信息化時代背景下檔案信息化建設策略探討

隨著信息化時代的到來，各行各業逐漸在管理中采用信息技術手段，檔案管理領域也不例外。檔案管理包括信息采集、整理、分類、歸檔、調取、利用等方面的內容，可以輔助、指導相關工作的開展，為決策制定提供依據。隨著檔案管理改革的不斷深化，檔案管理機制越發完善，服務質量日漸提升，但傳統的檔案管理模式已經無法滿足目前公眾的需求。因此，檔案管理部門應以先進的信息技術為依托，優化和改進檔案管理模式，在提高檔案管理質量的同時，促進檔案服務水平的提升。基于此，本文以信息化時代背景下檔案信息化建設的重要性及現階段檔案信息化建設面臨的挑戰為切入點，有針對性地提出信息化建設策略，希望有助于提高檔案管理水平，更好地為公眾提供檔案服務。

一、信息化時代背景下檔案信息化建設的重要性

（一）提升檔案工作效率和質量

檔案管理信息化是提升檔案工作效率和質量的必然要求。在傳統的檔案管理工作中，檔案的采集、整理、存儲和利用等各個環節往往依賴于人工操作，不僅效率低下，而且容易出錯。通過引入先進的計算機技術，可以實現檔案的快速錄入、自動分類、智能檢索和遠程利用。例如，通過電子掃描和OCR（光學字符識別）技術，可以將紙質檔案快速轉化為電子檔案，大大提高了檔案的錄入速度和準確性。同時，利用數據庫管理系統，可以實現檔案的標準化存儲和快速檢索，極大地提升了檔案查詢的效率。此外，信息化管理還能夠減少人為因素對檔案完整性和準確性的影響，確保檔案資源的長期保存和有效利用。[1]

（二）優化檔案服務模式

檔案管理信息化是優化檔案服務模式的必要手段。在信息化環境下，用戶對檔案服務的需求日益多樣化和個性化。傳統的檔案服務模式受限于時間和空間，難以滿足用戶的需求。而檔案管理信息化能夠打破這些限制，提供更加便捷、高效的服務。例如，通過建立檔案信息資源共享平臺，用戶可以在任何時間、任何地點通過網絡訪問檔案資源，實現檔案的在線查詢和下載。這種服務模式不僅提高了檔案的利用率和用戶的滿意度，還提高了檔案服務的影響力。此外，信息化管理還能夠實現檔案的深度開發，通過數據分析與挖掘等技術，為用戶提供更加精準和專業的檔案信息服務。

（三）保障檔案安全

檔案管理信息化是保障檔案安全的關鍵措施。檔案安全是檔案管理的生命線，傳統的檔案保存方式面臨著火災、水災、蟲蛀、霉變等風險。信息化建設通過數據備份、災難恢復等方式，可以有效降低安全風險。電子檔案的備份可以在多個地點進行，即使發生災害，也能夠確保檔案數據的安全。同時，信息化管理還能夠加強對檔案利用過程的監控，通過利用權限控制、訪問日志等技術，防止檔案的非法復制和泄露，確保檔案的保密性和完整性。

二、信息化時代背景下檔案信息化建設面臨的挑戰

（一）技術層面

目前，檔案信息化建設在技術層面的挑戰主要涉及以下三個方面：

首先，軟件的更新換代不及時。電子檔案對辦公設備的軟硬件具有較強的依賴性，檔案舊版本文件無法運行，迫使檔案管理部門必須及時對軟件更新換代，并安排工作人員參與操作培訓，這就增加了檔案管理經費的支出。其次，系統缺乏兼容性。檔案管理系統要能同其他系統集成，進行數據交互，實現檔案數據的共享和整合。但有時由于系統接口的兼容性不足或穩定性差，大大降低了整體的管理效率。最后，檔案信息面臨安全風險。[2]檔案管理系統的數據傳輸、存儲與利用涉及海量的數據，其中敏感的信息較多，對系統防護措施具有較高的要求。但一些檔案部門由于設備落后或工作人員安全意識不足，導致檔案信息丟失或損壞的情況時有發生。

（二）管理層面

檔案信息化建設在管理層面面臨著諸多問題和挑戰。首先，部分檔案部門檔案管理機制不健全，這導致檔案信息化建設缺乏統一的標準和規范，降低了工作質量和效率。另外，一些檔案管理部門并未嚴格落實相關管理機制，缺乏明確的責任分工。其次，檔案信息化建設過程中缺乏有效的監督機制，這導致檔案管理工作中容易出現管理漏洞，制約了檔案管理工作質量與效率的提升。

