綜合檔案館館藏缺陷原由探析及啟示

館藏優化是一個歷久彌新的話題。從根本上講，館藏隨時代的變遷不斷發展。古時，由于檔案庫房僅保存專制活動的記錄，數量少，類型簡單，利用對象狹窄，不存在也沒必要提出館藏優化問題。到近當代，情況恰恰相反。“文件雪崩”造成了檔案量大質雜，社會多元化發展使民眾信息需求個性化趨勢突顯，兩者構成尖銳矛盾，迫切需要找出解決的方法。其中，館藏優化能以少而精的檔案庫藏滿足用戶多樣化個性化的信息需求，是解決這一矛盾的關鍵要素之一。

一、我國綜合檔案館館藏缺陷根源的重新探析

大致情況是，我國各級綜合檔案館館藏存在“高齡檔案”、非紙質檔案少，文書檔案多，長期卷比例偏大等幾大缺陷。究其根源，主要有:

1、戰爭破壞、人為焚毀

古代我國是一個戰亂頻繁、思想禁錮的國度，檔案屢遭戰火焚毀，人為破壞，致使“高齡檔案”遺留較少。從戰國兼并戰爭，到秦始皇焚書，兩漢末年的戰亂，魏晉南北朝社會大動蕩等，檔案一直處于“毀其宗廟，遷其器”的境況。宗廟即保存檔案的地方，“重器”多為銘刻文字的青銅檔案，結果是“京華蕩覆，渠閣文籍，靡有孑遺”。至明清，歷史的車輪仍在不停地輾碎著珍貴的檔案文獻。這一時期有明末混戰，乾隆焚毀書籍檔案，外國侵略者盜竊等，“高齡檔案”的流失進一步加劇。到新中國成立后，受“戰備”思想影響，要求檔案能“背得動，扛得起”而錯銷大量檔案，“文革”中檔案也被大量焚毀。這部分損失的檔案中也包括大量“高齡檔案”。以上歷史或人為因素造成了今天我國各級各類綜合檔案館清以前檔案收藏少的局面。

2、機構精簡、企業改革中全宗數量日趨減少、文書檔案比例偏大

相關機構到期應移交的檔案是我國各級各類綜合檔案館館藏的主體，如黨政機關、群眾團體、領導機關和部門、國有企事業單位、撤消機關等產生的檔案。其中又以黨政機關為主，由于這類機構偏重于行政管理職能，產生了大量文書檔案，自然使館藏中文書檔案比例偏大。另一方面，我國政治、經濟體制改革要求政府轉變職能，精簡機構。在有關部門、機構相繼撤銷中，綜合檔案館的全宗數量日趨減少。如據2005年5月25日消息，我國政府機構改革在1982年把100個工作部門精簡到61個;1988年國務院部委機構減少到41個，工作機構數繼續減少到68個;1993年國務院工作部門從86個減少到59個;2001年2月19日，7個局撤銷;2003年內閣級的機構精簡到20個左右。[1]地方機構精簡情況也大抵如此。各地綜合檔案館館藏全宗數量因機構不斷撤銷相應減少，檔案種類也就相應萎縮，文書檔案比重偏大進一步加劇。最明顯的是，隨著我國社會主義市場經濟體制的確定，許多國企進行了股份制改造、拍賣或被兼并，不再屬于全民所有制企業，也就不再向當地綜合檔案館移交檔案。以上列舉，都影響到綜合檔案館全宗數量，并令文書檔案在館藏比重進一步增大。

3、現有檔案規章制度的滯后

我國規定:縣市級綜合檔案館可接收長期案卷;檔案館工作人員的編制隨館藏量增減而增減，即檔案人員配置及檔案經費撥付以館藏檔案資料數量為依據。這就助長了各綜合檔案館或大量接收長期案卷，或為增加經費和人員編制而收集永久卷之外的定期卷，從而造成了館藏中定期卷占較大比重，館藏成份復雜，檔案質量良莠不齊。如“據調查，甚至在個別市縣檔案館為了單純追求進館檔案的數量，每年案卷增長率為50%以上。在這樣大的增長幅度中，濫竽充數的成分，經核實占10-20%。”[2]

