數(shù)智化時代高校檔案信息化的價值蘊(yùn)涵、問題審視及紓困路徑

摘 要：加快新技術(shù)應(yīng)用是高校檔案信息化建設(shè)的必然要求。本文從數(shù)智化時代高校檔案信息化的價值蘊(yùn)涵出發(fā)，認(rèn)為在新技術(shù)環(huán)境下，高校檔案信息化面臨著數(shù)據(jù)存儲空間不足、檔案數(shù)據(jù)共享不充分、綜合治理體制不健全、安全管理體系較滯后等問題，需要在創(chuàng)新工作理念、釋放技術(shù)優(yōu)勢、提升檔案服務(wù)和夯實(shí)安全基礎(chǔ)等方面下功夫，構(gòu)建更為合理的高校信息化治理結(jié)構(gòu)，推動實(shí)現(xiàn)信息化創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校；檔案信息化；紓困路徑

基金項目：本文系2023年江蘇省高等教育教改研究立項重中之重課題“高職院校教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)實(shí)困境、運(yùn)行機(jī)制與實(shí)踐路徑研究”（課題編號：2023JSJG047）。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求，要保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。當(dāng)前，新技術(shù)革命方興未艾，以人工智能為代表的新技術(shù)日新月異，催生了檔案信息化的新模式與新業(yè)態(tài)，成為推動檔案高質(zhì)量發(fā)展的重要驅(qū)動力。高校要牢牢把握融合發(fā)展的新契機(jī)，貫徹新發(fā)展理念，創(chuàng)新工作方式，以信息化驅(qū)動檔案工作轉(zhuǎn)型升級，提升檔案資源利用的水平，深化檔案信息化創(chuàng)新發(fā)展，發(fā)揮檔案存史資政育人的價值，為學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)新的檔案力量。

1 數(shù)智化時代高校檔案信息化的價值蘊(yùn)涵

信息化和數(shù)字化是高校檔案事業(yè)發(fā)展的堅實(shí)基礎(chǔ)。新技術(shù)的發(fā)展帶來了人工智能、物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為檔案的收集、存儲、傳輸和利用提供了支撐，開啟了檔案治理新時代。

1.1 有利于檔案智能化保存與采集

伴隨高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教育教學(xué)、學(xué)校管理和科學(xué)研究等呈現(xiàn)新的治理生態(tài)，高校檔案數(shù)量和類別更加豐富化多樣化，檔案信息化的優(yōu)勢在于查找、利用和共享的最大化，有助于實(shí)現(xiàn)檔案采集、選擇與提取的一體化。在資源建設(shè)上，管理部門依托數(shù)字技術(shù)對不同類別的檔案進(jìn)行門類劃分，自動實(shí)現(xiàn)編目與編碼，避免人工錯誤率高的問題。檔案信息化也實(shí)現(xiàn)了資源能利用的智能化，傳統(tǒng)檔案分析采取人工計算的方式，滯后性、效率低的弊端逐步顯現(xiàn)，無法發(fā)揮檔案資政育人功能，而信息化利用人工智能精準(zhǔn)算法的優(yōu)勢，可實(shí)時分析利用者的偏好與需求，總結(jié)歸納檔案利用的趨勢，及時調(diào)整資源建設(shè)與服務(wù)策略，為學(xué)校發(fā)展蓄勢賦能。

1.2 有助于實(shí)現(xiàn)檔案治理模式現(xiàn)代化

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求推進(jìn)檔案治理體系和能力現(xiàn)代化，其核心是檔案信息管理與處理能力的轉(zhuǎn)型升級[1]。過去，電子檔案管理與紙質(zhì)檔案數(shù)字化都是單網(wǎng)運(yùn)行，缺乏有機(jī)融合的管理機(jī)制，溝通利用不夠順暢。數(shù)智時代高校加快信息化轉(zhuǎn)型的步伐，檔案工作的協(xié)同性、合作化和規(guī)范化全面加強(qiáng)，創(chuàng)建了高校信息化新的治理模式。高校依托互聯(lián)網(wǎng)科技，借助計算機(jī)、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，全力打造檔案工作信息化建設(shè)與管理平臺，加快實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的交會融合，能夠有助于打破二級學(xué)院、行政部門之間的共享鴻溝，營造更為開闊、內(nèi)容更加豐富的空間環(huán)境，有效完善和優(yōu)化檔案管理方式，推動檔案管理更加智慧化。

