大數據時代文書檔案管理特點與實踐路徑

隨著信息技術的迅速發展，大數據時代已然來臨。在這一時代背景下，數據成為至關重要的信息資源，對各個領域的發展均產生了深刻影響。在大數據時代背景下，文書檔案作為社會活動和組織發展的重要載體，其價值愈發凸顯。檔案管理部門在文書檔案管理的過程中，一方面需充分認識到大數據技術為文書檔案管理帶來了新方法、新理念和新手段。借助大數據技術，能夠實現對海量文書檔案信息的存儲與分析，使文書檔案管理更加科學高效。另一方面也要認識到，大數據技術在帶來技術便利的同時，也存在著數據安全、數據管理復雜性、技術人才短缺以及傳統管理模式落后等問題。因此，新時期對文書檔案進行合理地開發與利用，必須立足于大數據時代背景，對文書檔案的管理特點進行深入分析，并探尋切實可行的實踐路徑，以進一步提升文書檔案管理的整體質量。

一、大數據時代文書檔案的管理特點

大數據時代背景下，文書檔案管理呈現出全新的特點，不僅重塑了文書檔案管理模式，也對新時期文書檔案管理工作提出了新的要求。

（一）數據量大且類型多樣化

隨著信息技術的飛速發展，檔案管理部門在文書檔案管理過程中面臨著新的情況。一方面，越來越多的文書檔案以數字載體呈現，文書檔案數據迅速增長。檔案管理部門面臨各類組織和機構移交的大量文書檔案，這些文書檔案涵蓋行政文件、郵政函件、業務報告、財務報告等，且與社會經濟發展息息相關。檔案管理部門需要對這些文書檔案妥善保存，并結合其他部門的實際需求，對文書檔案信息進行整理，形成相關課題，提供高質量的文書檔案信息支持。另一方面，數據類型也越發多樣。除了傳統紙質文檔數字化處理后形成的電子檔案之外，文書檔案數據類型也日益多元化，包括圖像、音頻、視頻等，這些新型文書檔案同樣非常重要。

（二）信息化程度高

大數據技術與檔案管理流程的深度融合，既推動了文書檔案管理的信息化進程，也提升了文書檔案的信息化程度。當前，檔案管理部門在檔案管理過程中借助大數據技術，使文書檔案的生成、存儲、檢索、利用等各個環節銜接得更為緊密。首先，電子文檔成為文書檔案的主要形式，其具有易傳輸、易存儲、易編輯的優點，進一步提升了文書檔案的歸檔效率和管理質量。其次，檔案管理部門的檔案管理系統智能化水平也越來越高。特別是辦公自動化系統的普及，使文書檔案在生成、傳輸、共享方面變得更為迅捷。檔案管理系統不僅能夠實現對文書檔案的快速收集、系統整理、科學分類和快速檢索，還能夠借助大數據分析和挖掘技術，對海量的文書檔案信息進行挖掘，提煉出有價值的文書檔案信息，為用戶提供個性化的文書檔案服務。

（三）文書檔案的研究價值進一步提升

知識管理理論認為，對知識的存儲、共享、應用和創造，能夠進一步提升組織的創新能力和競爭力。文書檔案作為重要的知識資源，對其進行科學管理，可以將文書檔案中蘊含的隱性知識轉化為顯性知識，為組織發展提供理論支持。在大數據時代背景下，文書檔案信息蘊含著巨大價值，其不僅是組織發展的真實記錄，還蘊含著大量有價值的信息資源，可以為組織的戰略決策、業務規劃和創新發展提供支持。首先，通過對大量文書檔案數據進行分析，可以更好地把握文書檔案信息中蘊含的內在規律。其次，文書檔案中的非結構化數據，如音頻、視頻、圖像、文本等，借助自然語言處理和圖像識別等技術對其進行深度挖掘，可以獲得有價值的信息。這些文書檔案信息是常規檔案利用手段無法獲得的，具有一定的研究價值。

二、大數據時代文書檔案管理面臨的挑戰

在大數據時代背景下，文書檔案管理所面臨的挑戰更為多樣，問題也更為突出，影響著文書檔案管理的質量。

（一）數據安全與隱私問題

隨著大數據、云計算技術在文書檔案管理中的廣泛應用，一系列數據安全和隱私問題也逐漸顯露。文書檔案中通常包含大量的重要信息，因此，在數據共享傳輸過程中需要妥善管理、使用這些文書檔案信息，以避免相關數據被竊取盜用，或出現用戶隱私泄露的情況。

