W 大學智能財務報銷業務流程優化探討

摘"要：流程是政策、體系、準則、規定等元素的落腳點和載體，流程的設計是高校智能財務構建過程的關鍵環節，也是高校在智能財務構建過程中能夠積極投入并精確掌控的關鍵部分。以W大學的智能財務建設為背景，利用RPA技術（機器人流程自動化）、OCR技術（光學字符識別）、NLP技術（自然語言處理）、計算機視覺技術、深度學習技術及規則引擎技術構建智能財務報銷框架，以此對智能財務報銷過程中的業務流程進行優化設計，并闡述智能財務報銷業務流程設計在W高校的階段性實施策略，為高校的智能財務建設提供借鑒。

關鍵詞：高校；財務；智能報銷；業務流程

中圖分類號：F275"文獻標志碼：A"文章編號：1673-291X（2025）07-0055-04

隨著人工智能、區塊鏈、云計算等領域的持續發展，財務領域也進入了數智化時代。如何將信息化、智能化、自動化與高校的財務報銷相結合是當前實務界、學術界共同關注的問題[1]。本文在已有研究成果的基礎上，結合"W"大學實際情況，提出一種以"RPA（RoboticProcess"Automation，機器人流程自動化）流程自動化技術為基礎，綜合"OCR（Opticalnbsp;Character"Recognition，光學字符識別）、NLP（Natural"Language"Processing，自然語言處理）、計算機視覺、深度學習及規則引擎等多項人工智能技術的協同創新系統，以此探討人工智能如何優化"W"高校財務報銷業務流程。

一、W"大學財務報銷業務現狀及問題

W"大學財務部門報銷審核工作量巨大，尤其年底工作量成倍增長，據統計，2023"年錄入憑證筆數高達60"185"條，僅"12"月份就達到"15"147"條，占全年工作量的""。在此情況下，只有4"名會計參與審核工作，2"名出納參與付款工作，報銷質量和效率的把控變得尤為重要。報銷業務主要存在以下問題。

（一）代理報銷機制導致的信息傳遞梗阻

高校教師身負科研與教學的繁重任務，而報銷業務又頗具專業性，這一矛盾催生出代理報銷這一特殊機制。學生作為非專業主體涉足報銷流程，客觀上構筑起信息傳遞的多重壁壘。因缺乏系統培訓，學生對報銷政策的理解多停留于淺層，對票據分類、經費屬性等專業要求難以精準把握。在實際操作時，財務人員與學生間的溝通往往陷入“專業術語闡釋—模糊領會反復核實”的循環，單筆業務需多次溝通方可完成基礎信息核驗。這種非直接溝通模式不但拉長了審核周期，更在年末業務高峰時段加劇了資源錯配，形成“學生奔波—教師協調—財務處理”的低效閉環，成為誘發報銷秩序混亂的結構性因素。

（二）人工審核標準的彈性化困境

現行經費審核體系存在顯著的個體經驗依賴特征，這種運行機制導致制度執行過程存在天然的彈性空間。會計從業者因知識儲備、風險承受閾值及政策解讀維度差異，易形成業務處理的非標準化現象。高等教育機構資金來源渠道的拓展催生了橫向課題、校企合作項目等多元經費類型，經驗導向的傳統審核范式在新型業務場景中頻繁出現適用性爭議。在橫向課題經費審批實踐中，合規性審查常被優先考慮，而部分審核人員著重評估資金使用效能指標，這種評判標準的離散化趨勢容易引發教職工對報銷規范及流程的認知模糊。彈性審批機制不僅加速制度性耗散，更有可能誘發策略性執行傾向，對財務治理結構的公信力產生系統性影響。

（三）周期性工作壓力下的質量風險

由集中報銷形成的業務峰值對財務團隊形成多維度的能力考驗。審核人員長期處于高強度工作狀態，認知疲勞引發的注意力分散與判斷力下降等問題難以避免。這種生理機能限制與制度嚴謹性要求的矛盾，實質上構成了質量控制的雙重困境。基于組織行為學理論框架分析，持續高壓環境可能催生職業耗竭現象，繼而引發服務意識鈍化與操作失誤的正向關聯，最終形成效率與質量指標的負向關聯。這種周期性波動不僅削弱了報銷服務效能，更有可能觸發系統性風險。值得關注的是，在資源保存理論視角下，長期處于資源透支狀態的財務團隊，其決策準確性與風險防控能力將呈現邊際遞減趨勢，這對機構財務生態可持續發展具有潛在威脅。

