新時期提高檔案館檔案管理工作水平的策略探析

一、引言

隨著信息技術的不斷發展，傳統的檔案管理方式逐漸暴露出種種弊端。面對檔案數量的急劇增長和公眾對檔案需求的日益多樣化，檔案館如何提高自身管理水平已成為迫切需要解決的問題。基于此，本文主要針對現階段檔案館檔案管理中存在的問題提出一系列提高檔案管理水平的措施，希望通過積極優化管理流程、推進數字化與智能化發展、加強檔案安全等，進一步提高檔案管理工作水平，促使檔案管理工作朝著信息化、智能化方向發展，以期從理論層面助力檔案館高效適應新時代的要求。

二、現階段檔案館檔案管理工作中存在的問題

新時期檔案管理工作面臨著越來越復雜的挑戰。檔案館是收集、保管檔案的機構，負責接收、征集、管理檔案和開展檔案利用工作等，其管理水平直接影響檔案資源的利用率和安全性。但是，現實中不少檔案館在管理工作中仍存在許多問題。

（一）檔案管理數字化水平不足

盡管信息技術在各行各業得到了廣泛應用，但一些檔案館檔案管理工作數字化水平仍然較低。

首先，部分檔案館的檔案數字化進程緩慢，大量紙質檔案尚未完成數字化轉化，導致檔案管理和檢索效率低下，難以滿足當前社會對檔案信息快速獲取的需求。其次，檔案管理系統的功能較為單一，檔案數據處理能力有限。此外，檔案管理系統的兼容性和共享性較差，不同檔案館之間的數據難以互通，影響了檔案資源的整合與利用。數字化水平不足不僅限制了檔案管理效率的提高，也制約了檔案服務能力的提升。

（二）檔案管理專業人才匱乏

檔案管理工作需要具備專業知識和技能的管理人才，但目前許多檔案館面臨專業人才匱乏的問題。

首先，檔案管理人員的專業素質參差不齊，部分工作人員缺乏系統的檔案管理培訓，難以應對現代化檔案管理的需求。其次，檔案管理崗位的吸引力較低，導致高素質人才流失嚴重，進一步加劇了人才短缺的問題。最后，隨著檔案管理數字化的推進，檔案管理人員不僅要掌握傳統的檔案管理知識，還要具備信息技術應用能力，而現有人員往往難以滿足這一要求。專業人才的匱乏直接影響了檔案管理工作的質量和效率。

（三）檔案服務水平滯后

當前，部分檔案館在檔案服務方面的主動性和針對性不足，許多檔案館仍然停留在被動提供檔案查詢服務的階段，缺乏深入分析用戶需求和主動提供服務的能力。同時，檔案服務往往局限于傳統的人工查閱和復印服務，未能充分利用現代信息技術提供多樣化的服務形式，如在線查閱、遠程服務、檔案數據分析等。此外，檔案服務的效率較低。由于檔案數字化程度不高和管理系統功能不完善，用戶在查詢和獲取檔案信息時往往需要耗費大量時間和精力。這些問題不僅影響了檔案管理的成果轉化，降低了檔案資源的利用效率，還制約了檔案館檔案服務能力的提高。[1]

三、新時期提高檔案館檔案管理工作水平的有效措施

（一）優化檔案管理流程，提高管理效率

新時期優化檔案管理流程是提高檔案管理效率的首要步驟。在當今檔案數量日益增加、公眾的檔案需求日益多元化的背景下，完善的檔案管理流程至關重要。

檔案館要建立標準化的檔案管理流程，明確每個環節的責任及規范，確保檔案存儲、流轉和借閱各環節有序且高效。[2]為了滿足不同類型檔案的管理需求，檔案館可以根據檔案類型和使用頻率落實分類管理原則，以調整存取路徑并減少不必要的查詢等待時間。檔案館還要定期評估并優化檔案管理流程，根據實際運作情況進行調整，進而確保檔案管理流程的科學合理性。[3]

同時，檔案館要精簡傳統檔案管理煩瑣的操作環節，盡可能減少人工干預，利用現代信息技術進行檔案資源自動化收集、整理、存儲、查詢。比如，檔案館可以結合先進的條形碼技術、二維碼技術，借助掃描設備自動歸檔并檢索檔案，減輕工作人員的負擔，同時避免人工操作所引起的失誤，進而大幅提高檔案管理效率。

