試論教學檔案的作用及管理

一、教學檔案的含義及特點

教學檔案是作為檔案的一個類別存在，它所涉及的是教育機關在教育過程中形成的歷史記錄。在現今社會，人們對教學檔案的認識發生了偏差，單純以為教學檔案就是將教師的教學筆記存庫入檔，當然，這種理解是錯誤的。

教學檔案在實際上有廣義和狹義之分。狹義的教學檔案是指教師在教學過程中所形成的與教師教學有關的各種歷史記錄。這當然包括教師平時授課所總結的教學筆記，同時還包括教師在教學過程當中的經驗、方法總結，學生檔案及家庭狀況的記錄等。廣義上的教學檔案內涵極為寬泛，所指的是在教育實踐和教育管理中形成的一切對于教育有價值的各種形式的歷史記錄，它包括了教學過程中的教學大綱、試題、自編教材等等；也包括了教育管理環節中的上級指示，文件，招生計劃，學籍管理材料等，幾乎涉及了教育體系當中的各個環節。我們現在而言的教學檔案一般都是指其廣義形式，本文所探討的也是廣義上的教學檔案，這在下文將不再區分。

教學檔案作為檔案的一個重要分支，存在著一般檔案所具備的共性特點。教學檔案由于自身所承載的專業特點，使得此種檔案又具備了一些其他檔案所不具備的特性。這些特點歸納起來有以下幾個方面：

第一，教學檔案是在教育教學這一特定領域中形成的，因而具有較強的專業性。通常情況下，教學實踐過程以及教學管理都是在學校中進行的。這種過程是在合理有序的情況下進行的，是以科學的教學理論和嚴格的教育原則為約束進行的，必須遵循教學規律，只有這樣才能使教學達到最優效果。而教學檔案正是對教育教學這一個過程的記錄，因此它必然承載了教育教學這一過程的專業特點，使其自身也帶有了專業性。

第二，教學檔案具有成套存檔的系統特點。由于教育的主要對象是在校就讀的廣大學生，而作為一名學生從入學到畢業，都要經歷該校一整套的流程，在這個流程中，每個學生都是一個最基本的單位，經歷了學校對其的教育培養，因而使得教學檔案也帶上了成套性特色。

第三，教學檔案具有自己獨特的時間記錄方式。教育和社會其他領域不大一樣，其分學期學年來安排教育過程，而作為教育過程的歷史記錄載體——教學檔案也必須與學校這種教育體制相適應，這樣教學檔案在記錄時間上便形成了自己的特色，它不是采用公元記錄，而是以學期學年學屆的方式將各個階段記錄下來，并且緊密銜接，從而形成了一種循環模式。

第四，教學檔案分類較為冗雜，來源分散。由于教學過程和教學管理過程是一個十分龐大復雜的體系，所關聯的方面太多，這使得教學檔案內部分類方式極為冗雜，不存在一種固定可循的分類方式。因為教學檔案絕大部分來源于廣大師生，所以其轉化成的文件材料特別分散。

二、教學檔案的作用

（一）教學檔案對實現教育目的的巨大推動作用

第一，教學檔案利于教育信息的反饋。因為教學檔案具有多元的組成部分，將教育體系當中絕大部分因子客觀的記錄下來，從而形成了對教育信息的全方位反饋，特別是關于學生信息情況的反饋，對于培養學生的作用非常大。仔細分析這些反饋信息，可以找出一個學生在哪個方面存在問題，從而因材施教，有重點、有針對地對學生加以培養，以達到教育的目的。

第二，教學檔案利于教學改革、教學管理。教學檔案建立以后，從事教育者根據大量以往的教學材料總結出新經驗，改進以往傳統教學當中的一些欠缺，從而更為有針對性的對教學過程、教學方法進行改造，提高教育水平。同時檔案中還有大量的管理過失的記錄存在，分析這些教育管理中存在的負面案例，可以糾正教育管理環節當中的錯誤決策，彌補不足，從而形成新的更加科學的、行之有效的管理辦法，來促進教育目的的實現。

（二）教學檔案對于教學主體的作用

首先，教學檔案為教育管理者優化教學結構、制定管理政策等提供了重要依據。因為教學檔案所反映的是整個教學過程和教學管理過程中的各項真實的歷史記錄，其信息、數據豐富全面，可靠真實，所以教育管理者可以根據這些情況對教學過程進行統籌規劃，科學的制定管理方案。

其次，教學檔案對管理者考核教師和調查學生素質提供了依據。教學檔案中保存有大量教師教學方式方法和學生學習成績、德育水平記錄，對這些基本情況的分析研究，為審核教師水平和學生狀況提供了依據。

教學檔案對教師的作用也十分重大。教師通過對教學檔案中的歷史記錄分析，可以總結經驗，改進教學方法，提高教學技能。經驗其實應該是一種理性的認識，是能夠對所要從事的工作產生推動作用的知識。我們絕對不可以認為只要經歷了一件事，那么對這類事我們就算有了經驗，須知經驗和經歷是兩種不同的概念。經驗的積累必須建立在對以往經歷認真思索、總結的基礎上。教學檔案中富有大量的關于教師教學方式、方法、手段等方面的實錄，研究這些資料，對于教師積累教學經驗、提高教學水平意義重大。

（三）教學檔案對教育客體的作用

其一，教學檔案是用人單位了解畢業生信息的第一手資料，在教學檔案中保存有學生的學習情況，在校期間的獎懲情況等，而這些情況是關系到學生能否就業的因素之一。

其二，教學檔案是學生學籍管理的一種形式。由于教學檔案是長期保存的，一個學生畢業若干年后其學籍可能會散失，而教學檔案中保存著學生學籍的一些基本情況，可以為畢業生單位或其本人提供畢業生在校期間的基本檔案。

三、在新時代背景下如何加強教學檔案的管理

第一，改善教學檔案管理者的權利結構。傳統型管理結構被稱為“正金字塔型”，指的是在一個管理系統中有一個絕對領導，下面呈逐層下降的領導層關系。在這種模式下，教學檔案中某一環節出了問題需及時糾正，從下級管理者開始逐層上報到領導審批。這一過程耗費了大量時間，不利于檔案系統更新改正。基于上述原因，教學檔案的領導方式一定要改，應該加大基層管理人員的自主權。

第二，整合管理機構，進行機構組合。在傳統教學檔案管理模式中，各個類別教學檔案分屬各個機構管理，機構冗繁而又搭配的不合理，應該建立一種綜合性機構，這種機構強調合理、優化組合，使各個管理子系統統籌協調。

第三，加大教學檔案現代化設備的投入。教學檔案存儲的內容浩繁，沒有現代化的存儲、檢索工具，根本不可能加強現代化教學檔案的管理。諸如電腦這類高科技設備，在教學檔案領域是必不可少的。

第四，檔案管理不應該封閉，必須打破封閉式的管理模式。傳統上，檔案作為機構的內部資料一般情況下秘而不宣，因此，各個部門間教學檔案管理一般是相互封閉的。現代化檔案管理應該打破這種封閉模式，對于存檔的資料和方法要有針對的公開，這樣利于管理層之間相互借鑒、交流。