（四）審核過程追溯機制的缺失

在傳統人工審核體系中，審核標準往往體現為個體的經驗積累，系統性過程留痕機制缺失成為顯著特征。當面臨監管回溯需求時，決策邏輯的演進路徑常呈現斷點式特征，關鍵節點的操作軌跡難以完整復原。這種可驗證性不足不僅推高了審計復查邊際成本，更在實質上弱化了監督制衡機制的運行效能。基于管理會計理論視角，審核軌跡的非顯性特征使得風險邊界的界定面臨雙重困境—既難以實現權責追溯的精準定位，又增加了異常操作識別的復雜度。特別在數字化轉型進程中，這種信息孤島現象與現代財務治理范式形成結構性矛盾，依托"ISO"管理體系的標準化要求，傳統模式在過程可視化與數據穿透性方面呈現出明顯的制度性缺陷。

二、W"大學智能財務報銷系統建設及流程優化設計

本部分論述主要從智能財務報銷系統建設、業務流程優化設計思路、業務流程優化設計要點與示例三方面展開。

（一）智能財務報銷系統建設

W"大學基于財務報銷的現狀，以學校信息化建設為契機建設智能財務報銷系統，促進財務審核提質增效，提升師生報銷體驗感。W"大學智能財務報銷系統涵蓋七項經濟業務。當經濟業務數據進入數據采集平臺時，系統可以將財務數據分解為結構化數據并自動生成報銷單據。審批通過的報銷單據利用人工智能技術，根據預先制定的智能審核規則進行自動化審核，并將審核結果以審核報告的形式呈現給財務人員。財務人員根據審核結果進行人工復核，人工復核無誤后可進入付款平臺付款。

在完成智能財務報銷系統的框架搭建后，如何進一步優化業務流程、打通數據壁壘，成為實現高效報銷的關鍵。為此，W"大學以財務智能審核平臺為核心，重構報銷流程，確保從業務發起至最終付款的全鏈條自動化，真正實現師生“最多跑一次”的服務目標。

（二）業務流程優化設計思路

智能財務報銷系統從宏觀上建立了"W"大學財務報銷的流程，主要涵蓋業務平臺、數據采集平臺、財務智能審核平臺及付款平臺。報銷流程的優化設計應以財務智能審核平臺為中心，融合智能差旅、采購、勞務等業務平臺，連接數據采集平臺、付款平臺，實現業務發起、審批、核算、付款的全流程自動化處理，實現“最多跑一次”的設計目標。

基于上述業務流程優化的整體設計思路，將宏觀架構轉化為可落地的操作方案。本文從關鍵實施要點與典型應用場景出發，進一步細化業務流程優化的具體路徑與實踐示例，確保全流程自動化目標精準落地。

（三）業務流程優化設計要點與示例

1.智能差旅平臺流程設計

該平臺能夠連接教職工人員信息庫，在借助第三方平臺基礎上，實現差旅事前審批、差旅標準查詢、交通住宿預定等前端業務，以及行程結束生成發票等后端業務。第三方平臺可選用商旅平臺，主要負責交通、酒店的預定及行程結束的出票工作。當出差人員的差旅事前申請被部門負責人批準后，平臺可調用教職工人員信息庫來匹配出差人員的職稱級別，以便出差人員能根據級別來選擇合適的交通工具及住宿酒店。差旅行程結束，第三方會根據實際行程生成交通、住宿發票及明細，最終與數據采集平臺對接[2]。尤其當差旅票據遺失時，該平臺會根據實際行程記錄保證活動的真實性，業務經辦人不用額外提供行程證明，這也為后期智能稽核提供了依據。

