新時(shí)代事業(yè)單位人事檔案服務(wù)功能研究

摘 要：人事檔案在事業(yè)單位人才選拔、培養(yǎng)、考核和管理等方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，事業(yè)單位人事檔案服務(wù)模式是影響事業(yè)單位管理水平和服務(wù)能力的關(guān)鍵。新時(shí)代，經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，人事制度改革深入，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用擴(kuò)大了人事檔案服務(wù)的空間。事業(yè)單位人事檔案服務(wù)面臨開(kāi)發(fā)利用、管理模式、服務(wù)意識(shí)和動(dòng)力問(wèn)題等方面的挑戰(zhàn)。為了適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需求，事業(yè)單位人事檔案管理需要采取一系列對(duì)策，通過(guò)創(chuàng)新方式、建章立制、轉(zhuǎn)變觀念和監(jiān)督激勵(lì)等措施優(yōu)化服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案服務(wù)；人事檔案資源體系；人才評(píng)價(jià)機(jī)制；數(shù)字化；檔案開(kāi)發(fā)

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》將檔案利用服務(wù)能力水平提高列入任務(wù)之一，明確推動(dòng)檔案信息資源的開(kāi)放共享、創(chuàng)新檔案利用方式、提升檔案服務(wù)效率和質(zhì)量、滿足人民群眾對(duì)檔案信息的需求等具體要求。干部人事檔案作為教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，也是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)[1]。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事制度改革的深入，新時(shí)代黨的組織路線的提出，對(duì)干部人事檔案工作提出了更高要求，事業(yè)單位干部人事檔案的管理和利用直接關(guān)系到黨的組織路線的貫徹執(zhí)行。干部人事檔案工作核心在于利用，強(qiáng)化人事檔案服務(wù)功能，提高人事檔案利用的效率，成為健全人才評(píng)價(jià)機(jī)制、優(yōu)化人才隊(duì)伍的基礎(chǔ)。

1 人事檔案與人事檔案服務(wù)功能

《干部人事檔案工作條例》強(qiáng)調(diào)，干部人事檔案工作必須“服務(wù)廣大干部人才，服務(wù)黨的建設(shè)新的偉大工程，服務(wù)新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義偉大事業(yè)”。在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位重視干部人事檔案服務(wù)功能，對(duì)促進(jìn)個(gè)人發(fā)展、優(yōu)化單位管理、維護(hù)社會(huì)公正和推進(jìn)社會(huì)進(jìn)步具有不可替代的作用[2]。

1.1 干部選拔的科學(xué)化支撐

事業(yè)單位干部人事檔案是由組織人事等有關(guān)部門(mén)在黨的干部政策指導(dǎo)下，培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的，記載了個(gè)人相關(guān)經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容，通過(guò)對(duì)干部人事檔案的全面審核，可以確保選拔任用工作的公正性和準(zhǔn)確性，提高選拔任用的水平，促進(jìn)人才資源的優(yōu)化配置。其一，人事檔案作為記錄干部基本信息、工作經(jīng)歷、教育背景和獎(jiǎng)懲情況等內(nèi)容的重要文件，能夠?yàn)檫x拔任用提供全面、客觀的依據(jù)。選拔任用工作人員可以通過(guò)查閱人事檔案，了解干部的綜合素質(zhì)和能力水平，確保選拔任用的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。其二，人事檔案中的考核評(píng)價(jià)結(jié)果和民主評(píng)議意見(jiàn)等內(nèi)容，有助于反映干部的工作表現(xiàn)和群眾基礎(chǔ)，為選拔任用提供重要參考。其三，人事檔案還記錄了干部的廉潔自律情況，對(duì)于加強(qiáng)干部監(jiān)督管理、防止用人上的不正之風(fēng)具有積極意義。人事檔案為全面歷史辯證地評(píng)價(jià)干部提供翔實(shí)的檔案信息，而且是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)。

1.2 從嚴(yán)治黨的制度化體現(xiàn)

《干部人事檔案工作條例》指出，干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源。對(duì)干部人事檔案進(jìn)行全面、嚴(yán)格的管理，有效發(fā)揮其服務(wù)功能，這不僅是對(duì)干部個(gè)人誠(chéng)信的檢驗(yàn)，還是對(duì)黨的組織路線和干部政策執(zhí)行的重要保障。干部人事檔案不僅是選人用人公信力的重要抓手，還是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)干部人事檔案的嚴(yán)格審核和管理，可以確保干部選拔任用的公正性和透明度，從而有效地落實(shí)從嚴(yán)治黨的要求。干部人事檔案在日常管理中，包括檔案的收集、審核、保存和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，需要嚴(yán)格遵守政治紀(jì)律和政治規(guī)矩，保證干部人事檔案的規(guī)范性和嚴(yán)肅性，通過(guò)制度化的檔案管理，可以更好地服務(wù)于黨的建設(shè)新的偉大工程，推動(dòng)全面從嚴(yán)治黨向縱深發(fā)展[3]。

