企業(yè)數(shù)享化轉(zhuǎn)型卷煙工廠合同管理風險防控

隨著信息技術(shù)的飛速進步，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為企業(yè)提升競爭力的核心驅(qū)動力。在煙草行業(yè)，特別是卷煙工廠，數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅帶來了合同管理流程的革新，還伴隨著數(shù)據(jù)處理復雜性的提升以及信息安全風險的加劇。面對這些挑戰(zhàn)與機遇，卷煙工廠合同管理的風險防控對策顯得尤為重要。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大背景下，卷煙工廠合同管理面臨著前所未有的風險，需要采取切實有效的防控措施。

一、引言

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮下，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營管理等各個環(huán)節(jié)也將會發(fā)生深刻的變化和轉(zhuǎn)型，這一轉(zhuǎn)型不僅會帶來生產(chǎn)效率和管理便捷性的提升，也會帶來新的風險點。在煙草行業(yè)，特別是卷煙工廠也正面臨著前所未有的變革與挑戰(zhàn)，作為日常經(jīng)營重要環(huán)節(jié)和規(guī)范自身經(jīng)濟行為關(guān)鍵手段之一的合同管理，在此次數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，對合同管理提出更高更新的要求，其風險防控對于企業(yè)穩(wěn)健運行具有舉足輕重的意義。

合同管理領(lǐng)域數(shù)字化主要涉及信息的電子化、流程的自動化以及決策的智能化，管理由履約監(jiān)督向預防、控制、預警全過程階段轉(zhuǎn)變的過程中，其流程、方式、手段等也在不斷地更新與升級。同時，溝通的主要手段由面對面向以信息交流為主要手段轉(zhuǎn)變，這些變化使得傳統(tǒng)的風險防控機制需要更新以適應新的挑戰(zhàn)。因此，數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來的不僅僅是便利和效率，更伴隨著一系列的風險和挑戰(zhàn)，如何有效防控合同管理風險，成為當前亟待解決的問題。下面我們將從數(shù)字化轉(zhuǎn)型的角度出發(fā)，結(jié)合實際情況深人剖析數(shù)據(jù)化背景下合同管理面臨的風險，提出具體實施建議和針對性的風險防控對策，并對未來合同管理風險防控的發(fā)展趨勢進行展望。

二、數(shù)字化轉(zhuǎn)型對合同管理的影響

1.數(shù)字化轉(zhuǎn)型的內(nèi)涵與發(fā)展趨勢。① 數(shù)字化轉(zhuǎn)型內(nèi)涵。2035年遠景目標綱要將“加快數(shù)字化發(fā)展建設(shè)數(shù)字中國”中，提出“以數(shù)字化轉(zhuǎn)型整體驅(qū)動生產(chǎn)方式、生活方式和治理方式變革”。數(shù)字化轉(zhuǎn)型是建立在數(shù)字化轉(zhuǎn)換、數(shù)字化升級基礎(chǔ)上，開發(fā)數(shù)字化技術(shù)及支持能力以新建一個富有活力的數(shù)字化運行模式。這一轉(zhuǎn)型不僅是關(guān)于技術(shù)的轉(zhuǎn)換，更是對企業(yè)戰(zhàn)略體系、業(yè)務流程、生產(chǎn)運營、組織架構(gòu)等全方位的變革和重塑。 ② 數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展趨勢。數(shù)字化轉(zhuǎn)型的內(nèi)涵豐富多樣，發(fā)展趨勢也呈現(xiàn)出多元化和復雜化的特點，企業(yè)需要把握數(shù)字化轉(zhuǎn)型的機遇，以實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。一是數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理的重要性日益凸顯。隨著數(shù)據(jù)規(guī)模的不斷擴大，企業(yè)開始將數(shù)據(jù)納入資產(chǎn)管理范疇，并圍繞數(shù)據(jù)的采集、篩選、加工、存儲、應用等環(huán)節(jié)進行規(guī)劃，以提高數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價值；二是網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)模式正在加速變革。數(shù)字化轉(zhuǎn)型推動企業(yè)不斷拓展基于業(yè)務場景的多元化應用，而這些應用對網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)提出了更高要求。因此，企業(yè)必須加快變革傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，以適應數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求；三是人工智能和物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中扮演越來越重要的角色。

2.卷煙工廠合同管理的現(xiàn)狀及特點。 ① 日益重視合同管理。建立專門的合同管理機構(gòu)，明確合同管理職責及流程，力求合同的簽訂、履約和違約處理有明確的規(guī)定和指導。 ② 規(guī)范意識不斷增強。對合同管理中的風險防控非常重視，在法律、財務、采購等多個領(lǐng)域配備具有較高的素養(yǎng)專業(yè)人才，通過建立健全的風險防范機制，有效降低合同履行過程中的風險。 ③ 信息化水平快速提升。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，注重合同管理的信息化建設(shè)，越來越多的卷煙工廠開始采用信息化手段進行合同管理，提高合同管理效率。

