提高煙草企業辦公室檔案管理工作效率的思考研究

摘" 要：對于企業的檔案管理來說，檔案管理制度是其基礎，并且所有的企業檔案管理工作都是在檔案管理制度的基礎之下展開的，并且制度也正好是實踐中最為矛盾的一點，因此，在企業改革的環境下，制定適合企業目前運營狀態、提高工作人員的效率的檔案管理問題就成為了我們現在最需要研究的問題了。在企業的改革中，一定會伴隨著新制度的制定，在制定新的制度的時候，不僅僅要確保制度的正確性，還要考慮到這個制度是否具有較強的執行性，是不是可以幫助員工改掉懷的習慣，這是企業在改革的時候需要注意的問題關鍵。

關鍵詞：檔案管理;煙草企業;工作效率;思考

一、企業管理的制度的更新

由于企業的行政制度是關系到每一個員工的，因此，在制定的時候，應該讓每一個員工都參與進來，這也是制定好的行政制度的關鍵。煙草企業辦公室的檔案管理制度是企業中的檔案管理者擬定的，由于這些文件管理員沒有參與所有工作流程，制定的規則和條例必然會在執行過程中造成不愉快的問題。這是公司雇員抱怨不合理制度的原因之一。因此，企業的管理者在制定制度的同時，一定要積極的聽取員工的意見，在聽取員工意見的基礎上在對制度實施制定，可以很大程度的減少實施制度過程中出現的問題。

二、企業辦公室的組織機構的改革

在進行企業的管理改革中，企業的組織機構也是其中一個重要的因素，企業應該對組織機構進行有效人員裁剪和人員安排，最大化的利用人才，經金字塔式的組織結構逐漸的轉變成扁平式的結構形式。扁平式的結構形式越來越被應用在企業中，在整個世界的范圍也逐漸的擴大，扁平式的組織結構在一定的程度上減少了金字塔式對人才的浪費，企業的組織結構強調權力下放：不同管理層次之間的關系相對較小，而且大部分分布在較低層次的雇員之間，因此每個雇員都可以承擔自己的責任。問責制和權威還使整個組織能夠有效地運作和更好地運作。同時，這也可以確保社會始終充滿新的活力。職能管理的最重要方面是確保對每項職能的管理和監督：每一個實務單位往往只關注該單位智力完成的程度，并對整個系統實行縱向管理控制。該股通常缺乏全面的實質性聯系。業務流程管理的目標是整個企業的戰略目標，以客戶需求和市場份額為指導。整個企業的業務行為是一個整體過程，許多其他部門行為也被歸入這一整體過程。總之，創建一個組織在企業發展中起著重要作用。對于企業的員工的分配和人力資源管理都有著至關重要的作用。因此，加強企業的組織機構的改革是促進企業發展的關鍵因素。

三、企業辦公室檔案管理的信息化改革

在企業信息發展方面，與企業管理部門之間存在著相互促進和相互依存的關系。在正常情況下，企業結構相對穩定，但隨著市場經濟的不斷變化和發展，企業對信息的要求不斷增加，企業的非支配地位逐漸占主導地位。提高組織結構的靈活性和效率。為了適應市場經濟的變化和激烈的競爭，公司不僅僅要求企業通過靈活的組織結構管理其生產。這也要求管理層靈活應對任何時候發生的變化。不同區域的企業部門、分支機構或名冊管理人員可以利用管理信息系統進行分析和判斷，從而直接就生產管理問題做出決定。通過網絡的支持和實用的管理信息系統，可以迅速建立一個小型的、以部級單位為中心的組織結構，這種結構將更加靈活和有效。提高企業檔案管理結構調整和組織結構優化的成功率。

結語：

由于企業外部環境中的許多因素迅速變化，企業的行政對策不僅可以繼續滿足提高原始管理進程處理速度的要求，但是，還必須考慮重新設計業務和管理進程，包括優化和恢復組織結構。設計除了對提高企業檔案管理的效率和降低成本產生重大影響外，管理信息系統在促進企業文件管理業務和過程的轉變方面發揮著更大的作用。這些職能是通過信息規則、開發和利用信息資源的新方法以及合理的信息流通渠道來履行的。因此，管理信息系統在企業文件管理的結構調整中發揮著關鍵作用。

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