財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化策略

在現(xiàn)代化企業(yè)運(yùn)營模式持續(xù)改革的背景下，財(cái)務(wù)共享模式作為一種新型的財(cái)務(wù)管理架構(gòu)，已經(jīng)廣泛應(yīng)用在各類企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)中。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式在面對(duì)高頻次和重復(fù)性的財(cái)務(wù)事務(wù)處理需求時(shí)，除了體現(xiàn)出低效率和高成本的問題之外，還容易因?yàn)槿藶橐蛩卦斐烧`操作等缺陷。再加上企業(yè)不同業(yè)務(wù)單元之間的財(cái)務(wù)操作流程和核算標(biāo)準(zhǔn)存在差異，也容易增加財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的整合難度。財(cái)務(wù)共享模式則是通過建立標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)流程和集中化的數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，將分散在各個(gè)業(yè)務(wù)部門的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，打造共享化的服務(wù)平臺(tái)。這種新型的財(cái)務(wù)管理模式不僅可以降低企業(yè)的財(cái)務(wù)運(yùn)營支出，也能提升財(cái)務(wù)事務(wù)的處理效率，還能通過統(tǒng)一規(guī)范的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性提供保障。

財(cái)務(wù)共享模式的業(yè)務(wù)流程

第一，費(fèi)用報(bào)銷流程。當(dāng)企業(yè)的員工產(chǎn)生與業(yè)務(wù)相關(guān)的支出時(shí)，需根據(jù)企業(yè)的相關(guān)規(guī)范，通過電子或紙質(zhì)形式提交費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)。單據(jù)中必須要將支出產(chǎn)生的具體日期、業(yè)務(wù)背景說明、資金數(shù)額及結(jié)算方式等關(guān)鍵要素全部填寫清楚，同時(shí)也要附上稅務(wù)發(fā)票、交易憑證等原始材料憑證。員工遞交的這些材料要先由業(yè)務(wù)部門提前進(jìn)行核驗(yàn)，由直接上級(jí)確認(rèn)費(fèi)用發(fā)生的必要性和真實(shí)性，符合企業(yè)的相關(guān)要求后，再將申請(qǐng)上傳至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心平臺(tái)。企業(yè)的財(cái)務(wù)審核人員會(huì)通過共享中心對(duì)員工業(yè)務(wù)支出單據(jù)憑證的合規(guī)性、合法性及是否符合企業(yè)費(fèi)用管理制度等進(jìn)行核查，確認(rèn)所有的條件全部符合要求之后，才能啟動(dòng)資金支付程序，從而生成標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)核算信息。第二，應(yīng)付賬款處理。當(dāng)企業(yè)采購了物資或者服務(wù)之后，采購部門的相關(guān)人員需要系統(tǒng)性地整理采購訂單、貨物簽收單據(jù)及供應(yīng)商提供的正式發(fā)票等關(guān)聯(lián)文件，然后將這些文件全部上傳至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。財(cái)務(wù)人員則要根據(jù)相關(guān)規(guī)范對(duì)這些文件和單據(jù)進(jìn)行核驗(yàn)，通過對(duì)比采購訂單中的條款、實(shí)物簽收記錄以及發(fā)票明細(xì)是否一致，對(duì)交易事項(xiàng)的真實(shí)性和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性進(jìn)行驗(yàn)證。財(cái)務(wù)人員如果核驗(yàn)無誤后，則要根據(jù)采購合同中約定的結(jié)算條款和賬期安排資金支付，完成支付后也要及時(shí)更新應(yīng)付賬款的臺(tái)賬。第三，應(yīng)收賬款處理。企業(yè)完成商品銷售或者提供服務(wù)之后，銷售部門需將銷售合同、貨物出庫憑證等業(yè)務(wù)單據(jù)全部上傳至財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)。財(cái)務(wù)人員根據(jù)交易數(shù)據(jù)生成稅務(wù)發(fā)票，然后在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中建立應(yīng)收賬款臺(tái)賬。財(cái)務(wù)人員需對(duì)客戶的回款情況進(jìn)行監(jiān)控，如果收到客戶支付的款項(xiàng)之后，要及時(shí)在系統(tǒng)中對(duì)賬務(wù)進(jìn)行核銷。在這個(gè)過程中，財(cái)務(wù)人員也要定期對(duì)應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)周期進(jìn)行分析，如果客戶超期未結(jié)算，需制定專項(xiàng)的催收方案，同時(shí)也要對(duì)客戶的信用進(jìn)行評(píng)估，通過量化數(shù)據(jù)評(píng)估客戶的歷史付款記錄和逾期狀態(tài)，從而為優(yōu)化客戶的銷售信用政策提供數(shù)據(jù)支撐。第四個(gè)環(huán)節(jié)是工資核算。薪資管理是財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)的重要內(nèi)容，財(cái)務(wù)共享模式下的薪資管理流程主要是通過建立員工工作數(shù)據(jù)采集平臺(tái)，對(duì)員工的考勤記錄、績效指標(biāo)等信息進(jìn)行系統(tǒng)性整合，然后根據(jù)產(chǎn)品類別和組織架構(gòu)建立核算模型，這樣就能精確計(jì)算員工的薪酬，也能保證員工的工資款項(xiàng)能夠合規(guī)發(fā)放。由于部分企業(yè)還涉及委托外部加工的業(yè)務(wù)，所以針對(duì)這類業(yè)務(wù)，則要結(jié)合物料外發(fā)的加工場(chǎng)景，通過建立供應(yīng)商合作臺(tái)賬對(duì)發(fā)出的物流、加工速度、質(zhì)量驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的成本進(jìn)行核算，再對(duì)合同中約定條款的合規(guī)性進(jìn)行審查，確認(rèn)符合相關(guān)規(guī)范后才能結(jié)算加工費(fèi)用。

