走出聲像檔案管理的困境

聲像檔案的特點使其較之文字圖表檔案具備更多的優勢，更能走進大眾，貼近社會。但是，伴隨著聲像檔案的大量形成，管理上也暴露出很多問題，且已成為影響聲像檔案管理發展的障礙。

一#65380;聲像檔案管理的現狀

(一)個體意識偏差#65380;社會意識淡薄

聲像檔案的個體意識主要是指與檔案生成及管理直接相關人員的檔案意識。目前，除去檔案館專業攝錄人員外，各單位形成聲像檔案的攝錄人員或多或少存在著幾種意識上的偏差:一是認為聲像檔案可有可無，只是傳統檔案的附屬品。二是缺乏全局意識，本人雖擔負著攝錄和暫時保管檔案的重任，但保管措施不當，移交不夠及時，造成聲像檔案難以及時完整歸檔。三是攝錄人員所有權意識過強，僅考慮個人或本部門工作方便，長期在個人或科室內部保存檔案，致使聲像檔案處于分散管理狀態，特別是隨著人員變動和機構調整，導致情況更加嚴重，極易造成聲像檔案的缺損或失控。

社會意識主要指與聲像檔案形成管理有著間接關系的群體對聲像檔案的認識與印象#65380;對于其優勢的認同和接納等整體意識。這些意識具有較強的隱蔽性和外部性，潛在#65380;間接地影響著聲像檔案的發展，對于個體意識發展亦有著無形的導向作用。同時，社會意識是一種隱性因素，它不像個人意識可以迅速通過控制#65380;協調等管理活動加以調節，它的提高更需要外向性的大力宣傳和循序漸進的意識擴展。遺憾的是，當前聲像檔案的社會意識卻十分淡薄。

(二)聲像檔案管理制度方面的問題

一是沒有制定出具有較強可操作性的設備管理使用制度。設備有了，管理使用卻沒跟上，出現了一種不協調的現象:許多單位在及時購置了DC及DV等高檔數碼設備后，日常管理使用的混亂現象卻處處可見。這些問題導致重要活動沒能及時攝錄或攝錄質量不高，給聲像檔案的后續管理設置了重重障礙。二是雖然有制度，但各業務環節中制度化落實不力。缺乏有效的保障機制和責任追究制度，使得各管理階段無法像文字圖表檔案管理那樣按部就班地“流水作業”，管理上缺乏有機聯系。三是制度的訂立“照貓畫虎”，缺乏調查研究，沒有體現出社會活動的特點和聲像文件運動的種種規律(聲像文件，一般伴隨單位或社會的重大活動而形成，由專業攝錄人員拍攝或錄音。初次形成后，流轉中其格式載體可能有變化，如今數碼格式的聲像文件，其存儲轉換更是靈活易變)。

(三)各業務環節未顧及聲像檔案管理的特殊性

目前對聲像檔案的管理大多效仿傳統檔案管理，造成管理上的各環節都存在漏洞:一是聲像檔案收集困難重重，部分原因是因為制度沒有建立或落實，深層次的原因卻是現實工作中沒有從聲像檔案的特征入手，沒有弄清聲像檔案的空間分布和形成上的大體趨勢。二是對檔案的保管隨意性大，缺乏載體保護的意識，至少在移交前仍處于分散#65380;低質量保管狀態。三是聲像檔案的編目與檢索仍停留在傳統實體分類和手工檢索階段，沒有利用計算機和通信網絡技術來實現快速高效檢索。四是聲像檔案的利用沒有顧及到自身特殊性，忽略了利用中可能出現的新問題?穴聲像檔案的提供利用要求檔案人員能懂技術，會操作有關的設備，而實際工作中遠沒有達到這個標準，相當一部分單位的檔案崗位都是由本單位其他部門人員兼任，甚至是隨意聘用的非專業人員?雪。五是種類繁多的聲像檔案在利用中還會牽涉到版權#65380;著作權等涉法問題，檔案工作人員對于聲像檔案利用中可能出現的涉法問題沒有必要準備，可能埋下知識產權糾紛的隱患。

二#65380;解決聲像檔案管理面臨的困難

(一)爭取重視，加強宣傳

搞好聲像檔案管理工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。一要爭取宣傳主管部門#65380;新聞單位的大力支持，把聲像檔案宣傳納入到宣傳工作中去，通過向社會宣傳展示其廣闊前景和利用價值。二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門#65380;各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地區#65380;本單位中心工作，通過檔案本身或工作#65380;生活中生動的利用實例，發揮檔案的宣傳教育作用。

提高聲像檔案的社會意識?熏應該從當地政府工作#65380;本單位的工作實際#65380;檔案的利用需求出發，使人們認識到聲像檔案的優勢，擴大聲像檔案的社會影響。提高聲像檔案的個體意識，要求攝錄人員和檔案工作者必須盡快更新觀念，建立統一認識(要爭取領導重視，業務工作人員個體意識的積極影響也是十分重要的)。

