基于“互聯網+”的企業檔案信息化管理

科學技術不斷發展，“互聯網+”已經成為人類生活中不可缺少的一部分，其在企業管理中的應用越來越廣泛。在傳統條件下，對企業檔案進行存檔時往往采用紙質材料作為載體，如今已經不能滿足當前新時期下社會對企業更全面的需求。而基于“互聯網+”應用后產生的電子信息系統則改變了原有保存方式，解決了存儲空間上存在的諸多問題。因此，為了適應時代發展需要以及實現企業檔案信息化管理優化配置等目標要求，必須將信息化技術應用于實踐當中加以運用，并予以完善和創新，以提升企業整體管理質量與效率，使其在相關領域更好地發揮作用。

由于對“互聯網+”的應用缺乏相應的專業人才、發展不均衡等原因，當前我國部分企業對電子信息系統利用不夠重視，甚至忽視了對其進行科學合理的利用與開發，這也使得部分企業檔案管理人員仍然采用傳統紙質檔案處理方式進行資料分類和存檔保存工作。在這一背景下，文章主要研究“互聯網+”在企業檔案管理工作中起到的作用，并提出可行性建議，希望為今后相關工作提供參考意見，加快我國信息化建設進程，提高企業管理水平，促進企業檔案信息化管理工作順利實施。

轉變思想觀念，增強企業檔案信息化管理意識

企業的檔案管理工作性質決定了它是一個綜合性、綜合性很強的管理過程。所以，在進行企業檔案數字化的管理過程中，管理人員應轉變傳統思想觀念，樹立企業檔案信息化管理意識，要充分認識到計算機網絡技術對企業信息化建設工作的有效輔助作用，并且在信息化發展過程當中逐漸形成了“以電子信息技術為基礎”和“以數據處理為主線、綜合管理為輔”等多種新思路，將計算機技術充分應用到企業檔案管理工作中，從而實現電子信息化辦公。

具體來說，在進行企業檔案管理工作中，要重視企業檔案管理人員思想意識上的轉變與創新，如通過舉辦一些專家學者的專題講座，提高管理人員對相關理論學習以及操作技能掌握程度，也可以通過網絡，如利用微信公眾號和微博平臺等平臺、電視等媒體宣傳與推廣電子辦公技術等，增強其對企業檔案管理工作的理解與認識，使其能夠更好地運用到日常管理當中去，提高工作效率并取得良好的效果。同時，要加強企業人員對于“互聯網+”應用的積極性并樹立起“互聯網+”理念，從而更好地推動企業現代化建設進程。例如，企業要充分利用計算機網絡技術、數據庫等信息化手段進行電子辦公，以便在實際工作中積極引導工作人員轉變思想觀念。

提高檔案管理人員的專業能力

企業的檔案管理是一項專業性較強、技術要求較高的工作，涉及工作人員、管理人員及相關業務部門。在企業中，檔案管理人員的專業能力直接影響著企業檔案管理工作質量，其不僅要具備良好的文字處理、邏輯判斷和分析等方面知識，還要有較強的綜合素質。因此，在企業檔案管理過程中，必須加強對工作人員的專業能力培訓，提升其業務水平。

第一，企業各級管理者必須重視人才隊伍建設、引進高素質復合型人才。企業可以從兩個方面來著手：一方面，在招聘環節引進具有豐富工作經驗和專業理論素養的人才加入企業檔案信息化隊伍之中并進行相應的培訓活動；另一方面則是從實際操作中不斷提升工作人員綜合能力與技術水平以滿足“互聯網+”處理應用需求。第二，企業應積極組織開展培訓活動，一方面企業應定期組織相關人員學習國家政策法規及管理辦法；另一方面加強業務知識教育，讓工作人員掌握計算機基本操作技能并熟練應用，使其具備較高的職業素養。其中，對新進員工的崗前培訓。通過崗位輪換、學歷提升等方式提高工作人員綜合素質。第三，構建科學合理的考核體系，以促進工作人員不斷更新知識結構、豐富自身修養以適應新時期對檔案管理人員提出更高要求，使其能夠勝任信息化管理的工作內容，提高檔案管理效率和質量。第四，完善激勵制度：對于積極工作的人員給予合理獎勵，并結合個人發展方向制定相應晉升計劃等措施來激發工作人員積極性和創造力；對于消極入職或者失職人員則應采取相應的處罰措施，以提高其工作效率，并在一定程度上抑制不良行為的發生。

進一步完善企業檔案管理工作

計算機技術不斷發展，企業檔案管理工作也要與時俱進，對其進行優化管理已成為必然趨勢。在這樣的背景下，企業應不斷完善檔案管理工作，以適應現代化“互聯網+”時代對工作提出的新要求。

第一，加強企業檔案管理制度建設。明確各級領導的職責，人員崗位責任分明。對各類文件進行分類存檔以及定期整理與保管等操作處理工作內容都必須由專人負責并制定嚴格規范標準以保證“互聯網+”系統在企業人事管理應用中有效發揮作用。

