淺議辦公室業務中電子檔案管理的現狀與挑戰

摘 要：近年來，我國電子檔案管理技術發展迅速，在檔案管理中得到了廣泛應用。但就目前來看，我國電子檔案管理工作中還存在許多問題，影響了電子檔案管理質量的提升。文章從當前辦公室業務中電子檔案管理的現狀出發，分析了電子檔案管理中存在的問題，并針對問題提出了相關解決對策，旨在促進電子檔案管理工作更好地開展。隨著社會經濟的發展和信息技術的不斷進步，電子檔案管理技術得到了廣泛應用。目前，在辦公室業務中應用電子檔案管理技術可以有效提高辦公室業務的工作效率和質量。

關鍵詞：辦公室；電子檔案；管理；現狀；挑戰

隨著信息技術的快速發展和普及，電子檔案管理在辦公室業務中的地位逐漸凸顯。電子檔案以其高效、便捷的特點為辦公室業務帶來了前所未有的便利。但同時，電子檔案管理也面臨著諸多挑戰和問題。本文旨在深入分析辦公室業務中電子檔案管理的現狀，探討其面臨的挑戰，并提出相應的對策，以期為電子檔案管理的優化和開展提供有益的參考。

一、電子檔案管理的現狀

1.電子檔案管理的普及程度逐漸提高

電子檔案管理在我國的一些大城市已經成為辦公的主要模式之一。特別是隨著當前社會對電子檔案管理的重視程度越來越高，一些城市的辦公室業務中已經采用了電子檔案管理模式，進一步提高了電子檔案管理在我國各地辦公業務中的普及程度。從目前來看，我國很多地方的辦公室業務已經開始應用電子檔案管理模式，并取得了一定的成效。

2.電子檔案管理系統的功能不斷完善

從當前我國電子檔案管理系統的建設情況來看，其功能已經在不斷完善，并在企業中得到了廣泛應用，但其實際應用效果并不理想。電子檔案管理系統是一種基于計算機技術的檔案管理系統，其主要是對檔案資料收集、整理、保存和利用的一種技術。通過掃描可以將紙質文件轉化為電子文件，并對電子文件存儲、傳輸和檢索的同時，可以提取紙質文件所包含的信息。電子檔案管理系統是一種對紙質檔案進行處理和存儲的工具，通過這種方式可以將紙質檔案信息轉化為數字檔案信息。

對于一些大型企業或者是機關事業單位來說，其內部的計算機網絡系統比較完善，內部檔案管理系統可以與外部的網絡系統連接，并可以在一定程度上實現檔案信息的共享。當前我國電子檔案管理系統功能中存在著一些問題，主要表現為：一是由于缺乏相應的技術支持，電子檔案管理系統的功能和應用范圍不夠廣泛；二是在電子檔案管理系統建設過程中缺乏相應的管理標準和規范；三是電子檔案管理系統不能滿足一些用戶的實際需求，特別是在一些特殊單位或者是特殊行業，存在著電子檔案信息無法讀取等問題。

3.電子檔案的安全管理未受到重視

在傳統的檔案管理模式中，檔案管理工作主要是通過紙質文件來記錄、傳遞和保存相關信息。在這種模式下，檔案的利用主要依靠人工，且由于紙質文件的數量較多，會消耗大量的工作時間和精力。隨著計算機技術的發展，電子信息技術開始廣泛應用于檔案管理工作中，電子檔案管理系統逐漸被人們所認可。與傳統的檔案管理模式相比，電子檔案管理系統具有較強的開放性和便捷性，但是在實際應用過程中，因為電子檔案管理系統具有一定的開放性和便捷性，所以在使用過程中會出現一些安全問題。在這種情況下，對電子檔案管理系統開展安全管理變得尤為重要。

信息技術的發展，使得電子檔案管理系統的應用越來越廣泛，人們在使用電子檔案管理系統過程中也出現了一些問題。由于電子檔案管理系統具有較強的開放性，在使用過程中很多人存在一定的僥幸心理，對于安全問題不夠重視。在這種情況下，會出現一些人為因素導致電子檔案管理系統被破壞，甚至有些人利用漏洞惡意篡改相關信息。

二、電子檔案管理面臨的挑戰

1.技術性挑戰

隨著互聯網技術的發展，電子檔案管理工作的開展面臨著新的挑戰，有些工作人員缺乏對電子檔案管理技術的認識，導致其在開展工作過程中面臨著很大的困難，尤其是在檔案收集、整理以及保存過程中，由于電子檔案管理軟件存在著操作難度大、存儲容量小等特點，造成了很多工作人員在開展相關工作時比較困難。針對這種情況，需要相關工作人員不斷提升自身的專業素養以及專業能力，為相關工作人員提供更加便利的技術服務和支持，及時解決和處理電子檔案管理過程中遇到的問題，為辦公室業務中電子檔案管理工作的開展提供更多的便利。

