中小企業(yè)信息化的便捷之路

莊建芳　朱　玲

在信息化浪潮席卷全球，跨國(guó)資本在全球范圍內(nèi)進(jìn)行資源優(yōu)化配置的背景下，中小企業(yè)應(yīng)如何走信息化之路呢？ＸＢＲＬ總分類賬（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｂｕｓｉｎｅｓｓ Ｒｅｐｏｒｔｉｎｇ Ｌａｎｇｕａｇｅ ｆｏｒ Ｇｅｎｅｒａｌ Ｊｏｕｒｎａｌ，ＸＢＲＬ－ＧＬ）的出現(xiàn)，為中小企業(yè)信息化提供了一種經(jīng)濟(jì)便捷的選擇。

一、中小企業(yè)現(xiàn)有的信息系統(tǒng)存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)內(nèi)部不同職能部門的專用系統(tǒng)之間通訊差，缺乏整體規(guī)劃。中小企業(yè)的信息系統(tǒng)大多依賴于多個(gè)不同功能的子系統(tǒng)，而各個(gè)子系統(tǒng)之間的傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成接口眾多、訪問(wèn)性、安全性差等結(jié)局，從而形成了一個(gè)個(gè)的“信息孤島”。系統(tǒng)和系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的傳遞常常是半自動(dòng)化的，需要人工的二次輸入，造成了人力的浪費(fèi)，而且出錯(cuò)率高。一旦出錯(cuò)要追溯源頭很不容易。

（二）業(yè)務(wù)系統(tǒng)與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)之間的斷層。中小企業(yè)信息化中關(guān)鍵的一環(huán)是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的信息化。中小企業(yè)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)大都還處在電算化階段，即只是對(duì)手工過(guò)程的模擬，數(shù)據(jù)采集依賴于各個(gè)業(yè)務(wù)部門內(nèi)部的信息系統(tǒng)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)之間的間斷的、不連續(xù)的，這使得會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)決策的實(shí)時(shí)信息支持。

（三）與供應(yīng)鏈上其他廠商的信息溝通差。企業(yè)處于供應(yīng)鏈上的一環(huán)，要提高供應(yīng)鏈動(dòng)作的效率，就要實(shí)現(xiàn)部分信息的共享。中小企業(yè)本身的規(guī)模不大，所處供應(yīng)鏈上的廠商規(guī)模也較小，信息化程度都不高，而且業(yè)務(wù)流程復(fù)雜各不相同，很難標(biāo)準(zhǔn)化。

二、利用ＸＢＲＬ—ＧＬ整合企業(yè)信息系統(tǒng)

衡量系統(tǒng)實(shí)施所需的時(shí)間和中小企業(yè)所擁有的資源以及中小企業(yè)本身所具有的規(guī)模小、系統(tǒng)集合程度低的現(xiàn)狀，對(duì)現(xiàn)有的各自分離的系統(tǒng)進(jìn)行整合是一個(gè)可行的選擇，這比動(dòng)輒百萬(wàn)的專用軟件更具可操作性，也更加符合成本——效益原則。利用ＸＢＲＬ—ＧＬ技術(shù)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的通訊，可以達(dá)到整合原有系統(tǒng)的目的。

（一）ＸＢＲＬ—ＧＬ的技術(shù)原理。ＸＢＲＬ—ＧＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｂｕｓｉｎｅｓｓ Ｒｅｐｏｒｔｉｎｇ ｆｏｒ Ｇｅｎｅｒａｌ Ｌｅｄｇｅｒ，ＸＢＲＬ總分類賬）是ＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）技術(shù)的應(yīng)用程序，可以適用于任何ＸＭＬ的應(yīng)用程序與計(jì)算機(jī)平臺(tái)。ＸＭＬ作為一種自我描述的、可擴(kuò)展的、標(biāo)準(zhǔn)化的交換數(shù)據(jù)方法，能夠使不同來(lái)源的結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)很容易的結(jié)合在一起。由于ＸＭＬ的靈活性和可擴(kuò)展性，ＸＢＲＬ—ＧＬ也呈現(xiàn)出許多特有的優(yōu)勢(shì)：

１、ＸＢＲＬ—ＧＬ不依賴于系統(tǒng)，不同來(lái)源的結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)可以結(jié)合在一起。這樣就解決了不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口問(wèn)題，彌補(bǔ)了財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的斷層，使組織內(nèi)部的財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)信息的處理更加高效。在編制合并報(bào)表時(shí)，子公司的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也可以直接導(dǎo)入，無(wú)需二次輸入，節(jié)省了很多人力，降低發(fā)生錯(cuò)誤的可能。

