總賬系統(tǒng)，進入結(jié)賬功能，先對上月進行結(jié)賬處理，然后執(zhí)行本月記賬工作。

問題11：出納不能簽字。情況分析：①因找不到要簽字的憑證而無法簽字。②沒有出納簽字權(quán)限，造成不能簽字。③沒有指定科目，造成不能執(zhí)行出納簽字操作，指定科目的意義在于為出納員指定專管科目。④總賬業(yè)務控制參數(shù)設置中，沒有規(guī)定“出納憑證必須由出納簽字”，不需要進行出納簽字。解決辦法：對于原因①，只有收款憑證和付款憑證才需要進行出納簽字；確認要簽字憑證的篩選條件是否符合實際，關(guān)鍵是要核實給出查找條件的會計期與要簽字憑證的填制日期是否一致。對于原因②，確認操作員是否有出納簽字的權(quán)限。對于原因③，在會計科目設置中，指定現(xiàn)金科目為現(xiàn)金總賬科目，指定銀行存款科目為銀行總賬科目。對于原因④，在總賬業(yè)務控制參數(shù)設置中，進行“出納憑證必須由出納簽字”的設置。

問題12：月末無法生成銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證。情況分析：“庫存商品”、“主營業(yè)務收入”以及“主營業(yè)務成本”的賬簿格式未設置為數(shù)量金額式。解決辦法：遇到這種情況，只能依靠手工計算銷售成本，通過鍵盤錄入記賬憑證加以解決，因為從初始設置到日常賬務處理，整個數(shù)量數(shù)據(jù)都缺失，已無法再對以前業(yè)務數(shù)據(jù)進行修改。

問題13：生成轉(zhuǎn)賬憑證有誤。情況分析：一方面，可能是自動轉(zhuǎn)賬憑證的設置有誤，主要是科目設置或計算公式設置存在問題；另一方面，可能因為存在相關(guān)聯(lián)的未記賬憑證，導致賬中取數(shù)不完整。解決辦法：查看自動轉(zhuǎn)賬定義，確認或修改自動轉(zhuǎn)賬設置，確保正確無誤；將相關(guān)聯(lián)的未記賬憑證全部記賬，然后再執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成的操作。

問題14：生成匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證的金額有誤。情況分析：沒有在總賬的初始設置中定義調(diào)整匯率。解決辦法：由賬套主管執(zhí)行“外幣及匯率”功能，輸入相應的調(diào)整匯率，然后再生成匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證。

問題15：生成的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證是錯誤的。情況分析：沒有充分考慮到賬務取數(shù)時的前后聯(lián)系，賬中取數(shù)不完整。解決辦法：先廢除錯誤的憑證，再正確進行后面的操作，對于前后有聯(lián)系的轉(zhuǎn)賬業(yè)務，每生成完一張憑證，都要及時進行審核并記賬，然后才能進行后面的轉(zhuǎn)賬憑證生成工作。

問題16：月末結(jié)賬時，系統(tǒng)提示尚有未結(jié)轉(zhuǎn)為零的損益類賬戶。情況分析：期末結(jié)賬時，損益類賬戶余額應為零，如果還有未結(jié)轉(zhuǎn)為零的賬戶，說明期末的損益結(jié)轉(zhuǎn)工作還沒有做完。解決辦法：將未結(jié)轉(zhuǎn)的損益類賬戶的余額進行相應結(jié)轉(zhuǎn)（生成憑證），然后更換操作員，進行審核簽字，再進行記賬。最后，可進行結(jié)賬工作。