現階段，有些檔案工作人員在開展工作中還存在一些問題，導致工作效率不高。由于辦公室業務中電子檔案管理技術的應用和計算機技術存在一定的聯系，需要相關工作人員能夠熟練掌握計算機技術，在開展工作時能夠熟練應用計算機開展信息收集以及處理。但在實際工作過程中，有些工作人員并沒有有效應用計算機技術，造成電子檔案管理工作受到影響。此外，隨著《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的有效推進，《規劃》要求截至2025年末，我國應當全面完成檔案事業各項工作信息化融合任務。顯然，當前電子檔案管理工作中所應用的技術仍有待創新，一旦管理技術缺乏先進性，會限制電子檔案信息化管理與智能化管理目標的有效實現。因此，應在電子檔案管理事項的落實中加強新技術的應用推廣，以開拓全新的工作格局。電子檔案管理仍面臨嚴峻的技術挑戰。

2.安全性挑戰

信息化、網絡化時代的到來，傳統紙質檔案管理模式逐漸被淘汰，電子檔案管理模式逐漸興起。然而，電子檔案管理與紙質檔案管理一樣存在安全問題。電子檔案相對于紙質檔案來說具有一定的優勢，如存儲方便、使用便捷以及易于維護等，但在實際工作中，電子檔案也存在一定的安全風險。在傳統紙質檔案管理模式中，紙質材料存儲在專門的庫房，工作人員可以根據相關規定存儲和管理紙質材料。但是，不能保證所有工作人員都具備相應的專業知識和技能，如果發生事故，就會對紙質文件造成嚴重的損失。電子檔案是利用計算機等信息技術在互聯網上存儲，在實際工作中需要借助網絡資源，但網絡資源同樣存在安全隱患。電子檔案的存儲載體是數字化的，并不是絕對安全的。隨著數字技術的不斷發展，對存儲載體物理破壞的可能性逐漸增加。不法分子會通過非法手段竊取或復制電子檔案信息，如果電子檔案保存環境不佳，就可能被不法分子破壞。在電子檔案信息存儲過程中，其完整性與真實性容易受到威脅，導致文件被篡改或刪除等情況。如果電子檔案被破壞，會嚴重影響文件的正常使用，無法發揮檔案應有的價值。

3.法律法規挑戰

由于電子檔案在使用過程中的安全問題，國家已出臺相關規定，確保電子檔案的真實性和可靠性。電子檔案管理在法律方面沒有明確的規定，如何操作使用都是由單位決定。一些單位對檔案管理工作不重視，導致電子檔案管理存在問題。比如，不能及時更新信息，沒有按照相關要求歸檔。如果需要查閱檔案，會花費大量的時間和精力。電子檔案管理在實際應用過程中可能會出現信息丟失、泄密等問題。在電子檔案管理過程中，需要重視保密工作，確保其安全性和可靠性，避免出現信息被泄露，確保數據信息的完整性和可靠性。

4.人員性挑戰

由于電子檔案管理工作具有復雜性，其涉及的內容也十分廣泛，使得相關人員需要具備較高的專業素質。目前，電子檔案管理人員需要具備計算機操作能力、檔案管理能力、信息搜集能力以及相關的法律知識。此外，還需要具有較高的責任心和良好的職業道德。然而，由于目前我國電子檔案管理人員素質普遍不高，其整體素質與其他相關工作人員相比存在明顯差距。因此，在電子檔案管理工作中亟須提升電子檔案管理人員的綜合素質。

三、對策與建議

1.加強技術培訓和人才培養

電子檔案管理人員在專業技能上要求更高，應該通過技術培訓等方式不斷提高電子檔案管理人員的專業技能。電子檔案管理人員不僅需要了解本單位的業務，還需要了解其他相關知識，提高自身的知識水平和專業技能。此外，還要培養更多具有相關知識和技能的專業人員，以保證電子檔案管理工作能順利開展。因此，在招聘檔案管理人員時，應注重招聘具有相關專業背景和技能的人才，以確保電子檔案管理工作順利開展。同時，還應重視對檔案管理人員的培訓，提高他們的職業技能和綜合素質。只有這樣，才能在激烈的市場競爭中站穩腳跟。

首先，應建立電子檔案管理人才培訓制度。單位應為員工提供系統的電子檔案管理知識培訓，并定期考核，以確保他們具備必要的知識和技能；其次，單位應將電子檔案管理工作作為一項長期的重要工作，并將其作為一項長期的戰略投資項目來執行。在項目實施過程中，單位應制定相應的管理制度和獎懲制度；最后，企業還應制定系統的電子檔案管理制度。在實施過程中，單位應該嚴格執行制度。只有這樣，單位才能真正做好電子檔案管理工作，并充分發揮其作用。因此，在實施電子檔案管理過程中，必須加強對檔案管理人員的培訓和繼續教育。

