給項(xiàng)目“戴表”

不要用最后期限來推動(dòng)事情的進(jìn)行，而要盯住時(shí)間表。它可以引導(dǎo)項(xiàng)目步入正軌，使事情按優(yōu)先順序有效進(jìn)展。

假設(shè)你是美國(guó)宇航局太空船項(xiàng)目的一名科學(xué)家，你負(fù)責(zé)計(jì)劃太空船的下一次升空，所有的資源和供應(yīng)商都?xì)w你管，每個(gè)人都完全服從你的指揮。在這個(gè)項(xiàng)目中你實(shí)際上不需要親自做什么，除了一件事：為升空之前所有要完成的步驟做一個(gè)計(jì)劃，并且執(zhí)行這個(gè)計(jì)劃。

聽上去不難，但要考慮哪些因素呢？讓我們看看：天氣，在距離地球幾千英里的高空將要和太空船相連的衛(wèi)星軌道，宇航員的挑選和培訓(xùn)，飛行期間要進(jìn)行的實(shí)驗(yàn)，還有，降落的地點(diǎn)，現(xiàn)場(chǎng)的人和設(shè)備，把太空船推上太空的火箭。你還需要照顧現(xiàn)場(chǎng)做報(bào)道的媒體工作人員，控制觀眾人群。怎么樣，這些夠你忙的嗎？

整個(gè)項(xiàng)目所涉及的人與事可謂千頭萬緒，這些因素只是冰山一角。對(duì)于這樣的項(xiàng)目，甚至更小規(guī)模的項(xiàng)目，你需要的不光是最后期限，還有時(shí)間表。

時(shí)間表是項(xiàng)目完成所需步驟的一個(gè)基本的、動(dòng)態(tài)的計(jì)劃表。時(shí)間表為行動(dòng)提供動(dòng)力，在進(jìn)行過程中設(shè)定里程碑，使你可以將自己的進(jìn)度和預(yù)先設(shè)定的完成時(shí)間相比較。簡(jiǎn)而言之，項(xiàng)目成敗就取決于時(shí)間表。

時(shí)間表要滿足三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)

要使時(shí)間表真正有用，它必須有明確的時(shí)間和日期。“建議”、“盡快”、“在您盡早方便的時(shí)候”、“當(dāng)我能抽出時(shí)間的時(shí)候”這些話根本沒用，只不過為進(jìn)度延后自動(dòng)提供了借口：我不方便，我沒空。

時(shí)間表不應(yīng)只是鞭策人們行動(dòng)，更應(yīng)該鼓勵(lì)人們行動(dòng)。時(shí)間表不應(yīng)該只是逼著你或者其他人去完成一個(gè)不可能實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。有效的時(shí)間表要滿足3個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：

時(shí)間安排合理。有多少工作量？有多少時(shí)間？同時(shí)還需要處理什么事情？這樣安排是否合理及現(xiàn)實(shí)？在你預(yù)計(jì)的時(shí)間上再加多25%-50%，可以讓時(shí)間表更現(xiàn)實(shí)。大多數(shù)人在大多數(shù)項(xiàng)目上都會(huì)低估所需時(shí)間。

工作任務(wù)公平。你的時(shí)間進(jìn)度安排公平嗎？你是不是為了生產(chǎn)力在“懲罰”別人？你手下的人有沒有被工作和苛刻的時(shí)間進(jìn)度壓得喘不過氣來？通常，對(duì)于那些完成任務(wù)的人的“嘉獎(jiǎng)”就是給他們更多的工作。

得到本人認(rèn)可。只有你自己承諾的時(shí)間表才會(huì)真正有用。當(dāng)然，很多時(shí)候你設(shè)定自己的時(shí)間表，這個(gè)時(shí)間表一般是現(xiàn)實(shí)和公平的。

為了做到以上幾點(diǎn)，你要考慮幾個(gè)關(guān)鍵問題：

在完成時(shí)間表的過程中有沒有障礙？

過程中我們可以設(shè)定的合理的幾個(gè)階段性目標(biāo)是什么？

如果你做這項(xiàng)工作，對(duì)于我而言是否公平？

我是否能夠相信你能按時(shí)完成任務(wù)呢？

一個(gè)原則問題要切記：一個(gè)項(xiàng)目不是一下就過了6個(gè)月，時(shí)間是一天一天，一個(gè)星期一個(gè)星期溜走的。

用時(shí)間表拉回出軌項(xiàng)目

最現(xiàn)實(shí)、公平并且自我認(rèn)可的時(shí)間表在項(xiàng)目進(jìn)行中還是可能遇到麻煩。由于另一些事情的優(yōu)先程度提高了，一個(gè)本來進(jìn)行得很順利的項(xiàng)目現(xiàn)在卻可能被放到了不重要的位置，一個(gè)非常現(xiàn)實(shí)的時(shí)間表一下變成了一個(gè)讓人泄氣的巨大的麻煩。你覺得事情出軌了，你甚至不知道如何實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

你可以有幾個(gè)辦法讓出軌的項(xiàng)目再回到軌道上來，看看哪個(gè)辦法更適合你吧。

重新制訂時(shí)間表。也許你需要的只是延長(zhǎng)或改變時(shí)間表，讓你喘口氣恢復(fù)力氣，特別是由于環(huán)境因素要求這樣做。時(shí)間表改了以后，你就回到軌道上，又繼續(xù)前進(jìn)了。

重新檢查流程表。如果你的進(jìn)度嚴(yán)重滯后，看看你的流程表。你是否能在流程中增加一到兩個(gè)緩沖區(qū)，如果你已經(jīng)用光了所有的緩沖區(qū)，看看能不能縮短哪個(gè)步驟的時(shí)間或加快進(jìn)行？如果有一步是郵寄報(bào)告草案，那么可以使用隔夜快遞服務(wù)或發(fā)電子郵件，這能省不少時(shí)間。

刪除不必要的內(nèi)容。你的計(jì)劃里有沒有這樣的步驟：雖然可以錦上添花，但并不是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵步驟。可能最后的結(jié)果沒那么精細(xì)，但去掉一些裝飾物可以幫助你的項(xiàng)目走上正軌。

擴(kuò)展資源。現(xiàn)在你有哪些資源？有沒有可能得到更多？如果有更多的人、更多的資金以及更多的設(shè)備和想法，是不是能有所改進(jìn)？對(duì)于任何項(xiàng)目而言，已經(jīng)花了這么多時(shí)間、這么多錢，再多花一點(diǎn)也是值得的。

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