信息時代新聞檔案管理與開發(fā)利用探究

摘 要：21世紀是信息化時代，信息量、信息傳播、處理及應用的程度呈大幅度增長態(tài)勢。新聞檔案記錄著政治、經(jīng)濟、文化和社會的發(fā)展，是工作查考、經(jīng)驗總結(jié)和歷史研究的原始依據(jù)，具有重要的保存和利用價值。本文圍繞信息時代新聞檔案管理與開發(fā)利用的現(xiàn)實特點、主要原則，從思想重視、完善內(nèi)容、強化協(xié)同、智能應用和業(yè)務素能等方面，提出信息時代新聞檔案管理與開發(fā)利用對策，對提升信息時代新聞檔案管理的水平，發(fā)揮新聞檔案價值功能具有積極現(xiàn)實意義。

關鍵詞：新聞檔案；檔案管理；開發(fā)利用；信息時代

概述

隨著計算機的應用普及，人類社會逐步步入了信息時代（Information Age）。信息時代的信息量、信息傳播、處理及應用的程度呈大幅度增長態(tài)勢，各類信息源深刻地影響著社會發(fā)展、經(jīng)濟建設和文化繁榮。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》作為“十四五”時期全國檔案事業(yè)發(fā)展的重要指南，明確提出“深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型”，到2025年，“檔案信息化建設再上新臺階”“新一代信息技術(shù)在檔案工作中的應用更為廣泛”“檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”，并把“加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現(xiàn)代化”作為“十四五”時期全國檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務之一。

新聞單位宣傳報道檔案（以下簡稱新聞檔案）以其生動、形象和直觀的方式，記錄著政治、經(jīng)濟、文化和社會的發(fā)展，是工作查考、經(jīng)驗總結(jié)和歷史研究的原始依據(jù)，具有重要的保存和利用價值。為規(guī)范新聞檔案管理，2019年，福建省檔案局與福建省委宣傳部聯(lián)合印發(fā)《關于加強新聞單位宣傳報道檔案工作的意見》（閩檔〔2019〕18號文件），就新聞檔案收集、管理、利用及信息化建設做出明確規(guī)定和要求，成為指導全省新聞檔案管理與開發(fā)利用的根本遵循。明溪縣融媒體中心認真宣傳黨的理論、路線和各項方針政策，把握新聞宣傳基調(diào)，建立健全“兩微一端一網(wǎng)一臺”全媒體宣傳矩陣，深化“融媒創(chuàng)意”工作室和“融媒特種兵”云課堂，為全縣經(jīng)濟社會發(fā)展提供輿論支持。檔案數(shù)字化是檔案信息化建設的前提和基礎。信息時代，明溪縣融媒體中心積極做好新聞檔案管理與開發(fā)利用，發(fā)揮新聞檔案存史資政育人的價值。

1 信息時代新聞檔案管理與開發(fā)利用特點

根據(jù)《新聞單位宣傳報道檔案管理辦法》有關規(guī)定，新聞單位宣傳報道檔案包括各種新聞宣傳單位的宣傳稿件、制作的錄音錄像帶、照片等不同載體的文件資料。信息時代人機協(xié)作與互補，物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和信息網(wǎng)絡技術(shù)應用，使新聞檔案信息在系統(tǒng)、設備及環(huán)境之間發(fā)揮著紐帶橋梁作用[1]，新聞檔案管理與開發(fā)利用更加靈活、智能、高效和便捷。

1.1 靈活管理

信息時代，利用計算機信息技術(shù)進行新聞檔案信息化管理、開發(fā)與利用，通過新聞檔案數(shù)據(jù)著錄、掃描、復審和備份等數(shù)字化處理，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子檔案信息化管理，并運用計算機技術(shù)對新聞稿件、錄音錄像帶、照片和新聞影片等不同載體的新聞檔案進行數(shù)字化掃描，并將掃描之后的信息按照檔案整理規(guī)范進行加工整理，再進行分類編目，并存儲于計算機數(shù)據(jù)庫的指定位置[2]。利用數(shù)據(jù)庫軟件進行檔案開發(fā)，通過輸入關鍵詞進行檢索、查詢，利用時再通過檔案管理系統(tǒng)軟件實現(xiàn)存儲檔案的一鍵搜索、查詢，甚至直接打印。借助互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)網(wǎng)上實時信息共享。總之，這些新變化、新特點都展現(xiàn)出新聞檔案信息化管理的靈活性與方便性，提高了新聞檔案管理工作效率。

