數智化時代審計檔案治理模式轉型研究\t

摘 要：檔案是審計監督工作的第一手資料，在國家治理體系建設中發揮著重要作用。本文從數智時代的含義和審計檔案治理的特點出發，認為審計檔案治理模式存在著工作觀念亟待進步、資源建設亟待強化、利用水平亟待提升、安全管理亟需加強等問題。為更好地順應時代要求，審計檔案管理部門要進一步完善審計檔案治理結構、夯實審計檔案資源體系、建設審計檔案數字化體系、提升檔案利用體系效能、筑牢審計檔案數據安全屏障，推動審計檔案工作高質量發展。

關鍵詞：數智時代；審計檔案；治理

審計檔案是審計工作者的勞動成果和智慧結晶，是審計機構和審計人員在審計或專項審計調查活動中直接形成或取得的具有保存價值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄[1]。經過40余年的改革發展，審計檔案治理體系和治理能力不斷提升，在服務中心大局上發揮著突出作用。為適應數智時代檔案工作的新要求，審計檔案要在數據管理上創新突破，以改革創新思維引領檔案事業高質量發展。

1 數智化時代的含義和審計檔案治理的特點

數字技術的快速發展和廣泛應用，檔案治理已經由傳統的紙質模式向智能化、智慧化邁進，它不僅實現了檔案形態的改變，還標志著檔案管理進入新的發展階段。

1.1 數智化時代的含義

數智化時代是廣泛應用新一代信息技術，實現數字化向智能化發展的時代。它為檔案治理提供了更為廣闊的應用場景，包括檔案信息技術的迭代升級與融合運用。一是技術智能化。信息技術的廣泛滲透，尤其是大數據、人工智能和物聯網等技術的創新與融合，不僅從根本上改變了人們的生活方式，還深刻改變了社會結構。隨著數字中國戰略的推進，檔案管理與技術應用智能化同頻共振，成為優化配置資源、助推現代化進行的關鍵力量。二是應用智慧化。數字技術與檔案實踐應用相結合是實現智慧化管理的關鍵。通過數字化轉型，檔案管理可以引入新技術、新模式和新業態，實現全方位、全角度和全鏈條的變革，推動檔案事業布局優化和結構調整，向數字化、網絡化和智能化加速邁進。這不僅提高檔案管理效能，還對檔案治理起到放大、疊加和倍增的作用，也為經濟發展提供新的動力和支撐。三是數據要素化。在檔案數字化轉型過程中，數字技術和檔案數據要素的作用越來越突出，對資金、人力、基礎設施等傳統要素的改變不斷深入，各生產要素的組合方式和分配結構也發生了新的變化，檔案事業數字化變革的新機遇，傳統要素與數據要素融合釋放出更大價值。

1.2 數智化時代審計檔案治理的新特點

2021年，新修訂的《審計法》規定：國家政務信息系統和數據共享平臺應當按照規定向審計機關開放。審計機關通過政務信息系統和數據共享平臺取得的電子數據等資料能夠滿足需要的，不得要求審計單位重復提供。這就要求審計機關推動檔案與數字技術深度融合，構建新的檔案治理體系。一是重視檔案數據體系的構建。數據資源的歸集是審計檔案工作的基礎性工程，管理部門要明確檔案數據的內涵與外延、檔案數據存在的形式等，借助數據分析工具挖掘資源的知識性結構，建立面向智慧化的審計檔案服務體系，為數字中國提供高質量的數據供給。比如，審計部門為確保系統數據的完整性、準確性和真實性，提高系統數據精準度，定期對基礎數據中的重要內容、各類問題數據信息、資源動態管理和大數據平臺數據一致性問題進行全面清洗和修正，從而符合電子檔案法理要求。二是重視資源的重構與聚合。“碎片化”是信息時代各類審計檔案基本特征之一，數智化條件下檔案信息單位不斷細化，碎片化特征更加凸顯。智慧化管理手段為檔案資源聚合提供了新的條例與技術土壤。數據挖掘分析與平臺建設、用戶感知與個性化分析的廣泛應用，有利于建設智慧型的審計檔案治理體系。三是重視精細化服務于創新。在萬物互聯時代，審計檔案圍繞黨委政府中心工作，需要加強知識化開發，挖掘審計檔案隱形知識，實現全要素治理探索。建設審計檔案聯網管理系統，實現大數據存儲平臺共享利用，職稱跟蹤審計、分散核查等工作，有利于實現信息共享，打破數據壁壘。

