民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄與檔案館既有民國(guó)檔案目錄體系的融合

隨著民國(guó)檔案開(kāi)放#65380;利用#65380;宣傳等工作的深入展開(kāi)，社會(huì)各界對(duì)民國(guó)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)也在不斷提高，使得民國(guó)檔案的開(kāi)放利用工作進(jìn)入了蓬勃發(fā)展期。現(xiàn)在除了個(gè)人到檔案館查檔利用在繼續(xù)，更增加了以某個(gè)地區(qū)或某個(gè)單位檔案機(jī)構(gòu)為豐富#65380;擴(kuò)大館藏為目的，要求對(duì)某方面特定內(nèi)容的檔案進(jìn)行系列性查閱利用的情況，檔案館在為這些利用者服務(wù)的同時(shí)，便形成了相應(yīng)的民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄。隨著時(shí)間的推移，檔案館的民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄還會(huì)不斷增加。

制作一套民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄，從題目的確定到條目的具體編制#65380;排列，需要耗費(fèi)相當(dāng)?shù)娜肆εc時(shí)間，不過(guò)，對(duì)它的利用卻往往是一次性的，隨著交付給定制者，該專(zhuān)題目錄的使用壽命基本上也就結(jié)束了，很少有再次使用的機(jī)會(huì)，這無(wú)疑造成了人力#65380;物力的浪費(fèi)。其實(shí)，檔案目錄種類(lèi)的數(shù)量和質(zhì)量都是不斷發(fā)展變化的，各種檔案目錄之間是相互補(bǔ)充#65380;相互協(xié)調(diào)的關(guān)系，正是各種檔案目錄的有機(jī)結(jié)合才構(gòu)成了檔案目錄體系的總體。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案館的應(yīng)用，我們完全可以對(duì)民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄做到一次開(kāi)發(fā)制作，多次復(fù)合利用，亦即延續(xù)#65380;提高其使用價(jià)值的最佳途徑便是將之融入檔案館的既有民國(guó)檔案目錄體系中。

一#65380;遵循建設(shè)既有館藏

民國(guó)檔案目錄體系時(shí)的相關(guān)規(guī)則

民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄不是一種獨(dú)立于館藏民國(guó)檔案目錄體系之外的檢索手段，它應(yīng)該滲透貫穿于整個(gè)利用過(guò)程，如果我們擁有一個(gè)在標(biāo)準(zhǔn)化體系下建立起來(lái)的民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄，將會(huì)使我們獲得相應(yīng)的最佳工作秩序和工作效益，因?yàn)闄n案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作現(xiàn)代化的前提和主要內(nèi)容，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化就沒(méi)有專(zhuān)業(yè)化，就沒(méi)有高質(zhì)量#65380;高速度。

從檢索語(yǔ)言角度分析，專(zhuān)題目錄是介于分類(lèi)目錄和主題目錄之間的一種目錄，其特點(diǎn)是選題的靈活性和專(zhuān)題結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)性，它集中了有關(guān)某一專(zhuān)題的全部檔案線(xiàn)索，不受年代#65380;全宗的限制。它的條目著錄單位，既可以選擇文件級(jí)，也可以選擇案卷級(jí)①。檔案館民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄便是系統(tǒng)收錄了相應(yīng)專(zhuān)題的#65380;以當(dāng)時(shí)能力能搜集到的全部館藏檔案線(xiàn)索，同時(shí)還具備了跨全宗#65380;跨著錄單位級(jí)次的特點(diǎn)。顯然，它和分類(lèi)目錄很相似，而分類(lèi)目錄是建立在案卷目錄基礎(chǔ)上的，因此，今天我們?cè)诰幹泼駠?guó)檔案專(zhuān)題目錄時(shí)，便應(yīng)該嚴(yán)格遵循當(dāng)初制作案卷目錄和分類(lèi)目錄時(shí)的相關(guān)規(guī)則，這些規(guī)則包括《民國(guó)檔案整理編目工作細(xì)則》#65380;《民國(guó)檔案著錄細(xì)則》#65380;《民國(guó)檔案分類(lèi)標(biāo)引細(xì)則》等，其中所涉《中國(guó)檔案分類(lèi)法》中的《民國(guó)檔案分類(lèi)表》應(yīng)以1997年版作為工具使用。

