數字化背景下事業單位檔案管理創新路徑

在新時代背景下，數字技術的廣泛應用對社會進步及事業單位管理質量的提升產生了深遠影響。數字化浪潮中，借助數字技術的強大功能，事業單位檔案管理迎來了創新契機。通過引入數字技術，不僅能夠顯著提高檔案管理的質量和效率，還能深入挖掘檔案資源的價值，優化其開發利用方式。這一變革不僅順應了時代發展的需求，也推動了事業單位檔案管理的現代化進程。因此，在數字化背景下，積極利用數字技術來革新檔案管理工作，對于提升事業單位的整體管理水平、實現檔案資源的最大化利用具有重要意義。

檔案是事業單位成長歷程的珍貴記錄，從創立至今的每一步變遷、發展與壯大，皆在其中得以體現，構成日常管理工作不可或缺的一環。面對新時代的挑戰，事業單位在檔案管理上需緊跟社會發展步伐，持續進行改革與創新。通過融合數字技術，并秉持精細化的管理理念，事業單位能夠更有效地提升檔案資源的利用效率。這些努力不僅有助于事業單位的內部管理，更為其長遠發展、科學決策提供了富有價值的參考依據，使檔案在事業單位的發展中發揮出更加積極的作用。

數字化技術背景下事業單位檔案工作創新管理的特征及要素

事業單位檔案數字化管理概述 在數字化技術背景下，事業單位檔案數字化管理應運而生。它是利用現代信息技術，將傳統紙質檔案轉化為數字形式進行存儲、管理和利用。通過數字化手段，實現檔案信息的快速檢索、高效共享和長期保存。事業單位檔案數字化管理涵蓋檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等各個環節，以提高檔案管理的效率和質量，為事業單位的決策、管理和服務提供有力支持。在事業單位檔案管理過程中，數字技術在促使檔案管理創新的過程中發揮了核心作用。

事業單位檔案工作數字化創新管理的要素 事業單位規模擴大，檔案資料數量劇增，傳統檔案管理模式面臨嚴峻挑戰，管理難度大幅提升。為應對這一挑戰，需挖掘檔案管理創新的要素。首先，技術要素至關重要，數字化技術如電子化文檔處理軟件、區塊鏈、物聯網及人工智能技術，能夠顯著提升檔案管理效率與真實性，實現自動化整理與利用。其次，理念要素不可忽視，數字化技術促使檔案管理由平面、封閉走向立體、多元化，推動管理理念變革。再次，在管理要素上，檔案管理人員需跟上數字化技術發展的步伐，全面實現自己觀念、思維、方法、能力的轉型，保證檔案資料實現集約化管理。最后，檔案組織機構也必須進一步的優化，要有自己專門的檔案部門負責，在數字化時代，把檔案管理與數字化緊密結合，對檔案管理流程進行優化，以更好地適應數字化管理需求。事業單位應抓住數字化時代機遇，推動檔案管理創新與發展。

事業單位檔案數字化實施的必要性

信息技術的快速發展 信息技術的迅猛進步，特別是網絡和辦公自動化的興起，產生了海量的電子文件。傳統的檔案管理模式已經無法跟上時代的發展步伐，存在空間大、檢索難和維護成本高昂的缺點，已經落后于數字化時代的發展。檔案本身蘊含的大數據特性，在大數據時代背景下更加凸顯其信息資源的價值。作為信息資源的重要組成部分，檔案必須緊跟互聯網大數據的變革步伐。因此，網絡技術的飛速前進，迫切要求事業單位快速推進檔案數字化進程，以適應信息時代的嶄新需求。

有利于延長數字化檔案壽命 事業單位檔案詳細記錄了工作人員的真實信息，涵蓋家庭背景、學習及工作經歷、組織關系等多方面內容，其存儲介質多樣，包括磁盤、光盤、錄音錄像帶、文字圖紙等。在我國，紙制檔案與錄音錄像帶是事業單位人員檔案的主要載體。然而，錄音錄像帶等聲像檔案易受空氣、溫度等環境因素影響，壽命有限。為解決這一問題，利用計算機技術將錄音錄像帶轉化為數字化電子文件，是延長其保存壽命、提升利用效率的最佳選擇與必然趨勢。這一轉化過程不僅保護了聲像檔案的完整性，也促進了檔案資源的長期保存與有效管理。

有利于挖掘檔案價值 伴隨全國各級檔案館館藏檔案數字化的加速推進及每年新增的大量電子文件，電子檔案數據量正迅速累積形成海量信息。檔案數字化技術的應用，有助于深入挖掘海量檔案資源中的寶貴知識，為實現資源共享奠定堅實基礎。通過數字化技術，各檔案館能夠整合可共享的數據資源，共同構建信息共享平臺。這一平臺使得各地的檔案館能夠共享由眾多系統互聯而成的信息網絡，從而實現信息的高效流通與利用。這不僅提升了檔案資源的價值，也促進了信息資源的廣泛共享與深度開發。

數字化技術背景下事業單位檔案管理的創新路徑

轉變觀念，確立綠色發展方向 在事業單位檔案數字化轉型的過程中，首先要實現觀念方面的創新，把黨的十八屆五中全會提出的綠色發展理念落到實處，把綠色理念與檔案管理實踐深度融合，力求充分挖掘和利用檔案的價值。綠色理念對檔案管理的集約化十分關注，目的在檔案管理中實現經濟、社會與環境效的統一，以順應新時代的發展潮流。實踐層面，事業單位需基于綠色理念，全面開展檔案數字資源的收集、保管和利用工作。借助數字化技術，將傳統檔案轉化為數字檔案，并利用大數據、物聯網、云計算等前沿技術，構建數字化檔案的在線收集、智能分類與整理系統。同時，堅持“人本、低碳”的原則，對檔案數字資源進行綠色評估與監控，有效避免“數字污染”與“數字冗余”。在檔案保管方面，事業單位需融入綠色理念，創新檔案保管方式。通過數字化存儲技術，減少紙質檔案的使用，提升數字檔案的存儲效率與管理水平。

