財務共享模式下高校財務管理轉型路徑

在當今數字化時代，財務共享模式作為一種創新的財務管理理念和實踐方式，正逐漸在各類組織中得到廣泛應用。高校作為知識密集型的非營利性組織，財務管理面臨著諸多新的要求和挑戰。常規高校財務管理往往存在資源分散、效率不高等問題，而財務共享模式通過集中處理、標準化流程和信息化支持，能夠顯著提升整體運營效率，實現資源的優化配置。在這一背景下，高校要積極探索適合自身特點的財務共享轉型路徑，以應對新形勢帶來的變革需求。因此，對高校在財務共享模式下如何有效轉型進行深入探究，具有重要的現實意義。

財務共享模式下高校財務管理面臨的挑戰

信息化基礎設施不足 財務共享模式下，高校財務管理的信息化基礎設施不夠完善，難以支持復雜的財務共享系統。這種不完善性主要表現在硬件設備的老舊、網絡環境的不穩定以及軟件系統的兼容性差等方面。具體而言，部分高校在建立信息化平臺時，缺乏統一規劃，各院系和部門之間的數據無法有效整合和共享，影響了整體財務管理效率。同時，多數高校現有的信息技術架構通常是為滿足單一業務需求而設計的，這種碎片化的系統架構使得數據孤島現象嚴重。在這樣的環境下，不僅增加了跨部門數據交流與協作的復雜性，也增加了錯誤發生的風險。而且由于缺乏足夠的數據接口和標準化協議，不同系統之間的數據傳輸往往需要手動操作或依賴第三方工具來實現，這便進一步降低了工作效率并增加了出錯概率。

流程標準化程度低 財務共享模式下，高校財務管理面臨的流程標準化程度低的問題是重要挑戰。高校內各院系和部門由于歷史發展、學科特點和管理風格的差異，往往形成了各自獨特的財務處理流程。這種多樣性導致在實施財務共享時難以實現統一的標準化操作。不同院系可能使用不同的報銷程序、預算編制方法和資金審批流程，使得整個高校在整合財務數據時遇到阻礙。同時，缺乏標準化的流程還會導致信息不對稱和溝通不暢，增加了協調成本。比如各部門在面對相同或相似業務時，由于缺乏統一規范，極易出現重復勞動或責任模糊的問題，這不僅降低了工作效率，還容易產生錯誤和風險。目前部分高校中的多數流程是基于傳統紙質文檔進行處理的，這與現代數字化要求背道而馳。在這種情況下，手工操作占據主導地位，使得數據輸入容易出錯，并且審核環節煩瑣冗長。在轉向財務共享服務中心時，這些傳統流程需要重新設計，以適應集中化處理需求。但由于對現有系統依賴性強，加之人員習慣已久，對新系統的接受度較低，使得改革阻力顯著。

風險控制機制薄弱 財務共享模式下，高校財務管理風險控制機制薄弱問題主要體現在幾個方面。首先高校在向財務共享模式轉型過程中，缺乏系統性的風險評估和管理框架。這導致在整合各部門財務數據時，潛在的操作風險、信息泄露風險和合規風險沒有得到充分識別和有效控制。由于高校內部各單位具有不同的運作特點和需求，統一的風險控制標準難以制定，使得部分特定業務環節容易成為漏洞。而且由于部分高校傳統上對風險控制重視不足，相關人員對現代化風險管理工具和技術手段的應用不夠熟練，即便有部分高校認識到需要加強風險控制，也難以有效實施具體措施。此外，在過渡到共享服務中心后，原本分散于各院系的權責發生變化，但相應的內控機制未能及時調整適應新的集中化管理模式，導致職責不清、權限交叉等問題頻發，不僅影響了日常操作效率，還增加了舞弊或失誤發生的可能性。

財務共享模式下高校財務管理轉型路徑

加強信息化建設，提升數據處理效率 財務共享模式下高校財務管理的轉型中，加強信息化建設和提升數據處理效率是必不可少的環節。財務管理的數字化和自動化程度直接影響到數據處理的速度和質量，而在高校這種多業務、多層級、多部門的復雜環境中，傳統的信息化水平難以支撐財務共享的高效運作。因此，應采取針對性的信息化建設措施，以實際數據驅動的方式提升財務處理效率，是實現高校財務管理現代化的核心途徑。

首先，構建覆蓋全校范圍的各類財務業務模塊的統一財務管理信息系統，并確保數據流在系統內高效流轉。例如，可基于ERP（企業資源計劃）系統搭建財務共享平臺，將預算管理、報銷審核、資金支付等流程統一納入線上操作，減少線下重復性工作和人工操作失誤。在這一過程中，系統的實施應包括模塊化設計，以保證靈活適配高校復雜的業務需求。模塊化的設定可以對已有業務數據進行分析，明確系統處理峰值需求，比如高校每年在學年末和自然年末，常會集中處理大量科研經費、學生活動經費、各種行政類費用及各項基建類付款報銷申請，此時每日報銷單據數量較多，所以系統需支持一定的并發數據處理能力，能夠在高峰期間實現流暢的審核和流轉速度，從而確保報銷流程及時完成，更好地服務一線人員，不影響師生工作與學習，提升師生的滿意度。

其次，在財務共享服務模式下，各部門的數據需要實時上傳到系統中心。對于數據上傳時所需的數據接口則可以引入標準化的數據接口協議（如API），實現與各類前端業務系統的無縫對接。例如，配置支持JSON和XML格式的數據接口協議，確保財務系統與高校教務、科研、資產管理系統之間實現毫秒級數據同步。在日常報銷流程中，若一筆科研經費的審批流程需要調用資產采購和合同管理數據，優化后的接口可將響應時間從傳統模式下的30秒降低至5秒以內，從而顯著提升效率。