2.暫付款平臺流程設計

該平臺以“一事一借、一事一沖”和“前賬不清、后賬不付”的會計原則為標準，設定暫付款核銷期限，逾期則鎖定借款責任人經費使用權限。例如，財務人員可根據“暫付款類別”設定不同還款期限，經辦人在發起借款或報賬流程時，暫付款平臺會自動審查經辦人的借款情況，若經辦人存在逾期未還款情況，暫付款平臺會自動鎖定其報賬權限。暫付款平臺可根據需要生成暫付款催收清單，幫助財務人員了解暫付款催收情況，方便財務人員催收借款。對借款責任人確有特殊原因不能按時核銷借款的，須提交延期還款申請并由經費負責人、分管校領導及財務負責人批準，方可臨時解除暫付款平臺權限鎖定。此項功能的推出可極大提升暫付款催收效率，推動高校資金良性循環。

3.數據采集平臺流程設計

該平臺承擔對各類型原始單據數據的提取工作。報銷人員將原始憑證粘貼至"A4"粘貼單上，確保每張原始憑證清晰可見、不被覆蓋。零星單據可通過手機拍照上傳，批量單據可通過高拍儀掃描上傳，電子票據可通過系統直接導入至數據采集平臺。所有原始數據上傳至數據采集平臺后，系統對單據、合同等關鍵數據信息進行提取，分解為結構化數據[3]，例如火車票結構化數據、飛機票結構化數據、發票結構化數據等，為調取智能審核規則庫中知識點做好準備工作。

4.財務智能審核平臺流程設計

該平臺的核心內容包括單據智能審核與合同智能審閱兩部分。單據智能審核與合同智能審閱的關鍵環節是審核規則庫的建設。該規則庫的建立需要以財務制度為依據，借助規則引擎技術，在智能審核規則庫配置各類審核要點，以便智能稽核時"RPA"機器人與規則引擎技術調取相應知識點。規則引擎技術利用“IF（條件）THEN（行為）”程序[4]，從審核規則庫中抓取審核規則要點。利用規則引擎技術進行規則設定的優勢在于財務人員可自行對規則進行設定，無需開發人員進行規則腳本的開發，在規則發生變動或者需要修改時，財務人員能夠迅速對規則庫內容進行調整。

5.智能采購平臺、預算管理平臺、資產管理平臺等流程設計

該平臺應能夠連接網上商城，實現從經辦人發起采購申請到完成采購審批，從進入采購流程到完成采購驗收的全流程線上管理。平臺還可以銜接預算管理平臺、資產管理平臺、數據采集平臺及財務智能審核平臺，通過預算管理平臺在采購前凍結經費預算，確保采購預算充足，待設備到貨驗收后，通過資產管理平臺完成資產登記工作并跳轉至數據采集平臺進行原始憑證掃描，最后通過財務智能審核平臺及付款平臺完成財務核算及報銷工作，從而提高采購業務辦理效率和用戶體驗。

三、W"大學智能財務報銷業務流程優化保障措施

根據"W"大學智能財務報銷系統運行情況，可將"W大學智能財務報銷業務流程優化設計路徑分為三個階段：一是初級階段。可構建一個“以人工審核為主，智能審核為輔”的財務審核模式，并采取“線上""線下”雙軌并行的報銷形式，讓師生對智能報銷系統及流程有所了解。二是調整階段。可根據實際需求逐步增加智能稽核部分人工智能技術的使用，逐步完善智能審核規則庫，構建一個“智能稽核與人工審核協同作用”的財務審核模式。讓財務人員參與業務流程的完善與智能審核規則庫的建設。三是穩定階段。此階段是將“智能稽核與人工復核協同作用”階段轉變為“智能稽核為主，人工復核為輔”的穩定階段，最終達到“讓數據多跑路，師生少跑路”的智能財務報銷業務流程設計目標。目前，W"大學財務報銷業務流程正處于初級階段，為更好推動智能財務流程進入調整階段，W"大學可采取以下措施保障智能財務報銷業務流程順利實施。

（一）定期調整崗位分配制度

W"大學需針對財務審核權責模糊不清的問題展開系統剖析，并結合人工智能技術與財務報銷工作的實際情形，制定科學的崗位分配制度，合理配置崗位職責，并逐步完備財務人員的崗位設置。例如，收單階段須嚴格審驗報銷業務是否合規、報銷內容是否契合預算要求、報銷票據是否合法、報銷金額是否符合財務制度要求等內容。財務人員必須具備一定的專業審核能力，若發現問題，應即刻拒絕接收報銷單據。確保審核無誤之后，再施行二次分配制單，降低單據返工的可能性。在復審時，需要依據各種報賬類型，例如教職工地薪酬發放、學校內部轉賬、出國費用報銷等，確定適配的報賬模式。

