面向“十五五”的檔案數智化轉型：內涵與任務

Abstract：The digitaland intellgent transformation of archives is notonlyaprocess of comprehensive changes n the digitizationofarchives todata archivingandarchives datafication，but alsoaninevitablechoice forthefieldof archival managementtochange thethinkingof information developmentand innovativelyapplyintellgent technologiestoachieve inteligentmanagement.Facingthe5thFive-YearPlandevelopment，thedigitalandintelligentransformationofrchivesaims toempowerthedevelopmentofnewqualityproductiveforces，withricherconnotations，moredistincttrends，andmoreexplicit tasks.Thisarticleinitiallyexploestheconotation，coretrendsandkeyasksofthedigitalandintellgentransformatioof archives，withtheaimoftriggeingmorediscussionsontedigitalandintelligenttransformationofarcivesandprovidingnew ideas and directions for promoting the high-quality development of archival undertakings.

Keywords：The15thFive-YearPlan;Digitizationand Inteligence TransformationofArchives; Digital Intelligence Technology;NewQuality Productive Forces

面向“十五五”時期，檔案工作須深度參與國家數字經濟發展、技術革命深化與社會治理升級的高質量轉型發展進程。發展新質生產力是推動高質量發展的內在要求和重要著力點，其以科技創新作為重要特征，將新型生產要素作為重要元素，在數字經濟發展過程中，主要表現為通過數據、信息等新型生產要素的嵌入，重塑價值、產業與供應鏈條，從而形成經濟創新發展新動能。［1]作為信息要素的傳統載體與數據要素的重要介質，檔案是經濟社會各類生產業務活動中直接形成的原始記錄，具備生產力屬性和生產力特點。［2]但檔案在生產力上的作用是間接的：一方面，不是所有的生產業務過程與結果都會轉化為檔案，即檔案的生產要素儲備需要不斷豐富；另一方面，不是所有的檔案都能再次參與到新的生產業務中，即檔案中已儲備的生產要素需要被增值、開發、應用。前者需要通過檔案管理對象與范圍的“數據化擴展”，來推動檔案作為生產要素的數量與質量儲備；后者則需要檔案構成要素的“智能化利用”，來強化檔案作為生產要素賦能業務生產的能力。這兩項任務正是檔案數智化轉型的核心目標。

因此，為賦能新質生產力發展，面向“十五五”時期的檔案數智化轉型，須在檔案現有信息化建設的基礎上，深化檔案數字化轉型，以檔案管理對象、過程與結果的數據化和智能化為抓手，打破傳統檔案管理模式的局限，通過技術創新與模式創新，實現檔案資源的深度整合與高效利用，實現“檔案資源一數據資產一數據要素”的價值提升，為數字經濟發展提供更加全面的數據要素供給、更加準確的業務信息支持與更加智能的專業知識服務。

1檔案數智化轉型的內涵

檔案數智化轉型既要符合“數智化”的普遍特征，又要體現檔案領域的專有特色。“數智化”是對“數字智能”的簡要闡述，可被理解為：“數字智慧化與智慧數字化的合成，即在大數據中加人人的智慧，使數據真正產生價值，提高大數據的效用，并運用數字技術，把人的智慧管理起來。”[3]這就至少包括兩個方面的內涵：以數字手段管理人的智慧、以智能方法挖掘數據的智慧，分別對應“數字化”和“智能化”的轉型過程。

1.1以數字手段管理人的智慧

根據檔案領域對數字化轉型的現有共識，“以數字手段管理人的智慧”一方面體現為將傳統人工管理環境下的檔案管理理念認知整體提升到數字時代的數字思維、數字認知，使檔案管理中所謂“人的智慧”的實現環境由物理環境轉向數字環境；另一方面則體現為將已通過傳統手段保存的“人的智慧”，即模擬態檔案轉化為數字對象，并通過檔案信息系統與其他數字化基礎設施對其實施數字管理。這兩方面完成了檔案管理對象和檔案管理過程的“數字遷移”，在“十四五”時期及其之前的檔案信息化建設工作中已取得充分進展。