1.3 有助于發(fā)揮高校檔案的社會效益

高校檔案是重要的社會信息資源和寶貴的科技資源。隨著中國式現(xiàn)代化建設(shè)的深入，社會各界對技術(shù)和科技的需求日益迫切，對高校檔案信息資源的需求也與日俱增。在技術(shù)革新中，企業(yè)需要從高校獲取專利和科研攻關(guān)檔案資料，更好地加速科技成果轉(zhuǎn)換和產(chǎn)品迭代升級。傳統(tǒng)檔案服務(wù)的主要對象是學(xué)生、教師，地域限制性強(qiáng)，服務(wù)功能沒有真正發(fā)揮出來，不利于檔案的高效利用。大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)新了高校信息化建設(shè)的手段，打造智能化、智慧化的數(shù)據(jù)管理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有序、安全與高效流動，檔案服務(wù)效能和質(zhì)量得到極大提高，檔案社會化屬性充分彰顯，有助于發(fā)揮高校在中國式現(xiàn)代化進(jìn)程中的突出作用。

2 數(shù)智化時代高校檔案信息化的問題審視

數(shù)智化時代是數(shù)據(jù)和智能的時代，也是高校檔案信息化建設(shè)最大的時代背景。雖然依靠技術(shù)進(jìn)步，高校信息化提檔升級步伐加快，但是也面臨一系列問題。

2.1 數(shù)據(jù)存儲空間不足的問題

近年來，高校實(shí)體檔案和電子檔案呈幾何倍數(shù)增長。一方面檔案信息化加速傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換；另一方面，電子檔案單套制的推進(jìn)，致使原生數(shù)據(jù)檔案呈爆炸式增長態(tài)勢。檔案的原始性要求傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案應(yīng)有獨(dú)立的保存空間，電子檔案需要按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的要求保管。高校檔案管理部門要充分考慮實(shí)體檔案與電子檔案安全保管問題，但是由于缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃和配套資金，電子檔案存儲空間不足，未能應(yīng)用磁盤陣列等大容量存儲技術(shù)進(jìn)行改造，檔案存儲與激增的矛盾日益凸顯。

2.2 檔案數(shù)據(jù)共享不充分問題

《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》要求：提升檔案信息共享服務(wù)水平，促進(jìn)全國檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨層級和跨部門的共享利用工作。首先，檔案數(shù)據(jù)共享包含的大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等核心技術(shù)的應(yīng)用，但高校對這些技術(shù)的應(yīng)用存在滯后性，同時，新技術(shù)應(yīng)用也有較高的使用成本，造成高校進(jìn)行技術(shù)革新的意愿不強(qiáng)。其次，部門檔案數(shù)據(jù)不夠統(tǒng)一。信息化雖然實(shí)現(xiàn)文書、財務(wù)和科技等檔案的質(zhì)態(tài)轉(zhuǎn)型，但是大量教育業(yè)務(wù)檔案保管在二級學(xué)院和個人手中，數(shù)字化率較低。最后，缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享平臺。高校檔案管理系統(tǒng)較為分散。文書檔案系統(tǒng)屬于黨政辦公室負(fù)責(zé)，教務(wù)檔案系統(tǒng)由教務(wù)處負(fù)責(zé)，二者系統(tǒng)相互獨(dú)立，阻礙檔案數(shù)據(jù)的交換與流動。