1.3 服務(wù)大局的戰(zhàn)略性謀劃

新時(shí)代，人才在綜合國(guó)力競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)的地位日益重要，事業(yè)單位干部人事檔案服務(wù)工作已經(jīng)成為服務(wù)黨和國(guó)家工作大局的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略和推動(dòng)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，推動(dòng)干部人事檔案管理不斷創(chuàng)新和完善，可以為黨和國(guó)家選拔和培養(yǎng)高素質(zhì)、專業(yè)化的干部隊(duì)伍提供堅(jiān)實(shí)支撐。其一，人事檔案詳細(xì)記錄著干部的教育背景、專業(yè)技能、工作經(jīng)驗(yàn)和培訓(xùn)情況，有助于單位了解干部的專業(yè)能力和發(fā)展?jié)摿Γ瑥亩鵀槠涮峁└泳珳?zhǔn)的職業(yè)規(guī)劃和培訓(xùn)機(jī)會(huì)；其二，通過(guò)分析人事檔案中的數(shù)據(jù)，事業(yè)單位可以識(shí)別出隊(duì)伍中的人才缺口和專業(yè)短板，進(jìn)而制定相應(yīng)的人才引進(jìn)和培養(yǎng)策略，推動(dòng)單位整體素質(zhì)的提升；其三，人事檔案還能用于績(jī)效評(píng)估和晉升決策，確保選拔任用過(guò)程的客觀公正，激勵(lì)干部不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和管理能力，更好地服務(wù)于國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的大局。

2 新時(shí)代事業(yè)單位人事檔案服務(wù)功能的影響因素

新時(shí)代對(duì)干部人事檔案工作提出了更高的要求，全國(guó)干部人事檔案工作會(huì)議強(qiáng)調(diào)要全面提升新時(shí)代干部人事檔案工作的質(zhì)量和水平，更好地服務(wù)廣大干部人才，事業(yè)單位干部人事檔案管理工作正在朝著科學(xué)化、制度化和規(guī)范化的方向發(fā)展，但仍面臨著一系列的變化和挑戰(zhàn)。

2.1 檔案開(kāi)發(fā)不足，阻礙有效利用

人事檔案因其全面性、保密性和動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)，在管理和開(kāi)發(fā)利用方面面臨一些挑戰(zhàn)。人事檔案內(nèi)容的全面性要求記錄工作人員的主要經(jīng)歷、政治面貌和品德作風(fēng)等個(gè)人情況，檔案材料繁多且復(fù)雜。真實(shí)性的要求使得人事檔案審核工作必須全面把控，防止作假，增加了管理難度。保密性的要求又限制了檔案信息的共享和流通，影響了檔案的開(kāi)放利用。動(dòng)態(tài)性意味著人事檔案需要隨著工作人員經(jīng)歷的變化而不斷更新，要求管理工作必須持續(xù)和及時(shí)，都對(duì)人事檔案的開(kāi)發(fā)提出了更高的要求。在當(dāng)前的業(yè)務(wù)實(shí)踐中，“重保管、輕利用”的現(xiàn)象普遍存在，部分事業(yè)單位的人事檔案管理仍然停留在一般的檔案接收、保存層面，缺乏對(duì)檔案在人才選拔、評(píng)估和發(fā)展中作用的充分認(rèn)識(shí)，人事檔案管理工作中存在著重視保密而忽視檔案利用的問(wèn)題，檔案服務(wù)開(kāi)發(fā)意識(shí)差，導(dǎo)致人事檔案的利用價(jià)值低，功能弱化。

2.2 管理模式落后，降低服務(wù)效果

人事檔案工作要求真實(shí)準(zhǔn)確、全面規(guī)范、鮮活及時(shí)，傳統(tǒng)人事檔案管理模式以紙質(zhì)檔案為主，依賴人工操作進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)和借閱，檔案資料物理存放、手動(dòng)檢索，檔案信息只能有限共享，檔案服務(wù)流程與人員實(shí)際利用需求不平衡。信息化時(shí)代，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)檔案高質(zhì)量管理服務(wù)的要求，造成管理效率低下、檔案安全風(fēng)險(xiǎn)較高、信息更新不及時(shí)、檔案利用不便等問(wèn)題，無(wú)法為人員提供所需的檔案服務(wù)途徑。如，將紙質(zhì)材料作為記錄的唯一形式，不能立體、綜合地反映干部的整體情況。紙質(zhì)載體查找不便，降低利用效率。忽視對(duì)職稱信息、科研成果等方面的動(dòng)態(tài)記錄，更新不及時(shí)。管理工作創(chuàng)新動(dòng)力不足，人事檔案審查制度不完善，管理模式落后，影響服務(wù)功能發(fā)揮。

