淺談大數據背景下如何做好事業單位電子信息檔案管理工作

摘 要：在當前數字化和信息化快速發展的背景下，電子檔案管理的規范與實踐正逐漸成為保障檔案信息安全、提高檔案管理水平的關鍵環節。傳統的紙質檔案逐漸被電子信息檔案代替，既方便了檔案資源的后期維護和利用，又促進了檔案管理工作質量和效率的提升。在這一時代背景下，如何抓住機遇，迎接挑戰，實現管理檔案工作的網絡化、電子檔案管理的良性循環，成為各級企事業單位檔案管理部門普遍關注的話題。基于此，本文就大數據在電子信息檔案管理中的應用展開詳細探討，并提出具體的創新策略，希望能夠為檔案管理行業提供可操作性強的方法，促進電子信息檔案管理整體水平的提高。

關鍵詞：大數據；電子信息檔案管理

就當前情況來看，檔案管理模式已經進入信息化時代，許多事業單位已經借助大數據對本部門的檔案進行長效監管，這種檔案管理模式即有利于檔案管理效能的提升，也有利于檔案管理的進一步利用與開發。因此，事業單位通過建立網絡大數據系統、建設數據檔案室等多種形式，提升事業單位檔案整體管理的網絡數字化水平。事業單位應該從管理實際出發，與時俱進地推進信息化建設的步伐。檔案管理所涉及的信息范圍相對廣泛，檔案有可能隨時被訪問和使用。在大數據背景下，必須探尋全新的管理方法，有效促進電子信息檔案管理水平的提高，更好地發揮檔案為社會服務的功能。

1 大數據時代網絡科技化的發展對檔案信息化影響

隨著信息技術的創新和不斷完善，大數據技術已經成為檔案管理的重要技術支撐。在檔案管理領域，電子信息化模式逐漸取代了傳統的手工模式，檔案管理的信息化水平逐漸提高，不僅有效提高了檔案管理的質量和效率，還為企事業單位的未來發展提供了較為全面的依據。

1.1 增強檔案管理工作的效率

在大數據背景下，計算機相關技術發展迅速，極大地促進了電子信息檔案管理的工作效率。借助計算機技術，檔案管理人員原本繁雜的工作量得到了大大減輕，工作效率有了質的飛躍。這是信息技術在檔案管理領域發展應用的必然結果，也是當前檔案管理發展的必然要求，同時也為檔案管理的未來發展指明了方向。

1.2 增強檔案資料的安全性與穩定性

在電子信息檔案的保存過程中，通過相關信息技術的應用，檔案資料的保密性得到增強。在對一些檔案材料進行保存時，可以通過設置存檔密碼來增加存檔數據的安全系數。在查找檔案材料時，可以使用智能查找工具，從大量檔案材料中快速識別目標文件，這樣既能提高查找檔案材料的速度，又減少了其他檔案材料的暴露，大大增強了檔案資料的安全性與穩定性。

1.3 增強檔案管理的標準化和規范化

采用電子形式檔案，可以通過計算機來制定統一的標準體系，實現檔案管理的智能化，從而促進檔案管理工作更加標準化和規范化，在提升工作質量的同時，大大減輕工作人員的工作負擔。

1.4 為查漏補缺檔案資料提供便利

在大數據時代，信息技術的應用極大地便利了電子信息檔案的查閱和歸檔。在傳統的紙質檔案管理時代，在對檔案資料進行查閱和管理時，需要投入較大的人力和精力對檔案資源進行裝卷、拆卷、查閱和核實，一旦工作人員責任心不夠強，操作流程不規范，很容易造成檔案資源出現紕漏。通過應用電子信息檔案，管理人員只需借助計算機就可以對相關檔案材料進行檢索，及時調閱出相關的檔案資料，當有新的檔案數據需要補充時，還可以對檔案資料進行及時的補充，這為檔案管理工作的查漏補缺提供了較為便捷的渠道，極大地提升了檔案管理水平。

2 大數據背景下事業單位電子信息檔案管理亟待解決的主要問題

2.1 分散的管理模式制約數據的完整性

以前的檔案電子信息工作管理模式落后，工作方式分布不均。分散的方式管理在凸顯檔案的分類管理方面雖然發揮著明顯作用，但是并不便于檔案信息的全面查閱。當工作人員想獲得更為全面的信息時，就必須來回奔波于不同的部門去收集相關數據，在此過程中不可避免地會出現數據不完整、損壞甚至是丟失的情況。

