淺談綜合辦公室在中小企業(yè)中的價值

中圖分類虧：F270文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1004-4914（2025）08-064-03

當(dāng)前經(jīng)濟形勢下，中小企業(yè)是經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展的重要基礎(chǔ)，在促進(jìn)經(jīng)濟增長、就業(yè)穩(wěn)定、科技創(chuàng)新及社會和諧等方面發(fā)揮不可替代的作用。然而，面對復(fù)雜多變的市場環(huán)境，中小企業(yè)要如何在殘酷的競爭中立于不敗之地？大多數(shù)企業(yè)會優(yōu)先考慮組織改革，優(yōu)化資源配置，即合并職能部門，將人力資源、行政事務(wù)管理、黨建工作、綜合服務(wù)等職能統(tǒng)一并入綜合辦公室。因此，綜合辦公室在中小企業(yè)發(fā)展中扮演著重要的角色，它承擔(dān)著跨部門以及與上級黨組織、政府部門溝通的橋梁職能，負(fù)責(zé)制定企業(yè)規(guī)章制度，車輛調(diào)度，基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)，統(tǒng)籌招聘，新員工培訓(xùn)，薪酬福利等事務(wù)。

一、綜合辦公室在中小企業(yè)中的定位

綜合辦公室是企業(yè)內(nèi)部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、管理和服務(wù)的重要部門，它在中小企業(yè)中的定位是多方面的，主要包括人力資源管理、行政辦公和信息管理等關(guān)鍵角色。

二、綜合辦公室的職能及作用

（一）幫助企業(yè)做好人力資源管理工作

在中小企業(yè)中，綜合辦公室往往承擔(dān)著人力資源管理與規(guī)劃的工作，主要包括招聘選拔、崗位分析、新員工接待、勞動關(guān)系管理、薪酬管理和績效考核等。

1.根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃，制定切實可行的人力資源規(guī)劃。辦公室應(yīng)根據(jù)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境和條件的變化，通過對企業(yè)未來的人力資源需要和供給狀況的分析，運用科學(xué)的方法，制定企業(yè)人力資源供需平衡計劃，以確保組織在需要的時間和需要的崗位上，獲得各種必需的人力資源，保證事得其人、人盡其才，從而實現(xiàn)人力資源與其它資源的合理配置。

2.做好職位分析以及人員招聘。根據(jù)企業(yè)需求，收集分析職位信息，制定招募計劃，實施招募活動。

3.完善勞動合同簽訂和社會保險核算。新員工入職后，按照國家規(guī)定與勞動者依法簽訂勞動合同，核算社會保險并繳費，辦理檔案接收手續(xù)。

4.制定實施動態(tài)薪酬調(diào)整機制。辦公室應(yīng)根據(jù)公司不同職位、崗位制定明確的薪酬調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)和程序，注重與員工的溝通，提高他們對薪酬調(diào)整機制的理解。另外，還應(yīng)定期調(diào)整薪酬機制，以適應(yīng)市場和企業(yè)的變化。

5.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及其他部門做好績效考核工作。根據(jù)各崗位、各部門的績效考核指標(biāo)及權(quán)重，在績效周期結(jié)束時（一般以月度、年度為單位）評價員工在工作中的表現(xiàn)，為績效獎金的發(fā)放提供有力的依據(jù)，確保公平、公正地對待每一位員工。

綜合辦公室通過“選人精準(zhǔn)化、用人高效化、留人長效化”，成為企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)、提升競爭力的核心引擎，其作用不僅體現(xiàn)在日常運營效率提升，更貫穿于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的全生命周期。

（二）做好企業(yè)行政事務(wù)類工作

行政事務(wù)類工作主要包括制度建設(shè)、會議安排、文件管理、黨建工會及考勤管理等方面。

1.制度建設(shè)。辦公室需要制定和優(yōu)化企業(yè)各項管理制度、工作流程等，確保各項工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.會議安排。根據(jù)會議行程做好會前準(zhǔn)備（場地布置、設(shè)備檢查及資料分發(fā)）；會議期間的服務(wù)（茶水安排等）；會議收尾（清理會場、資料歸檔及反饋收集）。