（二）優化財務人員綜合技能

現階段，校企聯合項目數量不斷增加，財務的工作量及業務種類亦隨之增多，這導致財務報賬審核的錯誤率也有所上升。對比，上級部門可借助智能財務報銷流程改善財務人力短缺以及財務人員專業技能水平偏低的狀況。同時，財務人員需持續提高自身業務水平，踴躍參與各類財務技能培訓，特別是財務智能化培訓，減少財務報銷審核過程中出現的錯誤。財務人員還需強化與各個學院領導和教師的溝通與協作，針對需要報銷的各種經濟活動，聽取學院領導和教師的建議與觀點，并結合自身的專業判斷，確保財務報賬工作的順利開展。高校可于各二級學院配置財務報賬專職人員，定期對報賬專員進行報銷規范性操作培訓，持續提升報賬專員的業務水平，提升他們對智能財務系統操作的熟練程度，提高財務報銷效率。

（三）深度開發智能財務系統

目前"W"大學正處于“以人工審核為主，智能審核為輔”的初級階段，如何加快智能財務系統的優化進程是當前面臨的主要問題。W"大學智能財務系統目前能實現報銷單據線上提交，領導線上審核的功能。智能審核功能還有待開發。例如，可引用"NLP"技術、計算機視覺技術、深度學習技術及"RPA"技術，在不改變已有的財務報銷系統的前提下建立新的應用層，將煩瑣復雜的財務報銷內容交給人工智能，并對內容進行梳理、存儲、傳遞，從而使審核錯誤率下降，報銷效率得到提高，報銷人員工作壓力得到釋放。不過，高校在引進人工智能系統的同時，還應注重對財務人員信息能力的培養。財務人員不能全部依賴于智能系統的審核與系統工程師的協助，要主動參加財務智能化培訓，要做財務智能系統的主人而不只是系統的使用者。

（四）宣傳智能財務報銷業務流程優勢

智能財務報銷業務流程能否順利得到優化還取決于學校對其宣傳是否到位。如果高校師生對當前財務報銷動態不了解，對報銷的過程和內容不清楚，就很容易出現線上提交報銷資料不合規等問題，這既給報銷人員增加了麻煩，也給財務人員增加了工作量。為此，可借助各種信息平臺，如校園網公告、微信及"QQ工作群、短視頻宣傳等途徑，加大對財務報銷制度與流程的宣傳。還可以定期開展線上或線下會議，宣傳報銷注意事項，了解師生在報銷過程中遇到的困難。財務工作人員應廣泛聽取師生們的意見，鼓勵他們對報銷過程提出質疑，財務人員通過線上平臺進行解答，師生可遠程了解相關問題的解答情況，避免再次出現類似問題。另外，智能財務系統應讓報銷人員實時了解報銷進度，可以隨時通過手機查詢報銷進度，系統也可發送“審核通過”“付款成功”等提醒信息，優化報銷人員用戶體驗。

四、結束語

本文針對高校財務報銷效率低下、標準不一、追溯困難等痛點，以"W"大學為案例，建立融合"RPA"流程自動化、OCR"票據識別、NLP"語義分析等技術的智能報銷系統。通過智能差旅、采購、暫付款等模塊設計，實現全流程數字化處理與智能審核，設置分階段實施策略及崗位優化、系統開發等保障措施，有效破解信息傳遞梗阻、質量波動等問題，為高校財務智能化轉型提供參考范例。

參考文獻：

[1]"燕麗征.財務智能化對高校財務工作的影響分析：以X高校為例[J].財會通訊，2020（19）：168-171.

[2]"楊波，張超，秦鋰.高校智能差旅平臺前期建設的幾點建議[J].財務與會計，2023（13）：70.

[3]"虞富榮，葉喜鳳.人工智能技術賦能集團企業報銷單據智能審單[J].財會通訊，2023（21）：133-138.

[4]"劉寧.科研事業單位中智能財務系統的應用研究[J].中國總會計師，2019（5）：80-83.