3.數(shù)字化轉(zhuǎn)型對合同管理流程的影響分析。數(shù)字化轉(zhuǎn)型對合同管理流程的影響深遠且顯著，這種轉(zhuǎn)型不僅改變了傳統(tǒng)的合同管理方式，還將提高合同管理的效率和質(zhì)量。 ① 數(shù)字化轉(zhuǎn)型使合同管理可實現(xiàn)云端存儲和訪問。通過云計算技術(shù)，使得用戶可以在任何時間、任何地點訪問合同文本，實現(xiàn)合同信息的實時共享和合作，這種便利性大大提高合同管理的靈活性。 ② 為合同管理提供數(shù)據(jù)分析和預測功能。數(shù)字化工具可以收集和分析合同數(shù)據(jù)，更好地了解合同的執(zhí)行情況，預測潛在的風險或機會。這種數(shù)據(jù)驅(qū)動的合同管理方式有助于組織更加智能地管理合同，降低不確定性，提高決策的準確性。 ③ 可簡化合同管理的流程。通過在線管理合同，包括合同歸檔、合同檢索、合同借閱、合同下載等操作變得更加便捷，有效降低了合同管理工作人員的工作壓力，讓合同管理從繁變簡。因此，在推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，需要充分考慮上述影響，并采取相應措施來確保合同管理的安全、合規(guī)和高效。

三、數(shù)字化轉(zhuǎn)型下合同管理面臨的主要風險

數(shù)字化轉(zhuǎn)型對合同管理流程將產(chǎn)生深遠的影響，增加合同管理的復雜性和風險性，風險防控的難度在不斷增加，需要我們在提高合同管理的效率和質(zhì)量的同時，仔細分析面臨的風險挑戰(zhàn)和問題，以便更好地應對。

1.傳統(tǒng)合同管理主要風險。 ① 簽訂風險。在簽訂合同時，未能充分審查合同相關(guān)方的資質(zhì)和信譽，可能導致與不具備合法經(jīng)營資格或信譽不佳的供應商及客戶簽訂合同，進而產(chǎn)生合同無效或無法履行的風險。此外，合同條款不明確或存在歧義，也可能導致合同履行過程中產(chǎn)生糾紛。 ② 履行風險。合同簽訂后，如果合同管理制度執(zhí)行不力，可能導致合同難以有效執(zhí)行。此外，還可能面臨合同變更、解除或終止時的風險，如果處理不當，可能引發(fā)法律糾紛和經(jīng)濟損失。 ③ 內(nèi)部管理風險。內(nèi)部合同管理流程不規(guī)范、職責不明確、審批不嚴格等問題，可能導致合同管理出現(xiàn)漏洞和失誤。

2.合同數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中可能面臨以下主要風險。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，合同管理除了面臨上述主要的傳統(tǒng)風險外，還可能面臨以下主要風險。 ① 技術(shù)風險。數(shù)字化轉(zhuǎn)型涉及引入先進的合同管理系統(tǒng)和技術(shù)，并依賴于先進的技術(shù)和系統(tǒng)，在引入這些技術(shù)時，可能面臨技術(shù)選型不當、系統(tǒng)不穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全等問題。如果系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)泄露，可能導致合同管理流程中斷，甚至引發(fā)法律糾紛和經(jīng)濟損失。同時，新技術(shù)的引入也可能導致與現(xiàn)有系統(tǒng)的兼容性問題，需要投入大量資源進行系統(tǒng)集成和改造。 ② 數(shù)據(jù)安全風險。數(shù)字化轉(zhuǎn)型的核心是數(shù)據(jù)，合同管理過程涉及大量的敏感信息和商業(yè)秘密，需要確保數(shù)據(jù)的安全性和隱私保護，防止數(shù)據(jù)泄露、濫用或篡改。此外，還需要對數(shù)據(jù)進行有效的管理和利用，避免數(shù)據(jù)冗余、不準確或不一致等問題。 ③ 法律合規(guī)風險。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和法規(guī)的不斷完善，可能面臨法規(guī)變化帶來的合規(guī)風險，需要遵守數(shù)據(jù)保護法規(guī)、電子簽名法規(guī)等，對數(shù)據(jù)進行更加嚴格的管理和保護，需要關(guān)注法規(guī)變化，及時調(diào)整合規(guī)策略，確保企業(yè)的合規(guī)運營。 ④ 流程變革風險。數(shù)字化轉(zhuǎn)型意味著對傳統(tǒng)合同管理流程的重新設(shè)計和優(yōu)化，這可能導致員工對新系統(tǒng)的不適應、流程設(shè)計不合理、操作復雜或抵觸情緒，進而影響合同管理的效率和準確性。同時，數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要內(nèi)部各部門的協(xié)同合作和配合，可能部門之間的利益沖突、溝通不暢或人員能力不足等問題，導致數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進受阻。