三、信息化時代背景下檔案信息化建設的策略

（一）加強檔案信息化基礎設施建設

檔案管理部門在選擇檔案信息化管理的終端設備時，要重點關注硬件設備的運行速度、存儲容量以及擴容能力，鑒于檔案資源的特殊性與保密性，同樣要注意設備所具有的數據保護功能以及數據恢復功能，以免因為意外而出現數據丟失的情況。在此過程中，檔案管理部門可以配備兼容性較強的計算機設備等，以保證檔案資源精準、快速地存儲與利用。檔案信息的批量讀取與寫入還可以通過光盤塔（庫）來實現，無論是數據備份還是數據恢復，都能夠快速進行。同時，這類檔案設備成本低，具有容量大、體積小等特點，不僅可以滿足檔案管理特殊性與保密性要求，還可以適應檔案數量不斷增長的趨勢，從而降低檔案工作人員管理與維護的工作負擔。

檔案管理部門要及時更新檔案掃描設備。紙質檔案的數字化主要依賴于檔案掃描設備，這是檔案信息化建設的基礎。在檔案信息化建設中，檔案管理部門可以根據實際情況，針對檔案需求配置適合的檔案掃描設備，如大幅面掃描設備、平板式掃描設備等，并重點關注設備的掃描速度、圖像分辨率等，保證檔案信息化管理的質量與效率。為了實現音頻、視頻信號與數字信號之間的轉換，還可以引入錄音筆或者視頻捕捉卡等設備，這樣能夠長期保存音頻或視頻檔案，并提升檔案信息檢索效率。

檔案信息傳輸效率與可靠性取決于網絡連接質量，所以，檔案管理部門要配備高性能的網絡交換設備，如路由器、局域網絡交換機等，保障數據信息的高效、安全傳輸，提供高效穩定的網絡環境。在檔案管理系統中，服務器屬于核心設備，決定系統運行與訪問的穩定性，在選擇服務器型號時，注重存儲空間以及處理能力等重要因素，從而更好地支持檔案管理工作的開展。[3]

（二）完善檔案信息化相關管理機制

檔案管理部門要不斷完善相關管理機制，確保檔案信息化建設的規范性和科學性，實現檔案資源的長期保存和有效利用。

首先，要落實檔案資源從采集到銷毀的全過程管理，包括每個管理環節的詳細參考標準與操作流程；提出檔案歸檔的相關規則，如分類規則、編碼規則以及命名規則等，保證檔案資料具有可追溯性；在檔案信息傳輸、歸檔與利用的過程中，還要細化各類檔案資料的等級，并落實分級保護措施。其次，要建立面向信息化檔案管理的監督機制與考評機制，并使這些機制能夠得到嚴格落實。再次，建立檔案信息化反饋機制，定期對檔案信息化工作進行評估，根據評估結果調整和完善相關機制，以適應不斷變化的信息化環境。最后，要完善檔案管理安全機制。要設置不同級別的檔案訪問權限，保證獲得授權人員只能訪問對應權限下的檔案信息。[4]此外，要建立檔案管理協作機制，加強與相關部門的溝通與協作，實現檔案信息資源的共享和利用。

（三）培養檔案管理人才

檔案管理工作人員的信息化操作能力直接決定著檔案信息化建設的效果。在檔案信息化建設的過程中，要重視培養專業的檔案管理人員，因此，檔案管理部門可以結合實際情況制訂專項培養方案。方案的內容既要包含檔案學相關理論知識，還要涉及檔案管理相關概念，同時要包括信息化管理系統的基本操作技能，尤其是計算機系統操作等方面的知識。通過專題研討班、崗位培訓、繼續教育等多種方式，持續提升檔案管理人員專業素養。[5]例如，可以邀請行業專家開展檔案信息化建設專題講座，通過成功案例的解析與總結來引導檔案管理人員關注信息技術與理念的應用，并掌握具體落實能力。在日常開展檔案管理信息化工作的過程中，逐步提高檔案管理人員的檔案信息采集、分類以及處理能力，使其深刻認識到檔案信息化建設的重要性，并靈活地運用信息技術開展檔案管理工作。

