計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)視角下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新性發(fā)展路徑分析

摘 要：在新時(shí)期現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的前提下，檔案管理作為事業(yè)單位非常重要的一項(xiàng)工作，正面臨著前所未有的變革，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要充分意識(shí)到信息化時(shí)代檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的必要性，及時(shí)轉(zhuǎn)變思想，做到與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展，全面提升檔案管理效率及質(zhì)量，進(jìn)而為推動(dòng)單位健康可持續(xù)發(fā)展打好理論基礎(chǔ)。本文以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)視角下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新性發(fā)展路徑分析為題，在做好思想建設(shè)、制度體系建設(shè)、平臺(tái)技術(shù)應(yīng)用與安全防護(hù)建設(shè)等方面工作，并指出當(dāng)下存在問(wèn)題及未來(lái)優(yōu)化路徑，以期為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者提供決策參考。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)；事業(yè)單位；檔案管理

高效便捷、科學(xué)有序的檔案管理體系與事業(yè)單位自身的可持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展密不可分。對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案是記錄其各項(xiàng)工作及社會(huì)活動(dòng)的最原始文件，包括文書檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案及其他專業(yè)檔案等，不僅見(jiàn)證了事業(yè)單位過(guò)去發(fā)展的歷程，還是未來(lái)開展各項(xiàng)工作的依據(jù)及載體。隨著各行各業(yè)進(jìn)入信息化時(shí)代，提升信息化管理水平、加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)應(yīng)用、提升數(shù)據(jù)信息安全性、推動(dòng)整體轉(zhuǎn)型升級(jí)已成為未來(lái)發(fā)展的主要趨勢(shì)。然而如何做到有效收集歸檔、分類檢索、廣泛共享，將檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，已成為當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作者需要深入探討的重要課題。

1 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新性發(fā)展綜述

目前事業(yè)單位的檔案管理已由過(guò)去紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案為主的信息化模式，大數(shù)據(jù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為事業(yè)單位檔案管理工作指明了新的方向，利用信息化、數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行智能化處理，可將檔案的收集、分類、檢索、利用和共享等業(yè)務(wù)流程變得更加便利，在單位的有序運(yùn)轉(zhuǎn)以及未來(lái)發(fā)展中發(fā)揮著積極作用。

1.1 事業(yè)單位檔案管理工作的特征

一是全面性。事業(yè)單位的檔案管理工作較為復(fù)雜，檔案類型及存儲(chǔ)方式不具有單一性，尤其在新時(shí)期各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)數(shù)量增長(zhǎng)化及內(nèi)容多樣化，出現(xiàn)了大量的結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并由光盤、硬盤等方式進(jìn)行多元化存儲(chǔ)，需要一線管理人員全面收集和管控檔案信息，確保覆蓋面廣泛、分類著錄科學(xué)、信息數(shù)據(jù)整合、開發(fā)利用深入，保證其完整性、合理性、安全性和真實(shí)性，才能夠在今后的工作中做到不出問(wèn)題[1]。二是保密性。目前事業(yè)單位根據(jù)政府部門的授權(quán)承擔(dān)較多的公共服務(wù)，相當(dāng)數(shù)量的檔案文件記載著社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)及個(gè)人的隱私性信息，其不僅關(guān)系著檔案內(nèi)容的完整，還決定著單位及個(gè)人利益的安全，一旦發(fā)生泄露或者丟失，極易造成大范圍經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的損失。因此，這就要求事業(yè)檔案管理人員具備較為完善的管理理論體系及實(shí)踐操作技能，并按照規(guī)定流程做好檔案的儲(chǔ)存、收集和開發(fā)利用工作，確保檔案文件的安全性得到保障，使檔案文件發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值和功能，為個(gè)人、單位及社會(huì)作出更大的貢獻(xiàn)。