（二）加快檔案信息化建設，推動檔案工作數字化轉型

檔案信息化建設是現階段檔案管理工作改革的重點內容。隨著信息技術的快速發展，傳統檔案管理模式已逐漸難以滿足現代社會對檔案管理高效、便捷的需求。檔案管理工作的數字化轉型不僅可以提高檔案管理效率，還可以滿足檔案長期安全保存的要求。

檔案館要針對現有紙質檔案進行數字化轉化，借助掃描等方式將紙質檔案轉化為電子文件，并建立數據庫實行統一管理。同時，檔案館還要根據不同的檔案類型選擇合適的數字化存儲形式，比如紙質檔案可以采用光學字符識別（OCR）技術，對轉化后的電子圖像進行糾偏、裁剪、去污等處理，最后將電子文件存儲在光盤或硬盤上，并進行備份。檔案信息化建設并非單純是為了實現檔案的數字化存儲，還要建立完善的電子檔案管理系統，借助該系統促進檔案信息的全面共享和高效利用。檔案管理人員依靠該系統可以進行檔案查詢、借閱等環節的自動化處理，顯著提高檔案管理工作效率。此外，檔案館在檔案數字化轉型的過程中還要建立完善的檔案數據管理標準和安全防護措施，確保數字檔案在信息化環境下的長期安全存儲。總之，檔案館的數字化轉型不僅是檔案管理現代化的重要基礎，也是提高檔案管理效率和服務水平的必經之路。[4]

（三）推進智能化檔案管理，提高檔案服務水平

在人工智能快速發展的背景下，智能化檔案管理已成為新時期提高檔案館工作效率和服務水平的重要方式。

檔案館可以引入智能化管理工具，借助人工智能技術對檔案內容進行智能分類、標簽、索引，以減少人工操作的不便。智能化管理系統可以根據檔案內容的特征、使用頻率自動執行歸檔、存取、調度等操作，進一步提高檔案管理的智能化和精準化水平。此外，智能化檔案管理還可以采用數據分析與挖掘技術為檔案館提供有價值的信息支持。依靠大數據技術分析現階段檔案檢索規律，檔案館可以準確預測用戶需求，以此作為優化檔案服務流程的依據，為用戶提供更加個性化的服務。借助智能語音識別技術和自然語言處理技術，用戶可以采用語音指令查詢、借閱檔案，此種操作在提高用戶檔案查詢便捷性的同時，能顯著提高用戶的服務體驗。智能化檔案管理不僅可以極大地提高檔案管理效率，還可以為檔案館提供更為精準、靈活的服務解決方案，在滿足檔案館基本管理需求的基礎上，提供給用戶更高層次的智能化服務。[5]

（四）加強專業培訓，提高檔案管理人員的專業素養

檔案管理人員的專業素養直接影響著新時期檔案管理工作的質量。目前一些檔案館的工作人員在知識結構、技術能力等方面仍存在明顯不足。因此，檔案館要努力提高檔案管理人員的專業素養，進而逐步提高檔案管理工作水平。

首先，檔案館要定期組織針對檔案管理人員的專業化培訓，使其掌握最新的檔案管理理論和管理技術。培訓內容除了涉及檔案管理基本知識，還要涵蓋現代信息技術、數字化檔案管理、智能化管理工具使用等方面的內容。檔案管理人員要注意提高自身的實踐能力，借助實地操作、參與檔案管理項目等方式提高自身的實際操作技能。其次，檔案館還可以建立職業晉升體系，依靠該體系不斷激勵工作人員努力提升自身專業素養。檔案館要全面落實工作人員職業發展規劃，以提高工作人員隊伍整體專業水平，進而靈活應對日常管理中的各種復雜問題。[6]

（五）加強檔案安全工作，增強檔案管理安全性

檔案安全工作直接關系檔案管理的效果，也關系個人乃至集體的利益。隨著檔案管理數字化進程的不斷推進，檔案數據安全保護問題也越來越突出。新時期加強檔案館檔案安全工作日益重要，檔案館要嚴格落實檔案安全管理制度，明確各類檔案安全級別和保密要求，并依據不同性質的檔案實施不同級別的安全措施。檔案館要意識到加強電子檔案網絡安全防護的重要性，采用高標準的防火墻、加密技術等手段防止檔案信息遭到外部攻擊。同時，檔案館也要定期檢查系統安全情況，及時發現系統中的安全隱患并加以解決。此外，檔案館要定期開展檔案管理人員的安全保密教育，增強館內員工的保密意識和法律責任意識，確保每位員工都可以在工作中嚴格遵守保密規定。總之，檔案館只有加強檔案安全保密工作才可以確保檔案在存儲、管理以及流轉過程中的安全性，進而切實保護檔案資源的安全。