同時，檔案管理部門要結合實際，引導一線工作人員樹立終身學習理念，激發自身內生動力，著重解決檔案信息化管理過程中遇到的核心問題。要鼓勵工作人員自主學習現代信息技術、管理學知識，掌握檔案管理前沿知識與動態。通過以上措施能夠打造一支專業能力強、綜合素質高、職業素養好的檔案管理人才隊伍，為檔案管理提供有效支撐。

（四）開發信息化檔案管理系統

在檔案信息化建設中，開發信息化系統的目的是滿足檔案管理人員采集、管理、存儲與利用檔案的需求，其能夠基于各種類別的檔案資源，依托數據挖掘功能與數據分析功能，借助收集、整合、分類、編研、查詢與調閱等方面的操作，促進檔案價值的開發與利用，為各方面業務與服務工作的開展提供重要參考與幫助。

首先，在系統開發前，檔案管理部門要對檔案管理的業務流程、用戶需求、現有資源等進行全面調研，明確系統開發的目標、功能模塊和性能要求。同時，根據需求分析的結果，設計系統的架構、數據庫結構、用戶界面等，確保系統設計的科學性和實用性。其次，要進行系統功能的全面開發。包括檔案的數子化錄入、自動化分類、智能化檢索、在線借閱管理、用戶權限設置、數據備份與恢復等核心功能的編程實現。[6]再次，在系統開發完成后，進行詳細的測試，包括功能測試、安全性測試等，確保系統的穩定性和可靠性。同時，要對檔案管理人員進行系統操作培訓，確保系統在實際工作環境中的順利運行。最后，要定期進行后期維護與升級。根據用戶反饋和業務發展需求，對系統進行持續的維護和功能升級，以保證系統始終能夠適應和滿足檔案管理和相關工作的需求。

（五）加強檔案信息數據安全防護

在信息化建設過程中，檔案管理部門必須做好檔案信息數據的安全保障。

首先，要加強檔案信息系統的安全防護，采用防火墻、入侵檢測、數據加密等技術手段，防止黑客攻擊和非法訪問。同時，定期對系統進行安全檢查和漏洞修復，確保系統安全穩定運行。其次，實行檔案信息數據的備份與恢復策略，建立多重備份機制，防止數據丟失和損壞。[7]最后，要安排專門的網絡安全員，主要負責對網絡系統進行定期的風險評估，識別潛在的安全威脅和漏洞，并據此制定和更新網絡安全政策和流程。同時，網絡安全員還要管理和維護防火墻、入侵檢測系統、加密系統等安全設備，確保其正常運行，并根據系統特點與實際情況制訂網絡安全應急預案。網絡安全員可以從部門內部選擇，也可以委托外界網絡安全專業人員負責，并與其簽訂相關保密協議，以保障檔案管理系統的安全運行。

四、結語

近年來，信息技術在各行各業得到了良好的發展，檔案管理工作應全面提高信息化程度，以更好地為公眾提供服務。檔案信息化建設是檔案管理改革的重要內容，可以為檔案管理工作的開展提供有力支撐。因此，在信息化建設過程中，檔案管理部門應與時俱進，深入分析現存的問題，從而制定有針對性的檔案信息化建設策略，堅持創新驅動，不斷探索實踐，進而提高檔案信息化建設水平，最終推動檔案事業邁上新的臺階。

參考文獻：

[1]崔媛英.淺議提升檔案管理工作水平提高檔案服務質量的對策[J].蘭臺內外，2022（27）：47-48.

[2]張少強，李光緒.檔案信息化建設現狀，問題與對策[J].科學與信息化，2023（07）：196-198.

[3]王婷.“互聯網+”背景下檔案信息化建設的有效路徑[J].造紙裝備及材料，2024，53（02）：160-162.

[4]韓水萍.信息化背景下檔案管理創新路徑探討[J].中文科技期刊數據庫（全文版）社會科學，2023（02）：3.

[5]金芝娣，湯鑫鋼.數字檔案管理服務一體化平臺建設的實踐與思考[J].浙江檔案，2023（02）：18-20.

[6]金光春，宋洪花，王婷，等.提升檔案信息化建設的策略與方法[N].北京科技報，2025-02-10（005）.

[7]羅安成.“互聯網+”時代檔案館的檔案信息化建設路徑探索[J].辦公室業務，2024（24）：16-18.

（作者簡介：楊碧錦，女，本科，松溪縣花橋鄉黨群服務中心，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）