1.2 長期存儲

新聞檔案真實記錄了政治、經(jīng)濟、文化和社會發(fā)展的方方面面，是記載地方經(jīng)濟社會發(fā)展最原始的信息，具備查考性、總結(jié)性和原始證據(jù)性等特點，特別是在涉及重大題材的宣傳報道，更是展現(xiàn)地方發(fā)展寶貴經(jīng)驗的歷史資料，有著重要的經(jīng)驗總結(jié)、歷史研究和工作查考作用。可見，信息時代既要做好新聞檔案實體資料的保護，也要做好檔案信息存儲介質(zhì)的安全防護，如將光盤、磁盤等存儲介質(zhì)放置消磁柜。隨著存儲時間的延長，紙張、膠片等存儲介質(zhì)都將面臨破損風險，直接威脅著存儲于這些傳統(tǒng)介質(zhì)的新聞檔案信息[3]。信息時代，新聞檔案單軌制的實施，由實體存儲向信息存儲轉(zhuǎn)變，電子新聞檔案脫離了實物載體的依賴，后期查詢、檢索只需要輕點“鼠標”即可，延長了檔案存儲周期，極大地提升了新聞檔案管理與利用效率。

1.3 高效開發(fā)

信息時代新聞檔案開發(fā)利用面臨的形勢和要求發(fā)生了巨大變化，為有效保障新聞檔案信息資源的開發(fā)，發(fā)揮新聞檔案“資政存史育人”功能，國家檔案局、宣傳部門陸續(xù)頒布了一系列規(guī)章制度和技術(shù)標準，如《電子檔案移交與接收辦法》《檔案分類標引規(guī)則》《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》《檔案數(shù)字資源備份實施規(guī)范》《電子檔案移交接收操作規(guī)程》《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》等等，統(tǒng)一了新聞檔案開發(fā)標準的規(guī)范，電子新聞檔案信息數(shù)據(jù)必須滿足“四性”，以及“來源可靠、要素合規(guī)、程序規(guī)范”。這些標準規(guī)范為新聞檔案開發(fā)統(tǒng)一了尺度，明確了具體要求，極大地提升了新聞檔案開發(fā)質(zhì)量和效率。

可見，信息時代新聞檔案數(shù)字信息化管理、開發(fā)與利用是順應新時期信息化技術(shù)發(fā)展的狀況，采用數(shù)字信息化管理手段，提高管理便捷性與安全性，有利于信息資源開發(fā)利用，進一步推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展，服務經(jīng)濟社會發(fā)展。

2 信息時代新聞檔案管理與開發(fā)利用原則

信息時代新聞檔案管理與開發(fā)利用要以利用為導向，以信息化應用為手段，立足新聞檔案管理工作實際，堅持科學性、實用性、規(guī)范性、安全性和共享性原則要求。

2.1 科學性原則

信息時代新聞檔案管理與開發(fā)利用的科學性原則是指在進行信息化時遵循新聞檔案信息的形成、保管和利用的客觀規(guī)律，使檔案信息數(shù)字化工程真正服務于經(jīng)濟、社會和文化發(fā)展的現(xiàn)實需要，發(fā)揮其信息資源存史資政育人的價值功能。新聞檔案信息化的科學性要求從新聞檔案信息，尤其是電子信息的收集、處理、存儲、傳遞、利用，乃至反饋的整個過程，都必須保證真實、準確和可靠，信息化的方法和手段也需要注意科學性。