3.文件管理。公司辦公室要負(fù)責(zé)收、發(fā)文管理。主要包括接收、登記、保管外來文件，確保文件及時送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；起草、審核部門內(nèi)部各類重要文件和報告，確保其符合相關(guān)法律法規(guī)要求并準(zhǔn)確傳達(dá)給相關(guān)部門或員工。

4.黨建工會。負(fù)責(zé)定期組織召開民主生活會，組織黨支部開展“評優(yōu)評先”和民主評議活動，負(fù)責(zé)入黨積極分子的教育培養(yǎng)和黨員干部培訓(xùn)。工會工作主要有開展困難職工幫扶，節(jié)日慰問，發(fā)放福利，舉辦文體賽事等。

5.考勤管理。記錄和統(tǒng)計考勤（包括異常、請假和加班），形成考勤報表，并做好歸檔工作。

6.基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)、修。公司基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)主要包括辦公樓、打印設(shè)備、空調(diào)系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)設(shè)施等。辦公室負(fù)責(zé)維修、保養(yǎng)和修繕，從而保障公司日常運營、提高工作效率、確保員工安全。

行政事務(wù)類工作是企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的基石，不僅能夠確保各項業(yè)務(wù)有序、高效地進(jìn)行，還能展現(xiàn)企業(yè)的文化和價值觀，提高企業(yè)的形象和聲譽。

（三）信息傳遞的“橋梁”

綜合辦公室是各項工作承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、有序開展的“窗口”和“樞紐”，在信息管理中承擔(dān)著信息傳遞的橋梁作用，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.信息收集與整理。綜合辦公室負(fù)責(zé)收集各類信息，包括外部市場數(shù)據(jù)、行業(yè)動態(tài)、基層聲音等，多方面建立溝通渠道，為組織提供決策所需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

2.信息分析與處理。綜合辦公室需要對收集的信息進(jìn)行分析和處理，提取出有價值的信息，為企業(yè)管理層提供科學(xué)的決策依據(jù)。

3.信息傳播與共享。綜合辦公室確保信息在組織內(nèi)部的有效傳遞，促進(jìn)各部門之間的溝通與協(xié)作，以確保信息的及時共享。

綜合辦公室雖然不直接參與業(yè)務(wù)工作，但通過履行這些工作職責(zé)，為整個企業(yè)的高效運轉(zhuǎn)、穩(wěn)定發(fā)展提供了有力保障，是不可或缺的重要部門。

三、綜合辦公室工作的特點

（一）綜合性

辦公室作為中小企業(yè)的綜合辦事部門，工作千頭萬緒，工作面寬事雜，決策部署要通過辦公室傳達(dá)，多種信息要在辦公室匯集，各方關(guān)系要由辦公室協(xié)調(diào)。從重要決策到日常事務(wù)，從領(lǐng)導(dǎo)到班組員工，看似平常甚至瑣碎，卻配合著全局。

（二）政治性

辦公室作為黨政機關(guān)的核心部門，必須提高政治站位，強化政治擔(dān)當(dāng)。辦公室工作人員需要具備高度的政治敏感性和大局意識，負(fù)責(zé)上傳下達(dá)黨支部的決策部署，確保各項工作與黨的方針、政策保持一致。

（三）臨時性

辦公室有些工作具有不確定性，沒有規(guī)律，經(jīng)常需要處理緊急任務(wù)和突發(fā)事件，例如，臨時通知的接待、會議安排、征求意見回復(fù)等，具有突然性、緊急性。

（四）保密性

辦公室工作人員尤其是辦公室主任作為主要領(lǐng)導(dǎo)的決策參謀，成為單位內(nèi)部最早知曉核心信息的角色，例如，政策動向、決策背景、人事動態(tài)及員工信息等，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決策做好保密工作，確保企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