優化業務流程，實現標準化管理 優化業務流程并實現標準化管理是提升財務管理工作效率和數據質量的核心環節。高校內部涉及費用報銷、預算管理、合同管理等大量財務業務，傳統模式下因流程不統一導致數據分散、效率低下和錯誤率偏高。這種情況下，不同部門的重復審批和不一致的流程設置加劇了管理復雜性，不僅增加了財務工作量，還影響了數據的準確性和決策的及時性。而優化業務流程并推動標準化管理，能夠大幅提升操作效率、降低出錯率、確保財務數據在整個組織內的一致性和可追溯性，從而為財務共享模式的全面落地奠定基礎。

首先，在優化業務流程并實現標準化管理的過程中，應進行全面的業務流程梳理，以數據驅動識別和解決流程瓶頸問題。高校財務業務大體可細化為報銷申請、預算審批、報銷審核、資金支付等多個環節。以某高校為例，其報銷流程平均審批時間為8天，其中60%的時間浪費在重復審核和不必要的人工環節。某報銷單需要經過6個部門、12次審批，而實際需要人工干預的步驟僅占三分之一。對此，優化流程的首要步驟是明確各環節的核心要素，剔除冗余環節，將審批步驟減少到5步以內，并引入全流程電子化審批，將線下流轉時間從原來的平均3天縮短到1天，以此大幅縮短了流程周期。

其次，標準化管理的實施依賴流程的全面重構和規范化規則的制定。標準化規則可以根據歷史業務數據，結合財務共享中心的管理要求，為不同業務設置標準化模板。例如某高校的差旅報銷中，由于不同部門對單據的要求差異較大，有的要求紙質憑證，有的接受電子憑證，導致重復提交率達到40%。對此可以對其進行標準化改革，制定統一的差旅報銷模板，明確必填字段和可選字段，并將報銷政策嵌入系統，避免人工誤判。在此基礎上引入規則校驗機制，可以設置費用報銷額度的自動校驗規則，將超過限額的報銷單自動退回修訂，減少二次審批率，同時可以上線百望云發票平臺，通過進行發票源文件采集、掃描發票二維碼或上傳發票圖片，自動進行發票信息識別與查重，確保發票的唯一性，避免重復報銷。

最后，在流程優化的基礎上，還需對各環節的時間節點和績效指標進行量化管理。財務管理人員可以設定標準化流程的關鍵績效指標（KPI），例如審批時間、錯誤率和完成率等，可以實現對流程執行情況的實時監控。例如，某高校實施審批節點限時完成政策，明確普通報銷單審批時限為3天，加急事項時限為1天，超時任務會自動觸發系統提醒，從而將整體審批超時率從20%降至5%。同時該高校發現，95%的延誤問題集中在初審階段，所以財務管理人員將初審環節前置到申請人提交前，并設立標準化檢查清單，使初審通過率從50%提升至85%。

流程標準化實施后，為保證流程標準化的實際應用效果，相關財務管理人員應定期進行數據抽樣和分析，評估實際效果，明確所有環節的錯誤率，針對具體情況優化相關流程規則或引入新的技術手段。

健全內控體系，加強風險防范能力 由于高校財務業務復雜、資金流動頻繁，缺乏有效的內控機制會導致資金使用不當、數據錯誤以及合規性問題。所以應建立全面的內控體系識別、評估和控制潛在風險，以實現高效管理。

高校應對所有財務流程進行梳理，識別出各環節可能存在的風險點。例如，在報銷審核環節，可以利用歷史數據分析發現報銷單據是否存在重復報銷或金額錯誤的問題。如果存在重復或錯誤的問題，財務管理人員可以設計專門的數據監測工具，對每一筆交易進行自動化審核和比對，以減少人為因素造成的錯誤。同時，強化授權管理制度，明確不同崗位和人員在財務操作中的權限范圍。例如，可以將預算審批權限集中到少數管理人員手中，同時規定每筆超過50萬元的大額支出必須經過雙重審批，確保未經授權的人員無法接觸敏感數據或執行高風險操作。

在財務管理工作較為集中的時期，為了提升工作效率，可以在信息系統中集成實時監控功能，對所有重大財務活動進行動態跟蹤，一旦檢測到異常行為（如短時間內大量小額支付），立即觸發警報并通知相關負責人處理。實時監控可以使用大數據分析技術設定具體閾值，比如連續三天單筆支付頻率超過日均水平20%時觸發預警，從而提高反應速度，有效防范潛在損失。同時加強員工培訓，結合實際需求為財務管理人員制定培訓計劃，每年組織至少兩次針對全體財務人員的新政策解讀、案例分析及模擬演練等內容培訓，并利用在線學習平臺提供持續教育資源，使員工隨時更新知識儲備，提高對各類風險隱患的辨識能力。實施以上措施后，財務管理人員應設立專門團隊負責收集各部門反饋意見，并根據實際操作中的問題不斷優化內控制度，再根據反饋調整流程細節，如簡化某些低風險業務環節以提高效率，同時保持整體控制強度不變。

推動高校在財務共享模式下實現有效轉型，需要從信息化建設、業務流程以及健全內控體系等多個方面入手。這些措施相輔相成，共同促進高校財務管理水平的提升，確保資源利用最大化和風險最小化。未來，伴隨大數據和人工智能技術的發展，將有更多創新應用到高校財務管理中，相關人員應不斷學習新的知識，推陳出新，以實現更高效、更智能的管理目標。

（作者單位：鄭州城市職業學院）