2.2 實用性原則

新聞檔案具有重要查考、憑據(jù)功能，信息時代新聞檔案管理與開發(fā)利用要始終堅持實用性原則，針對檔案館（室）藏的新聞檔案重復利用和緊急利用的不同方式，做好“增量電子化、存量數(shù)字化”。其中常用檔案應優(yōu)先進行信息化，堅持“現(xiàn)用現(xiàn)掃，常用先掃，已用定掃”的快捷服務方式。社會需求也是制定和調(diào)整新聞檔案信息化的重要“航向標”[4]。新聞檔案管理部門應利用大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)等，做好新聞檔案利用情況的統(tǒng)計分析，把利用頻繁的時事類、財經(jīng)類檔案進行系統(tǒng)分析，科學地確定優(yōu)先進行檔案信息化的范圍。新聞檔案數(shù)字化加工與數(shù)字化檔案利用同步推進實現(xiàn)，也是信息時代利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)，更好、更快地實現(xiàn)新聞檔案現(xiàn)實價值的最佳途徑。

2.3 規(guī)范性原則

新聞檔案信息化的規(guī)范性原則是指新聞檔案信息化后的電子文件格式要符合國家檔案局頒布的電子文檔標準，要具有較好的通用性、兼容性，能夠通過計算機網(wǎng)絡檢索，滿足新聞檔案檢索利用。此外，數(shù)字化后的新聞檔案信息內(nèi)容要與傳統(tǒng)載體（如紙質(zhì)檔案）信息完全一致。按照《檔案法》的規(guī)定，電子新聞檔案具有與紙質(zhì)新聞檔案同等效力，但前提是要滿足“來源可靠、要素合規(guī)、程序規(guī)范”要求，以及電子檔案“四性”標準。在此基礎上，通過計算機信息技術(shù)實施查詢并打印電子新聞檔案，與實地查閱原始實體檔案具有同等效力，提高檔案管理開發(fā)與利用的效率。

2.4 共享性原則

新聞檔案數(shù)字化的共享性原則是由新聞檔案信息的利用率決定的，新聞檔案信息記錄了地方政治、經(jīng)濟和文化發(fā)展的歷史面貌，是來自于區(qū)域社會的寶貴財富，數(shù)字化的新聞檔案信息利用得越廣泛，其“存史資政育人”作用就發(fā)揮得越充分。因此，要建立完備的檔案數(shù)字化保障體系和高效的信息流通、傳遞和利用體系，通過有效的分析和管理，及時準確地把利用率高且具有較大社會效益和經(jīng)濟效益的新聞檔案信息最大限度地進行利用。其中，通過實時共享原則是實現(xiàn)最大限度利用的重要手段。

3 信息時代新聞檔案管理與開發(fā)利用對策

信息時代新聞檔案管理與開發(fā)利用面臨的形勢和要求都發(fā)生了巨大變化，作為新聞檔案管理部門及管理人員要順應時代發(fā)展變化，順勢而為、因勢利導，利用信息技術(shù)，提升新聞檔案管理與開發(fā)利用現(xiàn)代化的水平。

3.1 提高認識，重視新聞檔案信息化建設

信息時代，新聞檔案管理開發(fā)與利用有其重要的現(xiàn)實意義，也是貫徹落實《檔案法》《檔案法實施條例》的必然要求。作為新聞檔案管理部門及人員要高度重視，提高思想認識，按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，制定新聞檔案信息化建設規(guī)劃，明確信息化建設目標，始終圍繞新聞機構(gòu)檔案信息化建設的特點和規(guī)律，有步驟、有計劃地推進[6]。成立檔案信息化管理領導小組，把新聞檔案信息化建設納入單位信息化發(fā)展規(guī)劃，專題部署、推動新聞檔案信息化建設，在人財物等方面強化支持和保障力度。