為了應對這些風險，在推進合同管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型時，應制定詳細實施計劃，加強技術(shù)評估和安全防護，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)的安全性。同時，加強員工培訓和溝通，提高員工對數(shù)字化轉(zhuǎn)型的認同感和操作能力。

四、數(shù)字化轉(zhuǎn)型下風險防控研究技術(shù)關(guān)鍵與研究路線

針對上述合同數(shù)字化轉(zhuǎn)型下合同管理面臨的風險，擬提出以下技術(shù)研究主要內(nèi)容和研究路線。

1.建立健全技術(shù)安全風險防范體系。在合同數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，技術(shù)風險防范是確保項目成功實施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需要綜合考慮技術(shù)選型、風險評估、系統(tǒng)測試、數(shù)據(jù)安全等多個方面，有效降低技術(shù)風險，確保數(shù)字化轉(zhuǎn)型項目的順利實施。 ① 強化先進性與可靠性有機統(tǒng)一。在選擇引入先進的合同管理系統(tǒng)和技術(shù)時，進行全面的市場調(diào)研和技術(shù)評估，確保所選技術(shù)成熟、穩(wěn)定且符合企業(yè)實際需求。考慮技術(shù)的可擴展性、兼容性和可維護性，以便在未來能夠輕松地進行系統(tǒng)升級和功能擴展。 ② 構(gòu)建系統(tǒng)抗擊能力。對數(shù)字化轉(zhuǎn)型項目可能面臨的技術(shù)風險進行全面評估，包括系統(tǒng)穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)安全性、數(shù)據(jù)遷移等方面的風險。制定相應的風險應對措施，如建立備份恢復機制、加強數(shù)據(jù)加密措施等，以降低風險發(fā)生的可能性。在系統(tǒng)上線前，進行充分的測試和驗證工作，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和功能完善性。邀請關(guān)鍵用戶參與測試，收集他們的反饋和建議，對系統(tǒng)進行優(yōu)化和改進。 ③ 持續(xù)改進與升級。持續(xù)關(guān)注合同管理系統(tǒng)的運行情況和用戶反饋，及時對系統(tǒng)進行優(yōu)化和升級。跟蹤新技術(shù)的發(fā)展動態(tài)，適時引入新技術(shù)來提升系統(tǒng)的性能和安全性。

2.確保合同數(shù)據(jù)的安全性和完整性。在合同數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，數(shù)據(jù)安全風險防范是至關(guān)重要的。 ① 構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)安全保護體系。確保有一個全面的安全框架來指導數(shù)據(jù)的保護工作，這包括對數(shù)據(jù)進行分類、評估和實施相應的保護措施。對合同的全生命周期進行監(jiān)控，包括資質(zhì)資信審核、合同擬稿、合同審批、合同簽署、合同履行等各個環(huán)節(jié)，以實現(xiàn)風險的早期識別和預防。 ② 人機結(jié)合預判風險。利用人工智能和機器學習技術(shù)，結(jié)合專業(yè)人員的分析，共同預判和應對可能出現(xiàn)的風險，有效提升風險防范水平。 ③ 加強數(shù)據(jù)安全管理。

完善數(shù)據(jù)管理制度，制定詳細的數(shù)據(jù)管理規(guī)范，明確數(shù)據(jù)的收集、存儲、使用和銷毀等流程；建立數(shù)據(jù)備份和恢復機制，定期備份關(guān)鍵數(shù)據(jù)，以防數(shù)據(jù)丟失或損壞；定期對系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復潛在的安全隱患。 ④ 提高數(shù)據(jù)保護意識和技能。加強對數(shù)據(jù)使用人員的培訓，提高他們的數(shù)據(jù)保護意識和技能。定期對員工進行數(shù)據(jù)安全和隱私保護的培訓，提高他們的安全意識，確保他們了解并遵守相關(guān)的政策和程序。嚴格控制對敏感數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)的人員才能訪問需要的信息。