第二，制定相關規章條例及規范操作流程，強化對員工保密意識培養力度并建立起嚴格規范的檔案管理工作制度要求，明確規定各崗位人員要遵守保密工作規定和規章程序、操作流程及注意事項等內容來提高檔案管理工作效率。同時也要加強檔案管理人員與工作人員之間相互監督機制建設工作力度以及責任落實情況等方面內容，以此來確保企業信息管理質量提高，為信息化建設提供有力支持。

第三，建立完善建立健全完善的“互聯網+”處理平臺。企業在企業檔案管理中，應該積極引進先進的電子化信息處理技術，對傳統的紙質資料進行信息化應用。通過計算機軟件與多媒體網絡等現代化手段建立起完善、高效快捷、便捷準確又安全可靠的信息傳輸系統。通過計算機技術對各類數據資料進行統計分析、存儲及傳輸等工作，將檔案中所蘊含內容與相關要求結合起來并制定出符合本單位實際情況的文件格式以及規范標準等。在實際工作過程當中需要注意的是要保證系統運行環境安全穩定可靠。同時還要做好檔案保管管理工作以及企業各科室間數據傳輸等方面，完善信息資源共享機制的建立，確保信息傳遞及時準確無誤，為今后開展相關業務提供基礎保障。

第四，在日常工作中要注重信息安全防范措施以及應急預案建設等方面進行完善和改進。通過建立有效、科學合理的管理體系來實現數據化信息化處理模式下電子信息系統與其他系統之間相互融合、有機結合。

加大資源投入，完善相關設施

企業的發展離不開先進設備和技術，要想提高信息化應用水平，必須加大對信息化資源管理的建設。企業應根據自身的實際情況，適當提升對企業檔案管理的投入，建立符合自己發展需求，具有現代化管理理念和技術水平、能夠為工作人員提供方便快捷服務的“互聯網+”管理系統。

首先，加大計算機硬件設施的投入。計算機設備是企業檔案管理的基礎，也是信息“互聯網+”應用與信息化建設的保障。“互聯網+”在實際操作中需要大量電子設備支持才能正常運行并進行處理工作。企業要加大投入資金來開展數字化電子辦公設備建設以及完善網絡環境下企業內部人員交流平臺，為廣大工作人員提供一個良好、便捷、高效的信息化服務環境。其次，建立完善的網絡系統、傳輸信息系統以及辦公自動化等基礎設施，來保證電子檔案管理過程實現高效性與安全性保障，同時加強網絡技術安全建設工作：一是加強計算機系統硬件設施設備維護與更新、提高電腦軟硬件水平及數據采集處理能力；二是做好數據庫備份、恢復功能以及對重要資料進行定期校驗，確保信息的完整性并及時提供數據支持。而且，要不斷開發新技術和產品以滿足檔案工作發展需求。

建立安全防護措施

在企業的檔案管理工作中，安全防護措施是一項重要且必要的工作。首先，應建立起完善、嚴密而又行之有效的管理機制，加強對保密文件和電子數據等信息資源進行嚴格保護，對信息進行備份和加密。檔案一旦丟失或損壞后要及時上報上級部門。對于一些重要文件、資料等應由專人負責保管并妥善保存以防止人為破壞；而對于有特殊要求或者是保密性比較高的文書材料以及電子文檔則可以采用多種數字化存儲方式結合傳統紙質方式等多重保險來儲存，方便日后查詢。其次，加強對“互聯網+”應用過程中相關操作人員的安全教育與培訓，確保其具備較高綜合素質和能力水平，如在系統內部實施一系列操作規范和管理方法，提高員工對信息化應用的重視度。需要注意的是，計算機病毒問題是影響企業信息化建設進程和發展中最嚴重的問題之一，因此，在進行企業檔案管理工作的過程中，要加強工作人員對病毒、黑客以及非法訪問等方面知識的學習，并采取有效措施來解決這些問題。最后，建立起嚴格健全規章制度，并要求所有參與信息處理過程的員工必須遵守并且能夠及時反饋信息處理情況和結果的記錄，使其能真正發揮作用。強化對“互聯網+”系統應用過程當中可能會出現泄密風險事件以及相關操作人員所造成后果的預防與處理方法制定并采取相應防范對策，如強化操作人員與管理人員之間相互監督、互相制約機制，來確保企業檔案管理工作能夠順利開展并且不會受到影響，從而保障整個工作環境安全穩定、有序運行及高效運轉。

企業檔案管理是一項重要的基礎性工作，其涉及企業信息、工作人員管理等各個方面，對企業的發展具有重大影響。而“互聯網+”能夠有效提高工作人員處理事務時效性和便捷度，同時有利于提升相關部門決策效率。對于工作人員而言，則可以有效簡化工作流程、節約時間成本，為其提供更多創新服務，以滿足社會需求。企業在進行企業檔案管理時，應結合實際情況，充分利用“互聯網+”技術來提高工作效率。

（作者單位：昆明韜迪企業管理有限公司）