大數據背景下醫療衛生機構人事檔案管理的創新思考

摘 要：在大數據時代，信息技術的迅猛發展為各行各業帶來了深刻變革，大數據在臨床診斷、治療方案優化和疾病預防等方面展現巨大賦能的同時，也為醫療衛生機構的人事檔案管理帶來更多的創新契機。傳統的人事檔案管理方式由于信息存儲分散、數據更新不及時以及安全性不足等問題，難以滿足現代醫療衛生事業日益發展的需求。將大數據技術引入人事檔案管理，已經成為提高管理效率和質量的重要路徑，但其應用仍面臨諸多挑戰。文章探討了在大數據背景下醫療衛生機構人事檔案管理的創新路徑，分析大數據技術在該領域的具體應用場景，研究其在提高管理效率、優化人力資源配置和保障數據安全等方面的優勢和不足。通過對相關案例的分析和實踐經驗的總結，以期為醫療衛生機構的人事檔案管理提供可行的創新思路和參考方案。

關鍵詞：大數據；醫療衛生機構；人事檔案；創新管理

中圖分類號：G275；R197； 文獻標識碼：A

大數據是指體量巨大、種類繁多以及速度極快的數據集，這些數據集因其復雜性和規模而無法用傳統的數據處理軟件來處理和分析。大數據的核心特征通常被概括為“4V”：即數據量、數據速度、數據種類和數據真實性。數據量指的是數據的規模巨大，傳統的數據處理技術難以應對；數據速度則強調了數據生成和處理的快速性；數據種類表示數據形式的多樣性，包括結構化、半結構化和非結構化數據；數據真實性則涉及數據的質量和可信度，這四個特性共同構成了大數據與傳統數據的主要區別，也體現了大數據在數據處理和分析方面的獨特挑戰和優勢。在這一背景下，通過深入探討和應用大數據技術，可以為醫療衛生機構提供一種高效、智能和安全的人事檔案管理解決方案，提高管理效率，降低管理成本，最終促進醫療衛生服務質量的提升。

一、醫療衛生機構人事檔案管理現狀

1.傳統醫療衛生機構人事檔案管理的不足

目前，傳統醫療衛生機構在人事檔案管理方面存在諸多不足，具體表現在管理制度不健全、信息化水平低、檔案管理人員素質參差不齊以及檔案管理意識不強等方面。許多機構在檔案管理上缺乏系統性和規范性，存在檔案資料歸檔不及時、分類不科學等問題，這種不規范的管理方式導致檔案信息的查閱和使用變得困難，影響人事管理工作的效率和質量。與此同時，許多機構仍然依賴紙質檔案，導致檔案信息的檢索和利用效率低下，且容易出現檔案丟失或損毀的情況。另外，檔案管理人員的素質參差不齊也是導致人事檔案管理不足的一個原因，大多數醫療衛生機構的檔案管理人員缺乏專業培訓，業務素質不高，難以勝任檔案管理工作，不僅影響檔案管理的質量，還容易出現檔案信息被泄露等問題。此外，許多機構的領導和員工對檔案管理的重要性認識不足，缺乏檔案管理意識，導致檔案管理工作得不到應有的重視，容易造成檔案信息的遺失或被泄露。

2.醫療衛生機構人事檔案管理的要求高、需求大

目前，醫療衛生機構的人事檔案管理現狀呈現以下特點：一是檔案內容全面。包括個人基本信息、學歷背景、工作經歷、專業技術職稱以及培訓情況等；二是檔案管理制度逐步健全。許多機構已經建立較為完善的檔案管理制度和流程；三是信息化水平不斷提升。越來越多的機構引入信息化管理系統，提高了檔案管理的效率和準確性。在人事檔案中包含大量的員工個人信息和重要的管理數據，確保這些信息的安全是檔案管理工作的重中之重，醫療衛生機構應采取嚴格的安全措施，保護檔案信息不被泄露、篡改或丟失。檔案管理涉及眾多法律法規和行業標準，醫療衛生機構應按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國勞動法》等相關法律法規的要求，制定并實施檔案管理制度，使檔案管理的各個環節都有據可依。同時，檔案管理人員的專業素質也直接影響檔案管理工作的質量和效率，醫療衛生機構應加強對檔案管理人員的專業培訓，提高其業務能力和職業素養。