與此同時，隨著越來越多的“人的智慧”直接在數字環境中產生，如何用符合原生數字檔案資源特征的數字手段管理這些“新智慧”，就成為當下檔案數字化轉型的新問題。這個問題具體表現為兩個層面：一是當“流程電子化”成為常態，如何通過信息系統自動化疏通電子文件單軌制運行流程，增強電子檔案單套制管理能力。截至2023年底，全國各級綜合檔案館館藏電子檔案數據已經達到2289.6TB。［4]這些電子檔案是業務活動中最具長期保存價值的憑證性與參考性信息，也是組織機構數據資產最重要的組成部分之一。二是在檔案“業務數據化”不斷產生數據新增量的背景下，如何構建相應的數字基礎設施和管理流程，將數字政務、數字經濟、數字社會、數字文化等各領域在業務開展中產生的多源、異構、多模態數據納入歸檔范圍，并實現長期保存。該問題強調將業務環境中新產生的各類數據納入檔案管理對象的整體范疇，拓展檔案領域可管理的“人的智慧”范圍，實現檔案“數據生產要素”的儲備擴容。這兩個層面的問題，都需要在具體業務場景中通過業務管理、數據管理與檔案管理的三者協同來解決，其本質在于解決檔案管理對象的數據化問題。當“人的智慧”以原生數據的形式被記錄，檔案數字化轉型便邁入高級階段一檔案數據化轉型，而其首要任務便是實現檔案對象的數據化。

1.2以智能方法挖掘數據的智慧

“檔案數據化轉型”的后半段任務，則是要為“以智能方法挖掘數據的智慧”做好準備，即通過開展檔案內容、結構、背景與管理過程信息的細顆粒描述、組織與關聯，實現已歸檔數據從人可理解到機器可理解、機器可操作的轉變，為更多智能技術運用奠定數據規模與數據質量基礎。這一過程也常被理解為狹義的“檔案數據化”。在此階段中，“檔案數據化”已經蘊含了“智能化”的屬性，包括利用計算機感知技術進行多模態檔案的轉錄識別、利用自然語言處理技術完成檔案實體的自動化抽取、利用機器學習技術揭示和建立檔案關聯數據、利用大模型實現檔案知識推理和自動問答等。

除了智能技術的應用外，檔案智慧化管理與智能化生成是檔案智能化轉型的更高層次追求。其中，檔案智慧化管理是在以智能方法挖掘數據智慧的基礎上進一步使機器能夠模仿甚至強化人的智慧來進行檔案管理，具體表現為人工智能參與下的檔案管理環境與管理過程的深度自動化。檔案智能化生成則是通過算法模型對檔案數據進行深度挖掘，自動生成新的檔案管理數據，如檔案摘要、關鍵詞等；生成新的檔案知識，如編研成果、自動決策等；能夠自動生成新的文檔，如自動寫作公文等。

總體而言，檔案數智化轉型將完成數據驅動下的生產要素積累與智能驅動下的生產要素開發兩大核心使命，即在智能技術的參與下，實現“業務數據化一數據檔案化一檔案數據化一數據要素化一要素業務化”的循環式檔案價值提升，深度參與新質生產力建設與發展。

2檔案數智化轉型的核心趨勢

2.1以檔案管理對象的變化擴展為直接動因

檔案數智化轉型階段，檔案管理對象的變化主要表現在三個層面：一是在業務數據化背景下，新增業務數據的檔案化成為歸檔階段的討論重點。基于電子文件單軌制歸檔與電子檔案單套制管理的現有基礎，組織機構處理業務數據尤其是結構化數據的能力正在不斷增強，越來越多的業務數據被識別為具有長期保存價值的數據資產，被納入檔案管理范疇，形式包括但不限于數據庫文件、交易記錄、日志文件等。例如，浙江省嘉興市檔案部門開發原生數據歸檔管理系統，制定原生數據歸檔業務規范，打造了原生數據檔案化治理模式。［5］二是存量檔案的數據化正在形成新的檔案管理對象。除檔案自身存在的各種版本及其元數據外，檔案數據化將對檔案的內容、結構、背景以及管理過程進行深層次語義著錄、標識、分類、挖掘和關聯，形成新的具有一定規模的檔案描述數據、標簽數據、類別數據、二次分析數據和關聯數據等，這些數據也需要規范化管理。三是隨著檔案資源體系的向外開放與關聯，檔案管理對象的多源、異構、多模態特征日益顯著，須強化數據整合與融通能力。在特定主題或特定組織機構范圍內，所有具有檔案屬性的數據資源，包括存量檔案數據化結果、新增電子檔案或新歸檔業務數據、新媒體數據、智能終端生成數據以及其他所有相關必要數據等，都需要圍繞主題建設或組織業務關聯形成數據網絡，以支持深度數據洞察與規律發現，從而支持決策、賦能生產。

