《檔案法》實(shí)施背景下高校綜合檔案服務(wù)路徑研究

摘 要：《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》的頒布實(shí)施，以及移動(dòng)互聯(lián)信息技術(shù)在高校檔案管理中的深度應(yīng)用，為高校廣大師生、教育管理者及社會(huì)不特定群體提供收集、整理、鑒定、利用和開放等綜合檔案服務(wù)的路徑發(fā)生了顯著變化，服務(wù)內(nèi)容進(jìn)一步豐富、服務(wù)功能進(jìn)一步拓寬、服務(wù)水平進(jìn)一步提升。本文圍繞《檔案法》實(shí)施背景下，高校綜合檔案服務(wù)的現(xiàn)實(shí)特點(diǎn)，取得的主要成果。在此基礎(chǔ)上，提出了強(qiáng)化高校綜合檔案服務(wù)思想、內(nèi)容、載體、規(guī)則和素能建設(shè)，提高高校綜合檔案服務(wù)的整體水平，對(duì)進(jìn)一步做好新時(shí)代高校綜合檔案服務(wù)工作具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義和參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：綜合檔案；服務(wù)路徑；高校檔案；《檔案法》

概述

新《檔案法》于2021年1月1日起正式實(shí)施。該法17次提及“服務(wù)”。其中第一條就規(guī)定“為中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，制定本法”，還明確指出檔案館要“創(chuàng)新服務(wù)形式，強(qiáng)化服務(wù)功能，提高服務(wù)水平”，國(guó)家要“推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)”。《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出，到2025年，我國(guó)“檔案利用服務(wù)達(dá)到新水平”“以人民為中心的檔案服務(wù)理念深入人心”“檔案資政服務(wù)、公共服務(wù)、文化教育能力明顯提升”。檔案具有存史資政育人功能。高校綜合檔案包括黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、基建類、財(cái)會(huì)類等，增強(qiáng)高校檔案信息服務(wù)能力是高校傳承歷史文化、推進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的主要途徑[1]。新《檔案法》頒布實(shí)施及信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校為廣大師生和教育管理者提供收集、整理、鑒定、利用和開放等綜合檔案服務(wù)的路徑發(fā)生了顯著變化，進(jìn)一步豐富服務(wù)內(nèi)容、拓寬服務(wù)功能和提升服務(wù)水平是高校綜合檔案服務(wù)亟待解決的現(xiàn)實(shí)問題。

1 高校綜合檔案服務(wù)的現(xiàn)實(shí)特點(diǎn)

近年來，高校檔案管理部門圍繞“十四五”時(shí)期教育強(qiáng)國(guó)推進(jìn)工程、中國(guó)教育現(xiàn)代化2035目標(biāo)，堅(jiān)持以服務(wù)高校教育中心工作大局為重，持續(xù)優(yōu)化檔案服務(wù)模式，不斷提升查檔服務(wù)效能，擦亮“存史資政育人”服務(wù)品牌，創(chuàng)新多種方式滿足社會(huì)各界對(duì)高校綜合檔案利用的需求。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，信息技術(shù)的應(yīng)用為高校綜合檔案服務(wù)提供了有力保障，使高校綜合檔案服務(wù)方式多元化，實(shí)現(xiàn)了高校綜合檔案資源的共享。

1.1 檔案服務(wù)對(duì)象分眾化

“走向開放”是“十四五”時(shí)期全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“三個(gè)走向”目標(biāo)之一。隨著觀念的開放、社會(huì)的進(jìn)步，高校檔案館綜合檔案服務(wù)逐漸成為滿足社會(huì)不特定群體信息需求的重要渠道。服務(wù)對(duì)象社會(huì)化突出表現(xiàn)在服務(wù)理念開放性、服務(wù)對(duì)象分眾化和服務(wù)載體現(xiàn)代化。即，高校檔案管理部門從管理型機(jī)構(gòu)向服務(wù)型機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變，為用戶提供檔案服務(wù)的理念滲透于綜合檔案服務(wù)全過程、各環(huán)節(jié)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校檔案館綜合檔案服務(wù)用戶群由傳統(tǒng)的在校師生、教育管理者、學(xué)術(shù)研究者等集群性朝著在校人員與離校師生，以及不特定社會(huì)群體的查證類、證明型和考究型人員的分眾化轉(zhuǎn)變特征。高校綜合檔案服務(wù)的周期、時(shí)間和內(nèi)容等也呈現(xiàn)出差異化與分散性。