二、大數據在醫療衛生機構人事檔案管理中的應用

1.數據采集與整合

在傳統的人事檔案管理中，數據采集往往依賴于人工錄入和紙質檔案，不僅耗時費力，還容易出現錯誤。電子化系統通過與各類業務系統的接口，自動獲取員工的基本信息、職業資格、培訓記錄和工作績效等數據，既提高了數據采集的效率，還極大地降低了人工錄入的錯誤率。醫療衛生機構的人事檔案數據來源廣泛，包括內部的HR系統、考勤系統、薪酬系統以及外部的培訓機構、認證機構等，各系統之間的數據格式和標準不一致，導致數據整合難度較大。大數據技術通過數據清洗、數據轉換和數據集成等手段，可以將不同來源的數據標準化處理，形成統一的數據格式和標準，使不同系統之間的數據可以無縫對接，消除了信息孤島，形成了統一的人事檔案數據平臺。在具體應用方面，大數據技術通過對員工工作績效數據的分析，可以發現績效優秀的員工特點和潛在的人才，從而為人才培養和晉升提供依據，結合員工離職數據分析，還可以識別離職的主要原因，為制定員工保留策略提供數據支持。

2.數據存儲與管理

云存儲技術提供了海量的數據存儲空間，還具備高度的可靠性和可擴展性，可以根據醫療衛生機構的需求隨時調整存儲容量，而分布式數據庫還能夠將數據分散存儲在多個節點上，提高了數據的訪問速度和安全性，避免了單點故障的風險。考慮醫療衛生機構的人事檔案數據量大、種類繁多，包括員工基本信息、教育背景、工作經歷、培訓記錄以及績效評估等。大數據技術通過數據清洗、數據整合和數據挖掘等手段，對這些復雜的數據展開有效的管理和分析。數據清洗可以去除冗余和錯誤的數據，提升數據的質量和準確性；數據整合能夠將分散在不同系統和平臺的數據統一到一個集中管理的平臺上，方便數據的查找和利用；數據挖掘則可以從海量的數據中提取有價值的信息，為人事決策提供科學依據。

3.數據分析與決策支持

在決策支持方面，大數據技術可以通過績效分析，識別績效優異的員工群體及其特點，為制定公平、有效的績效考核和激勵機制提供數據支撐。與此同時，通過對現有員工數據和招聘市場數據的綜合分析，可以預測未來的人才需求，并制訂相應的招聘計劃。大數據技術還可以通過簡歷分析、面試記錄分析等手段，篩選最適合崗位需求的候選人，提高招聘的精準度和效率。在員工發展和培訓方面，大數據技術可以針對員工培訓記錄、工作表現和職業發展路徑數據分析，評估不同培訓項目的效果，并為員工制訂個性化的發展計劃，更好地優化培訓資源的配置。

此外，大數據技術還可以通過離職預測分析，識別離職的高風險群體及其特征。例如，離職原因、崗位分布和工作年限等。基于這些分析結果，管理層可以制定有針對性的員工保留策略，如改善工作環境、提升薪酬待遇或者提供職業發展機會等，以降低員工的流失率，穩定核心團隊。

4.信息安全與隱私保護

為了防止數據被泄露，大數據技術會利用數據加密算法對人事檔案數據加密處理，常見的數據加密算法包括AES（高級加密標準）和RSA（非對稱加密算法），這些算法可以有效防止數據被未授權的訪問和竊取。不僅如此，大數據技術還會通過角色訪問控制（RBAC）和基于屬性的訪問控制（ABAC）模型，實現精細化的權限管理。RBAC根據用戶的角色分配權限，而ABAC則根據用戶屬性、資源屬性和環境屬性的權限判斷，從而確保人事檔案數據的訪問操作符合機構的安全策略，防止未經授權的訪問和操作。在數據審計方面，大數據技術提供了全面的日志審計功能，醫療衛生機構可以記錄所有對人事檔案數據的訪問和操作行為，包括數據讀取、修改和刪除等，不僅可以用于事后審計和安全分析，還可以實時監控數據操作行為，及時發現和應對潛在的安全威脅。在隱私保護方面，大數據技術對敏感信息展開遮蔽或替換，以防止個人身份被暴露，常見的數據脫敏技術包括掩碼、泛化和擾動等。數據匿名化處理則是在數據分析和共享過程中對數據的匿名化處理，數據無法反向推導個人的身份信息，有效地保護了員工隱私。

三、大數據背景下醫療衛生機構人事檔案管理的創新

1.管理理念創新

醫療衛生機構作為保障人民健康的重要組織，其人事檔案管理涉及員工的基本信息和職業發展。因此，檔案管理理念的創新，更關系到整個機構的管理效能和服務質量。例如，某市第六人民醫院利用大數據技術，全方位跟蹤和分析員工的職業發展動態，通過分析員工的學歷背景、工作經歷和培訓記錄等數據，醫院為每位員工制定了個性化的職業發展規劃。對于有晉升潛力的醫務人員，醫院提供了更多的培訓和進修機會；對于剛入職的年輕醫生，醫院則安排了有經驗的醫生進行一對一的指導和幫助，這種個性化的管理和服務，極大地提高了員工的工作積極性和滿意度。