2.2以檔案管理技術的創新應用為主要表征

隨著檔案管理對象的變化范圍、形式與特征逐漸明晰，檔案領域逐步認識到依靠傳統管理方式與方法，很難應對新管理對象帶來的挑戰。因此，用數智時代的新技術來解決數智時代的檔案管理問題，就成為一種必然選擇。總體看，當前檔案領域所選擇應用的創新技術，大多具備人工智能屬性，這正是檔案數智化技術應用中“智”的體現。新一代人工智能作為具備智能學習和自主決策能力的顛覆性技術，能夠運用數據和計算能力優勢，從檔案資源中提煉出默會知識，進而識別模式并實現更為復雜的功能，這就為檔案數據化之后的知識標識與知識發現提供了堅實的技術保障。根據統計發現，檔案領域應用最廣泛的人工智能技術，包括但不限于計算機視覺、深度學習、自然語言處理、語音處理、知識圖譜、機器學習、自動化和機器人技術、專家系統等，這些技術幾乎已經覆蓋了檔案管理全環節的業務場景，包括檔案收集、整理、歸檔、修復、著錄、鑒定、數字化、檢索、開發利用、服務和四性檢測等。[6在檔案領域，將人工智能技術的創新應用作為解決當前檔案管理問題的重點措施，主要可從以下三個層面實現：一是解決存量檔案數字化與多模態檔案文本化的問題，主要通過使用計算機視覺技術實現文本、圖像的識別、對比和匹配等；二是解決檔案數據化與知識挖掘的問題，主要通過使用自然語言處理技術對檔案內容中的實體、關系、情感等進行識別，輔助檔案檢索；三是解決檔案數據的自動處理與歸檔問題，例如通過使用自然語言處理、機器學習、向量計算等技術，對數據屬性進行匹配，實現檔案價值鑒定等特定任務的自動化。

2.3以檔案管理流程的優化調整為深層需求

面對檔案管理模式與管理方式變革的挑戰，人工智能等技術的應用僅能“治標”。而檔案管理數智化轉型是一個涉及檔案管理各項業務的系統性改革工程，若要“治本”，須對檔案管理流程進行更深層次的優化與調整。在理論探討層面，當前學界對檔案數智化管理流程的研究，亦是對檔案數智化內涵的解讀。例如，歷史檔案的數智化流程可大體概括為：數字化階段，主要解決歷史檔案不適于機器識讀的問題，將紙質或實物檔案轉化為具有一定格式的數字版本；數據化階段，主要解決檔案數字化成果不適于機器計算的問題，即將檔案的數據結構轉化為機器可理解結構；語義化階段，主要解決檔案信息機器可理解的問題，即進一步開展檔案的語義描述和組織挖掘；知識化階段，主要解決檔案隱藏知識的挖掘和開發利用問題。［7]其中，數據化階段的基本流程又可分為轉錄識別、描述增強、關聯構建、矢量處理等流程。［8]

但在數智化轉型階段，檔案管理流程的優化調整并非局限于檔案管理內部，更是檔案管理與組織機構業務流程、數據管理流程的全面貫通，強調要從歸檔范圍界定伊始便實現“業務一數據一檔案”的“三線一體化”流程重組，以提高檔案作為數據資產和數據要素的價值發揮效率。具體來講，這種流程優化措施可能包括但不限于：根據組織機構業務主線識別數據資產范圍，并將其中具有長期保存價值的重要數據資產列入歸檔范圍，同步數據資產入表與數據歸檔移交；根據組織機構業務活動清單編制數據資產目錄，將其中具有檔案描述、查檢、互操作、訪問控制、分級分類等功能的元數據，自動轉化為檔案元數據；根據組織機構業務分類體系，明確數據資產與檔案分級分類方案；根據組織機構業務需求與基礎設施狀態，實施數據資產質量控制、集中存儲與篩選處置，并以檔案“四性”保障、長期保存與鑒定處置等作為核心策略。

2.4以檔案管理系統的智能建設為核心支撐

數智時代檔案管理轉型的一大特征，就是高度依賴信息基礎設施建設、信息環境搭建以及信息系統功能的支持。相比傳統檔案管理系統，數智化檔案管理系統具有檔案資源數據化、檔案管理自動化、檔案服務知識化的特征，要求將檔案管理業務流程固化在系統功能中，檔案的收、管、存、用都能通過數智技術手段來實現。同時，系統能夠利用知識管理、大數據等理念和技術，創新檔案利用方式和方法，對檔案信息進行深層次加工和知識化組織，以檔案利用需求為導向，有針對性地主動為機構提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務。在現有檔案管理系統的功能框架中，增加以人工智能技術應用為基礎的智能化管理與服務功能，已成為國內外檔案領域數智化轉型的核心任務。