（五）協(xié)調(diào)性

綜合辦公室作為綜合協(xié)調(diào)部門，必須有全局觀念。其任務(wù)不僅包括協(xié)調(diào)本單位與其他單位之間的關(guān)系，還包括協(xié)調(diào)與上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和下屬基層單位之間的關(guān)系，甚至是領(lǐng)導(dǎo)成員之間的關(guān)系，把握好協(xié)調(diào)的原則性，化解矛盾，形成合力。

四、剖析綜合辦公室的現(xiàn)狀

（一）員工缺乏積極主動性和晉升空間

由于辦公室工作種類繁瑣，沒有規(guī)律性，且缺乏技術(shù)含量，沒有任何業(yè)績與成果可言，干多干少都一個樣，導(dǎo)致辦公室員工在工作中會感到迷茫和無所適從，工作起來缺乏動力，沒有目標(biāo)。而且辦公室晉升通道狹窄，甚至出現(xiàn)用人機制不透明、不規(guī)范，公司在資源分配上存在不均衡，導(dǎo)致辦公室員工發(fā)展機會不均的情況。

（二）工作枯燥乏味，缺乏挑戰(zhàn)性

長期從事機械化的重復(fù)任務(wù)，缺乏創(chuàng)新空間，導(dǎo)致思維固化與動力流失，而且辦公室工作成果無法直接體現(xiàn)個人貢獻(xiàn)，削弱價值感。

（三）團隊氛圍不好，缺乏協(xié)作精神

由于辦公室工作的復(fù)雜性、臨時性、重復(fù)性等特點，導(dǎo)致員工的工作無法計量，分配不均且難以出成果，可是工作又耗費時間與精力，其他部門、領(lǐng)導(dǎo)不重視，導(dǎo)致員工心灰意冷，得過且過，甚至互相推諉，大大降低工作效率。

（四）激勵性措施不足

企業(yè)針對辦公室員工沒有明確的激勵機制，員工在工作中的表現(xiàn)得不到反饋與認(rèn)可，尤其在月度專項獎勵中，其他部門員工都或多或少有獎勵名目，而辦公室員工沒有，這無形中挫傷了員工的積極性，他們會認(rèn)為沒有得到組織的公平對待，從而產(chǎn)生懈怠情緒，沒有歸屬感。

五、以某中小企業(yè)為例，剖析綜合辦公室存在的問題

某中小型企業(yè)共有員工100余人，組織結(jié)構(gòu)設(shè)有經(jīng)理層、公司辦公室、財務(wù)部、營銷采購部、生產(chǎn)部（下設(shè)各班組）安全部、技術(shù)部等部門。其中公司辦公室有員工6人，分別設(shè)主任1名，副主任1名，員工4人，主要承擔(dān)公司人力資源管理、黨政工會工作、后勤、庫房管理、基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)修繕以及其他臨時性工作。一直以來，公司辦公室都兢兢業(yè)業(yè)、任勞任怨地立足自身崗位，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)層及直屬各部門，為公司的平穩(wěn)發(fā)展提供支持。但是近年來，隨著公司業(yè)務(wù)的不斷拓展，迫于提質(zhì)增效和國內(nèi)外嚴(yán)峻經(jīng)濟形勢的壓力，公司采取各種措施降低成本，提高勞動效率，用工形式也越來越多樣化（業(yè)務(wù)外包、勞務(wù)派遣、勞務(wù)協(xié)議及返聘榮休老同志），導(dǎo)致辦公室的工作越來越繁瑣，越來越難做，除了做好本職工作外，還要配合各部門做好各項成本核算（包括人工成本、業(yè)務(wù)成本）采購辦公用品以及合同招投標(biāo)工作。

眾所周知，再難再多的工作，只要團隊凝聚力足夠強，辦公室成員擰成一股繩，勁往一處使，都能保質(zhì)保量完成工作。可是辦公室成員認(rèn)為組織沒有公平對待各專業(yè)工作，感受不到來自領(lǐng)導(dǎo)的信任與關(guān)懷，工作中會產(chǎn)生“有我沒我一個樣，干多干少一個樣”的心理狀態(tài)，不僅不利于辦公室的穩(wěn)定，各項工作也只是機械性地完成，沒有任何依賴與認(rèn)同感。