根據上述內容，為實現電子檔案信息化管理轉型目標，可以積極應用區塊鏈技術，該技術能夠充分保障電子檔案信息內容的“不可篡改”性。實際上，無論是紙質檔案還是電子檔案，其記錄的信息都具有參考及留存價值，一旦被篡改將擾亂辦公室業務秩序，尤其是電子檔案很難追蹤篡改痕跡。因此，應加強區塊鏈技術的有效推廣，使辦公室調取檔案的操作更加規范與便捷，維護信息的完整性與真實性。關于區塊鏈技術的應用方法包含以下兩點：其一，搭建電子檔案信息平臺，為促進電子檔案信息的管理，可以借助信息管理平臺，以加密處理功能規避篡改風險，且有利于縮小篡改人員的調查范圍。例如，在某商貿交易企業中，可以利用電子檔案系統保存管理招投標文件等資料，在完成招投標任務后，對相關信息“上鏈保存”，一旦發生糾紛，有關部門可以直接在平臺查詢所需證據，以維護該公司的利益；其二，安裝智能合約系統，該系統在辦公室業務中的應用是通過代碼形式標記電子檔案，將信息存儲于該系統內，經過辦公室人員設定信息存儲方式與保存周期，促使大量電子檔案均有序分布在系統功能模塊內。經由區塊鏈技術可以形成數據分布式存儲架構。因此，針對新技術，應要求辦公室人員定期參與新技術培訓指導活動，甚至可以開設新系統安裝演示課程，使相關人員深度掌握區塊鏈技術的應用技巧。

2.完善電子檔案的安全管理措施

電子檔案具有信息容量大、存儲方便等特點，在辦公室業務中使用電子檔案管理能夠提高工作效率，節省人力資源。但是，由于電子檔案具有一定的特殊性，其在使用過程中存在一定的安全風險，尤其是在網絡環境中使用更容易出現信息被泄露的問題。因此，在電子檔案管理中要嚴格遵循國家相關標準和規定，制定相應的管理制度和規章制度，避免出現信息被泄露等問題。同時，要制定一套完整的電子檔案管理措施和方案，以保證電子檔案的安全性，并在使用過程中對其定期檢查和維護，避免出現硬件設備損壞等情況。

檔案管理離不開安全措施，要想更好地保護檔案，就要建立一套完整的安全措施。首先，要建立相應的管理制度，安全管理檔案信息，并按照相關規定存檔。其次，在電子檔案管理中，要定期備份和檢測，從而避免數據丟失。最后，在使用電子檔案之前要對其嚴格的審核和檢查，從而避免出現安全問題。同時，在辦公自動化過程中使用的設備設施、軟件和文件等都要由專人保管，以免出現丟失的情況。要建立檔案數據庫，防止數據被泄露或者被竊取。電子檔案相比紙質檔案往往需要借助電子設備方能實現信息共享，導致在信息讀寫和信息更正等環節容易因管理不當造成電子檔案信息丟失。因此，在備份時可以利用“云空間”服務功能存儲數據，如果電子檔案數據元文件丟失，還可從“云空間”備份數據中獲取完備信息。此外，除了要從管理檔案及信息存儲安全性角度考慮外，在調取電子檔案信息時也要反復核實人員身份，審核其是否為辦公室業務人員，是否為其他部門滿足訪問權限要求的工作人員，若身份屬實則準許獲取檔案信息，若不符則認定為非法侵入人員，而后利用圖像自動化采集系統采集人員面貌信息，將其放在訪問黑名單中，以便電子檔案保管專員隨時查驗人員身份，必要時可跟蹤記錄，了解其調用電子檔案的目的，以便提前防范電子檔案信息丟失的風險。另外，還需盡量選擇安全系數較高的檔案管理軟件，應對安全風險。常用的有“智信檔案管理軟件”和“超易檔案管理軟件”，前者在收錄公司資質、合同以及業務報表等檔案資料時，能以多種格式自動掃描快速整理檔案信息，還可以自行設置檔案名稱，以便在檔案分組管理下提供個性化管理服務；后者具備檔案借閱、移交等14項屬性，使用該軟件時還可以隱藏設計加密檔案，以達到電子檔案安全防護效果。因此，高安全系數電子檔案管理軟件的選用，也是應對電子檔案安全管理條件的重要措施。