1.2 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的意義

一是滿足時(shí)代要求。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，利用數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)海量檔案文件的高效管理與廣泛利用已成為大勢(shì)所趨，同時(shí)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”與“無(wú)紙化辦公”工作模式的不斷推進(jìn)，檔案的獲取也更多來(lái)自線上渠道，電子檔案占比越來(lái)越高，整體管理模式走向“單套制”，這就需要相關(guān)事業(yè)單位要深度運(yùn)用先進(jìn)信息化技術(shù)，充分挖掘檔案信息價(jià)值，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，進(jìn)而為單位各項(xiàng)決策提供依據(jù)。二是提高管理效率。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，大多工作場(chǎng)景是工作人員在偌大的庫(kù)房中以逐件翻閱紙質(zhì)文件的方式開展管理利用工作，收集零散、分類混亂、效率極低，且工作單一、繁重，創(chuàng)新性管理難以進(jìn)行，直接導(dǎo)致檔案利用價(jià)值無(wú)法彰顯。利用信息化技術(shù)，將工作場(chǎng)景由線下轉(zhuǎn)移到線上，管理人員可利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及操作系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案文件的在線征集、自動(dòng)歸檔、科學(xué)著錄和安全存儲(chǔ)，在提高工作效率的同時(shí)，使管理人員能夠有更多的時(shí)間進(jìn)行改革創(chuàng)新，優(yōu)化管理模式，從而更好地為事業(yè)單位管理決策提供信息支持。三是強(qiáng)化安全性能。通過(guò)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并在信息化管理過(guò)程中采用安全設(shè)備及防護(hù)手段，可保證檔案文件的安全性，防止因火災(zāi)、水澇、地震、蟲蛀和腐蝕等自然因素或者丟失、泄露與損壞等人為因素造成檔案文件無(wú)法恢復(fù)或被濫用，受到不可逆?zhèn)?，使檔案管理更加規(guī)范化，提升檔案數(shù)據(jù)的完整性和機(jī)密性[2]。

2 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)視角下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新性發(fā)展面臨的問(wèn)題

受傳統(tǒng)檔案思維的長(zhǎng)期影響，目前部分事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新性改革與數(shù)字化轉(zhuǎn)型仍處于初級(jí)階段，存在著信息化意識(shí)薄弱、數(shù)字資源建設(shè)滯后、管理體系混亂、財(cái)政資金較少和干部隊(duì)伍建設(shè)等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，使檔案管理的規(guī)范性、安全性、真實(shí)性難以得到保障，無(wú)法充分發(fā)揮現(xiàn)代信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，需要相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)者加以重視。

2.1 重視程度有待提升

雖然現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在事業(yè)單位得以充分應(yīng)用，但是重點(diǎn)在行政辦公自動(dòng)化上，沒(méi)有將檔案管理工作納入其中。單位領(lǐng)導(dǎo)往往認(rèn)為檔案工作僅是一項(xiàng)事務(wù)性工作，將各科室形成的文件資料匯總起來(lái)即可，不必過(guò)多投入。這使得目前仍采用傳統(tǒng)人工管理模式進(jìn)行檔案資料的收集整理、存放調(diào)取，即使應(yīng)用信息化技術(shù)，也僅僅停留在將人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)管理，本質(zhì)上并未發(fā)生改變。同時(shí)現(xiàn)存管理人員專業(yè)水平較差、年齡較大和流動(dòng)性強(qiáng)的問(wèn)題，也是影響事業(yè)單位檔案信息化管理規(guī)范性及專業(yè)性的重要因素[3]。

2.2 管理體系有待完善

在新時(shí)代，檔案管理工作進(jìn)入新模式，但是部分事業(yè)單位的管理制度仍停留在過(guò)去傳統(tǒng)管理模式階段。宏觀上缺乏領(lǐng)導(dǎo)小組或者工作專班上的統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)，在實(shí)際工作中沒(méi)有制定科學(xué)合理的管理制度作為基礎(chǔ)支撐，缺乏整體性、科學(xué)性較強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)體系，對(duì)于檔案的全流程管理缺少規(guī)范性指引，即使出臺(tái)制度也僅僅是沿用上級(jí)部門的政策文件，針對(duì)性不足，執(zhí)行力不高，部分業(yè)務(wù)流程存在空白，整體工作仍存在無(wú)章可循、無(wú)法可依的狀態(tài)。

2.3 系統(tǒng)功能有待優(yōu)化

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的視角下，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是提高檔案管理水平及質(zhì)量的最關(guān)鍵路徑。目前檔案信息化管理發(fā)展仍然處于滯后狀態(tài)。一是經(jīng)費(fèi)投入不足。受檔案工作本身性質(zhì)制約，大多事業(yè)單位尚未在檔案信息化轉(zhuǎn)型工作上給予太多投入，受財(cái)政資金的制約，導(dǎo)致服務(wù)器、存儲(chǔ)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)備和計(jì)算機(jī)終端無(wú)法購(gòu)置，現(xiàn)存設(shè)備太陳舊且存在各種問(wèn)題，難以在此基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新性利用，使得數(shù)字化轉(zhuǎn)型難以進(jìn)行。二是技術(shù)應(yīng)用不足。各部門單位在系統(tǒng)構(gòu)建初期，沒(méi)有進(jìn)行深入的市場(chǎng)調(diào)研，對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用缺乏針對(duì)性，存在不匹配、不兼容的情況，造成資源浪費(fèi)。例如，建成的檔案信息化平臺(tái)無(wú)法與其他管理系統(tǒng)進(jìn)行信息傳遞與資料共享，實(shí)際工作仍需“人工跑腿”，沒(méi)有充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型道路上仍存在技術(shù)設(shè)備方面的限制。

