轉賬業務級別校驗的必要性

［摘 要］ 在使用通用會計軟件的自動轉賬業務模塊進行轉賬業務的記賬憑證制作時，由于各項轉賬業務無級別、無層次，用戶使用較為不便，也容易造成記賬上的混亂現象，因而導致會計數據的錯誤。本文就這一現象提出在會計軟件中增加自動轉賬業務級別校驗功能的建議。

［關鍵詞］ 轉賬業務級別；校驗；轉賬業務公式及數據打印

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2007）02-0021-02

目前國內市場上銷售的通用會計軟件都具備自動轉賬業務功能，該功能主要用于期末轉賬業務。筆者根據國內多家通用會計軟件的使用情況，發現其中有幾個環節的設計不太理想，因而增加了操作人員的主觀判斷，沒有充分發揮軟件的檢測功能，現列舉如下：（1）轉賬業務無級別設置；（2）轉賬業務無級別校驗；（3）憑證記賬無級別校驗；（4）轉賬業務無原始憑證生成等。

會計軟件在設計時要以會計業務為依據，否則就會與現行會計制度相違背，因此，有必要對會計轉賬業務進行剖析。

一、會計轉賬業務的級別

會計的轉賬業務一般有分配制造費用、分配輔助生產成本、計提固定資產折舊、計提職工福利費、計提工會經費、計提職工教育費、計提壞賬準備、計提削價準備、計提減值準備、計提管理費、各項收入轉利潤、各項成本費用轉利潤、計提所得稅、利潤分配、年末結轉等。在實際工作中，這些轉賬業務是有先后順序的，因此也就形成了期末轉賬業務的級別。根據實際工作中會計業務發生的先后順序，進行會計業務的期末處理，才能形成正確的會計數據，這是每個會計從業人員所共知的。如果在未提取折舊費、福利費、管理費等費用的情況下結轉損益類賬戶，必然虛增企業利潤，導致會計數據失真，從而影響后續會計數據的正確性。所以轉賬級別的設置非常重要。

二、轉賬業務級別校驗的設想

通用會計軟件的自動轉賬業務模塊應當根據手工情況下會計轉賬業務的順序來設計，同時要利用軟件和計算機的特殊功能，對轉賬業務級別進行校驗，以免轉賬級別較高的記賬憑證先生成，或低級別的憑證在未記賬的情況下生成高級別的憑證，從而造成財務數據的錯誤。筆者在會計電算化教學中就曾發現學生多人次對同一筆經濟業務利用期末自動轉賬功能重復編制記賬憑證的現象，故筆者對會計軟件中的自動轉賬業務有如下建議：（1）增加轉賬業務級別功能，以劃分轉賬業務的先后順序及層次；（2）增加轉賬業務級別校驗功能，由軟件校驗轉賬業務屬于哪一級別的業務，并檢測本級轉賬業務是否全部生成，若有未生成的轉賬憑證，系統應給予報告，提示操作人員是否繼續生成高一級憑證（如計提管理費用與計提壞賬準備為同一級別業務，都是結轉本年利潤賬戶前應當提取的費用，但管理費用每月計提，壞賬準備年末計提，它們不是同一層次）；（3）增加憑證記賬校驗功能，確保記賬層次低的憑證均已記賬；（4）增加轉賬業務公式打印功能，給后續財政、稅務檢查及審計留下線索。

三、轉賬業務級別舉例

某企業部分期末轉賬業務見表1。

在這些轉賬業務中，要對每一級別進行校驗，而不是對每一筆業務進行校驗，從而減少人機對話，又能做到有效校驗。有的軟件對每一筆業務都進行校驗，卻不能對低級別的憑證是否已生成、已記賬進行校驗，這就有可能造成在低級別的憑證未記賬的情況下生成高級別的憑證，從而導致會計數據的錯誤。有的軟件根本沒有校驗功能，應當增加。

例如某通用會計軟件在計提管理費時，首次生成該憑證時系統無提示，第二次生成該憑證時，系統只提示“有未記賬憑證，是否生成”，導致重復生成該憑證仍可執行，軟件沒有檢測出是同一筆經濟業務，再生成同一級別的轉賬業務憑證時，系統還是同樣的提示，人機對話重復，從而降低操作速度。

四、轉賬業務校驗設計

（一）校驗轉賬業務的級別、本級憑證是否全部生成、記賬

在進行期末轉賬業務的憑證制作時，若本級憑證未全部生成，當生成高一級別的憑證時，人機對話提示：“尚有低一級別的憑證未生成，是否繼續 YN”，如果本級憑證存在漏編，則鍵入“N”，不生成高一級別的憑證，查找未生成的前一級別的業務內容，繼續生成前一級憑證；如果本級別本層次的憑證確已全部生成，則鍵入“Y”準備生成高一級憑證。當鍵入“Y”后提示“前一級憑證尚未記賬”，則應先進行前一級憑證的審核、記賬，之后再進行高一級憑證的生成。

例如：根據表1，“壞賬準備”應在年末計提，本業務屬于第2級別，但與其他本級業務不是一個層次，故，1~11月份在未生成“壞賬準備”憑證時，生成第3級別的憑證，系統提示“尚有低一級別的憑證未生成，是否繼續 YN”，當確認本級別應該生成的憑證已畢，鍵入“Y”；若系統提示“有未記賬憑證，是否生成”，則說明還有2級別的憑證未記賬，應先審核、記賬，再生成3級別的憑證。若沒有人機對話，則說明第2級別的憑證已經記賬，可生成第3級別的轉賬憑證。應當注意的是，12月份不要忘記計提壞賬準備。

（二）打印自動轉賬憑證公式及數據

每筆自動轉賬業務生成后，存盤時系統提示“是否打印公式來源及數據 YN”，鍵入“N”，則跳過打印；鍵入“Y”，則打印本項業務的計算公式及數據，作為記賬憑證的原始憑證，以備財政、稅務檢查及審計。現在的通用會計軟件大都沒有此功能，從而給后續檢查及審計造成不便。

（三）重復生成憑證時應予提示

若本筆業務確已生成，當重復生成該憑證時，系統應提示“該筆業務已生成，是否重復生成 YN”，鍵入“N”退出本項業務的憑證制作，鍵入“Y”則重復生成該筆業務的憑證，本項功能是為以前月份發生憑證漏編的補救，是否需要生成憑證，由用戶確定。

五、建 議

以上自動轉賬業務級別校驗功能增加的設想，源于會計電算化教學工作中遇到的實際問題，望軟件開發單位能予以考慮。