不過(guò)，事物總是在發(fā)展中前進(jìn)的，在檔案館目錄體系建設(shè)過(guò)程中亦如此。各級(jí)檔案館現(xiàn)在基本上未就民國(guó)檔案開(kāi)展文件級(jí)整理工作，因此，檔案館目錄數(shù)據(jù)庫(kù)多由案卷級(jí)的檢索條目構(gòu)成，而在民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄制作過(guò)程中卻并不完全是案卷級(jí)目錄，由于利用者的要求有粗有細(xì)，檔案館對(duì)檔案利用也有劃控要求，因此出現(xiàn)文件級(jí)目錄也就不足為奇。而兩種不同級(jí)次的目錄制作是有差異的，案卷級(jí)目錄是針對(duì)已成固定卷的一個(gè)單位對(duì)象進(jìn)行，文件級(jí)目錄的工作對(duì)象單位卻要在工作中隨機(jī)確定，而這是以往的工作規(guī)則中所沒(méi)有涉及的，等等。諸如此類(lèi)的問(wèn)題，使我們?cè)诿駠?guó)檔案專(zhuān)題目錄制作過(guò)程中，會(huì)遭遇到原規(guī)則中所沒(méi)有涉及到的問(wèn)題，對(duì)此，我們應(yīng)首先摸索論證新的工作規(guī)則，待成熟后，補(bǔ)充進(jìn)原有規(guī)則中，作為下一步開(kāi)展相關(guān)工作的依據(jù)，即在民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄制作的實(shí)踐過(guò)程中，還應(yīng)補(bǔ)充檔案館建設(shè)既有館藏民國(guó)檔案目錄體系時(shí)的原有規(guī)則，使之在不斷循環(huán)#65380;螺旋式上升的運(yùn)動(dòng)過(guò)程中得到提高#65380;完善。

編制民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄，嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)則，可以獲得最佳工作秩序，同時(shí)還能獲得最佳工作效益。隨著電腦技術(shù)在檔案館的應(yīng)用，按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)#65380;規(guī)范操作所獲得的民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄可以在輸入電腦后，和檔案館相關(guān)目錄數(shù)據(jù)實(shí)行對(duì)接，資源共享，以便查找利用工作的進(jìn)一步升級(jí)或細(xì)化。

二#65380;專(zhuān)題目錄應(yīng)有科學(xué)的結(jié)構(gòu)并能與既有

民國(guó)檔案目錄體系實(shí)行互動(dòng)#65380;參照

民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄的結(jié)構(gòu)可以分為著錄結(jié)構(gòu)和目錄組織結(jié)構(gòu)兩個(gè)層次，下面再細(xì)分若干具體結(jié)構(gòu)②，它們的擬定是決定該套目錄質(zhì)量好壞#65380;功能能否實(shí)現(xiàn)及與既有館民國(guó)檔案目錄體系能否融合的關(guān)鍵，因此應(yīng)力求科學(xué)合理。

民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄和館藏目錄不同，后者是按館藏檔案的一定規(guī)律逐一完成的，如按全宗序列編制了全宗目錄或以全宗為單位，按案卷序號(hào)編制了案卷目錄，而前者則往往是應(yīng)利用者之約進(jìn)行的，帶有一定的隨機(jī)性，專(zhuān)題所涉內(nèi)涵也會(huì)因時(shí)間的不同而有或大或小的差異，涉及全宗#65380;著錄級(jí)次也會(huì)有不同。筆者以為，民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄的結(jié)構(gòu)構(gòu)成中應(yīng)包含前言或序，以講述該專(zhuān)題目錄產(chǎn)生的背景#65380;闡釋專(zhuān)題內(nèi)涵#65380;列明所涉全宗及著錄級(jí)次等事宜，前言或序言不一定或只將部分內(nèi)容提供給利用者，其作用主要還是留館以作今后工作參考。

民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄的制作應(yīng)嚴(yán)格遵循當(dāng)初制作案卷目錄和分類(lèi)目錄時(shí)的相關(guān)規(guī)則，據(jù)此，檔案館在實(shí)際操作中對(duì)民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄的條目結(jié)構(gòu)選定一般為:檔號(hào)#65380;題名#65380;時(shí)間#65380;分類(lèi)號(hào)#65380;頁(yè)數(shù)#65380;備注等項(xiàng)，保證了條目和檔案實(shí)體的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，揭示了檔案內(nèi)容，并使利用者能按類(lèi)檢索，從條目中便能大致了解該著錄單元對(duì)應(yīng)的檔案實(shí)體的多少#65380;保存狀態(tài)的優(yōu)劣等等信息，從而基本上能滿(mǎn)足專(zhuān)題目錄為利用者提供的服務(wù)功能。

民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄是檔案館既有民國(guó)檔案目錄體系的構(gòu)成部分，在其制作過(guò)程中二者進(jìn)行互動(dòng)#65380;參照是必需也是可行的，因此，在制作過(guò)程中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。