2.4 信息安全有待加強(qiáng)

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的視角下，雖然對(duì)事業(yè)單位原始檔案文件具有一定的保護(hù)性，但是電子檔案數(shù)據(jù)仍然面臨著更加復(fù)雜多樣的安全風(fēng)險(xiǎn)。一是在系統(tǒng)建設(shè)初期，沒(méi)有配套設(shè)置專業(yè)的安全設(shè)備。殺毒軟件保護(hù)力度不夠，導(dǎo)致在源頭上使大量的檔案數(shù)據(jù)信息暴露在網(wǎng)絡(luò)上，容易受社會(huì)不法分子、黑客、病毒侵襲，從而使得檔案管理系統(tǒng)癱瘓、信息被竊取。二是防護(hù)力度不夠。在檔案數(shù)據(jù)對(duì)外共享利用過(guò)程中，對(duì)于用戶的身份識(shí)別、權(quán)限設(shè)置不科學(xué)不規(guī)范，極易讓不法分子有機(jī)可乘，對(duì)檔案元數(shù)據(jù)造成不可逆損害。三是備份問(wèn)題。部分單位對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的備份工作開展較少，沒(méi)有制定常態(tài)化備份機(jī)制，使得很多重要數(shù)據(jù)沒(méi)有應(yīng)用合理手段進(jìn)行異地異質(zhì)備份，極易因重大安全事件導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)文件丟失，破壞其完整性。

3 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)視角下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新性發(fā)展的優(yōu)化路徑

雖然各級(jí)事業(yè)單位面臨著上述各項(xiàng)問(wèn)題，但是在宏觀政策支持與科學(xué)技術(shù)保障層面上，整體工作仍在向好發(fā)展。2021年，國(guó)家發(fā)布的《中華人民共和國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》中明確提出要加強(qiáng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)與政務(wù)信息化建設(shè)。2023年，中辦國(guó)辦印發(fā)的《數(shù)字中國(guó)建設(shè)整體布局規(guī)劃》，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了數(shù)字中國(guó)對(duì)于推進(jìn)中國(guó)式現(xiàn)代化的重要性。在檔案行業(yè)內(nèi)頒布的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》也對(duì)檔案信息化建設(shè)提供根本遵循。在政策層面上為各級(jí)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型營(yíng)造了良好的發(fā)展環(huán)境。這就需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者緊跟時(shí)代潮流，構(gòu)建系統(tǒng)平臺(tái)，打造專業(yè)團(tuán)隊(duì)，形成科學(xué)管理體系，從而助力各項(xiàng)工作進(jìn)一步開展。

3.1 擴(kuò)大宣傳效應(yīng)，樹立檔案意識(shí)

一是加大檔案宣傳。上至領(lǐng)導(dǎo)者、下至管理人員要充分意識(shí)到檔案工作的重要性。通過(guò)采用某信公眾平臺(tái)、宣傳展板、某音與視頻號(hào)的方式，線上線下引導(dǎo)事業(yè)單位工作人員樹立檔案意識(shí)與信息化意識(shí)，轉(zhuǎn)變發(fā)展思維模式，集中學(xué)習(xí)新時(shí)期電子檔案精細(xì)化管理涉及的政策文件與規(guī)章制度，在思想上促進(jìn)其與時(shí)俱進(jìn)，增大對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)可度，從而建立良性循環(huán)管理的工作格局。二是強(qiáng)化繼續(xù)教育培訓(xùn)。針對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員，定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)或?qū)W習(xí)班等方式，邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家及高校教授針對(duì)檔案數(shù)字化管理技能及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行充分講解，不斷提高干部隊(duì)伍綜合管理水平，為今后實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供人才保障[4]。

3.2 明確組織架構(gòu)，健全管理制度

一是加強(qiáng)組織建設(shè)。設(shè)置檔案信息化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由主要負(fù)責(zé)人為組長(zhǎng)，檔案部門負(fù)責(zé)人為副組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行上級(jí)部門關(guān)于檔案管理工作的指示要求，制定本單位合理的發(fā)展計(jì)劃及實(shí)施方案，同時(shí)做好制度標(biāo)準(zhǔn)制定、日常管理監(jiān)督和年度績(jī)效考核等工作，進(jìn)一步明確職能職責(zé)、細(xì)化責(zé)任分工，整體上形成領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌規(guī)劃、檔案部門牽頭協(xié)調(diào)的工作格局。二是加強(qiáng)制度建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)小組要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T 39362-2020）《電子檔案移交接收操作規(guī)程》（DA/T 93—2022）《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）等規(guī)范文件，結(jié)合自身情況及未來(lái)發(fā)展需求，在電子檔案管理的收集整理、存儲(chǔ)利用、共建共享等環(huán)節(jié)制定相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，提高單位對(duì)檔案管理工作的約束力，以完善的管理體系引領(lǐng)檔案管理有序規(guī)范開展，確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。