2.3 綜合治理體制不健全的問題

《高等學(xué)校檔案管理辦法》指出，高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展的規(guī)劃[2]。但是，高校檔案信息化邊緣化、治理結(jié)構(gòu)不足的問題較為突出。一是信息化重視程度不高。國家“雙一流”高校能夠?qū)n案納入學(xué)校信息建設(shè)總體布局，但只是作為中間環(huán)節(jié)，檔案信息化的支撐作用未展現(xiàn)出來。對檔案的特殊性考量不足，資金投入力度欠缺。二是管理機(jī)制缺失。多數(shù)高校未建立“檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組”，造成管理和協(xié)調(diào)機(jī)制不健全，常年不研究檔案信息化發(fā)展和規(guī)劃。信息化進(jìn)程較為緩慢，缺乏制度性約束和監(jiān)督考核。三是人才培養(yǎng)模式較為滯后。多數(shù)檔案人員信息化知識缺乏，專業(yè)化培訓(xùn)較少，管理人員晉升通道狹窄，缺乏思考信息化工作的主動性，干事創(chuàng)業(yè)的精神氣不足。

2.4 安全管理體系較滯后的問題

信息化過程會面臨眾多安全性問題，特別是安全技術(shù)體系失范，易造成檔案資源的流失與破壞。一是安全防護(hù)技術(shù)不到位。隨著云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)據(jù)量呈爆炸式增長，這給數(shù)據(jù)安全管理帶來了更大的難度。同時，新技術(shù)應(yīng)用深度不夠，防火墻、防水墻和病毒庫等更新較為緩慢，共享安全事件頻發(fā)。二是預(yù)警監(jiān)測做得還不夠，導(dǎo)致出現(xiàn)突發(fā)情況難以較快、較妥當(dāng)?shù)靥幹镁W(wǎng)絡(luò)安全問題。三是數(shù)據(jù)安全管理制度不健全。許多高校在數(shù)據(jù)安全管理方面缺乏完善的體制機(jī)制，導(dǎo)致數(shù)據(jù)安全管理不到位。

3 數(shù)智化時代高校檔案信息化的紓困路徑

在新的技術(shù)環(huán)境下，高校檔案部門要緊密結(jié)合“技術(shù)”與“應(yīng)用”兩個關(guān)鍵變量，以最大力度提升信息化質(zhì)量，推動檔案數(shù)據(jù)發(fā)揮應(yīng)有價值。

3.1 創(chuàng)新工作理念，打造新型檔案治理范式

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》推進(jìn)檔案治理結(jié)構(gòu)變革的要求，高校要在全方位、多領(lǐng)域和深層次方面實(shí)施綜合改革。一是改革體制機(jī)制。探索扁平化管理模式，建立黨政辦公室、部門負(fù)責(zé)人和檔案管理員三維一體的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案信息化推進(jìn)與改革提升工作。加強(qiáng)各院系對信息化重視的程度，構(gòu)建橫向到邊、縱向到底的管理模式，努力實(shí)現(xiàn)開放、協(xié)作的檔案管理環(huán)境。二是激發(fā)人才活力。管理中的梗阻是長期以來困擾高校信息流通的關(guān)鍵，要在管理人員觀念轉(zhuǎn)型上下功夫，樹牢共享意識，推進(jìn)檔案信息分類化改革。比如，對于教學(xué)類檔案信息化由教務(wù)處統(tǒng)一負(fù)責(zé)，二級學(xué)院負(fù)責(zé)檔案的收集與整理，減少基層管理人員的負(fù)擔(dān)。學(xué)籍類檔案由學(xué)生處負(fù)責(zé)檔案的收管用，二級學(xué)院專注于科研、競賽和就業(yè)等檔案管理。教學(xué)檔案統(tǒng)一由教師上傳數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，既方便查詢利用，又簡化審查環(huán)節(jié)，避免檔案信息濫用風(fēng)險。三是加強(qiáng)資金保障。管理部門應(yīng)及時向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門反饋信息化建設(shè)的重要性、必要性及相關(guān)問題，爭取政策傾斜和經(jīng)費(fèi)投入。學(xué)校要大力保障基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)能力，投入必要的經(jīng)費(fèi)和人力進(jìn)行系統(tǒng)研發(fā)，不斷擴(kuò)大信息化的廣度和深度。

