物聯網技術在檔案智能化管理中的運用探討

一、引言

隨著信息技術的飛速發展，物聯網技術作為新一代信息技術的重要組成部分，正逐漸滲透到各個領域，為傳統行業的轉型升級提供了強大的技術支持。在檔案管理領域，物聯網技術的引入為檔案的智能化管理提供了更多支撐。傳統檔案管理方式存在著諸多弊端，如檔案檢索效率低下、檔案安全難以保障、檔案存儲空間緊張。而將物聯網技術與智能化、自動化管理手段相結合，可以有效解決這些問題。以物聯網技術為支撐的感知設備可以對檔案進行實時監測和數據采集，實現對檔案信息的全面感知和智能處理。這不僅可以提高檔案管理的效率和準確性，還能夠增強檔案的安全性和可追溯性。因此，在檔案智能化管理中，探討物聯網技術的實踐運用策略具有重要的現實意義。本研究將結合檔案管理的實際需求，深入探討物聯網技術在檔案智能化管理中的應用場景。

二、物聯網技術在檔案智能化管理中的運用優勢

（一）實現高效協同運作

物聯網技術可以通過基于人工智能的數據融合管理與實時監控，將檔案管理中的各個環節緊密相連，形成一個高度集成的系統。這一系統能夠實時捕捉、處理和分析檔案產生、收集、整理及保管過程中的各類數據，從而有效消除人工操作的不確定性和差異性，確保檔案管理標準的統一性和規范性。物聯網技術本身具有泛在性特征，可以促使實體檔案與數字檔案之間建立緊密的聯系。這種聯系可以促進實體檔案向數字檔案高效轉換，為檔案智能化管理提供堅實的基礎。例如，通過智能控制算法，檔案系統能夠自動分析收集到的信息，優化檔案管理流程，減少人工干預，從而顯著提高檔案管理的效率。另外，物聯網技術還使檔案資源的共享和利用變得更加便捷。在保障檔案安全的前提下，物聯網技術支持多用戶、多終端同時訪問，提升了檔案管理的服務水平和響應速度。

（二）創新升級系統感知

在檔案智能化管理中運用物聯網技術，能夠實現系統感知創新升級。物聯網技術的迅速發展，使智能控制系統不再局限于單一維度的信息處理，而是轉變為多方位、立體化的控制系統。該系統能夠廣泛接收包括文字、圖形、口頭命令在內的多種信息輸入方式，還能夠接收、分析和感知外界的視覺信息、聲音信息等多種信息。這種全方位的信息感知能力，使控制系統能夠以前所未有的靈活性，與外界進行實時有效的信息交流。同時，物聯網技術賦能的智能控制系統，具備自動規劃、預測和決策等高級功能，從而在檔案庫房管理中展現出極高的應用價值。例如，該系統能夠實時監測并自動調節庫房的溫濕度，確保檔案保存環境的穩定性；能夠對防火、防盜等安全信號進行數據采集和綜合分析，一旦發現異常情況，便能夠立即發出聲光警報，并通過語音方式及時通知管理人員，從而實現檔案庫房的“無人值守”和高效管理。

三、物聯網技術在檔案智能化管理中的實際運用

（一）在庫房環境監測中的運用

庫房作為檔案保存的重要場所，其環境的優劣直接關系到實體檔案的使用壽命。因此，對庫房環境進行實時監測與精準調控十分必要。

1.提升庫房空氣質量管理水平

在庫房空氣質量管理上，可以應用物聯網技術，通過集成空氣凈化系統，實現對庫房空氣質量的全面監控。具體而言，利用該系統實時監控庫房空氣質量，一旦發現空氣質量異常，該系統便能夠自動觸發凈化設備，對空氣進行及時凈化。同時，利用該系統控制負離子等空氣凈化設備，對庫房內的空氣進行過濾和消毒，從而有效去除空氣中的霉菌、病毒等有害物質。此外，還可以對該系統進行遠程操控，通過手機、電腦等終端設備，隨時隨地對庫房空氣凈化設備和聯動溫控系統進行遠程調控，從而確保庫房空氣質量。

