公司物資采購業(yè)務內部審計問題

物資采購是公司為達成某種經營生產目標而購置生產原料、生產設備等的過程，其中涉及物資需求部門、供貨商、采購部門等多個主體，過程較為煩瑣復雜。近年來我國市場經濟平穩(wěn)發(fā)展，城市化和工業(yè)化步伐明顯加快，很多公司都把握機遇進行了生產規(guī)模和經營業(yè)務的擴張，物資采購品類有所增多，采購金額也有所上升，如何提高公司物資采購業(yè)務運行規(guī)范性，如何發(fā)揮內部審計作用避免潛在的采購風險與隱患，成為諸多建設者、管理者關注的焦點問題，有必要進行深入探討。

公司物資采購業(yè)務內部審計內容

公司物資采購業(yè)務內部審計內容主要包含以下幾個方面：其一，采購價格審計。審計人員需要評估采購價格申報流程是否合理，供貨商報價是否符合市場行情，以此來防范利益勾連風險或者供貨商虛報價格風險。對于長期合作訂單，還需要重點審查物資價格波動過大的情況，降低潛在風險帶來的不利影響。其二，采購合同審計。

需要審計合同主體、采購物資品類和數量、規(guī)格、技術標準等，對于合作期間的采購付款方式，合同變更情況及責任歸屬等，內部審計人員同樣要從專業(yè)角度論證其合理性，及時向管理層反饋并改進。其三，采購質量審計。審計的主要目的是確保物資采購業(yè)務順利推進，避免出現貨不對板、私下價格運作等問題，所以實際操作時，審計人員還需要加強采購質量審計，重點評估實物物資與合同內容是否一致，判斷公司內部是否按流程進行了物資的驗收檢查和存儲、使用。

公司物資采購業(yè)務內部審計存在問題

內部審計部門獨立性較差 獨立性和客觀性是公司審計工作推進開展時必須遵守的原則，可以確保審計活動不受利益牽連影響，更加準確真實地反映公司物資采購業(yè)務運行狀況，為管理者提供可靠的管理依據。但當前很多公司的內部審計部門獨立性是相對不足的，審計部門隸屬于財務部門，審計負責人也多由財務主管、財務總監(jiān)等兼任，容易出現“自己審自己”的現象，嚴重影響了內部審計成果的客觀性。在該種條件下匯總整合成的內部審計成果參考價值不高，無法為管理者提供真實依據。同時，物資采購業(yè)務內部審計執(zhí)行時，也沒有完善健全的制度體系做保障，難以形成規(guī)范力和約束力，容易影響物資采購業(yè)務內部審計效能。

內部審計方法較為單一陳舊 公司物資采購業(yè)務需要經過多個流程環(huán)節(jié)，比如請購、審批、詢價、供應商選擇、合同簽訂等，其間會產生大量的信息數據和資料文件，需要內部審計人員系統(tǒng)性地整合和分析，從專業(yè)角度評估其是否合乎采購業(yè)務規(guī)范，是否存在風險隱患等。但當前很多公司內部審計人員在從事該項活動時，采用的仍舊是人工整合分析方式，由于信息資料的種類較多、體量較大，所以整合分析環(huán)節(jié)耗時較長，資料文件的完整性和全面性也很難保證，最終的審計成果容易出現缺漏和錯誤問題，影響到物資采購業(yè)務內部審計的真實性和準確性，需要引進更加高效的技術手段進行優(yōu)化完善。

內部審計范圍相對狹窄 現階段公司物資采購業(yè)務審計范圍還較為狹窄，多數局限在采購票據真實性、合理性等的審計層面上，未能充分發(fā)揮內部審計的作用價值，限制了其在優(yōu)化采購決策、規(guī)避采購風險方面的作用。這一方面體現在采購供應商審計不嚴上，很多公司的內部審計人員僅關注供應商給出的價格情況，評估其是否符合市場行情，是否符合公司產品定位，但未能參與到供貨單位資質審查、信譽審查等工作中來，容易造成供應商選擇失誤，物資質量不符合要求等問題。另一方面體現在物資采購合同審計不嚴上，部分合同中缺失商品規(guī)格、技術標準等信息，而內部審計未能及時發(fā)現和指出，監(jiān)督效力有所下降。