3.3 打造先進(jìn)平臺(tái)，融入現(xiàn)代技術(shù)

一是建立檔案管理利用一體化平臺(tái)。各級(jí)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者要定期向上級(jí)部門匯報(bào)當(dāng)前檔案信息化工作的緊迫性與必要性，積極爭(zhēng)取專項(xiàng)資金用于檔案管理工作。首先要做好數(shù)字資源建設(shè)，以“存量數(shù)字化、增量電子化”為目標(biāo)，將本單位常年積壓的紙質(zhì)檔案按照利用率優(yōu)先級(jí)開展檔案數(shù)字化工作。通過(guò)對(duì)外招標(biāo)，引入專業(yè)能力強(qiáng)、口碑良好的檔案數(shù)字化外包公司，負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，盡快建立數(shù)據(jù)庫(kù)。其次要結(jié)合本單位數(shù)據(jù)庫(kù)總量及實(shí)際工作需求，配置服務(wù)器與存儲(chǔ)設(shè)備，開展市場(chǎng)調(diào)研，選擇性價(jià)比較高的軟件公司開發(fā)系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文檔上傳下載、自動(dòng)著錄和快速檢索等功能，并做好后期運(yùn)維、升級(jí)改造等規(guī)劃[5]。二是加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”辦公環(huán)境優(yōu)勢(shì)，引進(jìn)云計(jì)算與大數(shù)據(jù)技術(shù)。在區(qū)域與多方部門單位合作部署可靠、安全、具備良好性能的云計(jì)算平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的海量存儲(chǔ)、廣泛應(yīng)用和共建共享。同時(shí)利用數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)集合進(jìn)行分析挖掘，利用可視化界面面向各單位及社會(huì)廣大群眾展示分析結(jié)果，最大限度地彰顯檔案資源潛在的利用價(jià)值，進(jìn)而提高社會(huì)各界對(duì)檔案服務(wù)的滿意度。

3.4 守牢底線思維，做好安全防護(hù)

一是配套安全設(shè)備。采購(gòu)符合檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的安全網(wǎng)絡(luò)、漏洞掃描和日志審計(jì)等安全設(shè)備。定期進(jìn)行系統(tǒng)安全漏洞評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)分析，做到對(duì)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)全天候、全流程監(jiān)控，自動(dòng)檢測(cè)異常訪問(wèn)行為及存在的安全威脅。同時(shí)在服務(wù)器、存儲(chǔ)器、計(jì)算機(jī)終端安裝防火墻和殺毒軟件，并實(shí)時(shí)更新病毒庫(kù)，防止惡意程序及木馬被植入管理系統(tǒng)。二是豐富防護(hù)手段。在對(duì)外利用過(guò)程中采用身份識(shí)別、權(quán)限限制、數(shù)字簽章和加密傳輸?shù)燃夹g(shù)，對(duì)外界社會(huì)利用者的身份及權(quán)限進(jìn)行識(shí)別，有效抵御病毒和黑客入侵，不斷提升檔案管理安全性水平。三是做好備份工作。根據(jù)本單位檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的實(shí)際情況，制定數(shù)據(jù)常態(tài)化備份機(jī)制，派遣工作人員定期開展異地異質(zhì)備份工作，防止因地震、火災(zāi)和洪水等重大安全事故對(duì)電子檔案資源庫(kù)造成不可逆的損害。

結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，徹底打破了過(guò)去檔案管理利用的時(shí)空限制，不僅提高了事業(yè)單位檔案管理水平，還滿足了新時(shí)期人民對(duì)于檔案服務(wù)的個(gè)性化需求。為此，作為檔案管理者要始終牢記“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的神圣職責(zé)，聚焦本職工作，基于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，深度運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈和物聯(lián)網(wǎng)等科學(xué)技術(shù)，不斷更新檔案管理發(fā)展模式，創(chuàng)新服務(wù)理念，探索工作新思路、新機(jī)制、新方法和新舉措，加快檔案工作與現(xiàn)代技術(shù)融合發(fā)展的步伐，努力追求檔案管理效果和潛在價(jià)值的最大化和最優(yōu)化，奮力書寫事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的新篇章。

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作者簡(jiǎn)介：屈奮琴（1979—），大專學(xué)歷，陜西省府谷縣農(nóng)業(yè)綜合執(zhí)法大隊(duì)館員，主要從事檔案管理工作。