探索新時代高校人事檔案管理信息化的創新模式與實踐策略

引言

高校人事檔案管理是高校行政管理的重要組成部分，涉及教師和職工的任職、考核、獎懲、升職等個人信息。隨著我國高等教育事業的快速發展，高校的人事檔案管理工作面臨著諸多挑戰，如檔案信息的安全性、管理的規范性以及信息資源的整合利用等問題。傳統的紙質檔案管理模式已經無法滿足現代高校的信息化發展需求，亟須探索創新的檔案管理模式。信息技術的迅速進步為人事檔案管理的創新提供了機遇，因此，如何運用信息化手段優化高校的人事檔案管理工作，是當前亟待解決的現實問題。

一、高校人事檔案管理現狀分析

（一）檔案安全性低

紙質檔案面臨的最大問題是安全性差。檔案不僅容易因外界環境因素（如火災、潮濕等）而損壞，還容易受到人為因素的影響（如損毀、丟失等）。一旦紙質檔案丟失或損毀，往往難以恢復，且無法追溯責任。此外，紙質檔案存儲空間有限，檔案堆積成山，不僅管理難度加大，而且其安全性也更難保障。長期保存的紙質檔案若未得到妥善管理，極易發生資料丟失和泄露，造成不必要的風險。

（二）管理效率低

紙質檔案的管理效率相對較低。人工錄入、歸檔、查詢以及檢索過程煩瑣，尤其是在檔案量大時，工作人員需要花費大量時間查找相關資料，且經常需要在大量的紙質文件中翻找信息，造成大量時間和人力的浪費。管理者還可能因為檔案未按標準分類或標簽不明確而錯失關鍵信息，進一步拖慢工作進程。在面對緊急任務時，無法快速準確地定位檔案，極大降低了工作效率。

（三）信息孤島

由于檔案管理方式的分散性，許多高校的人事檔案數據存儲在不同的部門和單位中，缺乏統一的管理平臺和信息共享機制。導致高校內部的資源重復建設、信息孤立，部門間的信息流動受限，難以實現有效地協同工作。信息孤島現象不僅加大了管理的復雜性，也降低了數據利用的效率。例如，人才招聘部門和科研部門對于同一員工的資料管理常常是割裂的，缺乏協同作用。

（四）數據分析與利用不足

傳統紙質檔案管理方式限制了對數據的深度分析和應用。檔案信息難以進行有效的數字化處理與分析，許多潛在的價值信息無法被提取。例如，無法對大量人事檔案中的數據進行統計和挖掘，來為高校人才招聘、教師評價、績效考核等決策提供數據支持。即便有一部分檔案經過了電子化處理，但仍舊未能實現全面的數據整合與深入分析，導致檔案的實際利用價值大大降低。

二、高校人事檔案管理信息化的必要性

高校人事檔案管理信息化的必要性日益突出。首先，信息化管理顯著提升了管理效率。傳統的人工檔案處理方式往往依賴于紙質材料和手動錄入，不僅耗時費力，還容易出現錯誤和遺漏。通過信息化系統，檔案可以實現快速錄入、存儲、查詢和更新，大大節省了時間和人力成本[1]。此外，數字化平臺的自動化處理功能，可以讓檔案管理工作更加高效、準確；其次，信息化管理加強了檔案的安全性。通過現代加密技術和權限管理，能夠有效保護檔案數據的安全性，避免信息泄露或丟失的風險。不同于傳統的紙質檔案容易被遺失或損毀，信息化管理能夠通過系統備份和恢復機制，確保數據的長期有效存儲。信息化建設還促進了資源共享，特別是跨部門、跨院系的數據協同工作。信息孤島現象在高校中較為普遍，信息化能夠打破這些隔閡，實現信息共享，提升資源的利用效率；最后，信息化系統可以對大量的檔案數據進行深度分析和挖掘，生成數據報告，輔助高校管理者做出更加科學、精準的決策，進一步優化管理流程和決策支持。這些都體現了信息化在提高高校人事檔案管理效率、保障安全、促進資源共享和決策優化方面的重要作用。

三、高校人事檔案管理信息化創新模式

（一）構建數字化檔案管理平臺

構建數字化檔案管理平臺是實現高校人事檔案管理信息化的關鍵步驟，是提升管理效率、保障檔案安全、促進信息共享的重要基礎。數字化平臺的建設不僅僅是將紙質檔案轉化為電子文檔，更重要的是通過信息技術的手段，使檔案管理實現自動化、智能化和全流程可追，從而提升管理水平，優化決策過程。

