時(shí)間戰(zhàn)術(shù)助你成功

〔美〕尤金·格里斯曼

不時(shí)地有人這樣對(duì)你說:“在你空閑時(shí)間里再干那件事吧”，但是事實(shí)上并沒有“空閑的”時(shí)間。即使你躺在游泳池旁，那是閑暇時(shí)間——而不是空閑時(shí)間。

證明一切時(shí)間都有價(jià)值，在美國(guó)北部的一個(gè)大公司里，一位年長(zhǎng)的經(jīng)理要求每一位出席會(huì)議的人“埋頭苦干”。在會(huì)議結(jié)束時(shí)，他用小時(shí)/人，計(jì)算出會(huì)議的總代價(jià)，然后再按每人的平均工資，換算成美元。這位經(jīng)理形成了他的觀點(diǎn)。會(huì)議看起來無需花費(fèi)什么，但它們實(shí)際上是非常昂貴的，因?yàn)闀r(shí)間就是金錢。的確，假如你每年能掙1萬美元，每小時(shí)的價(jià)值就是5美元。如果你每天能節(jié)約1小時(shí)，你不僅能保存價(jià)值數(shù)千美元的時(shí)間，而且你有機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)和去做那些使你的時(shí)間更有價(jià)值的事情。絕大多數(shù)獲得成功的人都是精通時(shí)間節(jié)省戰(zhàn)術(shù)的人，這些戰(zhàn)術(shù)可以簡(jiǎn)述如下:

一、保持焦點(diǎn)。所有高層次的執(zhí)行者都能明確當(dāng)務(wù)之急。《世界主義者》雜志主編海倫·格利·布朗始終在她的辦公桌上放著一期這種雜志。無論何時(shí)她被引入歧途零碎地消耗時(shí)間，干一些無助于這種雜志成功的事情，只要看到那本雜志，就會(huì)使她回到正道上來。“除非你有一個(gè)當(dāng)務(wù)之急的意識(shí)”，布朗說，“你越整天苦干，離你開始時(shí)的目標(biāo)就會(huì)越遠(yuǎn)。”

確定當(dāng)務(wù)之急的一個(gè)方法是建立一個(gè)“行動(dòng)”一覽表。每天晚上，記下第二天要干的頭幾件事情。并且一天回顧幾次這張日程表。加拿大安大略省的時(shí)間管理顧問哈羅德·L·泰勒認(rèn)為完成表上之事的最好方法是給每項(xiàng)任務(wù)一個(gè)特殊的時(shí)間區(qū)段。

二、80/20規(guī)則。如何確定你表格中的哪項(xiàng)任務(wù)是最重要的?方法之一是運(yùn)用80/20規(guī)則。那是威廉·E·穆爾在為格利登公司銷售油漆時(shí)確定的。開頭一個(gè)月僅掙160美元，穆爾坐下來分析他的銷售圖表。他發(fā)現(xiàn)他的80%的買賣來自他的20%的客戶。——但是他對(duì)所有的客戶花費(fèi)了同樣的時(shí)間。

于是，穆爾要求把他最不活躍的36個(gè)客戶重新分派給別地銷售員。然后他把精力集中到最有希望的客戶上。不久他一個(gè)月賺1000美元。穆爾從未放棄這一規(guī)則，終于成為凱利—穆爾油漆公司的主席。

三、現(xiàn)成模式。很多想走在前面的人花費(fèi)有用的時(shí)間寫感謝信、慰問信和賀信。但是當(dāng)它們變成例行公事的便函、信件和表格時(shí)，通過依靠事先寫好的材料，他們能節(jié)省大量的時(shí)間。

美國(guó)《精華》雜志主編蘇姍·泰勒創(chuàng)作了40種形式的書信，涉及各種事情，從退稿通知到答復(fù)募捐要求。這些信件被貯存在計(jì)算機(jī)上，能很快被調(diào)出、復(fù)制或通過改變幾個(gè)詞而適應(yīng)不同的對(duì)象。泰勒經(jīng)常在信尾增加一個(gè)手寫的問候語作為親筆簽署。

四、電話情報(bào)。金融家J·B·富卡通過電話把買賣聯(lián)系在一起，獲得財(cái)富。他的最重要的戰(zhàn)術(shù)是打電話之前做筆記，“我直接進(jìn)入要點(diǎn)，我從不談?wù)撎鞖猓野褬I(yè)務(wù)放在至高無上的位置。”富卡認(rèn)為管理打電話的時(shí)間是一種應(yīng)該在商業(yè)學(xué)校里教授的至關(guān)重要的技巧。

避免讓電話鈴響個(gè)不停，立即接電話。因?yàn)槟憧赡芘c打電話的人聯(lián)系上，你的信息就不會(huì)堆積起來。如果對(duì)方正忙著，許多時(shí)間戰(zhàn)略家都確定一個(gè)回電話的約會(huì)。如果當(dāng)事人不在，則請(qǐng)對(duì)方轉(zhuǎn)告一個(gè)詳盡的口信，你可能很快得到回音。

五、現(xiàn)在就做。蘇姍娜·塞吉爾是一個(gè)著名的色彩專家，她為許多名人設(shè)計(jì)居室和衣物。在應(yīng)付日程表上的所有要求時(shí)她遵循從祖母那里學(xué)到的一個(gè)原則:如果有一件事情要做，她立即就干。

非常多的人浪費(fèi)時(shí)間“開始著手進(jìn)入開始狀態(tài)”，塞吉爾常說。他們花費(fèi)了很多的時(shí)間準(zhǔn)備干一件事，以致他們沒有剩余的時(shí)間去干這件事了。如果立即著手行動(dòng)，你就會(huì)驚奇自己干得有多快!記住，栽一棵樹的最好的時(shí)間是20年前，第二個(gè)最好的時(shí)間就是現(xiàn)在。

