檔案業務指導工作的方法和技巧

做任何事情都要講究一定的技巧和方法，只有掌握了正確的方法和技巧，才能取得事半功倍的效果。就檔案業務指導工作而言亦是如此。以北京市順義區為例，目前轄區內有120余家處級立檔單位，由區檔案局的5名業務人員分片進行業務指導。從全區總體情況看，各單位的檔案管理水平發展極不平衡。這其中除立檔單位自身的原因外，與我們的指導方法也有很大的關系。筆者認為，在檔案業務指導工作中應掌握以下幾方面的方法和技巧。

一#65380;從認識入手進行監督指導

認識是一個思想意識領域中的問題，如果對一個事物的認識不到位，那也不會做好這一事物。從順義區各單位的檔案工作發展現狀分析，有的單位檔案工作搞得有聲有色，而有的單位催一催動一動，甚至催幾催動一動。究其原因還是思想上不重視，認識上不到位。

一是單位主管領導認識不到位。一般一個單位主管檔案工作的領導，同時要分管幾方面的工作，如某鄉鎮一名主管檔案工作的領導，同時主管小城鎮建設#65380;招商引資等項工作。檔案工作與其主管的其他幾項工作相比，自然沒有轟轟烈烈的場面，也沒有引人注目的經濟效益。因此，在領導的主觀意識里，檔案工作自然屬于次要地位，甚至是可有可無的。思想認識上出了偏差，檔案工作自然會受到影響。

二是檔案工作人員認識不到位。認為檔案工作只不過是一項抄抄寫寫的簡單勞動，誰都能干，領導安排自己干檔案工作是對自己的不重視，干檔案工作低人一等，不如到職能科室做業務工作風光等。有了這樣的認識，自然也不會有心情做檔案工作。

對于有上述狀況的單位，我們業務指導人員要學會“察言觀色”，從其思想認識上找出突破口，切忌從檔案基礎業務指導入手。對于領導，首先要擺明檔案工作與其他各項工作的關系。檔案工作本身是一項基礎性#65380;服務性的工作，它雖然本身不能直接產生經濟效益，但是它能促進其他各項工作的發展。對于檔案人員，也要從思想上入手，幫助其樹立正確的職業道德觀念，讓他們了解到所從事的檔案工作，雖不是單位的主體職能，但是工作做好了一樣可以有所作為。

二#65380;從瓶頸問題入手，抓住關鍵環節進行指導

對于檔案業務指導人員來講，去基層進行業務指導，不要千篇一律地從立卷歸檔開始，應首先對被指導單位的檔案工作基本現狀認真分析，好在哪里#65380;弱在哪里。如果一個單位的檔案工作搞得不好，要分析問題究竟出在哪里，是有關人員的思想問題，還是業務水平問題等等。業務指導人員事前要進行周密細致的研究，找出阻礙檔案工作正常開展的瓶頸，抓住關鍵環節有的放矢地進行指導。

三#65380;從利用工作入手進行指導，

保持檔案工作持續健康發展

總結近幾年的檔案執法檢查結果，我們發現，原來檔案工作搞得轟轟烈烈的一些單位，近一兩年檔案工作呈下滑趨勢，主管檔案工作的領導及檔案人員的工作熱情也不如以前高，而原來檔案工作平平的單位，近一兩年卻有了很大的進展。帶著問題我們進行了調查，前者則認為，檔案工作純屬勞民傷財，發揮不了什么作用。后者則認為，檔案工作已屬單位工作的一部分，缺其不可。

為什么會產生這樣大的差異呢?我們又進一步進行了調研，原來與我們的業務指導人員不無干系。有的業務指導人員在基層進行指導時，把工作重點僅僅放在了提高案卷質量上，在指導時一味強調目錄書寫必須工整#65380;裝訂必須整齊等最基礎的工作，而對于利用工作卻一字未提，造成了基層單位檔案工作重點的誤區。長此以往，檔案工作發揮不了其應有的作用，當然要受冷落。因此，檔案業務人員在進行業務指導時，自己要牢牢把握檔案工作的最根本目的是利用，如果沒有利用檔案工作就會喪失其存在的基礎這一觀念，指導工作不忘從利用工作入手。

四#65380;從培訓工作入手，提高指導工作效率

以往我們開展業務指導的方式是逐戶指導，由于每個業務指導人員所負責指導的單位很多，就順義區來說，每個人要指導20—30家處級立檔單位，挨家挨戶地進行指導，勞動強度還是很大的，再加之部分基層檔案人員年齡偏大，兼職較多，給指導工作帶來一定的難度，于是，我們的業務指導人員干脆自己動手親自整理檔案，全過程包辦代替，以為這樣更快捷#65380;更有效率。殊不知，這樣周而復始，業務指導人員力氣沒少下，單位沒少跑，效果卻沒有，甚至促使基層檔案人員產生了等靠的依賴思想。如果換一下指導方式，把業務指導與業務培訓結合起來，對檔案業務方面存在的問題進行歸納總結，對帶有共性的問題集中培訓指導，只就個別問題下戶指導，將大大減輕指導人員的壓力，同時也有利于調動基層檔案人員的主觀能動性，促進檔案工作的良性循環。

作者單位:北京市順義區檔案局