（二）文書檔案標準化建設滯后

文書檔案標準化建設應與文書檔案信息化建設同步進行，這樣既能為文書檔案信息化提供標準支持，也有助于提升文書檔案管理的成效。然而，當前部分檔案管理部門對文書檔案標準化建設重視程度不足，導致文書檔案標準化建設滯后。目前，新型文書檔案載體除了電子文檔外，還包含傳感器數據和社交媒體數據等多種載體。如果文書檔案標準化建設未能跟上信息化建設步伐，就無法對這些新型載體的文書檔案進行收集整理，導致一些重要的文書檔案信息遺漏或重復收集，這既造成了資源浪費，也不利于提升文書檔案的管理效率。同時，大數據技術的廣泛應用也對文書檔案標準化提出了更高的要求。當前，在文書檔案管理的過程中，大數據分析、人工智能技術應用非常普遍，如果沒有相應的技術標準，這些技術的應用勢必會受到限制。

（三）復合型技術人才短缺

在文書檔案管理的過程中需要大量的技術人才參與。然而，目前技術人才短缺成為制約文書檔案管理高質量發展的重要因素。一方面，文書檔案管理人員需要對文書檔案管理的各個流程較為熟悉，同時還需要具備一定的大數據知識和技能，這樣才能夠確保文書檔案管理與大數據技術深度融合，并借助大數據技術創新文書檔案管理工作。但這種復合型人才相對短缺，沒有這些技術型人才支持，就無法借助大數據技術對海量有價值的文書檔案信息進行挖掘。另一方面，文書檔案管理技術人才在引進方面還缺少高校的支持。目前，檔案管理部門在檔案人才引進過程中更加傾向于檔案管理專業的相關人才，但高校在檔案管理人才的培養過程中并沒有將信息技術作為人才雖培養的重要方向，這就客觀造成了這些人才專業素質較高，但綜合素養仍有待提升。

（四）傳統管理模式落后

傳統文書檔案管理模式已經很難適應大數據時代的發展要求。傳統文書檔案管理更加注重實體管理，管理流程相對煩瑣，效率低下，需要投入大量人力、物力、財力，但取得的效果并不理想。大數據時代的文書檔案管理更加注重檔案的數字化、智能化和信息化，要求管理模式更加靈活高效。然而，目前部分檔案管理部門在管理模式上還存在一些亟待解決的問題。首先，管理理念落后。傳統檔案管理更加注重前期的保存保管，而忽略了對檔案信息價值的挖掘。如果依然沿用傳統檔案管理思路，勢必會影響大數據技術在檔案管理流程中的利用效率，也不利于后續海量檔案信息的開發和利用。其次，管理方法陳舊。傳統檔案管理方法更依賴于人工，管理思路相對保守。部分檔案管理人員更依賴于傳統檔案管理方法，在大數據時代缺少主動學習的積極性。傳統檔案管理模式限制了檔案管理人員的創新思維，不利于文書檔案管理工作的創新發展。

三、大數據時代文書檔案管理的應對策略

新時期推進文書檔案管理工作，需從多方面入手。檔案管理部門應高度重視文書檔案管理，積極主動地將大數據技術引入文書檔案管理的各個流程。同時，要采取多項舉措提升文書檔案管理質量，促進文書檔案管理與大數據技術實現深度融合。

（一）加強數據安全防護

為切實提升文書檔案數據的安全性，需從技術、管理等多個方面共同發力。首先，運用加密技術，對文書檔案數據進行加密存儲和傳輸，如在文件生成環節，確保元數據不可更改。在訪問控制方面，綜合運用權限管理與身份認證等手段，防止未授權人員訪問重要文書檔案數據。其次，建立嚴格的數據安全管理制度，通過制度固化明確各個崗位工作人員的具體職責，進一步提升檔案管理人員的數據安全意識。此外，建立數據安全審查制度，對重要文書檔案數據的使用過程進行審查和監管。