2.2 傳統的查詢手段增加精準化查詢目標的難度

網絡科技新時代的到來，伴隨著大數據技術的積極應用和廣范推行，致使檔案電子信息化數值的增加。為應對具大的檔案資源，以前手工錄入的方法已經顯得捉襟見肘，必然投入更多的人力，增加了現有管理檔案人員的工作難度，容易給檔案管理人員帶來負面情緒，引起日常工作的松懶。長久以來，難以完成全方位、全渠道和精確化的檔案管理目的，違反了檔案電子信息化管理的初心。

2.3 檔案信息知識庫不健全

大數據背景下的電子檔案信息化管理，不僅打破了原有的傳統紙質檔案保存和管理方式，還使檔案的管理逐步系統化。事實證明，單一的檔案錄入很難滿足現階段檔案管理的需要，還需要建立一個系統的檔案信息知識庫，但現階段國內事業單位檔案信息庫數據還沒有完全建立，很多數據缺失，所以沒有辦法展開很好的檔案管理工作。當需要相關數據時，沒有辦法及時獲取。

3 大數據背景下檔案電子信息化管理模式的構想

3.1 檔案信息資源建設

檔案現代化資源創新發展

在大數據背景下，廣大事業單位要依靠大數據時代科技的發展，積極增強檔案資源創新的發展。在這個更新發展過程中，要利用好以紙式文獻資料開發運用為主的發展方式，增強檔案記載、信息化檔案特色及檔案資源的發展。信息化檔案工作的開展，要依據各類人員特點，給予相適應的政策支持，以此開發利用好各自的工作職能。要想到檔案相關單位的實際工作資源限制，完成以電子信息化檔案為主要目的的管理檔案模式，一方面要達到信息檔案人工錄入數據的精準性，另一方面要達到原始檔案文獻的查找要求。對于各個單位信息化檔案的查找要求，應當建立檔案信息傳遞、共享責任制，即在傳遞和共享的過程中，詳細記錄信息傳輸方和獲取方的信息，開啟信息傳輸獲取的臉部驗證功能，以此來保證負責人信息的準確性。因此，在這種大背景下，國家檔案局出臺第22號令：《電子檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）。《電子檔案管理辦法》是貫徹實施《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》，確保電子檔案管理工作依法依規開展的重要舉措，標志著我國電子檔案管理工作邁入新階段。對推動檔案事業創新發展、實現檔案現代化具有重要意義。

3.2 檔案數據庫建設

大數據背景下，信息利用者對檔案信息資源開放性的需求越來越高，因而加強檔案資源數據庫的構建顯得越來越重要。作為檔案資源管理體系的職能部門，應該積極建設電子信息檔案數據庫，將檔案電子數據化取之于為民，用之于民，保證自動更新數據的準確性。要在不斷更新檔案新能源開發利用提升的基礎上創建新的信息化檔案庫，可以滿足各個文化層次百姓的要求。在保存檔案信息化原始材料時，要加強與相關業務部門的銜接，一方面發揮檔案信息化的時代性優點，另一方面開發檔案信息化的服務權限，因而達到百姓的多元化要求。

3.3 多種類型檔案材料的收集整理

分布不均的檔案材料不利于受眾的查詢需求，大大削弱了檔案的社會化服務功能，因而加強對檔案材料的收集整理與再加工顯得十分重要。面對大量的信息化檔案材料，檔案管理人員要增強對檔案材料的重組能力。如果能盡量收集海量的檔案資源，依靠信息化技術，從大量的檔案材料中獲取有價值的資源，進行深度加工，以此為企事業單位檔案信息化管理提供一定的利用渠道。此項工作面對分布不均的各個檔案部門的信息資源，可用各單位各部門的信息網絡平臺實現數據共享，一站式可查詢，百姓可在家預約查詢，真正實現互聯網進萬家。為百姓提供所需的查詢信息服務，通過有關科學技術完成檔案資源的同步，通過信息化轉型實現電子文件的真實、可靠，最終滿足了檔案資源共享和信息化創新路徑研究的完美組合。