1.2 檔案服務(wù)方式網(wǎng)絡(luò)化

傳統(tǒng)高校綜合檔案服務(wù)主要局限于檔案館（室），且多為被動(dòng)服務(wù)。服務(wù)對(duì)象到館（室）申請(qǐng)，由館（和室）工作人員根據(jù)服務(wù)對(duì)象的申請(qǐng)調(diào)檔，滿足用戶的利用需求。隨著信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，高校綜合檔案服務(wù)方式也由傳統(tǒng)的人力支撐為主朝著網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)方式轉(zhuǎn)變，服務(wù)對(duì)象可通過電話、郵箱、網(wǎng)上檔案館和App終端（如高校檔案館某信公眾號(hào)）等渠道獲取所需的檔案服務(wù)內(nèi)容。其中高校檔案館（室）某信公眾號(hào)能夠?yàn)樯鐣?huì)公眾提供在線咨詢、鏈接地址、檔案成果展示和檔案微利用服務(wù)等。檔案服務(wù)方式的網(wǎng)絡(luò)化，使檔案服務(wù)效率更高、服務(wù)體驗(yàn)感更優(yōu)，也是高校綜合檔案館（室）提供檔案服務(wù)的改革發(fā)展方向。

1.3 檔案服務(wù)內(nèi)容淺層化

除了服務(wù)對(duì)象主動(dòng)上網(wǎng)或到館查詢外，高校綜合檔案館被動(dòng)接受服務(wù)外，高校檔案館（室）積極開展主動(dòng)服務(wù)還存在著服務(wù)內(nèi)容淺層化現(xiàn)象。主要表現(xiàn)在：一是檔案服務(wù)推送單向性。即高校檔案館（室）網(wǎng)站、移動(dòng)終端平臺(tái)、某信公眾號(hào)等推送的檔案服務(wù)內(nèi)容具有單向性，檔案信息咨詢?nèi)狈换バ裕芟抻诒Ｃ艿纫蛩赜绊懀咝n案開放利用及編研產(chǎn)品內(nèi)容不夠豐富，參考性價(jià)值有待提升；二是檔案服務(wù)輸出原料式。目前高校檔案館網(wǎng)站等平臺(tái)主要提供大事記、年鑒、畫冊(cè)和志書等，這些多為館藏檔案資料信息的再開發(fā)，編研內(nèi)容淺嘗輒止，于社會(huì)不特定群體的差異化、個(gè)性化的檔案服務(wù)需求不相適應(yīng)。

1.4 檔案服務(wù)方法簡(jiǎn)單化

“互聯(lián)網(wǎng)+”的蓬勃發(fā)展及新《檔案法》的頒布實(shí)施，專門就檔案信息化建設(shè)做出了規(guī)定，使高校綜合檔案服務(wù)方式更加信息化、智能化，但也更加簡(jiǎn)單化。即高校綜合檔案服務(wù)主要利用其官網(wǎng)平臺(tái)或移動(dòng)智能終端設(shè)備，提供檔案服務(wù)的方法主要是“在線查詢預(yù)約+線下具體利用”相結(jié)合。線上網(wǎng)頁(yè)提供目錄檢索、全宗檢索或案卷檢索，但尚未完全實(shí)現(xiàn)全文檢索，綜合檔案成文時(shí)間、名稱和作者等部分背景信息難以顯示。

2 高校綜合檔案服務(wù)主要的成果

2.1 服務(wù)理念不斷更新[2]

理念是人們長(zhǎng)期理性思考及實(shí)踐形成的思想觀念、精神向往和理想追求的抽象概括，是一種思想。高校綜合檔案服務(wù)是高校檔案管理部門與外界互動(dòng)交流、實(shí)現(xiàn)高校綜合檔案價(jià)值的重要手段。高校綜合檔案服務(wù)從服務(wù)立檔單位業(yè)務(wù)活動(dòng)需要的“被動(dòng)式”向“主動(dòng)式”立體信息資源服務(wù)轉(zhuǎn)變，由“重藏輕用”向“藏用并重”轉(zhuǎn)變，由綜合檔案實(shí)體管理向綜合檔案數(shù)字協(xié)同治理轉(zhuǎn)變，由單一指向性服務(wù)向“三個(gè)走向”為社會(huì)不特定群體服務(wù)轉(zhuǎn)變。高校檔案服務(wù)理念始終堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，以先進(jìn)的服務(wù)理念引領(lǐng)高校檔案服務(wù)提質(zhì)增效。

2.2 服務(wù)對(duì)象日益拓寬

隨著《檔案法》《政府信息公開條例》《檔案法實(shí)施條例》《國(guó)家檔案館檔案開放辦法》等法律法規(guī)的頒布實(shí)施，高效綜合檔案開放的廣度、深度日益擴(kuò)大，檔案服務(wù)的對(duì)象也逐步拓寬，從初始階段為高校內(nèi)部廣大師生服務(wù)，逐步向社會(huì)各界開放館藏檔案資源，為教育、教學(xué)、行政管理、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體，甚至是個(gè)人提供檔案開放服務(wù)。如教師學(xué)術(shù)研究、用人單位查檔需求和學(xué)校就業(yè)情況分析等。高校檔案管理部門提供查檔服務(wù)，滿足不同群體、不同層次及不同用戶需求的檔案服務(wù)。