檔案規章制度滯后對館藏另一方面的影響是:由于檔案獎懲或檔案鑒定銷毀規定的模糊和不合時宜，人們一直被“保管保險，銷毀危險”的思想束縛，因怕承擔責任而很少對館藏到期案卷進行鑒定銷毀;即便鑒定為該銷毀的案卷，也于“緩存期”內一拖再拖，即“無論在檔案室還是檔案館，長期檔案的保存都存在著‘有期無限’的現象”。[3]致使館藏結構不合理現象長期存在。如以浙江省紹興地區為例，“一個縣級檔案館藏量多在五六萬卷以上，其中短期檔案比例在70%左右，已到期的多在萬卷以上，甚至部分已過了兩個15年的保存期，檔案陷入‘只進不出’，‘只生不死’的怪圈?！盵4]

4、各類型檔案館爭奪檔案資源

按《檔案館工作通則》規定，綜合檔案館是按行政區劃或歷史時期設置的，收集和管理所轄范圍內多種門類檔案的機構，突出指明了館藏的多樣性。但近年國家設置了除綜合檔案館外，還有專業、專門檔案館，部門檔案館、企事業單位檔案館等。由于各館都有自己的館藏范圍，形成了爭奪檔案資源局面。即使在有些地、縣，“雖然沒設專門和部門檔案館，但省、區、市的專門和部門檔案館已通過‘條條’管理渠道直接干預了地、縣有關機關的檔案交接問題。因此，實質上，國家檔案館在省、地、縣三級，‘只此一家，別無分號’的局面已成為歷史。”[5]這樣，許多過去由綜合檔案館保管的檔案，如公安檔案、訴訟檔案、組織干部人事檔案、金融保險檔案、郵電通訊檔案、地質檔案、礦產檔案、天文氣象檔案，城鎮建設、自然資源、文物古跡檔案等，歸屬其他專業或部門檔案館?！霸诂F行檔案法規沒有明確規定各類檔案館館際之間關系和檔案資源流向的情況下，必然導致不同門類檔案館在收集檔案方面的矛盾?！盵6]在各類型檔案館爭奪檔案資源中，綜合檔案館館藏進一步單一化。

二、綜合檔案館館藏優化的幾點啟示

盡管我國綜合檔案館館藏改革已提出多年，效果卻甚微。探其根源，是理論脫離實際，提出的一些觀點和辦法表面看來科學可行，實際卻行不通。要優化館藏，收到實效，得轉變思路，從新的視角研究綜合檔案館館藏的優化。

1、更新觀念，增強虛擬館藏觀

過去我們談優化館藏，過于局限在實體檔案的有序和精練。但正如上所述，受歷史和現實因素影響，追求實體檔案館藏優化步伐維艱，客觀上要求探索一條新途徑，就是要重視虛擬館藏建設。實際上，每個檔案館館藏不可能窮盡用戶所需全部信息，因為“各個檔案館處于不同的地位與條件，內在的獨立性和獨特性使它們有著不可替代的作用，各館館藏你有我無或我有你無，需要以積極的合作來達到互補?！盵7]這里，因受實體檔案孤本的局限，“合作”的最佳方式只能是虛擬館藏，通過虛擬模式收集各地檔案信息資源，達到資源共享最大化。這種思想使人提出了“復合檔案館館藏”概念，即“復合檔案館的檔案資源是傳統檔案、數據庫、電子文件、網絡信息資源的復合”[8]，把虛擬館藏提到館藏建設重要位置。