首先，數字化檔案管理平臺應具備高效的檔案錄入、存儲和查詢功能。高校人事檔案數據龐大且復雜，傳統的人工錄入方式不僅低效且容易出錯，因此，平臺必須具備快速、準確的檔案錄入功能，能夠支持批量導入、智能識別和校驗，減少人工輸入的負擔[2]。存儲方面，平臺需要采用高效的數據存儲方案，確保數據的長期保存和快速訪問。查詢功能應支持多維度、多條件的搜索，滿足不同崗位、不同需求的查詢需求，實現快速檢索和信息定位，大幅提升管理和使用的便利性。在檔案安全保護方面，數字化平臺必須集成多重安全機制，確保檔案數據在存儲和傳輸過程中的安全性。包括采用加密技術保護敏感數據，設置嚴格的權限管理制度，以確保只有授權人員才能訪問或修改相關檔案信息。此外，為了防止數據丟失，平臺還需要具備完善的數據備份和恢復機制，定期備份檔案數據，并在數據丟失或損壞的情況下，能夠快速恢復，保障檔案信息的持久性和完整性。

此外，數字化檔案管理平臺還應具備支持跨部門、跨院系數據共享與信息互通的功能。在傳統管理模式下，各部門往往獨立管理檔案信息，存在信息孤島現象，導致資源浪費和管理效率低下。通過構建統一的數字化平臺，不同部門可以實時共享檔案信息，提升協同工作效率。例如，人才招聘部門、教務部門和科研部門可以通過共享平臺，及時獲取員工的各類人事檔案信息，避免重復錄入與信息不對稱。為了確保平臺的長期穩定性與高效性，高校在選擇數字化管理平臺時，應根據自身的具體需求和管理模式，挑選最適合的解決方案。這不僅僅是購買一套現成的軟件系統，更需要定制化的功能設計和靈活的技術架構，以適應高校的多樣化需求。同時，平臺的維護和升級工作也十分重要，隨著信息技術的不斷發展，平臺應定期進行版本更新與功能增強，以保持技術的先進性和系統的高效性。只有通過持續地優化與完善，數字化檔案管理平臺才能更好地滿足高校日益增長的管理需求，推動高校檔案管理信息化的長遠發展。

（二）推進數據資源整合與共享

在高校人事檔案管理信息化的過程中，推進數據資源整合與共享是一個至關重要的環節。由于各院系和行政部門的人事檔案通常獨立存儲和管理，缺乏統一的管理平臺，導致信息資源分散，無法實現高效共享與利用。這種分散存儲的模式不僅增加了檔案管理的復雜度，也造成了信息孤島現象，限制了檔案數據的流動和整合，最終影響決策效率和管理效果。因此，推動檔案數據整合與共享，已經成為高校實現人事檔案管理信息化的必要路徑。

要實現數據的整合與共享，首先需要建立統一的數據標準和接口。在傳統的紙質檔案管理中，不同院系和部門的檔案數據往往采用各自獨立的格式和規范，導致信息在不同部門間流轉時缺乏統一性。通過制定統一的數據標準，可以確保所有院系和部門的檔案信息在結構、內容和格式上都具備一致性，從而使得數據整合過程更為順暢[3]。此外，統一的接口標準也能夠促進不同系統之間的互聯互通，使不同部門和院系的人事檔案能夠無縫對接，共享數據資源，避免重復錄入和冗余信息。

在統一數據標準的基礎上，高校可以通過先進的技術手段推動資源共享。云計算和大數據技術為數據整合提供了強有力的支持。通過云計算平臺，可以將分散的檔案數據集中存儲在云端，打破原有的物理限制，實現數據的集中管理與存取。云平臺的彈性存儲能力和高效計算能力，不僅可以保證大規模數據的存儲需求，還可以提供實時的數據訪問和分析功能，為檔案管理提供更高的靈活性與效率。

大數據技術的引入則能夠進一步提升檔案數據的價值。通過對人事檔案數據的深度挖掘與分析，高校可以從中發現潛在的趨勢和規律，為管理決策提供數據支持。例如，通過分析教師的職稱、學歷、科研成果等信息，管理者可以識別出人才發展的需求，進一步優化資源配置。大數據還可以幫助高校識別檔案數據中的潛在問題，提前預警，提升檔案管理的精確性和智能化水平。

除了技術層面的推進，跨部門和跨院系的協同合作也是推動資源共享的重要環節。通過建立開放的共享平臺，各院系和行政部門可以實現檔案信息的即時共享，不僅減少了檔案的重復錄入，還促進了各部門之間的協同工作。這種協同不僅限于單一學校內部，未來隨著信息化水平的提升，還可以實現跨學校之間的人事檔案共享，推動高等教育資源的優化配置和信息互通。

（三）提高檔案管理人員信息素養

在高校人事檔案管理信息化的過程中，檔案管理人員的信息素養提升是確保信息化系統高效運作的關鍵因素。隨著數字化轉型的推進，傳統的紙質檔案管理方式已逐漸無法滿足高校日益增長的檔案管理需求，而信息化平臺的建設和應用要求檔案管理人員具備較強的信息技術應用能力和數據處理能力。為此，高校必須加大對檔案管理人員的培訓力度，提升他們的數字化素養，以適應新的管理模式，確保信息化檔案管理的規范性、準確性和高效性。