財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制的主要內(nèi)容

內(nèi)部環(huán)境企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境是搭建內(nèi)控體系的關(guān)鍵基礎(chǔ)，關(guān)乎企業(yè)的組織架構(gòu)、經(jīng)營理念、風(fēng)險(xiǎn)偏好以及人力資源配置等多個(gè)維度。所以，企業(yè)的組織架構(gòu)需清晰劃分權(quán)責(zé)范圍，有效規(guī)劃各部門的職能邊界及權(quán)限范圍，營造協(xié)同的財(cái)務(wù)運(yùn)行格局。從管

理的層面出發(fā)，企業(yè)需樹立以員工為本的價(jià)值觀和指引，通過完善員工職業(yè)發(fā)展渠道與公正透明的績效評(píng)估體系，營造有利于員工的工作環(huán)境。圍繞風(fēng)險(xiǎn)防控工作，企業(yè)要制定恰當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)承受額度，防止因過度規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)而阻礙企業(yè)的發(fā)展。在人員資源配置事宜上，需構(gòu)建員工崗位勝任力評(píng)估模型和動(dòng)態(tài)人才配置體系，讓員工專業(yè)能力與崗位需求相匹配。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估企業(yè)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是應(yīng)對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)的核心要點(diǎn)。處于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的范疇，企業(yè)可能會(huì)面臨數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)、業(yè)務(wù)流程不規(guī)范執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)以及人員配置不合理等多種挑戰(zhàn)。為有效抵御風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)必須搭建覆蓋全業(yè)務(wù)鏈條的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估管理體系，該體系應(yīng)包括周期性風(fēng)險(xiǎn)排查流程、系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)研判流程以及可實(shí)際落地的風(fēng)險(xiǎn)處置方案。風(fēng)險(xiǎn)排查工作需要全面覆蓋所有財(cái)務(wù)操作環(huán)節(jié)，同時(shí)需與企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃及經(jīng)營目標(biāo)要求相契合。在做風(fēng)險(xiǎn)分析工作的過程中，企業(yè)要科學(xué)判定各類風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)的發(fā)生概率以及潛在影響范圍，按照風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)合理調(diào)配管控資源，保證在重大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)上實(shí)施精準(zhǔn)防控。

控制活動(dòng)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下，控制活動(dòng)的有效開展與不斷優(yōu)化是保障企業(yè)運(yùn)營效益、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控能力的關(guān)鍵舉措。控制活動(dòng)涉及一系列管理策略和操作流程，其核心價(jià)值是保障企業(yè)管理決策得到有效落實(shí)，并推動(dòng)戰(zhàn)略目標(biāo)最終達(dá)成。企業(yè)必須構(gòu)建全面的內(nèi)部控制體系，將全部財(cái)務(wù)核算與資金管理活動(dòng)納入標(biāo)準(zhǔn)化控制流程，通過打造多層級(jí)審批權(quán)限配置、正規(guī)化業(yè)務(wù)授權(quán)機(jī)制以及定期開展賬務(wù)核對(duì)程序，切實(shí)保障財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性與完整性，切實(shí)防止舞弊行為和操作差錯(cuò)。