3.2 釋放技術(shù)優(yōu)勢，優(yōu)化檔案的信息化治理結(jié)構(gòu)

以大數(shù)據(jù)、人工智能和云存儲為代表的新一代技術(shù)，為高校檔案信息化提質(zhì)增效打開了廣闊的空間。一是用好云存儲，解決好數(shù)據(jù)存儲空間不足的問題。云存儲利用虛擬化技術(shù)將檔案數(shù)字資源以服務(wù)的形式提供給用戶。利用者借助網(wǎng)絡(luò)可以隨時利用檔案數(shù)據(jù)，具有靈活性、可擴(kuò)展性、高可用性和安全性。高校可自主打造云存儲檔案平臺，建立獨(dú)立的數(shù)據(jù)存儲中心以體現(xiàn)數(shù)據(jù)價值，提供數(shù)據(jù)服務(wù)，為檔案利用做好數(shù)據(jù)存儲的基礎(chǔ)平臺和底座。二是用好人工智能技術(shù)，解決好檔案分類管理難題。人工智能的機(jī)器算法和深度學(xué)習(xí)有助于化解檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂的問題。要將人工智能融入信息化全過程，特別是檔案分類、識別和圖像處理等環(huán)節(jié)，結(jié)合“三合一”制度和利用需求，實(shí)現(xiàn)對資源的智能化處理與感知。三是用好物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與實(shí)體檔案的有效結(jié)合。在實(shí)體檔案管理環(huán)節(jié)，應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的智能化識別和管理，解決檔案信息化與實(shí)體檔案管理不匹配的問題。需要注意的是要利用檔案專用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分析和處理，從而實(shí)現(xiàn)安全化治理。

3.3 提升檔案服務(wù)，更好地釋放高校檔案內(nèi)在價值

一是建設(shè)高水平的檔案信息化管理平臺。系統(tǒng)要包括檔案收集、利用、共享、開發(fā)和統(tǒng)計等功能模塊，將業(yè)務(wù)工作和數(shù)據(jù)整合到一起，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)即時化歸檔，打通歸檔、質(zhì)檢等作業(yè)的信息傳遞鏈條，解決傳統(tǒng)檔案管理中各項業(yè)務(wù)信息孤島的問題。二是用好大數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能。大數(shù)據(jù)技術(shù)通過對海量檔案數(shù)據(jù)的分析，可以挖掘有價值的信息和知識。一方面，在信息化過程中，大數(shù)據(jù)能夠分析資源建設(shè)的薄弱環(huán)節(jié)，出現(xiàn)教學(xué)檔案連貫性不足、收集不到位的問題，為資源歸集與審核機(jī)制建設(shè)提供依據(jù)；另一方面，在檔案信息化服務(wù)中，大數(shù)據(jù)能夠分析學(xué)校、師生和社會的檔案需求結(jié)構(gòu)，為信息化轉(zhuǎn)型提供依據(jù)。大數(shù)據(jù)可以實(shí)時掌握分析利用者的行為習(xí)慣和偏好，為檔案資政育人提供方向。三是強(qiáng)化檔案共享能力。管理部門要統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對結(jié)構(gòu)化和非機(jī)構(gòu)化的信息化數(shù)據(jù)在存儲類別、模態(tài)上做出規(guī)定，尤其是圖像、音視頻等特殊類型，為檔案共享奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。建立覆蓋全校的信息化共享平臺，提供高效檔案信息的存儲、共享、發(fā)布和溝通等功能，拓寬檔案資源流通渠道，建立檔案互聯(lián)互通的途徑，實(shí)現(xiàn)各種檔案資源的及時上傳下達(dá)與相互協(xié)調(diào)。