2.3 服務(wù)內(nèi)容更加豐富

近年來，隨著高校教育事業(yè)的發(fā)展及改革的不斷深入，高校綜合檔案服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)范圍持續(xù)拓寬。既要滿足高校教育教學(xué)、科研和后勤管理等中心工作需求服務(wù)，也要為高校教職工工作、學(xué)習(xí)和生活提供檔案需求服務(wù)，還要為廣大師生提供歷年文書檔案查詢服務(wù)及就業(yè)、升學(xué)和留學(xué)等咨詢服務(wù)，出具學(xué)籍檔案資料證明服務(wù)，為用人單位查證學(xué)歷、學(xué)位等相關(guān)服務(wù)。此外，隨著高校校園文化建設(shè)的需要，還提供檔案展覽服務(wù)、制作檔案復(fù)制件、摘錄、出具檔案證明、舉辦檔案展覽和提供檔案咨詢等全方位、多層次和多角度的服務(wù)。

2.4 服務(wù)手段愈加多樣

現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其在高校綜合檔案服務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用，使高校綜合檔案服務(wù)手段更加多樣化。從傳統(tǒng)的實(shí)體檔案查詢到數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，直接通過網(wǎng)上查詢。從傳統(tǒng)的檔案館（室）線下服務(wù)到利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)上辦、掌上辦、異地辦、就近辦”等線上服務(wù)。高校檔案館通過搭建專門的檔案管理系統(tǒng)、開通高校綜合檔案網(wǎng)站等，為用戶提供更加便捷、周到和高效的服務(wù)。

3 高校綜合檔案服務(wù)路徑對(duì)策

在我國(guó)職業(yè)院校改革不斷深入的背景下，檔案利用的主流方向?yàn)榉?wù)社會(huì)化、促進(jìn)職校改革、提供查證信息參考[3]。《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》的頒布為新時(shí)代高校綜合檔案服務(wù)提供了法律遵循和制度保障，也提出了新的要求。作為高校檔案管理者，要與時(shí)俱進(jìn)，樹牢綜合檔案服務(wù)意識(shí)，搭建數(shù)字服務(wù)平臺(tái)，提供一流的檔案服務(wù)產(chǎn)品和服務(wù)內(nèi)容。

3.1 強(qiáng)化思想建設(shè)，轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念

認(rèn)真貫徹《檔案法》，以及“十四五”時(shí)期教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，圍繞高校教育改革發(fā)展現(xiàn)實(shí)需要，堅(jiān)持以“服務(wù)”為中心實(shí)現(xiàn)高校檔案“使用價(jià)值”及“價(jià)值共創(chuàng)”的服務(wù)主導(dǎo)邏輯[4]。在高校綜合檔案服務(wù)主體上，要從“一元”向“多元”轉(zhuǎn)變，即高校檔案館既是檔案服務(wù)的提供者，也是檔案服務(wù)價(jià)值的創(chuàng)造者，同樣也是檔案服務(wù)的受益者。要從“從屬”向“交互”轉(zhuǎn)變，即高校檔案服務(wù)提供者與檔案服務(wù)接受者之間從一方居于主導(dǎo)地位向雙方互動(dòng)，從檔案服務(wù)對(duì)象感知、體驗(yàn)中改善高校檔案服務(wù)方向與內(nèi)容，激發(fā)檔案服務(wù)接受者參與服務(wù)價(jià)值共創(chuàng)積極性和主動(dòng)性。要從“自我中心”向“用戶中心”轉(zhuǎn)變，即高校檔案服務(wù)者要從本位自我管理為中心向關(guān)注社會(huì)用戶價(jià)值偏好方向轉(zhuǎn)變，從實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值向滿足用戶需求價(jià)值方向轉(zhuǎn)變。此外，還要從“閉環(huán)”服務(wù)向服務(wù)“生態(tài)圈”共建轉(zhuǎn)變、從“本位評(píng)估”向“系統(tǒng)評(píng)估”的檔案綜合服務(wù)評(píng)估模式轉(zhuǎn)變，始終做到與時(shí)俱進(jìn)，以先進(jìn)的服務(wù)理念引領(lǐng)高校綜合檔案服務(wù)提檔升級(jí)。

