加強(qiáng)中小學(xué)教育檔案管理、收集與利用的措施

趙芊芊

（南寧市第十七中學(xué)，廣西 南寧 530023）

1 中小學(xué)教育檔案工作存在的問題

1.1 教育檔案管理不規(guī)范

當(dāng)前，中小學(xué)教育檔案中存在“兩少”現(xiàn)象，常常表現(xiàn)為文件缺失、信息不完整，即教育檔案注冊不正確，保存內(nèi)容很少。對不同文件的收集歸檔較少，檔案管理不規(guī)范[1]。中小學(xué)教育檔案中仍然存在一些問題，例如管理部門和員工的職責(zé)不明確，如果由于教育檔案缺失導(dǎo)致一些重要操作、數(shù)據(jù)的丟失，而影響相關(guān)內(nèi)容的使用，則會給區(qū)域教育事業(yè)的發(fā)展帶來一定阻礙[2]。

1.2 教育檔案收集不完善

一些學(xué)校對教育檔案重 要性的重要性缺乏了解，對教育檔案的科學(xué)管理與管理應(yīng)用效果之間的關(guān)系缺乏科學(xué)認(rèn)識，導(dǎo)致在提交相應(yīng)檔案時往往缺失一些細(xì)節(jié)和部分內(nèi)容。一些檔案管理工作人員認(rèn)為教育檔案文件管理是棘手、瑣碎且耗時的，加上要求的苛刻性且執(zhí)行的困難性，對教育檔案庫操作的關(guān)注程度不足[3]。

1.3 教育檔案利用程度

中小學(xué)的每個教室和辦公室都有一些教育活動開展，而教育檔案不僅囊括了學(xué)生接受教育的過程信息，也包含了重要教育活動記錄。在利用教育檔案上，一些檔案管理單位仍然基于傳統(tǒng)的人工查找管理方法，效率很低，而且也很容易找到不正確的檔案文件，使已有教育檔案無法更好地為教育教學(xué)服務(wù)。

2 明確教學(xué)檔案對教育教學(xué)的作用，落實好檔案收集

2.1 要明確收集和整理教學(xué)資料的目的

收集教育材料的目的是在教學(xué)中使用有價值的材料，從而促進(jìn)教育開發(fā)和學(xué)習(xí)資源的再利用。通過教學(xué)檔案數(shù)據(jù)化，可以在應(yīng)用過程中快速而準(zhǔn)確地檢索數(shù)據(jù)。收集和分類學(xué)習(xí)材料，從而從復(fù)雜的知識領(lǐng)域中提取對學(xué)習(xí)有用的部分，并創(chuàng)建分類數(shù)據(jù)庫以形成科學(xué)收集、分類處理和有效學(xué)習(xí)使用的關(guān)系，從而使其應(yīng)用更加方便。

2.2 教育檔案對于拓寬教師的視野和不斷提高教學(xué)質(zhì)量至關(guān)重要

教師可以充分利用經(jīng)典教育檔案，作為深入學(xué)習(xí)的素材。教育檔案也有利于改革教學(xué)體系，為探索教學(xué)方法和教學(xué)內(nèi)容奠定有力基礎(chǔ)，以進(jìn)一步探索教學(xué)規(guī)律和提高教學(xué)質(zhì)量。

2.3 教學(xué)檔案有助于提高教學(xué)工作的規(guī)范化管理

教學(xué)檔案文件是教師教育內(nèi)容、過程和結(jié)論的原始記錄，它真正地捕捉了教師的成功經(jīng)驗和從失敗中汲取的教訓(xùn)，并為其他教育者提供了一個經(jīng)驗參考，有其中闡明了教育學(xué)習(xí)的完整框架和計劃。

2.4 教學(xué)檔案資料可以幫助學(xué)校學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中更好地理解和吸收教學(xué)內(nèi)容