在大數據背景下，醫療衛生機構的人事檔案管理不再是被動地記錄和存儲，而是轉向主動服務和預警機制的創新，通過對人事檔案數據的實時監控和分析，可以提前發現潛在的問題和風險，以便采取預防措施。再如，某省人民醫院利用大數據技術，對員工的工作狀態和健康狀況展開監控和分析。當發現某些員工的工作負荷過重或健康狀況出現異常時，系統會自動發出預警，提醒管理層及時采取措施，這種主動服務的管理理念創新，不僅保護了員工的健康和工作狀態，還提高了醫院的整體管理水平。

2.管理模式創新

近年來，大數據技術的應用使得醫療衛生機構能夠更加科學地進行人事檔案的數據分析和利用，特別是對員工數據的全面分析，管理者可以更好地了解員工的工作表現、培訓需求和職業發展路徑等，從而制定更加科學的人力資源管理策略。目前，上海瑞金醫院在大數據技術的應用上也走在前列，該院引入了一套智能人事管理系統，能夠實時采集和分析員工的各類信息，如出勤情況、績效評估結果和職業培訓記錄等。基于大數據算法，系統可以對員工的職業發展路徑展開智能預測和規劃，并提供個性化的職業發展建議，這一管理模式的創新，不僅提高了人事檔案管理的效率，還增強了員工的職業滿意度和歸屬感。在傳統的人事檔案管理模式下，各部門之間的信息共享和協同管理存在諸多障礙，極大地影響了管理效率。廣州中山大學附屬醫院建立了基于大數據的綜合人事檔案管理平臺，實現了各部門之間的人事信息共享和協同管理，無論是人力資源部、醫務部還是財務部，都可以通過該平臺實時獲取和更新員工的檔案信息，顯著提高了信息共享的效率和準確性。

3.管理方法創新

在大數據背景下，電子化和智能化成為檔案管理的創新方式，廣州市婦女兒童醫療中心通過開發電子人事檔案管理系統，實現了檔案信息的全流程電子化管理。從檔案的錄入、存儲、查詢到更新，均可在線完成，該系統不僅提高了檔案管理的效率，還通過智能化的提醒和預警功能，有效地避免在檔案管理中的遺漏和錯誤。不僅如此，在大數據環境下，醫療衛生機構必須高度重視人事檔案的隱私保護和安全管理，深圳市人民醫院通過采用先進的數據加密技術和訪問控制機制，確保人事檔案數據的安全，該院還建立嚴格的檔案管理制度，定期開展數據安全審計，保障員工隱私不受侵犯。為了更好地適應大數據背景下的人事檔案管理，醫療機構需要加強對管理人員和員工的培訓，提高他們對大數據技術的理解和應用能力。以四川大學華西醫院為例，該院定期舉辦大數據技術應用培訓班，并注重文化建設，營造重視數據、善用數據的良好氛圍，這種管理方法的創新，促進了大數據技術在檔案管理中的深度應用。

4.管理流程創新

中山大學附屬第一醫院作為我國知名的醫療機構，在人事檔案管理中積極應用大數據技術，取得了顯著成效。該醫院通過大數據技術，整合了人事檔案、財務數據和醫療記錄等各類信息，建立了綜合數據管理平臺，通過管理流程的創新，實現了人事檔案信息的動態管理。例如，每當醫務人員的職務變動、培訓記錄或績效評估等信息發生變化時，系統會自動更新檔案數據，確保信息的實時性和準確性。該醫院利用大數據分析技術，對人事檔案數據展開深入挖掘和分析，精確識別出高負荷和低效能的崗位，從而優化人員配置，提高整體工作效率。為了更好地應用大數據技術，推動人事檔案管理流程的優化，醫療衛生機構可以建立統一的數據標準和規范，并完善數據安全防護體系，確保人事檔案數據的安全性和保密性。以廣東省人民醫院為例，該院在實施大數據人事檔案管理系統時，特別注重數據的加密傳輸和存儲，同時定期開展數據安全審計，及時發現和修補潛在的安全漏洞，保障數據的完整性和保密性。

四、結論

大數據技術的引入為醫療衛生機構的人事檔案管理帶來革命性的變革。通過提高數據管理的效率和準確性、提供科學決策支持、推動管理智能化以及增強信息的直觀性和可讀性，大數據技術在優化人事檔案管理流程、提升管理效能方面發揮了重要作用。未來，隨著大數據技術的不斷進步，其在醫療衛生機構人事檔案管理中的應用前景將更加廣闊，為醫療衛生事業的發展提供堅實的技術支撐和保障。

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作者單位：無錫市濱湖區疾病預防控制中心