2.3 服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，影響利用體驗(yàn)

隨著新公共服務(wù)理論的提出，事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)服務(wù)于公共利益，關(guān)注公眾權(quán)益，整合信息資源，提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。這要求事業(yè)單位人事檔案管理不僅限于傳統(tǒng)的檔案接收和保存，而要主動(dòng)服務(wù)。對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高、管理流程不規(guī)范等都是服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)的體現(xiàn)，服務(wù)意識(shí)的缺失可能導(dǎo)致人事檔案管理工作不能有效地服務(wù)于單位的選人用人、管理決策等方面，影響檔案的完整性和可靠性。比如，部分單位人事檔案管理與服務(wù)提供的文件與現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展存在匹配偏差，服務(wù)流程與人員實(shí)際利用需求不平衡，無(wú)法為人員提供所需的檔案服務(wù)途徑。

2.4 激勵(lì)保障不足，制約創(chuàng)新發(fā)展

《干部人事檔案工作條例》明確要求，要選用政治素質(zhì)高、保密意識(shí)強(qiáng)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員進(jìn)行干部人事檔案管理，對(duì)人員素質(zhì)提出了高要求，也明確要求單位給予相關(guān)人員激勵(lì)保障。干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)（含干部人事檔案工作崗位）負(fù)責(zé)干部人事檔案的查（借）閱、檔案信息研究等利用工作，責(zé)任重大。但在實(shí)踐中，不少事業(yè)單位在人事檔案管理工作中缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制，導(dǎo)致管理人員的工作積極性和創(chuàng)新性不強(qiáng)。缺乏科學(xué)合理的績(jī)效考核體系，也無(wú)法做到為相關(guān)人員制定個(gè)性化的人才培養(yǎng)計(jì)劃，個(gè)人成長(zhǎng)緩慢。在人事檔案管理方面的資金和資源投入有限，管理設(shè)施不完善，影響人事檔案服務(wù)功能的有效發(fā)揮。

3 新時(shí)代事業(yè)單位人事檔案服務(wù)功能優(yōu)化對(duì)策

3.1 創(chuàng)新方式，檔案開(kāi)發(fā)利用嚴(yán)規(guī)范

人事檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守程序，創(chuàng)新利用方式，提高利用效能。比如，除了傳統(tǒng)的身份證明、資歷審核等功能，還可以探索檔案信息的深度開(kāi)發(fā)，如職業(yè)生涯規(guī)劃、績(jī)效評(píng)價(jià)等增值服務(wù)，為事業(yè)單位及其員工提供更多元的支持。堅(jiān)持主動(dòng)用檔、有效用檔，嚴(yán)格規(guī)范工作流程，為干部聘用定級(jí)、學(xué)歷提升、職稱評(píng)審和提拔任用等環(huán)節(jié)提供全生命周期的檔案服務(wù)，做到“入有來(lái)源，出有去向，查有記錄”。提供一站式服務(wù)窗口，簡(jiǎn)化查檔手續(xù)，縮短辦理時(shí)間，提高工作效率。定期舉辦檔案利用講座和咨詢服務(wù)，主動(dòng)幫助檔案利用者更好地理解和使用檔案資源。積極推進(jìn)人事檔案的電子化和數(shù)字化，建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，利用人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，開(kāi)發(fā)智能檢索和推薦系統(tǒng)，根據(jù)使用者的查詢習(xí)慣和需求，提供個(gè)性化的檔案信息服務(wù)，提高檔案檢索速度和利用率。

3.2 建章立制，檔案歸檔保管高標(biāo)準(zhǔn)

制度建設(shè)是治本之策，根據(jù)《干部人事檔案工作條例》的要求，事業(yè)單位應(yīng)完善分級(jí)負(fù)責(zé)、集中管理的體制，確保政策統(tǒng)一、相互銜接、有機(jī)配合。建立健全與新時(shí)代相適應(yīng)的管理制度，打造硬件設(shè)施齊全的標(biāo)準(zhǔn)化庫(kù)房，細(xì)化完善查（借）閱、歸檔、轉(zhuǎn)遞和保管保密等干部人事檔案制度，覆蓋檔案的收集、整理、保存、利用和審核等環(huán)節(jié)，保證檔案轉(zhuǎn)遞接收無(wú)縫隙。堅(jiān)持“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”原則，在檔案簽收入庫(kù)前，嚴(yán)格審核檔案材料的規(guī)范性和完整性，指導(dǎo)協(xié)助新進(jìn)人員及時(shí)查缺補(bǔ)漏。重點(diǎn)審核干部“三齡兩歷”等關(guān)鍵信息，對(duì)其出生年月、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、工作經(jīng)歷及學(xué)歷學(xué)位認(rèn)定無(wú)誤后，出具干部人事檔案專審表簽字入檔。確保檔案材料認(rèn)定真實(shí)準(zhǔn)確，杜絕“帶病上崗”。