在現代技術及信息系統高度發達前提下，優化館藏以虛擬方式實現完全有必要也可行。具體舉措有:爭取檔案行政管理機構的更大授權，確立省、市綜合檔案館的中心地位，賦與其整合權利，有權監督、登記本行政區域的其他類型檔案館檔案，爭取檔案資源的共享共建;充分利用近年來各地檔案館裝備的先進技術和設備，在網絡上建立虛擬館藏，以建立檔案目錄中心，加入搜索引擎，檔案網站廣泛建立鏈接，建立檔案專業指導網站，針對檔案內容建立分類目錄，建立站內搜索引擎等形式實現資源的互用;加入公共信息網，實現檔案與圖書館、博物館等之間的信息共享。

總之，“檔案館應該利用網絡所獲得的存在異處的檔案、圖書、情報等信息資源，實現館藏形態由‘實體館藏’模式走向‘虛擬館藏’模式的轉變”[9]。這期間，檔案館館藏表現出雙重性，即實體館藏與虛擬館藏并存，傳統館藏檔案資源與數字化檔案信息資源相結合，發揮多方面積極性優化館藏。

2、重新劃定檔案進館接收單位

現實證明，綜合檔案館僅接收黨政機關檔案的做法已不可取。要改變原館藏形態，根本一點是改變館藏接收渠道單一性局面，擴大接收范圍，豐富檔案內容。由過去僅接收直屬一級單位應移交歸檔的檔案，到在調查研究基礎上，確立典型二級、三級單位作為移交單元。以廣東省檔案館為例，它們對“那些本地區獲得過‘全國第一’、‘全省第一’或本省、本地區的典型企業、特色企業優先予以考慮”[10]，“如反映廣東過去曾經是糖業大省、輕工業大省歷史地位的原省制糖造紙公司(在計劃經濟時期，代表省政府進行全省的糖業管理)等企業檔案就是在這種背景下接收進省檔案館的”[11]，通過擴大接收二、三級典型單位檔案進館，真正實現館藏的豐富和優化。也就是說，要改變館藏中行政單位文書檔案過多狀況，應在可能情況下，把某區域內由納稅人或國家投資的企事業單位也列為移交單位，好從根本上改變現存館藏形態。這些單位包括:“一是凡屬由國家投資或依靠納稅人稅款運轉或從事實踐活動的單位、組織，不管其屬性如何，國家綜合檔案館依照分級收集管理檔案的原則，都有權將其列入接收范圍;二是凡屬由國家提供或依靠花費納稅款運轉或從事實踐活動的單位、組織，其形成的任何檔案，國家檔案館都有權將其列入館藏進行收集。”[12]只有擴大各類型檔案移交單位范圍，綜合檔案館館藏才能反映當地社會發展基本概貌，館藏優化才有現實基礎。

3、應用戶需求不斷豐富檔案類型

信息社會，民眾需求個性化、多樣化，表現在檔案方面，諸如對有關人生、家世、家族的檔案，個人學歷和履歷、業績和財產、城市歷史的人物和事件、地方歷史風貌、社會重大事件方面的檔案感興趣。館藏應在研究用戶需求前提下不斷豐富和優化。不只接收文書檔案，也要接收其他類型檔案。在豐富檔案類型上，筆者歸納為:依托綜合檔案館設立檔案寄存中心等中介組織，吸引企業、個人寄存檔案，擴大非公共檔案接收范圍;與民間收藏家、文物市場多接觸，爭取民間珍貴檔案進館;對待“高齡檔案”，鑒于現實情況，我們只能更多保留某一歷史時期的史志圖書資料來補充;對私人保管的具有國家歷史意義的檔案要進行監控，采取私人檔案的登記制度、保管報告制度，購買、捐獻、遺贈、租借等方法進行管理;認識到現代信息網絡技術日趨普及，新型檔案載體日趨增多形勢，大膽接收電子文件，磁盤光盤等載體檔案;更重要的是，實物檔案也應成為我們的收藏范圍(如東京的日本銀行檔案部門，收藏了該行百余年間各個時期的辦公桌椅、文房四寶、電話、印鑒、薪金表、制服、門店牌匾、銀錢計量器、計算器等)。值得注意的一點是，在豐富進館檔案類型中，應采用適當比例法，抑制文書檔案過多局面。如有學者提出把館藏文書、科技、其他檔案比例定為5:2:3等，不失為一個參考。只有不斷豐富館藏檔案類型，才能滿足民眾個性化、多樣化信息需求。