六、優(yōu)化綜合辦公室工作的措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)層加強對綜合辦公室工作的重視

辦公室工作雖然沒有突出的業(yè)績與成就，但它是一個公司得以穩(wěn)定、高效運轉(zhuǎn)的強大后盾。組織的管理層應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，不要只把辦公室看作后勤、打雜的部門，還應(yīng)認(rèn)識到它的參謀、專業(yè)性和助手的作用，正是因為有辦公室處理這些繁雜瑣碎不起眼的工作，公司才能專心致力于生產(chǎn)、安全、技術(shù)研發(fā)工作。

（二）辦公室主任要維護(hù)團隊成員的利益

綜合辦公室是一個整體，一個團隊，而辦公室主任作為這個團隊的領(lǐng)頭人，是整個團隊的主心骨，不僅要了解各個團隊成員的精神狀態(tài)、工作能力和工作職責(zé)等，還要維護(hù)成員的利益，推薦成員參加相關(guān)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)技能。針對復(fù)雜困難的工作，向上級尋求更多的資源和支持，例如，增加人手、提供必要的工具或培訓(xùn)等，這樣可以讓員工感受到上級對他們的關(guān)心和支持，從而減輕他們的心理負(fù)擔(dān)。定期與員工進(jìn)行溝通，了解他們的需求和困擾，及時給予支持和幫助，鼓勵員工表達(dá)自己的情緒和想法。一個優(yōu)秀的辦公室領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)具備良好的人際交往能力、超強的應(yīng)變能力、足夠的知識儲備及強大的心理承受能力，才能游刃有余地主持好辦公室工作。

（三）加強溝通與協(xié)調(diào)

與領(lǐng)導(dǎo)層、各部門甚至是成員之間都要勤溝通，多協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生誤會，影響工作效率，可以采取電話、企業(yè)微信、面對面的方式，確保信息能夠準(zhǔn)確無誤地傳達(dá)。

（四）加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高服務(wù)質(zhì)量

辦公室作為企業(yè)的“窗口”，需要上傳下達(dá)各種信息，協(xié)調(diào)好各方面的工作，因此，辦公室成員在日常工作中應(yīng)不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，努力提高自己的素養(yǎng)。

（五）建立健全各項規(guī)章制度

要想確保辦公室工作順利開展，必須建立完善各項規(guī)章制度。首先，細(xì)化辦公室成員職責(zé)，使員工能夠各司其職，各盡其能，做好本職工作，共同維護(hù)團隊的正常運作。其次，針對辦公室工作制定相應(yīng)的激勵措施，對于表現(xiàn)積極優(yōu)秀的員工予以獎勵，提高員工工作的積極性。

（六）正確把握原則性與靈活性的關(guān)系

在辦公室工作中，原則性主要體現(xiàn)在法律、政策、規(guī)章制度等方面，一切工作都應(yīng)以這些原則為準(zhǔn)繩，在堅持原則性的基礎(chǔ)上，靈活處理具體事務(wù)也是必要的。靈活性是指在處理工作和人際關(guān)系時不死板、不拘泥，能夠隨機應(yīng)變；面對工作中的突發(fā)情況和變化，能夠迅速調(diào)整計劃，靈活應(yīng)對；還要在工作中勇于嘗試新方法、新技術(shù)，以創(chuàng)新的思維解決問題，提高工作效率。例如，處理與同事的關(guān)系時，既要堅持工作原則，又要靈活溝通，促進(jìn)人際關(guān)系和諧。

七、結(jié)語

綜合辦公室是任何一個企業(yè)中不可或缺的部門，中小企業(yè)綜合辦公室集多項工作于一身，公司應(yīng)加強對辦公室的重視，采取有效激勵措施，提升辦公室員工的積極性，不斷提高辦公室管理工作的效率，助力企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：天津大港油田萊特石油化工股份合作公司天津300000）（責(zé)編：賈偉）