2 數智化時代審計檔案治理模式轉型面臨的困難

2.1 工作觀念亟待進步

檔案意識對審計檔案治理轉型至關重要。一是審計系統對檔案工作存在重視力度不夠的問題。檔案工作常常被邊緣化，缺乏建設資金和人員配備，這導致檔案管理效能較低和資源的嚴重浪費，影響了審計檔案服務空間的拓展。二是觀念陳舊的問題依然存在?！秾徲嫏C關審計檔案管理規定》指出，審計機關應當加強審計檔案信息化管理，采用計算機等現代化管理技術編制適用的檢索工具和參考材料，積極開展審計檔案的利用工作。但是有些基層單位對信息化建設重視不夠，管理人員需要耗費大量的經歷和時間來處理紙質檔案，檔案錯亂、遺失現象突出。有的單位管理系統功能單一、過于陳舊，無法滿足數據共享與分析，檔案高質量服務變得困難。此外，對照要求，檔案的收集、存儲、利用、借閱和銷毀等方面未能完全按照規定進行管理，規范化標準化亟待加強。

2.2 檔案資源建設亟待強化

一是數字資源建設短板明顯。由于資金投入不足，數字化設備更新不及時，忽視檔案管理人員的培訓，導致紙質檔案數字化和電子檔案歸集水平不高，無法滿足利用需求。二是資源建設缺乏必要的規劃。制度常態化調整不夠，檔案資源重復、分散和混亂現象突出，導致資源建設推進緩慢。此外，部分單位缺乏創新性和前瞻性，未考慮檔案治理需求和發展缺失，資源建設無法跟上檔案治理的步伐。

2.3 檔案利用水平亟待提升

一是利用方式較為單一。多數檔案采取線下利用模式，共享利用困難重重，主要原因是共享機制建設是系統性工程，需要多部門配合協調，由于缺乏相應的協同管理體系，造成各部門之間協調力度不夠，限制了審計檔案利用的質量。二是信息技術應用不充分。檔案數字化層次不高，人工智能、大數據技術尚未與審計檔案利用融合起來，檔案利用環節較多，造成檔案開放質量不高，亟須以新技術為引領，重塑審計檔案工作流程，打造效率更高的檔案利用體系。

2.4 數據安全管理亟須加強

當前，我國數據安全形勢日益嚴峻，數據安全問題正以更加隱蔽和復雜的方式，影響著人民群眾的工作和生活。數據安全不僅是技術問題，還是關乎國家長遠發展和人民福祉的重大問題[2]。審計檔案作為國家數據體系的重要一環，也面臨著防護能力弱、化解風險能力不足等問題，需要各方協同發力，織密筑牢安全體系網。

3 數智化時代審計檔案治理模式轉型的主要路徑

3.1 加強黨的領導，完善審計檔案治理結構

各級審計機關黨委要積極履行“黨管檔案”的基本原則，加強對審計檔案的組織領導和監督指導，嚴格執行審計檔案“統一領導、分級負責、綜合管理”原則，按照《中華人民共和國國家審計準則》和《審計機關審計檔案管理規定》，加強對審計檔案的審核把關。將檔案工作與審計業務工作同部署、同實施、同發展，建立領導主抓、專人負責、全員配合的多層次檔案管理網絡。加強規范化管理，健全審計檔案收集、歸檔、保管、調閱和移交等制度體系，形成留有痕跡、可追溯的檔案管理流程，確保檔案管理工作有章可循，在實際管理中嚴格執行，促進檔案管理工作正常有序開展。持續加強質量管理，規范檔案的立卷歸檔要求、分類方案和保管期限等，明確檔案室的職能和檔案管理人員職責，確保檔案工作向制度化、規范化和法制化方向推進。

3.2 服務中心大局，夯實審計檔案資源體系

一是以黨委政府中心需求為導向，明確資源建設重點。在“三合一”制度的基礎上，審計機關要將審計監督檔案作為收集重點，確保重點檔案收集制度化。根據國家和行業標準，制定審計檔案的數據格式。加強重大活動和重大工程審計檔案的收集，派專人收集項目建設、經濟發展等重特大事件檔案，建立專題審計檔案數據庫。二是豐富審計檔案類型。按照國家審計監督職能，強化經濟責任審計對象的檔案管理，對不同類型檔案實行相應的管理方式，增強同類的可比性，更好地發現行業性、系統性的典型問題，提高審計檔案利用的成效。突出對中央有關經濟社會高質量發展審計檔案的歸集，規范延伸審計檔案覆蓋面。三是提升檔案信息保管條件。在摸清家底的基礎上，對老化陳舊設施及時更新，對存儲介質較落后的檔案進行載體更新。加強存儲介質的更新換代，對標國家有關標準和開發利用需求，通過外包或邀請主管部門指導的方式遷移到硬盤或云盤，延長審計檔案保存的壽命。