此外，在數字檔案保管環境建設上，應遵循綠色標準，如采用環保節能技術，保持恒溫恒濕，為檔案保存提供合適的環境。在利用檔案資源過程中，需將綠色、環保理念與檔案管理深度融合，實現生態與經濟效益的雙贏。通過建立綠色數字化檔案平臺，實現檔案資源的共享與互通，提升檔案利用的綜合效益。例如，借助現代網絡技術，搭建在線檔案查閱、檢索與傳遞平臺，為用戶提供更加便捷、高效的檔案服務，從而推動檔案管理事業的綠色、可持續發展。

以知識技術賦能，發揮人力最大管理效能 檔案管理的精髓在于人員管理，其效能對技術創新、觀念革新及流程優化的成效具有直接影響。當前，事業單位檔案管理部門在人力資源管理上多沿用傳統模式，這在一定程度上制約了人力效能的充分釋放。在數字化浪潮席卷全球的今天，事業單位亟需通過賦能干部職工，引領檔案管理向數字化轉型。首要之舉是知識賦能。通過精心設計的培訓項目，激發干部職工的工作熱情，并深化“人才引領、培訓強化”的核心理念，以全面提升檔案管理團隊的綜合素養，為創新管理奠定堅實的人才基礎。這需要轉變干部職工的思維定式，提升其工作動力，為檔案管理模式的革新提供強大的人力支撐。培訓應打破常規，融合管理各方面的理念、技術、模式及資源，旨在構建一個知識共享與交流的高效平臺。這一平臺將助力干部職工在培訓中不斷更新知識體系，掌握新技能，并培養創新意識，進而驅動檔案管理模式的不斷革新。同時，技術賦能的作用不容忽視。通過針對性的專業技能培訓，確保干部職工能夠掌握數字化時代下檔案管理所需的關鍵技能，為檔案管理的現代化轉型提供堅實的人才支撐。這樣的綜合措施將有效促進檔案管理工作的持續發展與創新。技術賦能旨在提升干部職工在檔案管理技術、方法及工具運用上的能力，以適應數字化檔案管理的新場景。在數字化技術日新月異的當下，檔案管理人員需主動學習新技術，掌握數字化檔案管理的新方法，以勝任崗位要求。事業單位應迅速行動，組織針對性的數字化檔案管理培訓，涵蓋OA系統、RFID技術、檔案數字數據庫管理及NAS技術等關鍵領域，助力檔案管理由單一向多元轉變。

注重創新管理，為數字化轉型提供保障 在檔案管理創新領域，技術創新成為推動其向數字化轉型的核心要素。當前，諸如物聯網、數據挖掘及區塊鏈等前沿技術，正深刻改變著事業單位檔案管理的面貌。區塊鏈技術，因其固有的防篡改性，在保障檔案數字真實性方面展現出了巨大潛力。它運用分布式存儲、點對點傳輸等機制，有效防止數據被非法修改，從而確保了檔案數據的唯一性和可信度。中國石化等企業的實踐，正是區塊鏈技術在檔案管理中成功應用的明證。物聯網技術同樣在檔案數字安全方面發揮著關鍵作用。實現檔案防盜報警的數字化，借助物聯網技術保障檔案數據資料的安全不出任何問題。在檔案整理過程中，RFID標簽實現了檔案數據庫與實體檔案的一一對應，極大地提升了檔案管理的準確性和效率。而在檔案借閱過程中，物聯網技術能夠實時追蹤檔案位置，確保檔案數字與實體的同步管理。此外，物聯網技術與防盜報警系統的結合，進一步提升了數字檔案管理的效能，為檔案管理模式的創新注入了新的活力。

打造高素質的數字化檔案管理隊伍 檔案管理數字化團隊可依據分工和定位分為管理型和技術型人才兩類。鑒于人員配置緊張，檔案管理人員常需兼具兩類人才的要求，因此，培養檔案管理復合型人才成為必然趨勢。事業單位應重視引進復合型人才，他們需既精通檔案業務又熟悉數字化知識。同時，對目前在職的檔案人員，要加大檔案業務和數字化技術的培訓力度，讓他們成為既精通業務知識又熟悉數字化技術的高素質人才。最后，也要重視培養檔案管理人員的職業道德。讓他們具備無私奉獻的精神，擔當起管理本單位檔案的重任，做默默無聞的奉獻者，為事業單位的發展貢獻力量。這些舉措將共同推動檔案管理水平的全面提升。通過綜合培養和職業精神的塑造，打造一支既具備專業技能又富有責任感的檔案管理團隊，以推動檔案管理數字化工作的持續發展。

在數字化技術時代，事業單位檔案管理者必須在路徑方面進行創新。亟需實現數字技術與檔案管理的深度融合。為此，事業單位應致力于構建創新管理體系，促進檔案管理部門與其他業務部門的緊密合作，形成協同創新的強大合力。通過跨部門協作，不僅能夠更高效地處理檔案信息的全生命周期管理，還能深入挖掘檔案數據的潛在價值，為事業單位的發展提供有力支撐。這一舉措旨在推動檔案管理向智能化、高效化轉型，確保檔案資源在數字化時代發揮最大效用。

（作者單位：遼源市中心醫院）