3.應對法律合規(guī)風險。在合同數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，法律合規(guī)風險是需要重點考慮的問題之一，企業(yè)應在合同數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中更好地應對法律合規(guī)風險，保護自身的合法權(quán)益并避免不必要的法律糾紛。 ① 深入了解相關(guān)法律法規(guī)。需要了解和熟悉與合同數(shù)字化相關(guān)的法律法規(guī)，包括民法典、電子簽名法、數(shù)據(jù)保護法規(guī)等，確保企業(yè)的數(shù)字化過程符合所有適用的法律要求。同時，持續(xù)關(guān)注法律法規(guī)變化，及時調(diào)整自身的數(shù)字化過程以適應新的法律要求。 ② 建立風險控制體系。通過信息技術(shù)和數(shù)據(jù)分析技術(shù)創(chuàng)建智能化的風險管控模式，從事后糾紛處理向事前風險防范延伸。利用大數(shù)據(jù)、人工智能等先進技術(shù)對合同數(shù)據(jù)進行分析和挖掘，發(fā)現(xiàn)合同管理中的潛在風險和問題，為決策提供更加科學、準確的依據(jù)。 ③ 咨詢專業(yè)律師意見。在必要時，可以尋求專業(yè)律師的意見，以獲取關(guān)于特定法律問題的解答和指導。

4.實現(xiàn)流程的順利過渡和業(yè)務的持續(xù)發(fā)展。在合同數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，流程變革風險是一個需要特別關(guān)注的問題，需要采取一些關(guān)鍵措施以應對風險。 ① 逐步推進流程變革。流程變革不是一蹴而就的，需要分階段、分步驟地推進?？梢韵仍谝粋€部門或業(yè)務場景中進行試點，評估效果并優(yōu)化方案后再逐步推廣到其他部門和業(yè)務場景。 ② 加強人員培訓和溝通。對于涉及流程變革的人員，要提供充分的培訓和支持，確保他們了解新的流程和操作方法。同時，加強與員工的溝通，收集他們的反饋和建議，有助于改進流程并提高員工的接受度。 ③ 技術(shù)支撐與保障。選擇合適的技術(shù)工具和平臺，如流程自動化工具、電子簽名工具等，以提高流程效率和準確性。同時，確保技術(shù)支持團隊具備足夠的能力來支持流程變革的實施。 ④ 制定應急預案。在推進流程變革的過程中，可能會遇到各種意外情況和風險。因此，需要制定應急預案，以便在遇到問題時能夠迅速采取措施進行應對。

五、風險防控對策的實施建議

為了合同管理風險防控對策的有效實施，數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，合同管理還需要從以下四個方面加以重視。

1.完善合同管理制度。合同管理制度是合同管理風險防控的基礎(chǔ)，完善合同管理制度不僅有助于規(guī)范合同管理流程，還能有效減少合同管理中的漏洞和風險。應根據(jù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的特點，對合同管理制度進行適時的更新和調(diào)整。

2.加強合同審查與監(jiān)督的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。合同審查是預防合同管理風險的重要手段，應重點關(guān)注合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性和完整性，確保合同條款清晰明確，無歧義。在合同履行過程中，應加強對合同履行情況的監(jiān)督，對于合同履行中出現(xiàn)的違約、糾紛等問題，應依法依規(guī)進行處理。

3.定期培訓提升技能。通過定期的培訓和學習，使合同管理人員掌握最新的合同管理知識和技能，提高其合同管理水平和風險防控意識，更好地服務于企業(yè)的合同管理工作。

4.建立健全考核和交流機制。對合同管理工作進行定期考核和評價，可以激勵合同管理人員更加積極地履行職責，提高合同管理工作的質(zhì)量和效率。同時，還應加強與外部機構(gòu)的合作與交流，借鑒其他企業(yè)在合同管理風險防控方面的先進經(jīng)驗，不斷提升自身的管理水平和風險防控能力。

六、結(jié)語

數(shù)字化轉(zhuǎn)型為卷煙工廠合同管理帶來了新的挑戰(zhàn)和機遇，隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深入推進、技術(shù)的不斷創(chuàng)新和應用場景的拓展，合同管理風險防控的研究和實踐將不斷深入，卷煙工廠合同管理風險防控工作將面臨更多的機遇和挑戰(zhàn)，未來合同管理風險防控將更加注重數(shù)據(jù)的分析和挖掘，利用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)手段對合同數(shù)據(jù)進行深度分析，發(fā)現(xiàn)潛在風險和問題。同時，還應借鑒其他行業(yè)在合同管理風險防控方面的先進經(jīng)驗和技術(shù)手段，不斷探索新的風險防控手段和方法，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。希望以上的對策研究，能夠?qū)贤芾盹L險防控工作提供有益的參考和借鑒。

（作者單位：安徽中煙工業(yè)有限責任公司卷煙廠辦公室（法改科））