信息溝通信息是支撐企業(yè)決策、保障內(nèi)部控制體系運(yùn)行的核心要素。企業(yè)唯有獲取真實(shí)可信的經(jīng)營數(shù)據(jù)，方可制定科學(xué)的戰(zhàn)略規(guī)劃并切實(shí)落實(shí)管控措施。置身于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式中，企業(yè)需要構(gòu)建智能化信息管理平臺(tái)，借助集成財(cái)務(wù)核算、資金監(jiān)控、數(shù)據(jù)分析等功能模塊，憑借大數(shù)據(jù)處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的實(shí)時(shí)收集、自動(dòng)核查與智能分析，從而全面維護(hù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度、系統(tǒng)性和及時(shí)性。

財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制的優(yōu)化建議

加強(qiáng)人員培訓(xùn)和企業(yè)文化融合加深員工能力建設(shè)與企業(yè)價(jià)值認(rèn)同的深度融合，是適應(yīng)財(cái)務(wù)共享模式轉(zhuǎn)型的核心舉措。面向新員工，需搭建標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程的體系化認(rèn)知框架，使其系統(tǒng)掌握從費(fèi)用核銷到總賬核算這一全流程的操作規(guī)范，確保精準(zhǔn)領(lǐng)會(huì)電子單據(jù)填寫規(guī)范、費(fèi)用報(bào)銷制度與憑證審核要點(diǎn)等關(guān)鍵內(nèi)容。采用流程標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)，減少人為操作的差錯(cuò)。在職員工需要持續(xù)推進(jìn)對(duì)流程的認(rèn)知深化，依靠專項(xiàng)培訓(xùn)增強(qiáng)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)要求的掌握能力，重點(diǎn)掌握費(fèi)用報(bào)銷審核、應(yīng)付賬款核驗(yàn)等高頻業(yè)務(wù)場(chǎng)景的操作要點(diǎn)，確保業(yè)務(wù)處理符合內(nèi)控要求。

在強(qiáng)化信息化能力層面，應(yīng)設(shè)立覆蓋財(cái)務(wù)系統(tǒng)全功能模塊的實(shí)操訓(xùn)練體系，著重培養(yǎng)員工針對(duì)數(shù)據(jù)錄入、智能查詢、自動(dòng)報(bào)表生成等核心功能的熟練度。借助模擬的真實(shí)業(yè)務(wù)場(chǎng)景開展實(shí)戰(zhàn)演練，讓員工熟練掌握海量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性處理方法，靈活運(yùn)用自動(dòng)化工具提高作業(yè)效率。同時(shí)，建立系統(tǒng)故障應(yīng)急應(yīng)對(duì)機(jī)制，針對(duì)數(shù)據(jù)傳輸異常、軟件功能故障等常見問題制定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)對(duì)辦法和流程，保持財(cái)務(wù)作業(yè)的連續(xù)性。

制定針對(duì)性的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施企業(yè)針對(duì)業(yè)務(wù)流程重構(gòu)引起的運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)建立成體系的流程優(yōu)化機(jī)制。以開展全業(yè)務(wù)流程的解構(gòu)分析為途徑，主要聚焦費(fèi)用核銷、往來賬款管理等核心業(yè)務(wù)的關(guān)鍵鏈條，界定各操作節(jié)點(diǎn)的輸入準(zhǔn)則、輸出成效及關(guān)鍵控制數(shù)值。基于跨區(qū)域經(jīng)營單元的業(yè)務(wù)屬性，應(yīng)制定適配性操作規(guī)范，比如，為存在特殊費(fèi)用審批需求的業(yè)務(wù)部門設(shè)立專項(xiàng)費(fèi)用目錄及相應(yīng)審核規(guī)則，并把校驗(yàn)邏輯固化到信息系統(tǒng)中。同時(shí)，搭建流程效能監(jiān)測(cè)體系，采用定期開展流程執(zhí)行合規(guī)性檢查及效率評(píng)估的做法，迅速找出操作中的瓶頸以及潛在的風(fēng)險(xiǎn)口。若檢測(cè)出業(yè)務(wù)流程執(zhí)行偏差或新出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)特征，即刻開啟動(dòng)態(tài)優(yōu)化程序，保障業(yè)務(wù)流程始終處在最優(yōu)適配狀態(tài)。在信息化風(fēng)險(xiǎn)防控的范疇內(nèi)，需打造縱深防御架構(gòu)。在系統(tǒng)建設(shè)起步階段便強(qiáng)化安全防護(hù)架構(gòu)設(shè)計(jì)，采用國密算法對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)執(zhí)行端到端加密傳輸與存儲(chǔ)的防護(hù)，建立基于角色權(quán)限的訪問管控模式，嚴(yán)格設(shè)定用戶對(duì)系統(tǒng)功能模塊及數(shù)據(jù)資產(chǎn)的訪問范圍界限，定期委托專業(yè)安全團(tuán)隊(duì)進(jìn)行滲透測(cè)試與漏洞掃描，構(gòu)建安全整改的閉環(huán)管理體系。為阻擋極端事件造成的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)擬定