2.提升庫房溫濕度控制水平

在庫房溫濕度控制上，物聯網技術的應用可以實現對庫房溫濕度的監控。傳統的人工巡測方式不僅效率低下，而且難以及時發現并處理溫濕度異常狀況。而物聯網環境下的溫濕度監測系統則可以通過無線方式組網，實現對各個庫房溫濕度的實時遠程自動化監控。具體而言，可以通過安裝溫濕度無線傳感器，定時向終端協調器發送庫房的溫濕度信息，終端協調器再將監測到的數據信息傳輸到顯示終端上，管理人員通過顯示終端的管理系統查看各個監控點的溫濕度信息，生成溫濕度曲線圖和統計數據。這樣一來，管理人員不僅可以在控制室內對庫房溫濕度進行統一監管，還能夠及時發現并處理溫濕度異常狀況，從而確保檔案的保存條件始終處于最佳狀態。

（二）在檔案安全防護中的運用

檔案作為重要的信息資源，其安全防護工作至關重要。物聯網技術的引入，可以進一步加強檔案安全防護。

1.庫房漏水監控

在庫房防漏水實時監控方面，可以通過安裝感應電纜，實現對易漏水位置的實時監測。一旦庫房發生漏水事件，系統能夠立即觸發報警系統，并以圖示方式顯示漏水位置，同時將報警信息上報至監控中心。這種實時監控與報警機制，能夠有效提高庫房防漏水的響應速度，降低漏水對檔案造成的損害風險。

2.防火滅火預警

在庫房防火滅火預警方面，可以通過集成煙霧傳感器、溫度傳感器，構建完善的防火報警系統。這些傳感器能夠實時采集庫房中的煙感數據和溫感數據，并通過無線網絡傳送到監控中心。同時，在走廊、安全出口等關鍵位置設置聲光報警器和手動報警器，可以在火災發生時及時發出警報。此外，可以安裝智能滅火系統，通過使用無色、無味、環保的七氟丙烷滅火劑，實現對火災的快速響應與有效撲滅，從而確保檔案的安全。

3.防盜監控

在智能防盜監控報警方面，物聯網技術同樣能夠發揮重要作用。通過安裝射頻器、門禁監控、防盜探測器和遠程視頻監控系統等組件，能夠實現對檔案異常移位、出庫以及人員進出的實時監控與報警。例如，當檔案柜中的射頻監控器監測到檔案出現異常移動時，系統會立即啟動警報系統，向管理人員發出報警提醒。同時，門禁監控系統能夠對持卡人進行授權管理，實時反饋出入庫檔案資料的具體信息，從而有效防止非法出庫和人員滯留等狀況發生。

（三）在檔案智能入庫中的運用

檔案作為重要的信息資源，其入庫管理的智能化是實現檔案管理智能化的重要一環。物聯網技術，特別是射頻識別（RFID）技術的引入，可以為檔案智能入庫提供全新的解決方案。在檔案智能入庫過程中，首先，可通過電子標簽讀寫設備，將文件名稱、檔案編號等基本信息寫入RFID電子標簽芯片中。這些電子標簽通常被置于檔案盒的表面，便于識別標簽與管理檔案。根據具體的業務要求，還可以在標簽表面印制檔案編號、類別、名稱、密級等信息，以便直觀查看。這一步驟能夠實現檔案信息的初步數字化，為后續的智能化管理提供支撐。其次，檔案管理系統會讀取入庫檔案盒上RFID電子標簽的檔案信息。通過物聯網技術的支持，系統能夠自動為檔案分配盒編號和位置編號。在這一過程中，系統會根據預設的規則與算法，智能選擇合適的存儲位置，確保檔案有序存放。管理人員則應根據系統指示，將檔案存放在指定位置。隨后，檔案架上的閱讀器會讀取檔案信息，并將其傳送到數據庫中進行儲存。這樣不僅可以實現檔案信息的實時更新與同步，還可以提高檔案入庫的準確性與效率。通過射頻識別（RFID）技術的支持，檔案管理人員只需簡單操作電子標簽讀寫設備，即可完成檔案信息的錄入與儲位分配。