六、凍結(jié)設(shè)計(jì)。完美主義者和辦事拖拉之人浪費(fèi)同樣的時(shí)間。瓦克維亞有限公司前主席托馬斯·R·威廉發(fā)現(xiàn)，很多有希望的年輕人不知道何時(shí)停止研究一個(gè)設(shè)計(jì)而把它交差。這些學(xué)員應(yīng)該從工程師那里學(xué)到一些東西，工程師們被要求在一個(gè)確定的日期拿出最好的解決問題的辦法。即使一個(gè)設(shè)計(jì)不是完美無缺的，他們已經(jīng)在一個(gè)確定的期限里完成他們所能做到的最好的工作。

工程師們把它稱為“凍結(jié)設(shè)計(jì)”。成功的時(shí)間管理者都懂得什么時(shí)候值得為十全十美而奮斗，什么時(shí)候只有放棄十全十美才足夠好。

七、“不得不走”。我在特納廣播系統(tǒng)工作時(shí)，圣誕節(jié)前夕需要見特德·特納。他告訴我他很忙，僅能給我5分鐘時(shí)間。我盡可能快地提出我的看法，但是5分鐘飛快地過去了。當(dāng)我中止后面的句子時(shí)，特納打斷了我的話。“你的5分鐘完了”，他說。“我喜歡你，教授，但我不得不走了。圣誕快樂。”這次會(huì)見就這樣結(jié)束了。

如果不能像特納那樣，直接給來訪者一個(gè)提示，控制自己的日程，你可以用微妙的暗示，諸如向前挪動(dòng)椅子、把紙張摞在一起或者用一個(gè)長(zhǎng)的停頓提示時(shí)間已飛去了。如果會(huì)見比計(jì)劃的要長(zhǎng)，若想加速進(jìn)行，可以說“很抱歉，我剛看了看表。你是否還有其它要談及的項(xiàng)目?”卡雷·E·謝潑德是美國(guó)出版商的代理人。她的皮包里有一個(gè)設(shè)定十分鐘的計(jì)時(shí)器，當(dāng)鈴響時(shí)，她就宣布需要赴另一個(gè)約會(huì)。如果她想繼續(xù)談話，就簡(jiǎn)單地關(guān)掉定時(shí)器。

八、避開高峰，達(dá)到高峰。通過生活于非高峰期，避免排長(zhǎng)隊(duì)、交通擁擠和其它的時(shí)間浪費(fèi)。《永遠(yuǎn)向左轉(zhuǎn)》的作者肯·庫(kù)柏如此建議。在擁擠前早點(diǎn)去餐館。別在星期五下午兌換支票。在晚餐期間去菜店買東西，那時(shí)大多數(shù)人正在家里吃東西。通過常年買禮物而避免節(jié)日的擁擠。

在別人去吃飯的時(shí)間里使用辦公室的復(fù)印機(jī)，你就不必等待。早點(diǎn)去上班或晚點(diǎn)下班，那是電話鈴不響了，其他人也不在周圍，打通電話就會(huì)更快一些。盡量選定中午的航班，那時(shí)飛機(jī)不會(huì)在跑道上等待或在空中盤旋。

九、考慮代價(jià)，不是價(jià)格。在一個(gè)游藝廳，我曾觀察過人們排起近100米的長(zhǎng)隊(duì)等候1個(gè)小時(shí)購(gòu)買一份3.99美元的早餐。而50步之外，就有一個(gè)餐館，如果去那里，馬上就能坐下來吃飯，只不過價(jià)格貴了3美元。但是早餐以后，這些人又匆忙回到游藝廳，在這里他們冒著數(shù)倍于3美元的風(fēng)險(xiǎn)去下一次命運(yùn)的賭注。

有許多屬于一分錢智慧幾小時(shí)愚蠢之類的事例。如果你選擇到機(jī)場(chǎng)的公共汽車代替出租車，你就丟失了有價(jià)值的時(shí)間等待公共汽車的到來。你外出做一個(gè)小時(shí)的買賣可以掙20美元，卻自己清掃房子而不肯每小時(shí)花10美元雇一個(gè)保姆，也是一種愚蠢的行為。當(dāng)然，除非你更喜歡打掃房間。

十、利用技術(shù)。保存你的工作記錄在計(jì)算機(jī)上而不是筆記本里。因?yàn)橛?jì)算機(jī)有一種搜尋的功能，可以在幾秒鐘之內(nèi)找到內(nèi)容。你也可以買計(jì)算機(jī)軟件，它會(huì)為你寫出并支付所有的帳單。

別手寫信件再讓秘書打印。——把它們口授在錄音機(jī)上。研究證明，那樣口授具有比手寫一封典型的185個(gè)詞的信件快3倍的優(yōu)越性。如果你一天寫五、六封信，按每月支付給你的10000美元計(jì)算，口授會(huì)使你一年節(jié)省的時(shí)間價(jià)值875美元。

任何時(shí)候，你提前完成一項(xiàng)任務(wù)或者避免一次無謂的爭(zhēng)吵，你不僅節(jié)省了時(shí)間，而且自己的生活也更愉快。“你珍惜生命嗎?”本杰明·富蘭克林曾經(jīng)說過，“那么別浪費(fèi)時(shí)間，因?yàn)樗菢?gòu)成生命的材料。”

(高金華譯自〔美〕《讀者文摘》1994年第9期)