加強(qiáng)檔案管理推進(jìn)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展

隨著我國(guó)醫(yī)療體制的不斷改革，醫(yī)院檔案作為一項(xiàng)重要的管理制度，也在不斷的完善。本文闡述了目前醫(yī)院檔案管理存在的問題及原因，并從三個(gè)主要方面對(duì)檔案管理存在的問題制定了相應(yīng)的對(duì)策措施，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的可持續(xù)發(fā)展提供了檔案保障。

隨著我國(guó)醫(yī)療體制改革的深入，各個(gè)醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平也在不斷的提高，醫(yī)院之間的相互競(jìng)爭(zhēng)也呈現(xiàn)白熱化趨勢(shì)，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的大環(huán)境下，重視醫(yī)院的檔案管理工作，對(duì)增強(qiáng)醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力變得更加重要，各大醫(yī)院也就更需要加強(qiáng)檔案管理工作從而促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益的可持續(xù)發(fā)展。

醫(yī)院檔案管理存在的問題及原因分析

醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容主要是對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療信息、重要病例以及主要醫(yī)學(xué)成果進(jìn)行收集、整理歸納，最后歸檔。目前，我國(guó)醫(yī)院檔案管理遵循先分散后集中的原則，主要是醫(yī)院的人事行政部門負(fù)責(zé)檔案的管理工作，不同的科室負(fù)責(zé)各自科室相關(guān)的檔案管理，最后由各個(gè)科室負(fù)責(zé)檔案管理的專門人員與醫(yī)院人事行政部門進(jìn)行對(duì)接。各個(gè)科室將本科室的檔案與相關(guān)檔案管理部門進(jìn)行對(duì)接后，檔案管理部門對(duì)各個(gè)科室提交上來的檔案進(jìn)行最終的分類整理、歸納，最后統(tǒng)一歸檔并統(tǒng)一管理。

醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的意識(shí)相對(duì)薄弱 目前，在我國(guó)，很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)一直將醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量作為醫(yī)院管理的唯一的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，將更多的工作重心放在了臨床一線上，醫(yī)療、科研以及提高醫(yī)院的醫(yī)療水平上，不能很好的意識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益的影響及作用。原因在于醫(yī)院檔案管理工作畢竟與臨床一線工作不同，醫(yī)院在人民大眾的眼里就是救死扶傷的地方，檔案管理工作很難在短時(shí)間內(nèi)為醫(yī)院帶來顯著的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益，這也就造成了醫(yī)院的檔案管理工作一直得不到充分的重視，檔案管理工作的意識(shí)相對(duì)薄弱。在大多數(shù)的現(xiàn)有醫(yī)院中，注重臨床一線的工作，忽視醫(yī)院的管理；注重醫(yī)院?jiǎn)T工業(yè)務(wù)能力，而忽視醫(yī)院檔案管理的意識(shí)普遍存在著，這也就不可避免的造成醫(yī)院對(duì)檔案管理的工作力度不夠，檔案沒能充分發(fā)揮其作用。

醫(yī)院檔案管理制度不健全 隨著社會(huì)普遍對(duì)檔案管理工作的逐步重視，大多數(shù)醫(yī)院也在逐步建立自己的檔案管理制度，對(duì)如何將檔案進(jìn)行立卷歸檔、如何管理并進(jìn)行存放、如何調(diào)檔進(jìn)行利用的等等制定了相應(yīng)的規(guī)章制度。原因在于絕大多數(shù)的醫(yī)院對(duì)檔案管理工作仍然處于起步階段，在檔案管理上，依然存在著許多問題，例如管理模式不夠規(guī)范、管理體系相對(duì)殘缺等等。還有些醫(yī)院雖然建立了較為完善的管理制度，但是監(jiān)察力度卻十分匱乏，并沒有將考核提上工作日程，這也就導(dǎo)致了醫(yī)院建立起來的規(guī)章制度難以得到落實(shí)。

檔案硬件設(shè)施投人不足 當(dāng)前，眾多醫(yī)院在檔案管理方面面臨著硬件設(shè)施投入不足的嚴(yán)峻問題，醫(yī)院的檔案管理設(shè)備普遍陳舊，技術(shù)落后，難以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需求，這些老舊的設(shè)備不僅運(yùn)行效率低下，而且故障頻發(fā)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行。檔案作為醫(yī)院重要的信息資源，其管理的好壞直接關(guān)系到醫(yī)院的整體運(yùn)營(yíng)效率和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。然而，由于醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，將大量資金和資源傾斜于臨床一線，導(dǎo)致檔案管理部門的硬件設(shè)施更新滯后。具體而言，檔案存儲(chǔ)設(shè)施簡(jiǎn)陋，缺乏先進(jìn)的防潮、防霉、防火等保護(hù)措施，使得檔案材料的安全性和完整性受到威脅。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)落后，無法實(shí)現(xiàn)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，查詢和檢索效率低下，大大增加了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