3.3 轉(zhuǎn)變思想，檔案業(yè)務(wù)服務(wù)重主動(dòng)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，干部人事檔案的數(shù)字化管理成為趨勢(shì)，不僅提高了檔案管理的效率和安全性，還促進(jìn)了信息的共享和利用，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理提供了支持。增強(qiáng)檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)，一要強(qiáng)化黨性教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過(guò)黨性教育，幫助管理者樹(shù)立正確的價(jià)值觀和職業(yè)道德觀，增強(qiáng)服務(wù)大局意識(shí)，通過(guò)深入學(xué)習(xí)，管理者能夠更好地理解和貫徹黨的方針政策，從而在工作中更好地服務(wù)于黨和人民的事業(yè)，業(yè)務(wù)培訓(xùn)則提升了他們的專業(yè)能力和工作效率，助力檔案工作者在人事檔案服務(wù)工作中主動(dòng)作為，為組織人事工作提供有力支撐。二要打造人事檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)。《檔案法》鼓勵(lì)事業(yè)單位利用現(xiàn)代科技手段，加強(qiáng)檔案數(shù)字化處理、存儲(chǔ)和傳播，這意味著事業(yè)單位在人事檔案管理中將更多地采用電子化手段。將檔案信息化列入日常工作的內(nèi)容，利用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+等技術(shù)，打通部門(mén)間的壁壘，建設(shè)系統(tǒng)完備的干部人事檔案信息化管理體系。比如，建立干部人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化和在線閱覽功能，通過(guò)明確檔案整理、存放和查缺程序標(biāo)準(zhǔn)，將干部任免、轉(zhuǎn)任等材料信息納入數(shù)字臺(tái)賬，構(gòu)建了干部信息“大數(shù)據(jù)庫(kù)”，增強(qiáng)人事檔案服務(wù)的實(shí)效性。

3.4 考核激勵(lì)，檔案人才隊(duì)伍強(qiáng)保障

提升事業(yè)單位人事檔案的服務(wù)水平，建立健全的激勵(lì)保障機(jī)制至關(guān)重要。一要建立科學(xué)合理的績(jī)效考核體系，績(jī)效考核體系應(yīng)與事業(yè)單位人事檔案高質(zhì)量發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)和方向相一致，全面反映檔案工作者的工作表現(xiàn)、質(zhì)量、效率和服務(wù)水平等，并在考慮事業(yè)單位公益屬性的基礎(chǔ)上，制定履職和創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)指標(biāo)，細(xì)化分解為具體要點(diǎn)，將檔案利用服務(wù)不滿意等問(wèn)題列入負(fù)面清單。二要建立激勵(lì)機(jī)制，堅(jiān)持黨管檔案，提升對(duì)人事檔案管理的重視程度，將績(jī)效考核結(jié)果與績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升和發(fā)展機(jī)會(huì)、培訓(xùn)和發(fā)展等掛鉤，激發(fā)檔案管理者的工作動(dòng)力和積極性。三要建立監(jiān)督反饋機(jī)制，設(shè)立專門(mén)的監(jiān)督小組或指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理工作，定期檢查檔案的完整性和規(guī)范性，確保所有流程得到遵守，鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)建議和報(bào)告違規(guī)行為，確保監(jiān)督反饋渠道暢通，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改。

結(jié)語(yǔ)

黨中央高度重視干部人事檔案工作，事業(yè)單位人事檔案管理在新時(shí)代下扮演著越來(lái)越重要的角色，事業(yè)單位人事檔案服務(wù)功能的優(yōu)化離不開(kāi)管理理念的更新、技術(shù)手段的應(yīng)用、管理流程的優(yōu)化、法規(guī)政策的適應(yīng)和安全保障機(jī)制的強(qiáng)化，檔案相關(guān)部門(mén)要提升檔案管理工作的整體水平，為事業(yè)單位人事檔案服務(wù)高質(zhì)量發(fā)展提供有力支撐。

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作者簡(jiǎn)介：孫麗麗（1975—），大學(xué)學(xué)歷，青島市即墨區(qū)潮海街道辦事處館員，研究方向：檔案管理。