（四）在檔案智能統計中的運用

在傳統檔案管理模式下，館內檔案統計工作是一項煩瑣且易出錯的任務。管理人員需逐一查找檔案，手動記錄檔案保管數量、檔案信息狀況、檔案內容構成等信息，這一過程不僅耗時費力，而且統計數據的準確性難以保證。物聯網技術的引入，特別是射頻識別（RFID）技術的應用，可以實現檔案智能統計。RFID標簽中存儲了檔案的詳細信息，包括檔案編號、名稱、類別、密級等，當掃描器對RFID標簽進行掃描時，這些信息會被迅速讀取并與入庫時的數據進行對比，從而確保統計信息的準確性。因此，管理人員可以通過射頻識別（RFID）技術的快速掃描功能，在不移動檔案位置的情況下，輕松統計和獲取所需檔案的信息。管理人員可用RFID掃描設備對檔案進行掃描，即可快速獲取檔案的統計信息，無須逐一打開檔案盒，也無須手動記錄，從而有效提高檔案統計效率。同時，由于RFID電子標簽具有唯一性，能夠充分保障統計信息的準確性，避免傳統統計方式可能出現的重復統計等問題。此外，還可以應用物聯網技術，實現檔案統計信息的實時更新與同步。當檔案發生借閱、歸還等操作時，RFID電子標簽中的信息會相應更新，并通過物聯網技術實時上傳到檔案管理系統中。這樣，管理人員可以隨時獲取最新的檔案統計信息，為檔案的合理利用提供有力支持。

（五）在失效、冗余檔案篩選中的運用

在檔案管理中，失效和冗余檔案不僅會占用大量存儲空間，而且會增加不必要的檔案管理工作量，耗費更多資源。傳統檔案盤點工作由于方式落后，無法及時了解庫存檔案的存儲時間以及是否存在重復檔案，導致大量失效和冗余檔案無法被及時發現和處理。針對這一問題，物聯網技術，特別是射頻識別（RFID）技術的應用，可以提升失效、冗余檔案篩選的效率。具體而言，可在檔案架上安裝RFID射頻閱讀設備，實時讀取檔案信息，包括檔案的保存期限、數量等關鍵數據。系統將讀取到的數據與檔案入庫時設定的保管期限和數量進行比對，當發現到期或冗余檔案時，會自動觸發報警系統。報警系統會將檔案的著錄信息、位置以及到期日期等關鍵信息展示給管理人員，使其能夠迅速定位并處理這些失效和冗余檔案。待獲得處理審批后，管理人員可以根據系統的指示，將失效和冗余檔案進行銷毀，并在系統中清除相應的信息記錄。在這一過程中，射頻識別（RFID）技術的應用不僅可以提高失效、冗余檔案篩選的準確性和效率，還能夠確保檔案信息實時更新和同步。

四、結語

綜上所述，物聯網技術在檔案智能化管理中的運用，無疑為傳統檔案管理模式帶來了深刻變革。將物聯網技術與檔案智能化管理進行深度融合，可以實現對實體檔案的精準監控與高效管理，極大地提升檔案管理水平，從而為檔案檢索、利用提供諸多便利。物聯網技術的應用，不僅解決了傳統檔案管理中的諸多痛點，如效率低下、資源浪費、信息泄露等問題，更為檔案管理的智能化、現代化發展提供了助益。展望未來，隨著物聯網技術的不斷進步與成熟，其在檔案智能化管理中的應用前景將更加廣闊，將物聯網技術與大數據、人工智能等先進技術深度融合，可以共同推動檔案管理事業創新發展。在這一過程中，需要相關主體不斷探索、實踐，充分發揮物聯網技術優勢，為檔案管理的智能化轉型提供強有力的技術支撐與保障。

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★基金項目：本文系中國長江電力股份有限公司烏東德電廠智能檔案庫房建設項目（項目編號：5224071001）。

（作者簡介：賀秀儒，男，碩士研究生，中國長江電力股份有限公司烏東德電廠，高級工程師，研究方向：檢修維護；王洋，女，碩士研究生，中國長江電力股份有限公司烏東德電廠，中級工程師，研究方向：電氣工程；lt;通訊作者gt;白治朋）

（責任編輯 劉冬楊）