（二）加強文書檔案標準化建設

首先，統一文書檔案數據格式。當前部門文書檔案的形式越發多元，若不同格式的文書檔案存儲于大數據庫中，勢必影響檔案管理的質量，進而難以實現資源的系統整合與綜合利用。因此，必須制訂統一的文書檔案數據格式，要求相關文書檔案生成部門嚴格按照該格式生成，在使用和傳輸過程中不得隨意改變數據格式，以確保文書檔案數據在不同系統和平臺之間的兼容性。其次，明確文書檔案收集范圍。制訂明確的文書檔案收集范圍標準，指導文書檔案管理人員開展收集工作，這樣既能避免資源浪費和管理混亂等問題，又能提升文書檔案收集的針對性。最后，明確文書檔案開發利用標準。規定文書檔案的開放程度、利用權限和審批流程，同時規范文書檔案的開發方式與方法，如檔案管理系統的運用、研究成果展示等形式，以更好地發揮文書檔案的價值，同時保障文書檔案的信息安全。

（三）培養復合型人才

大數據時代需要優秀的復合型人才參與文書檔案管理。為培養復合型人才，需從教育、培訓、引進三個環節入手。首先，高校應加大對檔案學專業人才培養模式的改革力度。在課程設置方面，應增加大數據技術、信息技術等相關課程，使檔案專業人才更好地適應大數據時代要求。同時，開展跨學科合作教育，促進檔案學與計算機科學、信息管理科學等學科展開合作，培養多學科復合型人才。其次，加大對管理人員的培訓力度，組織檔案管理人員參加大數據技術等方面的培訓，進一步提升檔案管理人員應用大數據技術的能力，不斷更新其知識結構和專業技能。最后，引進復合型人才。檔案管理部門可通過招聘、引進等多種方式，吸引具備信息技術背景和檔案管理知識背景的復合型人才加入檔案管理隊伍。同時，還可以與高校和科研機構開展合作，引進高水平復合型人才，為檔案管理事業發展提供高素質人才支持。

（四）創新文書檔案管理模式

傳統文書檔案管理模式已影響了文書檔案管理質量。為實現文書檔案管理模式的創新，需從理念、方法和技術等多個維度入手。首先，應樹立便于查詢、利用的服務理念，注重文書檔案的數據挖掘和利用。檔案管理部門要堅持開放的理念，主動提供個性化、精準化的文書檔案信息服務，同時加強溝通互動，利用各方反饋意見優化文書檔案的管理流程。其次，采用先進的管理方法和技術手段。例如，利用信息化管理系統對文書檔案進行分類、檢索和推薦，采用大數據分析技術對文書檔案數據進行深度挖掘。最后，應構建文書檔案大數據管理平臺，并對其不斷優化和完善，實現文書檔案數據的在線存儲、檢索和利用，進一步提升文書檔案管理的整體質量。在文書檔案大數據管理平臺建設過程中要加強硬件設備保障，主動引入高性能服務器和存儲設備，以滿足文書檔案數據的存儲和快速訪問需求。同時，應打造高速穩定的網絡環境，確保文書檔案信息傳輸的流暢性和共享的高效性，方便后續利用云計算技術實現資源的靈活調配和綜合利用。在用戶界面與交互體驗方面要充分尊重用戶的習慣，為用戶提供分類瀏覽、關鍵詞檢索等多種查詢方式，滿足用戶的查詢需求，進一步提升文書檔案數據資源的利用效率。此外，還要支持移動端訪問，開發移動應用程序，進一步擴大文書檔案服務的覆蓋范圍，方便用戶隨時隨地查詢和利用相關檔案資源，進一步提升信息訪問的便捷性。最后，還要組建專門的人才團隊，對文書檔案大數據管理平臺進行運營和維護。并加大對文書檔案大數據管理平臺的宣傳力度，進一步提升大數據文書檔案管理平臺的知名度和使用率。

四、結語

綜上所述，在大數據時代背景下，檔案管理部門要注重數據安全防護，明確文書檔案數據管理標準，培養復合型人才，創新文書檔案管理模式，確保文書檔案信息的保密性、安全性和完整性，使文書檔案管理更適應大數據時代的發展要求，進而推動文書檔案管理事業邁上新臺階。

（作者簡介：蔣杜娟，女，北京新航城開發建設有限公司，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）