檔案管理系統的智能建設內嵌了各類數智化技術的創新應用，并以重組后的檔案智能化管理流程為功能指導，具體呈現以下鮮明特征：一是系統架構的開放性。數智化檔案管理系統采用模塊化、服務化架構，能夠更加便利地與組織機構的業務系統及數據管理系統進行對接，實現數據、流程與功能的深度集成。這種開放性不僅支持檔案數據的歸檔與利用，還能夠實現與業務系統的雙向互動，促進業務數據向檔案數據的轉化。二是功能的智能化。數智化檔案管理系統集成了自然語言處理、機器學習等人工智能技術，能夠自動對檔案數據進行識別、分類、關聯與挖掘，實現檔案數據的深度開發與知識化利用。同時，系統還能夠根據用戶需求，提供智能檢索、自動推薦等個性化服務，提高檔案利用的效率與質量。三是數據的安全性與可靠性。數智化檔案管理系統采用先進的加密技術與安全防護措施，確保檔案數據在傳輸、存儲與利用過程中的安全性。同時，系統還具備數據備份、恢復與容災能力，確保檔案數據的完整性與可靠性，為組織機構的數據資產安全提供堅實保障。

2.5以檔案管理的利用服務創新為最終目標

在檔案管理對象變化、技術創新、流程重塑與平臺升級的全面推進下，檔案領域對數智化轉型的最終目標已基本達成共識，即以檔案數據為生存發展基石，推動檔案資源深層次開發、檔案業務多渠道融通、管理流程智能化運維，用戶需求精準化觸達，提供精確化、個性化、知識化的檔案數據創新服務。[9]為實現這一目標，當前檔案領域針對檔案創新服務的研究呈現出以下鮮明趨勢：一是關于多模態檔案資源的融合開發，有研究提出多模態檔案資源融合開發應建立起一套以“技術一方法一工具”為核心的支持框架，包括文本處理、圖像處理、自然語言處理、關聯數據、數據挖掘、擴展現實等技術及其對應的方法和工具。在體系與流程方面，應遵循多模態檔案資源管理、多模態檔案資源數據關聯、多模態檔案信息服務的基礎框架。[10]二是檔案專題數據庫的建設。近年來，關聯分析、知識發現等允許用戶深層次、細粒度利用檔案資源的先進功能，正越來越多地應用于檔案專題數據庫建設。[1]三是檔案數據化編研，即以檔案數據化資源和歸檔數據為對象，基于編研系統或平臺，綜合運用多種數據組織、分析和挖掘技術，整合開發檔案資源，以可視化、可操作、可編輯的新型數據產品進行發布，并與產品用戶形成雙向互動的循環編研流程，最終形成滿足各類檔案資源利用需求的新檔案編研工作形式。［12]四是新技術在檔案開發利用服務中的應用探索，聚集于檔案資源開發利用的系統性路徑和實踐框架，涉及知識圖譜、用戶畫像、增強現實、人工智能等技術。

3檔案數智化轉型的關鍵任務

“十五五”時期，檔案數智化轉型是大勢所趨，須在檔案“數據生產要素”的儲備和開發兩個層面進一步強化轉型能力，但同時其也將面臨價值認知、資源建設、管理優化、服務升級、系統保障等多方面的全新挑戰，

3.1充分認識檔案轉型的生產賦能價值

在新質生產力發展背景下，檔案數智化轉型，不能僅局限于“從檔案看檔案”，更要“從業務看檔案”“從生產要素看檔案”，要充分認識檔案資源的“守正”價值與“創新”價值，充分認可檔案管理數智化轉型可以實現檔案資源的增值與賦能，充分認知檔案數字化轉型對機構數字化轉型、檔案數據化轉型對機構數據治理、檔案智能化轉型對機構智慧化升級的作用機制。檔案行業應積極將檔案數智化轉型納入各領域、機構的“十五五”規劃編制，積極面向新質生產力發展制定檔案領域中長期發展規劃，明確檔案數智化治理體系建設對領域機構現代化治理能力提升、檔案數智化資源體系建設對領域機構數據資產融通、檔案數智化利用體系建設對領域機構業務轉型與科學決策、檔案數智化安全體系對領域機構整體安全觀落實以及檔案數智化利用體系對領域機構數智化轉型全面鋪開的重大戰略意義。