２、ＸＢＲＬ—ＧＬ是企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告系統(tǒng)與財(cái)務(wù)報(bào)告自身的橋梁。一方面，它獨(dú)立于財(cái)務(wù)報(bào)告系統(tǒng)，不需要標(biāo)準(zhǔn)化的賬戶來(lái)收集信息，但它可以很好地連結(jié)會(huì)計(jì)信息與標(biāo)準(zhǔn)化的賬戶，提供滿足不同需求的報(bào)告；另一方面，它包含了所有賬戶中的信息，包括分錄和交易的歷史信息以及一些非財(cái)務(wù)信息，使得從財(cái)務(wù)報(bào)表披露“向下挖掘”到有關(guān)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)成為可能，即使報(bào)表數(shù)據(jù)是從不同信息系統(tǒng)或跨國(guó)經(jīng)營(yíng)單位綜合而成的。

３、ＸＢＲＬ—ＧＬ允許設(shè)置適應(yīng)不同國(guó)家公認(rèn)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則（ＧＡＡＰ）的分類標(biāo)準(zhǔn)。這就提供了一種可擴(kuò)展的、靈活的、適應(yīng)不同國(guó)別的技術(shù)方法，更好地與企業(yè)的利益相關(guān)方溝通，如債權(quán)人、外部審計(jì)等，也突破了ＥＤＩ（電子數(shù)據(jù)交換）技術(shù)等的限制。

（二）如何實(shí)施ＸＢＲＬ—ＧＬ。國(guó)際上已有一些成功實(shí)施ＸＢＲＬ—ＧＬ來(lái)整合信息系統(tǒng)的案例，它們的經(jīng)驗(yàn)值得我們借鑒。從已有的案例來(lái)看，主要是通過(guò)建立ＸＢＲＬ—ＧＬ自動(dòng)轉(zhuǎn)賬系統(tǒng)來(lái)連接業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)，轉(zhuǎn)賬系統(tǒng)內(nèi)部分為雙層結(jié)構(gòu)。從采購(gòu)、庫(kù)存、銷售等業(yè)務(wù)子系統(tǒng)輸出的數(shù)據(jù)進(jìn)入ＸＢＲＬ—ＧＬ自動(dòng)轉(zhuǎn)賬系統(tǒng)，在ＸＢＲＬ核心平臺(tái)上按照自定義層的規(guī)則轉(zhuǎn)換為ＸＢＲＬ—ＧＬ文檔，然后再進(jìn)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，ＸＢＲＬ—ＧＬ分類標(biāo)準(zhǔn)使得業(yè)務(wù)系統(tǒng)和外包的一些系統(tǒng)與后臺(tái)支持的會(huì)計(jì)和報(bào)告系統(tǒng)之間的斷層得以彌補(bǔ)，使得信息集成變得容易，信息的實(shí)時(shí)傳遞成為可能。

在具體實(shí)施中，處于中心的ＸＢＲＬ生成系統(tǒng)根據(jù)實(shí)際情況可以選擇不同軟件開(kāi)發(fā)商的產(chǎn)品，在自定義層，企業(yè)與軟件商合作參照ＸＢＲＬ國(guó)際組織認(rèn)可的規(guī)范，根據(jù)國(guó)別、行業(yè)等實(shí)際情況制定Ｔａｘｏｎｏｍｉｅｓ（分類標(biāo)準(zhǔn)），當(dāng)情況發(fā)生變化時(shí)，可以進(jìn)行修改，修改的成本很低，這也使系統(tǒng)具備了彈性和可擴(kuò)展性。

三、整合后的企業(yè)信息系統(tǒng)

（一）信息集成性提高，能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)部業(yè)務(wù)及供應(yīng)鏈外部資源的整合。整合后的信息系統(tǒng)通過(guò)ＸＢＲＬ—ＧＬ轉(zhuǎn)賬系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)和會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，解決了“信息孤島”問(wèn)題，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)不再是獨(dú)立的、封閉的，它與企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)以及企業(yè)內(nèi)外部信息資源等其他信息子系統(tǒng)相整合，構(gòu)成企業(yè)營(yíng)運(yùn)管理的“數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)”，再與生產(chǎn)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)形成內(nèi)聯(lián)網(wǎng)。企業(yè)的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)通過(guò)公共接口，與外部有關(guān)系統(tǒng)如客戶、供應(yīng)商、銀行等相聯(lián)結(jié)，建立外聯(lián)網(wǎng)。這樣，企業(yè)信息系統(tǒng)就在一個(gè)整合、開(kāi)放的環(huán)境下，與企業(yè)內(nèi)外實(shí)現(xiàn)了信息同步交流和信息共享，提高了信息的使用價(jià)值。