首先，檔案管理人員需要掌握信息化平臺的基本操作技能。隨著檔案管理系統的引入，檔案數據的錄入、存儲、查詢、更新和管理都依賴于信息化平臺。無論是傳統的人事檔案信息，還是數字化后的檔案數據，管理人員必須能夠熟練操作這些系統，確保數據能夠及時準確地錄入和更新。這要求檔案管理人員不僅要熟悉平臺的操作界面，還要了解各類功能的使用方法，并能根據需要進行高效的數據查詢和處理。為此，高校應定期組織培訓，幫助檔案管理人員熟練掌握這些技能，確保他們能夠在日常工作中順利使用信息化平臺。

其次，檔案管理人員的培訓還應注重提高其對數據安全的理解與應用。隨著檔案數據逐步數字化，數據安全問題成為檔案管理中的重要議題。人事檔案通常涉及大量個人敏感信息，若未能采取有效的安全措施，將會面臨數據泄露、篡改等風險。因此，檔案管理人員不僅需要了解數據安全的基本要求，如數據加密、訪問控制和備份等措施，還要能夠在實際操作中嚴格遵循安全規范，防止數據丟失或泄露。培訓應覆蓋信息安全的相關知識，包括網絡安全、權限管理、身份認證等方面，幫助管理人員在信息化管理中實施有效的數據保護，保障檔案信息的機密性和完整性[4]。

此外，提高檔案管理人員的信息素養還需涵蓋數據處理與分析能力。信息化檔案管理不僅是簡單的存儲和查詢，更需要依靠數據的整合與分析為決策提供支持。高校可以通過定期的培訓提升檔案管理人員的數據分析能力，使他們能夠基于檔案數據進行趨勢分析、績效評估等操作，為高校的人力資源決策提供數據支持。例如，利用檔案數據分析教師的科研、教學、評職等情況，幫助管理層做出更加精準的資源配置和人員調整。隨著大數據技術的應用，檔案管理人員還應學會使用數據分析工具，掌握基本的數據統計與挖掘技巧。

（四）實現檔案數據的智能化應用

在高校人事檔案管理信息化的過程中，智能化應用的實現是提升管理效率和決策質量的重要手段。信息化管理平臺不僅僅局限于存儲和查詢檔案信息，它通過引入大數據分析、人工智能等先進技術，使檔案數據的應用不再停留在簡單的記錄層面，而是向更加智能、動態的方向發展。

通過智能化技術的引入，檔案數據能夠為人事管理提供更精準的支持。例如，借助數據挖掘技術，高校可以對教師的工作表現、教學成果、科研水平、職稱晉升等數據進行深入分析。這些分析結果不僅能幫助學校在人才引進時識別高質量的候選人，還能為教師考核和績效評估提供科學依據。通過對長期積累的人事檔案數據進行數據挖掘，學校能夠精準把握教師的發展趨勢，預測其未來的潛力，優化人才選拔和培養機制。此外，數據挖掘還可以發現一些潛在的問題，如某些領域的教師缺乏相應的科研能力或教學經驗，從而為學校的管理層提供改進措施和優化方案。

人工智能技術則進一步提升了檔案數據的智能化處理能力。通過機器學習和自然語言處理技術，系統可以自動化分析和整理教師的教學評價、科研成果和行政工作等多方面的信息，從中提取出有價值的數據，為高校領導層提供決策支持。人工智能可以根據歷史數據預測和模擬不同政策的效果，幫助管理者進行科學決策，減少人為主觀判斷的偏差，提高決策效率和準確性[5]。此外，智能化應用還可以優化人事管理的流程。例如，通過智能化的檔案管理系統，學校能夠自動化處理教師的職稱評定、崗位調整等人事事務，減少人工干預，提升處理速度和準確性。這些智能化應用的實現，不僅能提高檔案管理的效率，還能增強管理的科學性和精準度，從而推動高校人事管理工作向更加現代化、智能化的方向發展。

結語

高校人事檔案管理的信息化轉型是一個長期而復雜的過程，涉及技術、制度、人員等多方面的因素。通過構建數字化平臺、加強數據整合與共享、提高人員素養以及推動智能化應用等創新模式，可以大幅提升檔案管理的效率和安全性，推動高校人事管理現代化。未來，隨著信息技術的不斷發展，高校人事檔案管理的創新模式將不斷完善，為高校的可持續發展提供更強有力的支持。

參考文獻：

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[3]儲華.大數據視域下高校人事檔案管理信息化建設研究[J].信息系統工程，2024，（10）：111-114.

[4]于翠紅.智慧校園建設背景下高校綜合檔案管理策略優化[J].蘭臺內外，2024，（31）：63-65.

[5]陳旭.高校檔案管理現狀及檔案創新優化策略研究[J].蘭臺內外，2024，（29）：54-56.

（責任編輯：袁麗娜）