（六）開展豐富多樣的檔案文化活動，加大檔案文化宣傳力度

首先，檔案館要充分發揮自身的資源優勢，定期開展檔案文化展覽和專題講座，讓社會公眾深入理解檔案的歷史意義和文化價值，激發他們對檔案保護和研究的興趣。例如，可舉辦“媒體開放日”活動，邀請記者參加體驗活動。通過定期組織各類文化活動，進一步吸引社會的關注。其次，在重要節日、紀念日等節點舉辦檔案文化講座、研討會或沙龍活動，邀請專家學者解讀檔案背后的故事，增強公眾對檔案文化的認知和興趣。最后，要結合信息化技術，利用新媒體平臺，如微信公眾號、微博、抖音等，定期發布檔案故事、檔案知識等內容，以生動有趣的方式傳播檔案文化，擴大宣傳覆蓋面。

四、未來檔案館檔案管理的發展方向

（一）推動數字化與智能化深度融合，構建智慧檔案館

進入信息化時代，隨著大數據、人工智能、云計算等技術的快速發展，檔案管理工作將加速數字化轉型，實現檔案資源的全流程數字化管理。人工智能技術將廣泛應用于檔案的收集、整理、檢索、利用等環節，例如，利用自然語言處理技術實現檔案內容的自動標引和智能檢索，利用圖像識別技術實現檔案的自動分類和修復，利用機器學習技術預測檔案利用需求并提供個性化服務。智慧檔案館將打破傳統檔案館的時空限制，為用戶提供更加便捷、高效、精準的檔案信息服務。[7]

（二）強化資源開放共享，構建開放檔案館

未來檔案館將更加注重檔案資源的開放共享，通過構建統一的檔案信息資源共享平臺，打破“信息孤島”，實現檔案資源的跨部門、跨區域、跨層級共享利用。一方面，借助云計算、大數據和區塊鏈等先進技術，檔案館能夠構建高效、安全、透明的資源共享平臺。云計算技術為海量檔案數據的存儲和處理提供了強大的計算能力，使檔案資源能夠快速響應各類查詢需求；大數據技術能夠對檔案數據進行深度挖掘和分析，發現隱藏在數據背后的價值，為決策提供支持；區塊鏈技術可以確保檔案數據的真實性和不可篡改性，為檔案資源的可信共享提供了技術保障。另一方面，未來檔案館將打破傳統檔案館資源分散的局面，通過建立統一的資源共享機制，實現不同部門、不同地區、不同層級檔案館之間的互聯互通。例如，檔案館可以通過資源共享平臺，實現檔案數據的互通有無，避免重復建設和資源浪費。同時，跨區域的檔案資源共享也將促進區域間的文化交流與合作，推動歷史文化資源的整合與利用。[8]

五、結語

綜上所述，檔案管理工作在新時期發揮著越來越重要的作用。檔案館積極推動檔案管理的數字化、智能化以及跨部門協作，可以顯著提升檔案管理的工作效率，滿足公眾需求。未來，檔案館除了注重管理技術方面的革新，還要加強檔案文化建設，以提高檔案文化的影響力，最終促使檔案管理工作朝著現代化方向發展。

參考文獻：

[1]龍玉梅.新時期提高檔案館檔案管理工作水平探析[J].蘭臺內外，2024（31）：39-41.

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[3]王晨晨.關于新時期縣區檔案館如何做好檔案業務指導服務工作的探討[J].蘭臺內外，2024（35）：43-46.

[4]許奮.關于提高檔案管理科學化水平路徑選擇的探究[J].蘭臺內外，2023（05）：49-51.

[5]付煜.探析新時期高校檔案管理方式的改進[J].蘭臺內外，2020（07）：21-22.

[6]張瓊蘭.新時期加強基層精準扶貧檔案管理工作的措施[J].科學與財富，2021，13（04）：363.

[7]郭穎. 數字檔案館一體化建設問題研究——以S省T市為例[D].山東師范大學，2024.

[8]王蕊.新時期黨建檔案管理規范化措施探究[J].長江叢刊，2021（15）：129-130.

（作者簡介：陳菊英，女，本科，寧夏回族自治區檔案館，副研究館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）