（二）信息處理實(shí)時(shí)化。實(shí)時(shí)傳輸是實(shí)現(xiàn)信息化的目標(biāo)之一。整合后的信息系統(tǒng)可使企業(yè)的生產(chǎn)、銷售、人事、倉(cāng)儲(chǔ)等各業(yè)務(wù)部門借助于系統(tǒng)將各種信息實(shí)時(shí)傳輸?shù)截?cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門及時(shí)處理后并將相關(guān)信息反饋回去，從而同各個(gè)部門處于隨時(shí)的信息溝通之中，最大限度地發(fā)揮會(huì)計(jì)的反映與控制各類交易的職能。此外，由于ＸＢＲＬ—ＧＬ的可擴(kuò)展性和向下挖掘（ｄｒｉｌｌ－ｄｏｗｎ）的特性，使得會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)可以采集與存儲(chǔ)所有與管理有關(guān)的大量數(shù)據(jù)，不僅僅是記錄改變組織的資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益的事件，而是存儲(chǔ)業(yè)務(wù)活動(dòng)多方面的細(xì)節(jié)信息，極大提高的會(huì)計(jì)的管理功能。

（三）系統(tǒng)的可延伸性和理念的前瞻性。ＸＢＲＬ—ＧＬ的自定義層可以隨著環(huán)境的變化進(jìn)行修改，與ＥＲＰ等商業(yè)化軟件相比，維護(hù)及修改成本不高。而且當(dāng)企業(yè)條件成熟，業(yè)務(wù)流程和管理理念都適合ＥＲＰ等管理信息化軟件的實(shí)施時(shí)，ＸＢＲＬ—ＧＬ仍是子系統(tǒng)之間的橋梁，解決諸如從子公司傳送來(lái)的數(shù)據(jù)異結(jié)構(gòu)問(wèn)題以及對(duì)外報(bào)告滿足不同信息需求的報(bào)告等問(wèn)題，不會(huì)造成浪費(fèi)。整合后的系統(tǒng)體現(xiàn)了理念的前瞻性。ＸＢＲＬ在全球范圍內(nèi)已經(jīng)獲得迅猛的發(fā)展。ＸＢＲＬ國(guó)際組織的成員機(jī)構(gòu)已達(dá)近３００家，美國(guó)、加拿大、澳大利亞、日本等國(guó)家已在國(guó)內(nèi)切實(shí)地采取措施推進(jìn)ＸＢＲＬ在本國(guó)的應(yīng)用。在國(guó)內(nèi)，上海證券交易所的首先推出年報(bào)標(biāo)準(zhǔn)化報(bào)送系統(tǒng)，開(kāi)始實(shí)際應(yīng)用ＸＢＲＬ標(biāo)準(zhǔn)。在應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)方面，２９家軟件開(kāi)發(fā)商宣布計(jì)劃在其產(chǎn)品中植入ＸＢＲＬ功能。這個(gè)數(shù)量也許并不驚人，但其中卻有著六家高端財(cái)務(wù)應(yīng)用軟件供應(yīng)商中的五家，他們分別是：Ｏｒａｃｌｅ，ＰｅｏｐｌｅＳｏｆｔ，ＳＡＰ，ＪＤ Ｅｄｗａｒｄｓ和Ｌａｗｓｏｎ Ｓｏｆｔｗａｒｅ。因此ＸＢＲＬ—ＧＬ體現(xiàn)了這一大勢(shì)所趨，具有前瞻性。

信息化是現(xiàn)代企業(yè)的必經(jīng)之路，信息化的關(guān)鍵就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息集成和數(shù)據(jù)交換、跨平臺(tái)訪問(wèn)。利用ＸＢＲＬ－ＧＬ可以整合企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)不同功能的信息子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息通暢與共享。由于其成本的相對(duì)低廉以及體現(xiàn)的理念前瞻性，不失為中小企業(yè)信息化的一條便捷之路。

（作者單位：福州大學(xué)廈門大學(xué)）