內部審計人員勝任力不足 縱觀公司物資采購業(yè)務內部審計開展情況，會發(fā)現其中普遍存在審計人員勝任力不足的問題，部分審計人員由財務人員兼任，無法保證獨立性和客觀性，對于內部審計職業(yè)道德規(guī)范及法律規(guī)范了解較少，審計相關技術掌握也有限，容易影響審計活動的開展效能。部分審計人員雖然擁有較為專業(yè)的審計專業(yè)教育背景，審計理論掌握較為熟練，但對于公司物資采購業(yè)務流程不甚了解，容易忽視物資采購審批、詢價、供貨商選擇、采購合同簽訂等環(huán)節(jié)隱藏的風險隱患，從而使審計成果陷入過于偏頗或過于淺顯的誤區(qū)，難以為物資采購業(yè)務決策提供有利用價值的審計依據。

公司物資采購業(yè)務內部審計優(yōu)化對策

提高內部審計部門獨立性 針對當前內部審計部門獨立性較差的問題，公司可以通過完善制度體系進行改進和優(yōu)化。要著重調整公司內部組織架構，糾正內部審計部、財務部門之間的錯誤隸屬關系，讓審計部門直接對接董事會，由董事會直接下達內部審計指令，審核內部審計的方案和計劃，并且接受審計部門提交反饋的審計成果，運用成果改進物資采購業(yè)務管理模式，調整階段性的物資采購決策。對于內部審計部門崗位設置狀況，公司同樣要給予充分關注，改變內部審計負責人由其他崗位人員兼任的現狀，任命經驗豐富的專職內部審計人員，防止審計部門與其他部門產生利益牽連，最大限度提高內部審計的客觀性和獨立性。內部審計工作人員在執(zhí)行審計任務時，也應當遵從公司制定的審計流程制度、審計日記賬制度等，突出審計公正性。此外，內部審計工作的開展需要多個部門的配合與支持，所以改進過程中，還要進一步明確各采購部門、財務部門向內部審計人員提供原始憑證、采購資料的職責義務，借例會、工作會議契機強調配合內部審計的重要性，讓內部審計工作更加順利、高效地開展，提高審計成果的時效性和利用價值，為公司物資采購決策的優(yōu)化和資源配置效率的優(yōu)化提供支持。

引入信息化內部審計手段 信息化手段具有高效便捷、實時交互的優(yōu)勢，能夠較好地應對公司物資采購牽涉主體多樣、采購渠道多樣的現實挑戰(zhàn)，降低物資采購內部審計難度，保證審計工作的順利推進。所以新時期物資采購內部審計體系建設環(huán)節(jié)，需要積極地引入信息化內部審計手段，一方面配齊配全各類信息化辦公設施和網絡通信設施，確保各類物資采購信息能夠真實準確地同步到信息化平臺之上，節(jié)省內部審計人員收集整理原始采購資料的時間，為物資采購內部審計提供更加全面而充分的依據。另一方面還要加快軟件平臺的建設，可以使用當前市面上較為成熟的商業(yè)審計軟件，結合公司物資采購業(yè)務流程，進行功能模塊的增減和調整，讓軟件更好地服務于自身業(yè)務。還可以與專業(yè)軟件公司建立合作，開發(fā)適配程度較高的信息化物資采購內部審計應用軟件，方便物資采購數據實時同步和整合。近年來大數據、云計算技術普及應用范圍擴張，“云審計”概念開始進入到多個行業(yè)之中，公司物資采購過程中，同樣可以采用云存儲方式，將供應商信息、市場行情信息等同步更新到云端，方便審計人員快速獲取，并利用大數據轉化成直觀性更強的審計圖表，為后續(xù)的研究利用和決策調整提供便利。