3.2 豐富內(nèi)容，完善新聞檔案信息化資源

新聞檔案內(nèi)容信息化是將檔案資源轉(zhuǎn)換為可供閱讀、分析和處理的檔案數(shù)據(jù)資源。根據(jù)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求，到“十四五”末，全國縣級以上綜合檔案館館藏檔案數(shù)字化率要達到80%（見圖2）。要按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，持續(xù)推進新聞檔案信息化進程，不斷豐富新聞檔案信息化資源。要始終圍繞新聞檔案內(nèi)容可檢索、可下載、可閱讀和可調(diào)取的方針，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《電子檔案移交與接收辦法》等法律法規(guī)及行業(yè)標準，委托第三方專業(yè)機構(gòu)協(xié)助做好傳統(tǒng)新聞檔案數(shù)字化。同時，要將檔案管理系統(tǒng)與辦公OA系統(tǒng)、新聞采編系統(tǒng)等有機銜接，確保新增新聞檔案電子化。

3.3 注重協(xié)同，搭建新聞檔案信息化平臺

新聞檔案記錄了地方政治、經(jīng)濟和文化等各個領域的內(nèi)容，具有重要的現(xiàn)實利用價值。《檔案法》第四十一條規(guī)定“國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用”。檔案行政主管部門要積極構(gòu)建檔案信息資源共享平臺、檔案信息化管理平臺，為新聞檔案信息資源共享提供平臺載體。同時，要解決信息系統(tǒng)接口、標準不統(tǒng)一問題，制定檔案信息共享規(guī)章制度，完善新聞檔案信息共享保障機制。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)、模塊化設計，用戶使用靈活性高，簡單易操作。強大的系統(tǒng)設置和權(quán)限設置功能配置，為用戶提供可設置的檔案分類、全宗管理、原文管理、案卷管理、報表管理、部門管理、角色管理、流程審批、全文檢索、借閱利用、視圖統(tǒng)計、數(shù)據(jù)備份和批量導入導出等靈活模塊，同時設置多級多維度數(shù)據(jù)安全管理機制，輕松構(gòu)造符合用戶需求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

3.4 智能應用，提升新聞檔案信息化水平

信息時代新聞檔案管理開發(fā)與利用已經(jīng)從傳統(tǒng)的數(shù)字型向智能化發(fā)展模式轉(zhuǎn)變，要積極推動大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)應用，推動新聞檔案信息化智能水平。一方面，要積極引入人工智能技術(shù)，完善新聞檔案資源、內(nèi)容呈現(xiàn)及查詢、檢索模式，如智能語義檢索等。另一方面，要注重智能服務功能開發(fā)，如利用移動智能終端設備，開發(fā)新聞檔案App軟件，實現(xiàn)新聞檔案跨地域、跨部門和跨層級共享。近年來，智慧檔案大數(shù)據(jù)可視化平臺使檔案開發(fā)利用更具智能化，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)，對多維、海量的檔案數(shù)據(jù)進行采集分析、匯聚關聯(lián)，通過數(shù)據(jù)信號融合、超高分渲染等關鍵技術(shù)進行呈現(xiàn)，形成多屏協(xié)同、扁平可視及一整屏式的全景實時數(shù)據(jù)展示系統(tǒng)，為新聞檔案檢索查詢提供更加逼真的現(xiàn)實應用場景效果。

3.5 強化素能，鍛造新聞檔案信息化隊伍

信息時代新聞檔案信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展需要一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。一方面，根據(jù)人員編制及新聞檔案管理實際需要，適當引入檔案學、情報學的專業(yè)檔案管理人才。另一方面，要做好新聞檔案人才崗位培訓，除了檔案學專業(yè)理論知識培訓外，還要緊密結(jié)合新聞檔案信息化發(fā)展實際需要，加大計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)挖掘和信息分析等業(yè)務知識的培訓，著力打造一支復合型的人才隊伍，為信息時代新聞檔案管理與開發(fā)利用提供人才支撐和保障。

結(jié)語

綜上，信息時代新聞檔案數(shù)字信息化管理、開發(fā)與利用要認真落實《檔案法》《檔案法實施條例》，順應新時代信息化技術(shù)發(fā)展狀況，采用數(shù)字信息化管理手段，提高管理便捷性與安全性，加大新聞檔案信息資源的開發(fā)利用，進一步推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展，服務經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻

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作者簡介：江月蘭（1970.3—），大學學歷，福建省明溪縣融媒體中心副研究員，主要從事新聞檔案管理工作。