3.2擴展建立檔案數據融通性資源體系

“十四五”期間，我國檔案領域堅持電子文件應收盡收、應歸盡歸的原則，在檔案資源的“數據擴容”方面實現了重大突破，“電子檔案”的憑證性價值與信息參考價值得到充分認可，成為連通檔案與數據的重要橋梁。政務服務、科學研究、工程建設等重點領域在機構業務執行過程中，已逐步探索出節點性憑證與責任性憑證單套制歸檔的有效流程與系統對接方式。但在具體實踐中，檔案部門對電子文件歸檔的要求與業務部門對其自身業務數據的管理職責之間往往界限模糊，檔案管理系統與機構內部數據湖、數據池的關系存在交叉，且檔案部門與業務部門、檔案系統與業務系統之間的銜接亦缺少完善的制度保障。“十五五”時期，檔案領域須有計劃、有步驟地對現有檔案資源的經濟與社會價值進行評估，明確檔案資源相比其他數據資源在合法性、合規性以及權威性上的特殊作用，進一步在領域機構業務流程中前置檔案管理要求，推動檔案資源體系建設從電子文件歸檔進一步向業務數據歸檔延伸，建立檔案數據融通性資源體系，確保多源異構與多模態檔案數據能夠統一管理、可信存儲、高效開發、智能利用。

3.3重新塑造檔案管理系統智能化流程

隨著以移動互聯網、云計算、物聯網、機器學習與人工智能為代表的新一代信息技術的創新發展，檔案管理業務的內容、手段和基本流程正經歷深刻變革。具體而言，大規模新增歸檔數據的智能化自動采集立卷與歸集目錄建設得以高效推進，存量與增量檔案元數據的智能化深層著錄工作更為精準深入，檔案數據標簽智能化分配、檔案智能化分級分類等操作愈發科學合理，檔案智能化價值鑒定與開放審核、檔案智能化內容挖掘與開發、檔案智能化編研以及檔案智能化檢索與推薦等新業務場景不斷涌現。這一系列變化將深刻改變傳統檔案管理“收、管、存、用”的基本工作流模式。“十五五”時期，檔案領域須持續深化數字檔案館、室建設，借助數字檔案館、室功能體系的全面升級，深人探索檔案管理業務智能化試點工作，并逐步形成完整的檔案管理智能化工作流，實現檔案生命周期智能化管理。

3.4開放拓展檔案利用服務多元化場景

新時期檔案資源的開發與利用服務體系建設，應與經濟社會新質生產力發展的實際需求更好結合。檔案資源利用服務場景不應局限在傳統的檔案查詢、閱覽、編研成果出版和主題展覽展示之內，而應持續探索與領域機構具體業務規劃、決策、執行、警示、應急等結合的服務利用場景。為此，“十五五”時期，檔案資源開發利用服務體系建設須針對性規劃數據級、組件級、文件級、案卷級、專題級、產品級、平臺級等不同層次的檔案開發利用成果，加強檔案專題知識庫、檔案數據編研、檔案智能服務平臺、檔案數智展示空間等各方面的新型服務能力建設，形成由應用場景驅動的多層級、多視角、多形態智能化檔案服務體系。

3.5強化完善檔案基礎設施與人才保障

檔案基礎設施的建設是數智化轉型的重要基石。這包括但不限于高性能計算設備、大容量存儲設施以及高速網絡連接的布置與建設，從而確保檔案數據處理、存儲與傳輸的高效穩定進行。同時，還須關注檔案基礎設施的安全性與可維護性，通過定期的安全檢查、備份與恢復策略以及應急響應機制的建立，確保檔案數據在面臨各種風險時能夠得到及時有效的保護。在人才保障方面，檔案數智化轉型需要一支具備跨學科知識背景的復合型人才隊伍，不僅需要具備檔案管理的基礎知識，還須掌握信息技術、數據分析等相關技能。因此，加強檔案人員的培訓與再教育，提升他們的專業素養與技術能力，是數智化轉型過程中的一項重要任務。此外，還應建立激勵機制，鼓勵檔案人員積極參與數智化轉型的實踐與探索，為檔案事業的發展貢獻智慧與力量。

4總結

檔案數智化轉型是檔案行業進人數字智能時代，通過應用物聯網、人工智能、大數據等技術，豐富檔案“數據生產要素”規模與價值儲備，拓展檔案“數據生產要素”開發與應用場景，賦能經濟社會新質生產力發展的必然趨勢。檔案數智化轉型并非從零起步，而是建立在檔案信息化建設與檔案數字化轉型既有成果之上，以經濟社會中檔案資源與數據資源的協同建設為特征，以數據檔案化與檔案數據化為階段性起點，以多元化智能技術應用與檔案管理流程體系化改造為重點任務的檔案行業整體性變革。檔案數智化轉型既是檔案領域對新質生產力發展進程中數據要素挖掘與應用問題的積極回應，也是檔案領域自身在智能技術沖擊與現代治理改革中呈現的系統化變革趨勢。檔案數智化轉型的具體路徑及一系列改革問題，仍須更多的探索與討論。

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（責任編輯：謝亞彤張帆）