擴大物資采購內部審計范圍 內部審計是控制公司物資采購業(yè)務風險，保證業(yè)務收益提升的重要手段方法，所以新時期公司經營管理環(huán)節(jié)，還要進一步擴大物資采購內部審計范圍，實現全程化、動態(tài)化審計監(jiān)督，防患于未然促進公司的健康穩(wěn)定發(fā)展。要將內部審計擴展到物資采購供貨商審核環(huán)節(jié)中去，綜合考慮市場行情、運輸距離、供貨風險等因素評估供貨商報價合理性，避免供貨商報價弄虛作假等問題。在后續(xù)的內部審計過程中，也要定期抽檢采購憑證，看采購價格與報價單、上一時間段采購價格是否存在出入，增強內部審計的動態(tài)化特征，切實發(fā)揮內部審計的風險控制和采購監(jiān)督作用。還要將內部審計運用到采購合同審查中去，科學評估草簽合同是否經過公司法律部門、財會部門審核，是否進行了公證手續(xù)的辦理，是否進行了商品規(guī)格、技術標準等合作細則和條款的約定等，從專業(yè)審計角度出發(fā)給出優(yōu)化改進建議，輔助補充合同中缺失的相關內容。當物資采購合同需要變更時，審計人員也要對接相關負責人，詢問合同終止原因，評估原因是否合法合理，變更后的損失如何分攤，以及是否編撰了合同變更說明書等，發(fā)現異常及時向董事會報告，保證審計成果的合理高效運用。此外也要加強物資采購質量的審核，通過現場走訪調查等方式，評估物資驗收流程、庫存流程等是否合理，物資質量是否達標。

強化內部審計人員培訓培養(yǎng) 審計崗位人員是從事內部審計活動，履行內部審計職能的一線力量，其素養(yǎng)能力直接影響物資采購業(yè)務內部審計效能，所以內部審計優(yōu)化環(huán)節(jié)，公司還需要積極強化內部審計人員培訓培養(yǎng)。要積極完善內部培訓制度，將物資采購內部審計規(guī)范細則、內部審計信息化應用技巧、內部審計國家法規(guī)政策等內容納入培訓方案之中，擴展內部審計人員的涉獵面，使審計人員更加深入和準確地把握公司物資采購流程，主動遵守審計職業(yè)道德，主動運用各種現代化手段提高內部審計效率。培訓的方法應當是多種多樣的，可以邀請專業(yè)內部審計講師前來講解理論知識，面對面解答內部審計現實問題，也可以派遣審計人員外出交流學習，掌握新興的數字化、智能化內部審計技術，促使其更加快捷、高效地開展物資采購業(yè)務內部審計工作。培訓結束后還可以對工作人員進行考核，客觀評估培訓效果，對應調整培訓方案和細節(jié)。部分內部審計人員審計理論知識豐富，但對公司物資采購業(yè)務了解較少，公司還可以派遣其到采購部門跟班學習，在跟班過程中，深入了解物資采購的過程、要點，以及主要的風險類型、來源等，從專業(yè)角度尋找物資采購內部審計著力點，洞察采購業(yè)務中的不合理之處。

內部審計方式具有內向性、時效性作用，能夠幫助公司管理層更加全面及時地掌握內部采購業(yè)務運行情況，輔助其做出正確的業(yè)務調整優(yōu)化策略，為公司的健康發(fā)展提供支持，實踐中務必要給予充分重視。公司要積極提高內部審計部門獨立性，通過組織架構建設和制度建設確定內部審計部門地位，引入信息化內部審計手段，促進各類采購數據的實時交互和更新。同時，公司將物資采購內部審計范圍擴大到供應商選擇、采購合同設計、物資采購后續(xù)審計等環(huán)節(jié)中去，搭配更加完善的人員培訓機制，切實提高物資采購透明度和合理性。

（作者單位：河南省煙草公司焦作市公司）