教學(xué)檔案資料有利于教育工作者掌握學(xué)生的學(xué)習(xí)態(tài)度、探索能力、存在的問題，從而幫助教師把握學(xué)生的教育興趣和滿足教學(xué)要求，這有助于學(xué)校及時了解實際的教學(xué)情況，并對教學(xué)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。教學(xué)檔案可以幫助教師學(xué)習(xí)教學(xué)經(jīng)驗和教訓(xùn)。這不僅有助于節(jié)省時間和精力，而且還將消除不連貫和重復(fù)的學(xué)習(xí)內(nèi)容。借助以前的經(jīng)驗和教訓(xùn)，可以通過濃縮或變通辦法，提高課堂學(xué)習(xí)的質(zhì)量。教育檔案在教學(xué)評估中起著重要作用。它記錄了改善學(xué)習(xí)管理和適應(yīng)現(xiàn)代教育改革所需的教學(xué)改革和研究成果，還可以用于學(xué)校之間的交流和學(xué)習(xí)，以促進(jìn)和改善彼此的發(fā)展。

3 提高檔案意識，規(guī)范教學(xué)檔案管理

3.1 學(xué)習(xí)檔案法

提高教師、學(xué)校和檔案管理單位對教學(xué)檔案的重要性的認(rèn)識，激發(fā)教師對教育檔案的日常收集和分類的熱情，并為教學(xué)檔案的有效利用奠定基礎(chǔ)。

3.2 加強(qiáng)教學(xué)檔案管理隊伍建設(shè)

可以強(qiáng)化對檔案管理專業(yè)人士和兼職人員的培訓(xùn)，提高專業(yè)水平，使檔案教學(xué)更好地服務(wù)于教育事業(yè)。

3.3 完善檔案管理制度

推進(jìn)檔案收集、分類和利用等業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，并建立檔案的收集、分類、存儲、安全防護(hù)和借閱等功能兼具的系統(tǒng)，以確保檔案管理工作的效率，不斷完善系統(tǒng)建設(shè)以易于存儲和使用。

3.4 合理運用信息化技術(shù)

改進(jìn)教育檔案文件的開發(fā)和使用。計算機(jī)化的檔案管理為紙質(zhì)檔案帶來了前所未有的優(yōu)勢，例如處理速度快、存儲容量大、易于訪問和保存期長。檔案管理信息系統(tǒng)真正實現(xiàn)了文件的整合，以及紙質(zhì)文件和電子文件的共存。信息技術(shù)的使用提高了檔案館的效率，并提供了許多更便捷的服務(wù)類型，例如審閱、閱讀、交流和供審稿人使用，以及真正實現(xiàn)的資源共享。

4 明確教學(xué)檔案收集整理范圍，加強(qiáng)檔案的有效利用

4.1 收集并組織練習(xí)和測驗題以創(chuàng)建“學(xué)習(xí)題庫”

練習(xí)和測試題是教育檔案文件的主要內(nèi)容之一，其每年在全國各學(xué)校均有發(fā)行，例如每所學(xué)校每個學(xué)年都有的幾次常規(guī)考試，以及統(tǒng)一的國家和地區(qū)入學(xué)考試。面對浩如煙海的問題設(shè)計方式，教學(xué)檔案中能夠收集其中已經(jīng)有所考察的測試問題和材料，以此建立直接服務(wù)于教學(xué)的問題庫，有助于提高教學(xué)質(zhì)量。

4.2 收集并組織用于制作教材的通用圖形資料

檔案管理單位在整理收集教育檔案之后，可以及時收集主要用于教育課程的豐富資料，并通過互聯(lián)網(wǎng)途徑，豐富教育數(shù)據(jù)庫中的圖形資料的內(nèi)容。

4.3 完善構(gòu)建系統(tǒng)化的教學(xué)理論和方法

區(qū)域教學(xué)檔案中往往包括了該地區(qū)眾多學(xué)校的教學(xué)書籍、報紙和講座等內(nèi)容，能夠從中收集和提煉有關(guān)的教學(xué)方法、教學(xué)理論和其他材料，以構(gòu)建系統(tǒng)化的教學(xué)理論和方法，從而為教育工作者新學(xué)期準(zhǔn)備課程提供有效參考。

5 結(jié)語

總之，要提高區(qū)域教學(xué)水平，教育檔案管理者必須堅持更新觀念、創(chuàng)新機(jī)制，不斷地拓展檔案收集渠道，擴(kuò)大收集范圍，廣辟檔案信息資源，并有效地運用收集的參考資料，進(jìn)行加工整理、分類編集，完善教學(xué)檔案體系的構(gòu)建，并在教學(xué)中廣泛利用好教學(xué)檔案資料，發(fā)揮教學(xué)檔案的服務(wù)功能，推進(jìn)教育教學(xué)工作的開展。