圖書館應加強檔案管理工作

圖書館檔案作為一種文獻，是圖書館工作的一個重要的信息組成部分，也是圖書館系統的寶貴財富。圖書館檔案是圖書館工作的全面、系統、真實的記錄，是對圖書館的工作考察評估的依據，也是對圖書館工作人員進行考察評估的依據。它對于圖書館工作的總結、計劃的制定、圖書館的良性運作及讀者工作的正常開展等，都具有十分重要的參考價值。因此，如何加強圖書館的檔案工作，為圖書館事業服務，是值得我們認真研究和解決的一個重要課題。

一、圖書館檔案管理工作的作用

1、 為領導工作和決策提供可靠依據

圖書館領導在工作中需要了解館內的歷史數據和工作情況時，可參考館內保存的檔案材料，不斷健全和完善各項規章制度、崗位責任制。新調來和新上任的館領導可通過檔案資料很快熟悉本館的基本情況，順利地開展業務工作。由于圖書館檔案資料不斷在工作和活動中得到豐富和充實，這為圖書館領導利用本檔案信息進行決策、總結工作和制定計劃提供可靠依據。

2、 為圖書館的各項工作研究提供重要參考

圖書館檔案中收集歸納了日常管理和業務梳理過程中各類統計數據和統計報表。如《閱覽人次統計表》《圖書利用率統計表》《圖書館主頁點擊率統計表》《新書統計表》等，以及記錄了不同時期、不同階段的圖書館組織機構、人員編制和各時期取得的成績和科研成果。因而，它不僅成為提供圖書館調查工作思路，保證各項工作的高效率運作的依據，而且成為圖書館業務探討、學術研究的可靠材料。

3、為圖書館提高管理水平、加強工作效率提供保障

圖書館檔案主要包括上級下發的各種文件，本單位的請示、報告、總結、計劃、規劃、方案、藏品目錄、統計報表、規章制度及館外交流材料等，比較全面系統地記錄了本單位各個階段主要活動歷史。圖書館有關工作人員將這些信息收集、歸類處理，把最有用的信息提供給領導和業務部門的負責同志，確保了館內工作的高效運行。在工作中遇到問題時，通過查找檔案，認真分析和研究，可從中獲得啟發，提高辦事效率和工作水平，成為圖書館各項工作的參謀和助手。

4、為圖書館歷史年鑒的編撰提供依據

圖書館檔案真實地記載著圖書館自創建以來的發展歷史，系統地、多角度地、多方位地反映了圖書館自建館以來的各項活動的真實情況，成為圖書館編撰歷史年鑒的重要依據，也是上級領導對圖書館進行評估時可查閱的重要依據。

二、圖書館檔案管理中存在的問題

1、只重視保存文獻資料，忽視檔案的自身建設。目前，除了大型圖書館對檔案工作比較重視之外，大多數中、小型圖書館仍然存在檔案意識淡薄的問題。由于思想認識偏差，許多圖書館的領導還沒有充分認識到圖書館檔案工作的重要性，忽視檔案的自身建設。

2、 檔案工作滯后于圖書館業務現代化進程。圖書館檔案管理工作的基礎設施、設備條件和技術手段，普遍落后于本館業務部門，有的圖書館甚至沒有專門的檔案管理機構和工作人員，這些情況限制了圖書館檔案工作的發展，妨礙了圖書館檔案管理現代化進程，使圖書館檔案工作難以為本館發展提供快捷、有效的參考咨詢服務。

3、檔案人員的業務水平不能滿足檔案現代化發展需要。現有的圖書館檔案管理人員大多是兼職，只負責登記、收藏、保管等一般性管理工作。因此，普及和提高圖書館檔案人員應用現代化手段進行檔案管理的能力，已成為當前的主要任務。

三、加強圖書館檔案管理工作的有效途徑

1、 領導重視是加強圖書館檔案管理工作的關鍵。圖書館領導應從思想上高度重視圖書館檔案工作，深刻認識到圖書館檔案同圖書資料一樣也是一種寶貴的信息資源，對圖書館的工作有著非常重要的參考意義。在爭得領導對檔案工作重視的基礎上，逐步把圖書館檔案管理列入領導議事日程上來，配備兼職或專職的檔案管理員負責全館檔案管理，并確定一名館長主管檔案工作，這是搞好檔案管理工作的首要問題。

2、健全管理制度是搞好檔案管理工作的基礎。圖書館檔案管理工作作為圖書館整體工作的一個組成部分，若沒有一個嚴格的規章制度，是難以保證檔案管理工作順利開展的。圖書館檔案管理業務大體包括以下幾個環節:檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統計、檔案利用，也可以劃分為兩個基本組成部分，即檔案基礎工作和檔案提供利用工作。因此，圖書館在檔案管理工作中應注意以下環節:一是按要求規范檔案案卷形成的全過程，從檔案材料用紙到收集、整理、編目等，力求做到統一標準、分類科學、組卷合理、編目清楚;二是要做到有序化管理，對各種檔案分門別類、形成體系，做到系統化，要有交接手續和明細賬;三是要編制實用、系統的檢索工具、建立完善的檢索體系。通過一系列的規章制度和規范化管理，才是搞好圖書館檔案管理工作的基礎。

3、提高圖書館檔案管理人員素質是搞好檔案管理工作的保證。圖書館檔案工作人員的素質是影響檔案工作的重要因素之一。作為一名檔案管理工作者，不但要有較強的政治素質，還要有較高的業務水平，因此，要加強對檔案人員的政治思想和職業道德教育，同時還要加強圖書館檔案人員的業務培訓和業務指導，引導檔案管理人員掌握有關檔案工作的新知識和新技能，以適應新時期檔案管理工作的需要。

4、 應用現代化技術管理制度，是提高檔案管理工作效率的重要手段。計算機的廣泛應用和信息技術的飛速發展，對于圖書館檔案管理工作而言機遇與挑戰并存。檔案管理的現代化是圖書館現代化的重要內容之一。一方面要加大對圖書館檔案管理投入力度，配備必要的設備;另一方面，通過現代化手段管理圖書館檔案，大大提高圖書館檔案管理中存儲、處理、控制、開發、利用檔案信息的能力，進一步提高圖書館檔案信息資源的開發與利用。因此，應用現代化技術管理檔案是提高圖書館檔案管理工作效率的重要手段。

總之，圖書館的檔案管理工作主要是以“積極收集整理，有效提供利用”為中心的。隨著圖書館事業的不斷發展，檔案管理工作也急需加強，使其管理現代化、規范化、法制化，不斷加大和改善經費投入，提高人才隊伍建設，只有這樣才能最大限度地提高圖書館的檔案管理工作，為圖書館的發展做出貢獻，為圖書館事業建設服務。

參考文獻:

1、歐陽宏:《試論圖書館檔案管理工作的創新與發展》，《晉圖學刊》2003年第3期。

2、洪 漪:《檔案管理原理與方法》，武漢大學出版社?熏1996年版。作者單位:青海大學圖書館