4、 嚴格檔案進館的資格認定

中共中央辦公廳、國務院辦公廳1983年頒布的《機關檔案工作條例》規定:省級以上機關應將永久保存的檔案在本機關保存20年左右，省轄市(州、盟)和縣級以下機關將永久、長期保存的檔案在本機關保存10年左右，連同案卷目錄(一式3份)和有關檢索工具、參考資料，一并向有關的檔案館轉交。這樣，我國綜合檔案館館藏成分就復雜化。有只保留永久檔案的，有部分收藏長期檔案，甚至有保存短期檔案的。各級綜合檔案館在館藏期限劃分上的多樣化造成了檔案管理混亂，如綜合檔案館必須拿出大量時間進行到期檔案的鑒定銷毀，既耗時又費力，且使館藏一直處于變動狀態中;如因接收定期卷入館，館藏中重復件偶有出現，且檔案期限劃分易出錯;因可接收定期卷，致使某些單位為甩包袱，把一些無價值的檔案也移交進館，占用檔案館有限資源。在館藏檔案日益膨脹的今天，要優化館藏，應嚴格進館檔案的資格認定。筆者以為，可采取的靈活政策是:在省級綜合檔案館館藏已達相當規?；A上(一般百萬卷以上)，不再接收長期卷，只收永久卷，使檔案館真正成為永久保管檔案的基地;把檔案由“三分法”(永久、長期、短期)變為“二分法”，即進館與不進館，嚴格劃定進館檔案界限，只把最有價值的檔案接收進館;為控制進館檔案量大質雜現象，依照西方做法，可采用比例法控制進館規模，如前蘇聯進館檔案數量為機關總數量的3%，美國約2-5%等，最好不要超過15%，根據各館接收全宗數量多寡，檔案類型的多寡靈活掌握;在市縣級綜合檔案館，如館藏已經較豐富，可依照省級館的做法。如不足，可酌情接收長期卷進館，一為滿足用戶多方面需求，二為豐富館藏。但仍要把好鑒定關，嚴格長期卷的接收。只把反映機構基本職能，體現其基本業務工作的用戶急需檔案列入接收范圍，如婚姻檔案、房產檔案等，永久卷仍應是館藏主體。在接收的定期卷中最好采用標時法，明確保管期限，如16年、20年、25年、30年、40年、50年、75年等，以便于檔案鑒定銷毀，使館藏檔案的優化具備可操作性。

注 釋:

[1] http：//column.bokee.com/74023.html。

[2]胡 燕:《加強檔案鑒定 實現館藏優化》，《檔案天地》1995年第3期。

[3]何嘉蓀、傅榮校:《文件運動規律研究——從新角度審視檔案學基礎理論》，中國檔案出版社1999年9月第1版。

[4]孫觀清:《從中國檔案館藏現狀看檔案的優化》，《檔案學研究》2001年第5期。

[5]姜之茂:《檔案館理論與實踐新探》，中國檔案出版社2000年12月第1版。

[6][12]焦東華:《對加強檔案館檔案資源建設的思考》，《檔案學通訊》2004年第4期。

[7]宋 燕:《檔案館的競爭與合作》，《中國檔案》2000年第3期。

[8]柯友良:《對復合檔案館及其發展的構想》，《檔案學通訊》2005年第2期。

[9]馬仁杰、桑 丹:《論轉型期檔案館的館藏資源建設》，《蘭臺世界》2006年第7期。

[10][11]彭萬里:《由長春電影制片廠檔案流失說起》，《中國檔案》2005年第7期。

作者單位:廣西民族大學管理學院