3.3 深化數字轉型，建設強有力的審計檔案數字化體系

一是建設審計檔案數據管理系統。根據審計檔案利用需求，量身打造審計電子檔案管理信息系統，實現數據檔案從收集、整理到利用、統計分析等全流程管理，推動電子檔案和紙質檔案數字化成果的融合管理。一方面，要通過與經濟責任審計、個人廉政檔案和審計結果運用等數據系統的接口開發，實現電子檔案數據的自動收集、自動排序、自動整理、自動檢查和“一鍵歸檔”等功能，滿足審計監督功能的增量檔案電子化需求；另一方面，通過掛接、導入等方式有效管理紙質檔案數字化成果，按照部門設置檔案利用權限，實現在線閱檔，降低工作成本、提高檔案利用效率。二是推進檔案數據化標準體系建設。根據《電子文件歸檔與管理規范》等，制定電子文件管理指南、電子元數據管理規范等，建設具有較強通用性、可擴展性的電子化歸檔流程和技術路線，為推動電子文件歸檔標準化與規范化，實現電子文件和元數據的齊全完整。三是推進數字檔案室建設。以審計監督為橫軸，以審計事項為縱軸，全面錄入相關數據，形成全鏈條、全周期“大數據”體系。不僅展示審計工作的完整生命周期，也為后續的數據分析和決策支持提供有力支撐。另外，要積極打破數據壁壘，推動電子檔案在跨部門、跨行業和跨層級間的共享與利用。依托政務共享平臺等實現檔案信息的集成化、精細化、標準化和共享化，提高審計檔案數據資源的利用效率和社會價值，滿足多元化場景下的檔案利用需求。

3.4 用好人工智能，推動審計檔案利用體系提質增效

隨著AI的深入應用，傳統的審計檔案內容信息管理模式正面臨前所未有的變革與機遇，檔案價值最大化的條件更加充分。一是提升自動著錄效率。自然語言處理和大語言模型有助于對檔案文本結構、內容進行自動提取和分析，提高著錄信息的自動生成、判斷和糾錯能力。比如，對檔案自動提取關鍵信息，按照數字檔案著錄規則，實現文件格式、名稱、文件大小等基本信息的自動著錄，減少人工勞動量并提高工作效率。二是厘清檔案資源內在的聯系。通過文本挖掘技術的應用，實現對檔案內容的深度分析和知識發現。同時，利用知識圖譜技術將分散的檔案信息組織成結構化的知識體系，便于檔案知識的高效傳播與利用。比如，對審計檔案數據關聯性分析，能夠提煉優秀審計項目的好經驗與好做法，為審計治理提供參考。三是助推內容開放審核。人工智能自主學習技術，能夠對涉密信息進行自主篩查，提升檔案開發審核精準度。基于圖像識別技術的密級文件感知工具、檔案開放審核工具，為審計檔案開放提供技術支撐。

3.5 踐行總體國家安全觀，筑牢審計檔案數據安全屏障

要統籌利用和強化安全，充分認識檔案安全保密性、完整性和可用性特性，加快制定審計檔案數據識別、安全風險評估和應急處置等標準規范，探索符合審計檔案利用規律的安全制度體系，以制度確保檔案資源始終處于有效保護和合法利用的狀態。強化各類安全技術的應用，夯實網絡安全“底座”，建立健全動態監控、主動防御和協同響應的檔案安全技術保障體系。充分借鑒其他領域的應用實踐，積極開展前沿技術融合利用新模式。要根據網絡安全態勢發展，拓展審計檔案安全態勢監測范圍，強化對失泄密問題的預警與發展能力。深化檔案數據分級分類管理，清晰界定審計檔案數據產權，提高數據利用率和安全性。要堅持系統觀念，加大數據安全的制度供給，補齊數據要素協同治理制度的短板，更好地統籌發展，同時持續加強檔案安全教育與培訓，提高檔案人員數據安全意識。

結語

檔案工作是新時代審計監督工作的重要支撐。管理部門要立足數字政府建設要求，深化審計檔案數字領域改革，在構建數據資源體系方面持續發力，不斷釋放數據要素價值，著力推進檔案數字治理體系現代化。要把檔案轉型升級作為中心任務，不斷創新管理經驗，打造審計檔案“共建共享”模式，在圍繞中心、服務大局和人民群眾上持續用力，以卓有成效的改革舉措，在推進中國式現代化實踐中做出審計檔案新貢獻、展現檔案的新作為。

參考文獻

[1]賀鵬皓.構建中國特色的高質量審計檔案工作體系[J].浙江檔案，2024（02）：25-26.

[2]楊波.數智時代的特點及其對檔案治理體系建設的要求[J].蘭臺世界，2023（09）：14-15.

[3]羅航.數智時代審計技術方法創新應用及其影響因素[J].西華大學學報（哲學社會科學版），2023（07）：09-10.

（作者單位：白城市洮北區審計局）