1#65380;充分利用原基礎(chǔ)。在檔案館既有民國(guó)檔案目錄體系中，已有案卷目錄和案卷級(jí)分類(lèi)目錄，因此，當(dāng)制作的專(zhuān)題目錄條目是案卷級(jí)時(shí)可以借用原有成果，從而提高工作效率。當(dāng)然，每一個(gè)后面的工作環(huán)節(jié)也往往是前面工作環(huán)節(jié)的檢驗(yàn)者，如果此時(shí)發(fā)現(xiàn)原有目錄有錯(cuò)，應(yīng)加以糾正，同時(shí)相應(yīng)地也要對(duì)既有目錄作出修改調(diào)整，進(jìn)行互動(dòng)干預(yù)，以保證檢索工具與檔案實(shí)體的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。

2#65380;文件級(jí)民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄應(yīng)和原有案卷目錄互作參照。由于前文分析的原因，民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄中會(huì)出現(xiàn)文件級(jí)專(zhuān)題目錄，一個(gè)卷下可派生出一個(gè)以上的文件級(jí)條目，從邏輯關(guān)系上看，它們和原卷的案卷目錄具有“母子”關(guān)系，在檔案內(nèi)容揭示上是一種深層次的延伸，因此我們可以將二者互作參照，以便于利用者的選擇利用。當(dāng)然，這是在檔案館未建有全引目錄的前提下進(jìn)行的。

3#65380;將專(zhuān)題題名列入每一專(zhuān)題條目中。既然我們的目的是要將專(zhuān)題目錄融入館民國(guó)檔案目錄體系中，要和館相關(guān)目錄數(shù)據(jù)實(shí)行對(duì)接，我們?cè)跀M寫(xiě)專(zhuān)題目錄條目題名時(shí)，就應(yīng)將專(zhuān)題題名列入其中，以便實(shí)行計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索。

三#65380;民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄應(yīng)實(shí)行歸口管理

民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄一般是應(yīng)利用者之約而制作的，社會(huì)各界利用者和檔案館的接觸并非單一的，利用#65380;匯編#65380;保管#65380;整理編目部門(mén)及辦公室等等都會(huì)是接觸點(diǎn)。作為彌補(bǔ)經(jīng)費(fèi)不足的方法，檔案館創(chuàng)收在現(xiàn)階段還在運(yùn)行操作中，承攬編制民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄是各部門(mén)創(chuàng)收的方式之一，因此，專(zhuān)題目錄的制作也就絕非只由檔案館承擔(dān)編目職能的部門(mén)進(jìn)行，既然這種情況的出現(xiàn)有其必然性，那么我們就只能順勢(shì)而為，對(duì)操作過(guò)程和操作結(jié)果實(shí)行歸口管理，以保證民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄的標(biāo)準(zhǔn)化，從而實(shí)現(xiàn)與既有民國(guó)檔案目錄體系的融合。

1#65380;對(duì)操作過(guò)程的歸口管理，應(yīng)由檔案館專(zhuān)司編目職能的部門(mén)承擔(dān)。如果我們把編制民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄比作一場(chǎng)游戲，參與者就應(yīng)該熟知游戲規(guī)則，編目職能部門(mén)應(yīng)該幫助其他部門(mén)操作者了解#65380;熟悉#65380;運(yùn)用編制民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄應(yīng)遵循的相關(guān)規(guī)則，對(duì)遇到規(guī)則無(wú)法涵蓋的問(wèn)題，共同討論協(xié)商解決辦法。畢竟，規(guī)則再多#65380;再好，如果在實(shí)踐中未予嚴(yán)格執(zhí)行，也就失去了意義，計(jì)劃將民國(guó)檔案專(zhuān)題目錄融入檔案館民國(guó)檔案目錄體系的初衷也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

2#65380;對(duì)操作結(jié)果的歸口管理，仍應(yīng)由檔案館專(zhuān)司編目職能的部門(mén)承擔(dān)。編目部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)館內(nèi)所有專(zhuān)題目錄(可以是原件，也可以是備份)實(shí)行統(tǒng)一管理，這種管理是動(dòng)態(tài)的，包括今后館內(nèi)再有新專(zhuān)題目錄的立項(xiàng)，應(yīng)首先對(duì)館既有專(zhuān)題目錄進(jìn)行搜索，如有類(lèi)似的，可直接借用或參考使用，如沒(méi)有，再予以立項(xiàng)開(kāi)展。同時(shí)，在今后的目錄編制過(guò)程中，如有涉及原專(zhuān)題目錄的任何改動(dòng)，都要對(duì)專(zhuān)題目錄進(jìn)行相應(yīng)變動(dòng)。

注 釋:

①②孫 鋼:《檔案目錄學(xué)》，檔案出版社，1991年版。

作者單位:中國(guó)第二歷史檔案館