建立健全醫(yī)院檔案管理制度 沒有規(guī)矩，不成方圓，建立健全醫(yī)院檔案管理制度，是提升檔案管理水平、確保檔案信息安全與有效利用的關(guān)鍵所在。首先，要明確檔案管理的目標(biāo)與原則，確立檔案管理制度的基本框架，包括確定檔案收集的范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔流程、保管期限以及銷毀程序等，確保檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依。在此基礎(chǔ)上，要細(xì)化檔案管理制度的內(nèi)容，針對(duì)不同類型的檔案制定具體的管理要求，例如，對(duì)于醫(yī)療病歷檔案，應(yīng)明確規(guī)定其書寫規(guī)范、整理流程、保密等級(jí)及查閱權(quán)限；對(duì)于財(cái)務(wù)檔案，則應(yīng)強(qiáng)調(diào)其準(zhǔn)確性、完整性和保密性，確保財(cái)務(wù)信息的真實(shí)可靠。同時(shí)，制度中還應(yīng)包含檔案數(shù)字化、電子化管理的相關(guān)規(guī)定，明確數(shù)字檔案的存儲(chǔ)格式、備份策略及安全保障措施。

提高和加強(qiáng)管理人員的專業(yè)水平 提高和加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)水平，是確保檔案管理工作高效、準(zhǔn)確進(jìn)行的關(guān)鍵，檔案管理作為一門相對(duì)獨(dú)立的學(xué)科，要求管理人員不僅具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，還需要不斷學(xué)習(xí)和更新管理理念與技能，以適應(yīng)檔案管理的不斷發(fā)展。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，醫(yī)院應(yīng)首先注重對(duì)專業(yè)檔案管理人員的聘請(qǐng)，在招聘過程中，應(yīng)明確崗位要求，選拔具備檔案管理專業(yè)背景、熟悉檔案管理法律法規(guī)、掌握檔案管理技術(shù)和方法的人才，還應(yīng)考慮應(yīng)聘者的責(zé)任心、細(xì)心程度以及溝通協(xié)調(diào)能力，確保所選人員能夠勝任檔案管理工作。除了聘請(qǐng)專業(yè)人才外，醫(yī)院還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案管理的最新理論、技術(shù)、方法以及相關(guān)法律法規(guī)，使管理人員能夠及時(shí)了解檔案管理的最新動(dòng)態(tài)，掌握先進(jìn)的管理手段，培訓(xùn)方式可以多樣化，如舉辦講座、開展研討會(huì)、組織實(shí)地考察等，以提高培訓(xùn)效果和趣味性。此外，醫(yī)院還應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員自主學(xué)習(xí)和提升。可以為管理人員提供學(xué)習(xí)資料、在線課程等學(xué)習(xí)資源，支持他們參加相關(guān)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，并建立檔案管理人員績(jī)效考核機(jī)制，將學(xué)習(xí)成果和工作表現(xiàn)作為考核內(nèi)容之一，激勵(lì)管理人員不斷提升自己的專業(yè)水平。

完善醫(yī)院檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè) 在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，數(shù)字化存儲(chǔ)已經(jīng)成為檔案管理的主流，但是及時(shí)當(dāng)前隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，電子檔案已經(jīng)運(yùn)用在各個(gè)單位中，但是基于檔案的特殊性質(zhì)，紙質(zhì)檔案仍然是檔案的一個(gè)重要存檔形式。所以要想加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理，從而促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的可持續(xù)發(fā)展，建立一個(gè)相對(duì)安全的存檔環(huán)境依然十分重要。對(duì)此在醫(yī)院多年檔案室中必須有必要的煙霧警報(bào)器以及滅火器作為配套設(shè)備。有這些基礎(chǔ)設(shè)備才能更好的對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)與儲(chǔ)存，能更有效的保障檔案室的安全問題并及時(shí)解決突發(fā)狀況。對(duì)于電子檔案，需要加強(qiáng)電子信息網(wǎng)絡(luò)安全，加強(qiáng)內(nèi)部防火墻的建設(shè)。對(duì)進(jìn)入檔案室的相關(guān)人員，需要加強(qiáng)審查力度，調(diào)檔案的人員必須持有相關(guān)證明。

推進(jìn)檔案信息化與數(shù)字化深度融合 隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理也應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，積極推進(jìn)檔案信息化與數(shù)字化的深度融合，這一策略不僅要求醫(yī)院在檔案管理中廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，更需將信息化理念貫穿于檔案管理的全過程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、自動(dòng)化和高效化。醫(yī)院應(yīng)加大檔案信息化建設(shè)的投入，購(gòu)置先進(jìn)的檔案管理軟件和硬件設(shè)備，如高性能的服務(wù)器、大容量的存儲(chǔ)設(shè)備以及高效的掃描設(shè)備等，為檔案數(shù)字化提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，同時(shí)，應(yīng)建立完善的檔案數(shù)字化工作流程，明確數(shù)字化工作的目標(biāo)、任務(wù)、責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保數(shù)字化工作有序進(jìn)行。此外，醫(yī)院應(yīng)注重檔案數(shù)據(jù)的整合與共享，通過構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)、統(tǒng)一管理和共享利用，這不僅可以提高檔案數(shù)據(jù)的檢索效率，還可以避免檔案數(shù)據(jù)的重復(fù)采集和存儲(chǔ)，節(jié)省存儲(chǔ)空間和管理成本，醫(yī)院還應(yīng)加強(qiáng)與外部機(jī)構(gòu)的合作與交流，共享檔案信息資源，拓寬檔案利用渠道。

[作者單位：泰安市中心醫(yī)院（青島大學(xué)附屬泰安市中心醫(yī)院、泰山醫(yī)養(yǎng)中心）]