(二)加強管理，建立聲像檔案管理制度

筆者認為，要建立科學規范的管理制度，一是檔案行政管理部門要在廣泛深入調查，征求有關部門意見的基礎上出臺指導性#65380;實踐性強的聲像檔案管理辦法，根據變化的形勢和面臨的新情況隨時調整。二是各立檔單位也要建立相應的管理制度，對產生的聲像材料從收集歸檔到列入移交都要統一管理，防止分散流失，杜絕歸為己有。三是對聲像檔案的保管#65380;借閱#65380;利用等各業務環節都應作出具體規定(可以通過本單位主抓業務的領導和檔案部門領導雙方分工協作的方式，共同監管聲像檔案的流程情況，對于過程中出現的落實不力現象及時予以糾正)，同時要注重各環節間的有機聯系。四是要制定有效的配套措施，保證相關法規和制度落到實處。在管理手段上可以采取諸如量化管理等措施加以干預，將檔案工作人員在聲像檔案上做出的成績與全年或季度性工作相結合進行總結表彰，以最大限度地調動工作積極性。總而言之，要達到管理的預期目的:有章可循，責任明確，科學規范。

(三)收集工作多管齊下，借鑒電子文件收集模式

聲像檔案管理中最難也是最基礎性的問題就是如何實現收集的及時完整。這要求檔案工作人員全面出擊，采取必要的行政手段和物質保障，建立疏通收集渠道。各立檔單位要有的放矢，主動出擊，在例行的接收方式外拓寬收集渠道。檔案主管部門要派出工作人員參與各類重大活動(重要會議)，盡早介入。解決聲像檔案失控#65380;流失嚴重的問題，要采取直接參與的辦法，由主辦單位事前通知相關立檔單位，單位應派專人攝影錄像和負責其他各類檔案的收集工作，以確保重大活動中產生的聲像檔案得到及時#65380;完整地歸檔。

另外，解決收集問題應借鑒電子文件中前端控制和全程控制的思想。畢竟，無論是從復制編輯簡單#65380;更改難察覺的特點上看，還是從信息和載體可分離的特質上說，聲像文件與電子文件有很大的相似之處。早在1988年以聲像檔案等新型檔案材料為中心議題的第11屆國際檔案大會上，就有檔案工作者指出聲像檔案的形成和收集與以移交為主要途徑的傳統檔案在收集上有明顯差別，希望 “從一開始就過問此事，以便按技術#65380;經濟#65380;法律和歷史標準接收到檔案館保存”。這說明國際檔案界對于聲像檔案管理需要早期介入是有所關注的，只是在檔案業務部門的實際工作中淡化了這種早期#65380;全程介入的意識。而如今，在社會信息化的大潮中，在聲像檔案數字化的趨勢下，數碼格式的聲像文件越來越多，借鑒電子文件的早期#65380;全程介入思想尤為必要，實施前端控制，變革傳統收集歸檔方式的要求也顯得更加迫切。

(四)加強監督，分類指導

針對聲像檔案管理現狀，檔案工作主管部門應加強對聲像檔案的管理#65380;監督#65380;檢查，有針對性地分類指導，并通過一定的方式對業務人員進行培訓，將聲像檔案管理工作作為業務指導工作的重要內容。

一是檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理#65380;年度執法檢查的重點內容。二是針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導:對人員#65380;設備#65380;檔案管理比較規范的單位，要在鞏固提高#65380;開發利用上下功夫;對館藏聲像檔案尚未數字化的，要在確保轉錄質量的前提下盡早實現數字化，以實現計算機快速檢索;對有設備#65380;有專業攝錄人員但管理沒跟上的單位，應在依法管理#65380;建章立制上加強指導和監督;對問題較多#65380;基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度。三是要注重業務培訓，全面加強對攝錄人員#65380;檔案管理人員專業知識和技能的培訓，必要時應該組織他們去廣播電視部門學習借鑒，具備與業務相稱的素質，為形成#65380;保管好聲像檔案奠定堅實的基礎。

參考文獻:

1#65380;馮惠玲#65380;張輯哲主編?押《檔案學概論》，北京，中國人民大學出版社，2001年版。

2#65380;衛 奕:《我國聲像檔案管理研究綜述》，《檔案學通訊》2003年第2期。

3#65380;郭 莉:《聲像檔案以“件”為單位進行管理的嘗試》，《上海檔案》2002年第3期。

4#65380;王火炎:《基層檔案館聲像檔案接收難》，《檔案管理》2002年第4期。

5#65380;段德興#65380;黃憲國#65380;王維新:《音像和照片檔案資料接收保管及其對策》，《現代聲像檔案》2003年第3期。

6#65380;胡建榮:《聲像檔案工作應注意的幾個問題》，《檔案》2001年第3期。

作者單位:南京政治學院上海分院