3.4 夯實(shí)安全基礎(chǔ)，建設(shè)更加高效的防護(hù)體系

《“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要構(gòu)建檔案安全治理體系，推動檔案信息化全過程安全。安全是檔案管理與利用的紅線與底線，是信息化順利進(jìn)行的保障。因此，高校要加強(qiáng)信息化全流程的安全建設(shè)。一是強(qiáng)化數(shù)字化加工的安全管控。加強(qiáng)對外包公司的監(jiān)管，強(qiáng)化檔案出庫、入庫登記手續(xù)，不定時對數(shù)字化加工現(xiàn)場進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。定期對人員開展保密和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，嚴(yán)堵檔案丟失泄密的漏洞。嚴(yán)格落實(shí)數(shù)字化加工的質(zhì)量要求，規(guī)范管理加工流程。對檔案整理分件、目錄著錄、原文掃描、數(shù)據(jù)質(zhì)檢和裝訂還原等各環(huán)節(jié)嚴(yán)格管理。二是強(qiáng)化共享安全管控。共享安全是保障檔案資源利用的基礎(chǔ)，在數(shù)智化時代，區(qū)塊鏈為共享利用提供了安全化解決方案。區(qū)塊鏈?zhǔn)且环N去中心化的分布式賬本技術(shù)，其核心是通過加密算法和共識機(jī)制來確保數(shù)據(jù)的安全性和不可篡改性[3]。它由一系列按時間順序連接的區(qū)塊組成，每個區(qū)塊包含一定數(shù)量的交易記錄和一個指向前一個區(qū)塊的哈希值。這種結(jié)構(gòu)使得任何對區(qū)塊鏈的修改都需要重新計算后續(xù)所有區(qū)塊的哈希值，從而保證了數(shù)據(jù)的完整性。目前，區(qū)塊鏈技術(shù)在共享領(lǐng)域已被廣泛應(yīng)用，高校要結(jié)合實(shí)際加以運(yùn)用。三是構(gòu)建安全高效的信息防護(hù)網(wǎng)。《數(shù)據(jù)安全法》對網(wǎng)絡(luò)檔案安全做出明確規(guī)定。要扎實(shí)做好檔案分類保護(hù)，加強(qiáng)涉密劃控工作，確保涉密信息不上網(wǎng)。常態(tài)化地開展檔案網(wǎng)絡(luò)安全達(dá)標(biāo)和治理能力評估，建設(shè)現(xiàn)代化防火墻，利用好網(wǎng)絡(luò)安全公共服務(wù)平臺，提升數(shù)據(jù)安全保障能力。

結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是智慧校園建設(shè)的重要內(nèi)容，是提高學(xué)校內(nèi)部治理能力和水平的重要體現(xiàn)。高校檔案部門聚焦檔案工作“四個好”“兩個服務(wù)”“三個走向”的目標(biāo)要求，以檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)為重要突破口，加快推進(jìn)信息化建設(shè)質(zhì)變的過程，做到互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能與檔案信息化深度融合，確保在高質(zhì)量發(fā)展中取得積極成效。

參考文獻(xiàn)

[1]耿強(qiáng).檔案治理現(xiàn)代化背景下重構(gòu)高校檔案利用模式的思考[J].檔案天地，2022（06）：09-10.

[2]馮湘君.數(shù)字中國檔案信息化制度建設(shè)研究[J].浙江檔案，2024（08）：06-07.

[3]鄭躍進(jìn).基于區(qū)塊鏈技術(shù)的電能計量系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)[J].自動化應(yīng)用，2024（04）：09-10.

作者簡介：陳玲（1979—），碩士學(xué)位，無錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院副研究館員，研究方向：檔案管理，檔案信息化。