4 大數據時代事業單位檔案管理的新方法、新模式

4.1 加大大數據時代科學技術的廣范應用

當今社會，檔案信息化工作是數據流量大、種類多、價值高并且容量大等特點的復雜數據的集合。《辦法》就進一步加強和規范電子檔案管理工作，確保電子檔案真實、完整、可用和安全，對電子檔案全過程管理提出規范要求。因此，在事業單位開展電子信息檔案管理工作時，要依據出臺的《辦法》，注重大數據技術的應用。作為人社部門要依托吉林省智慧人社集中式一體化信息系統，檔案錄入實現檔案信息資源共享，跨部門可查詢利用，做到數據存儲、傳遞和共享，向百姓提供線上辦理，異地查檔不受阻，盡可能讓群眾少跑路、有結果，真正感受到大數據帶來實惠。

4.2 積極改進檔案管理方式

受傳統管理理念的影響，在檔案管理過程中，許多事業單位采用分散管理模式，大大增加了電子信息檔案遺漏和丟失的風險。因此，改進檔案管理模式顯得尤為必要。為了更有效地提升檔案管理的質量和水平，可以采用集中管理模式，依托實行先進的檔案信息化方式，既能有效地保留完整的檔案數據，又能夠依據信息化檔案完善對電子化數據的錄入、收集、整理及查找等工作，即提升了檔案管理人員的工作積極性。相對于原始的各自為戰的工作方式，統一管理方式對從事檔案工作人員的專業知識要求更多，能保證從本質上記錄檔案電子信息數據的全面性和準確性。伴隨信息技術的持繼加強和網絡化運用水平的進一步升級，統一檔案管理方式的優勢日漸顯露，繼續完善信息化檔案平臺的資源及時傳輸，高成本問題也逐漸得到解決，實現了社會效益和經濟效益的雙贏。

4.3 創新管理模式，促進紙質和電子檔案管理一體化

在傳統的電子信息檔案管理中，雖然也依靠計算機操作，但是整體信息化水平不高。在當前信息爆炸的時代，海量的信息采集、處理和存儲完全基于紙面已經不可能，因而加強電子信息檔案的管理顯得尤為重要。2021年，中辦國辦印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出要“加速數字檔案館（室）建設”，并對綜合檔案館、機關、事業單位的數字檔案館、數字檔案室建設進行部署。數字檔室建設也成為了事業單位檔案信息化的發展方向。因此，在實施電子信息檔案管理的過程中，要創新管理手段，充分利用計算機技術，推進紙質和電子檔案的一體化，進行電子和紙質的雙重備份。既保證了檔案資源的完整性，又可以提高管理的效率。

4.4 重視檔案資源的開發利用

在事業單位檔案由傳統向電子化轉型的過程中，應當重視檔案信息資源的開發。在檔案大數據時代發展過程中，必須基于大數據技術對各類檔案資料進行收集，尤其要注意與同行業單位的互動與信息共享，全面完整地完成相關行業數據信息的收集，為后續的分析和應用奠定基礎。運用科學的方法管理檔案，建立健全檔案管理制度，不斷完善檔案資源的種類，包括文字和數據以外的各類檔案資源，開發非結構化檔案數據庫，依靠專業機構進一步提高事業單位檔案管理的能力。

4.5 提升檔案管理隊伍的整體素質

檔案管理隊伍的素質是影響檔案管理效率和質量提升的極為重要的因素。在大數據時代，要不斷提升檔案管理隊伍的整體素質，最大限度地發揮檔案管理方法、設備和流程的效能，這是當前電子信息檔案管理創新的重要途徑。在大數據背景下，對事業單位電子檔案的信息化管理提出了諸多要求，必須提高檔案管理隊伍的素質來促進檔案管理水平的提升。《辦法》第十條明確規定：“按照國家規定，應當形成檔案的機關、團體、企事業單位和其他組織應當履行好職責。”作為檔案管理部門可以從以下兩個方面入手：一是要建立健全人才引進和流動機制，大力引進具有檔案管理專業知識技術和信息技術的人才，不斷優化檔案管理隊伍，提升檔案管理隊伍的信息化水平；二是事業單位要從檔案管理未來發展大局出發，開展繼續教育培訓工作，真正把檔案管理隊伍建設成為一支素質過硬、專業技術強的綜合型人才隊伍。

結語

綜上所述，在當前大數據背景下，傳統的電子信息檔案管理方式已經跟不上時代發展的步伐。海量信息數據的出現，對檔案管理工作的質量和水平提出了更高要求。作為事業單位，要改變傳統的管理理念、模式和方法，不斷學習和探索新形勢下電子信息檔案管理的新路徑，提升電子信息檔案的管理水平，才能適應電子信息檔案管理不斷發展的需要。

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（作者單位：白城市職業技能鑒定指導中心）