3.2 強(qiáng)化內(nèi)容建設(shè)，豐富檔案服務(wù)產(chǎn)品

根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》規(guī)定，高校檔案分為黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、基建類、外事類、財(cái)會(huì)類等10個(gè)大類。內(nèi)容齊全、富有特色的檔案信息資源是高校檔案管理部門面向社會(huì)用戶群體、師生提供檔案服務(wù)的必要前提條件[5]。為此，高校要持續(xù)強(qiáng)化內(nèi)容建設(shè)，不斷豐富館藏檔案內(nèi)容，為檔案服務(wù)對(duì)象提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)產(chǎn)品。一方面，要收集高校各個(gè)方面的綜合檔案，制定高校檔案歸檔范圍，明確保管期限，按照歸檔范圍做好檔案收集、整理和保管。另一方面，要突出高校特色檔案，重點(diǎn)圍繞教育教學(xué)改革及高校就業(yè)、科研等領(lǐng)域，做好高校特色檔案資源的深度挖掘與開發(fā)利用，強(qiáng)化編研，進(jìn)行館藏檔案信息資源的二次加工，進(jìn)一步豐富館藏檔案資源。此外，還要利用校慶、論壇等契機(jī)，向社會(huì)公眾、海內(nèi)外學(xué)子征集高校檔案。要做好高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展，加快推進(jìn)高校檔案數(shù)字化進(jìn)程。

3.3 強(qiáng)化載體建設(shè)，搭建檔案服務(wù)平臺(tái)

《檔案法》中明確提出要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。要積極搭建高校數(shù)字檔案服務(wù)平臺(tái)設(shè)計(jì)（見圖1[6]），滿足不同用戶需求。平臺(tái)包括服務(wù)層（包括檔案搜集、精確查詢、社交軟件、專業(yè)App）、應(yīng)用層（包括統(tǒng)一平臺(tái)、身份識(shí)別、數(shù)據(jù)審核、錄入調(diào)出）、組件層（包括云存儲(chǔ)、AI智能整理、可視化整理、分級(jí)存儲(chǔ)）、數(shù)據(jù)層（高校檔案專業(yè)數(shù)據(jù)管理和社會(huì)化數(shù)據(jù)專利）、硬件層（包括涉密數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、社會(huì)化數(shù)據(jù)儲(chǔ)存及硬件+云儲(chǔ)存系統(tǒng)）。

平臺(tái)集合了高校綜合檔案數(shù)據(jù)錄入、用戶登錄、身份識(shí)別、數(shù)據(jù)審核和查詢下載等功能于一體，建立高效檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷提升檔案服務(wù)信息化、智能化水平。

3.4 強(qiáng)化素能建設(shè)，強(qiáng)化檔案服務(wù)能力

《檔案法》實(shí)施背景下高校綜合檔案服務(wù)離不開一支高素質(zhì)、專業(yè)化人才隊(duì)伍的保障。首先，要加強(qiáng)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《國(guó)家檔案館開放審核辦法》等法律法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的學(xué)習(xí)，嚴(yán)格做到依法服務(wù)、依規(guī)服務(wù)。其次，要加強(qiáng)職業(yè)使命感、榮譽(yù)感教育，在思想上要充分認(rèn)識(shí)到蘭臺(tái)人“為國(guó)守史，為黨管檔，為民服務(wù)”的職責(zé)使命，不忘初心、牢記使命，切實(shí)增強(qiáng)高校綜合檔案服務(wù)的思想自覺與行為自覺，始終踐行全心全意為人民服務(wù)的意識(shí)。最后，要暢通服務(wù)雙向反饋機(jī)制，改進(jìn)高校檔案服務(wù)方式和質(zhì)量。高校檔案管理者要學(xué)會(huì)借助多媒體技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)等采集利用者的相關(guān)數(shù)據(jù)，保障雙向反饋機(jī)制的合理性和客觀性[7]。根據(jù)大數(shù)據(jù)分析，全面掌握檔案服務(wù)對(duì)象的需求，根據(jù)不同群體的需求做好館藏檔案資源的信息開發(fā)，提供服務(wù)的針對(duì)性和實(shí)效性。

總之，高校綜合檔案服務(wù)是建設(shè)服務(wù)型社會(huì)的重要內(nèi)容。要認(rèn)真落實(shí)《檔案法》等法律法規(guī)，轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念，做到依法依規(guī)、主動(dòng)服務(wù)，豐富館藏檔案內(nèi)容，搭建先進(jìn)的檔案服務(wù)平臺(tái)，不斷提高檔案服務(wù)的能力與水平，為高校教育事業(yè)發(fā)展和公眾信息需求提供有力保障。

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作者簡(jiǎn)介：申星（1986.11—），太原旅游職業(yè)學(xué)院館員，主要從事檔案管理研究。