多節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)的備份方案，籌建異地的災(zāi)難備份中心，確保在系統(tǒng)故障或者出現(xiàn)自然災(zāi)害的情況下，72小時(shí)內(nèi)完成數(shù)據(jù)的全部恢復(fù)。面對(duì)海量數(shù)據(jù)造成的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)挑戰(zhàn)，要部署智能分析平臺(tái)，采用機(jī)器學(xué)習(xí)算法建立起風(fēng)險(xiǎn)特征庫，實(shí)現(xiàn)交易數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)異常的篩查與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，切實(shí)提升風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和響應(yīng)的效率。

建立持續(xù)監(jiān)控和反饋機(jī)制若處于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，構(gòu)建長效監(jiān)控與反饋機(jī)制需要進(jìn)行體系化部署。企業(yè)應(yīng)搭建一套全流程監(jiān)控架構(gòu)，構(gòu)建覆蓋財(cái)務(wù)共享全業(yè)務(wù)鏈條以及系統(tǒng)運(yùn)行的監(jiān)督方案，把費(fèi)用報(bào)銷流程的單據(jù)流轉(zhuǎn)、多級(jí)審批以及資金支付環(huán)節(jié)，往來賬款處理的業(yè)務(wù)操作節(jié)點(diǎn)、總賬核算事務(wù)流程以及系統(tǒng)操作日志、數(shù)據(jù)存取情況、軟件版本更新等關(guān)鍵內(nèi)容都納入監(jiān)控范圍。憑借自動(dòng)化監(jiān)控工具和大數(shù)據(jù)分析平臺(tái)開展 7×24 小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，采用預(yù)先設(shè)置交易金額閾值、數(shù)據(jù)異動(dòng)頻率等預(yù)警指標(biāo)的方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)異常交易行為、數(shù)據(jù)異常波動(dòng)及潛在風(fēng)險(xiǎn)的即刻捕捉與預(yù)警發(fā)送。就監(jiān)控頻次的配置而言，需設(shè)立基于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的動(dòng)態(tài)監(jiān)控辦法；對(duì)于高頻高風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，如大量的日常費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)和關(guān)鍵客戶應(yīng)收賬款管理，實(shí)施每日或每周的穿透式盤查；對(duì)于低頻低風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)，如固定資產(chǎn)處置的相關(guān)事宜，則實(shí)施月度、季度的定期檢查。同時(shí)，引人智能預(yù)警模型，依靠業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的變化規(guī)律與歷史風(fēng)險(xiǎn)的特性，動(dòng)態(tài)把握風(fēng)險(xiǎn)演變趨勢(shì)。

若監(jiān)測(cè)到特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域風(fēng)險(xiǎn)水平開始上升時(shí)，自動(dòng)啟動(dòng)監(jiān)控強(qiáng)度進(jìn)階程序，實(shí)現(xiàn)監(jiān)控資源的精準(zhǔn)安排。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的推廣應(yīng)用既為企業(yè)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型創(chuàng)造了發(fā)展契機(jī)，也對(duì)企業(yè)內(nèi)控體系構(gòu)建提出了新的管理挑戰(zhàn)。企業(yè)通過系統(tǒng)完善內(nèi)控基礎(chǔ)架構(gòu)、精準(zhǔn)制定風(fēng)險(xiǎn)防控策略以及構(gòu)建長效監(jiān)督反饋機(jī)制，能夠有效保障內(nèi)控體系的有效運(yùn)作，從而為財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的落地實(shí)施提供制度保障，助力企業(yè)在動(dòng)態(tài)變化的市場(chǎng)環(huán)境中構(gòu)建可持續(xù)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。這些管理舉措相互支撐形成閉環(huán)管理體系，既強(qiáng)化了財(cái)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化管控能力，也通過風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與過程監(jiān)督確保業(yè)務(wù)運(yùn)營合規(guī)性，最終推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型與戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的有機(jī)統(tǒng)一。

（作者簡(jiǎn)介：中地海外水務(wù)有限公司）