3.加強法律法規的制定和完善

辦公室業務中的電子檔案管理是一項非常復雜的工作，不僅要適應檔案管理的新要求，還要考慮事業單位的發展，使其能夠更好地為單位的發展服務。因此，在電子檔案管理過程中要根據不同的情況采取不同的管理措施。在電子檔案管理初期，由于相關法律法規不健全，一些管理方法不規范，如對電子檔案的保存和使用缺少規范指導，給電子檔案管理帶來了許多問題。因此，必須加強對電子檔案管理方面法律法規的制定，使電子檔案管理有法可依、有章可循，使其健康有序地開展。另外，還應根據當前形勢和單位實際情況，制定具有較強針對性和可操作性的電子檔案管理規定。

由于電子檔案管理的特殊性，加強檔案的法律法規制定，一是要加大立法力度，二是要加強對電子檔案的法律規范。雖然已經出臺了《中華人民共和國電子簽名法》，但由于我國正處于電子檔案發展初期，與電子檔案的特殊性要求尚有一定差距。因此，還需要進一步加強對電子檔案法律法規的制定和完善。特別是要整合和補充電子檔案管理中所涉及的法律法規，從制度層面建立規范、有效及可行的電子檔案法律體系。同時，還應研究分析電子檔案管理中存在的問題，并不斷探索新的解決途徑和方法，制定適合我國國情的法律法規。值得注意的是，制定電子檔案管理法律法規時，還需兼顧辦公室業務特點，頒布地方性電子檔案管理制度。例如，結合《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《中華人民共和國檔案法》及《重慶市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》等相關法規細則，對電子檔案管理活動提出了明確規定。以電子檔案存儲為例，對“txt”“xml”文檔可采取直接存儲法，其余類型文檔在無法轉換格式時以原格式予以存儲，圖像文件則以“tiff”“jpeg”格式存儲，并附以壓縮參數說明。此外，掃描儀掃描后獲取的電子檔案圖像，要求光學分辨率高于2000dpi，照片掃描光學分辨率高于600dpi。并且，在該制度中還需提出“文件檔案管理專員”等管理者的職責范圍，即按照有關要求完成電子檔案收集、分類、整理及立卷歸檔工作。完善電子檔案管理法律法規，即可打造良好的管理環境。

4.優化電子檔案管理流程

在辦公室業務中，電子檔案管理是一項復雜而細致的工作，需要管理人員具備豐富的專業知識和經驗，才能更好地開展此項工作。因此，為了提高電子檔案管理水平，必須優化電子檔案管理流程。首先，管理人員要制定科學、合理的電子檔案管理計劃，促進工作高效開展；其次，在制定電子檔案管理計劃時，要充分考慮辦公室業務的實際情況，確保計劃符合實際情況。在實際操作過程中，還需要結合其他部門的需求和業務流程；最后，電子檔案管理人員要加強與相關部門之間的溝通交流，避免出現工作重復或延誤等問題。關于電子檔案管理流程的合理優化，除了要從整個工作框架上予以改進外，還需對電子檔案管理事項予以細化處理，即嚴格按照明確電子檔案管理對象→整理電子檔案內容→整合電子檔案管理方法的順序規范管理行為。所謂的內容整理實則是關注電子檔案主題同內容的相關性，保證編輯的電子檔案名稱及歸類主題合乎真實內容，以免錯誤歸類，加大查閱難度。如上述提到的合同檔案和報表檔案，需將企業來往簽署合同及財務報表分別存儲于指定類別。至于管理方法則可以先行確定是根據訪問權限還是加密技術開展安全管理，若以訪問權限開展有效管理，應當提前界定訪問者名單，隨時就訪問者在職情況更新訪問權限細則。

要想高效開展電子檔案管理工作，就必須優化電子檔案管理流程，以此來減少工作的重復度，降低操作難度。在日常管理過程中，檔案管理人員要合理規劃電子檔案的收集、整理、保管和利用流程。其中，對電子檔案的收集和整理，需要將紙質文件掃描或拍照后導入計算機存儲。此外，對電子文件進行保存時，必須將其加密處理，保證其安全性。在利用階段需要將電子文件復制到計算機中對其保存。

四、結語

綜上所述，辦公室業務中電子檔案管理雖然取得了一定的進展和成效，但仍面臨著諸多挑戰和問題。為了提高電子檔案管理工作質效，需要從多個方面入手，加強技術培訓和人才培養、完善電子檔案的安全管理措施、加強法律法規的制定和完善、優化電子檔案管理流程等。只有這樣，才能更好地應對電子檔案管理過程中的挑戰和問題，為辦公室業務的順利開展提供有力的支持和保障。

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作者單位：寶雞市廣場管理中心

作者簡介：李瑞虹（1976—）女，漢族，陜西寶雞人，大專，助理檔案員，研究方向：檔案管理。